Настройка имён создаваемых файлов

При создании файлов по шаблонам программой заполнения документов, можно достаточно гибко настроить, какие имена будут присваиваться создаваемым файлам.

Для этого, в настройках на вкладке «Создание файлов» имеется поле «Маска для имен создаваемых файлов»:

При настройке маски, мы можем использовать все доступные коды полей, а также 3 специальных поля:

•  {%filename%} — имя файла шаблона без расширения
•  {%ext%} — расширение файла шаблона
•  {%subfolder%} — подпапки (если шаблон находится не в самой папке ШАБЛОНЫ, а в одной из её подпапок)

По-умолчанию, в настройках программы задана маска {%str%} - {%filename%}.{%ext%}

Рассмотрим на примере, что обозначает каждый из 3 кодов в этой маске, и какие имена получат создаваемые файлы.

Предположим, что исходная таблица с данными у нас выглядит так:

а в папке «ШАБЛОНЫ» у нас 3 файла:

• Акт.doc
• Приказ.doc
• доверенность.xls

причем файл «доверенность.xls» находится в подпапке «разное»:

...\Шаблоны\Акт.doc
...\Шаблоны\Приказ.doc
...\Шаблоны\разное\доверенность.xls

При использовании маски имени файла {%str%} - {%filename%}.{%ext%},
имена получаемых файлов имеют следующий вид:

Как видите, код {%str%} заменяется на порядковый номер исходной строки на листе.

Это позволяет давать всем файлам уникальные (отличающиеся друг от друга) имена.

Чтобы в имена создаваемых файлов попала фамилия сотрудника,
можно применить, например, маску {%filename%} - {ФИО сокр}.{%ext%}:

или маску {ФИО}\{%filename%}.{%ext%}

Обратите внимание на обратный слеш (\) после кода {ФИО} - это позволяет создать подпапку,
имя которой соответствует тексту из заданного столбца.

В нашем примере, для каждого сотрудника в папке «Документы» была создана отдельная подпапка.

Таких слешей может быть сколько угодно, — например, ничто не мешает использовать маску типа {%date%}\{%filename%}\{ФИО}.{%ext%}

Таким образом, мы сгруппировали созданные файлы по дате создания (заполнения), а внутри папки (за текущую дату) - по типу документа (акт, приказ, и т.д.)

ДОБАВЛЕНО в феврале 2021:
Если надо группировать созданные файлы в папке сначала по полю (например, по фамилии), и уже внутри этих папок создавать подпапки (как они созданы в папке ШАБЛОНЫ), то можно применить в маске имени файла специальный подстановочный код {%subfolder%}:

Рассмотрим вариант с маской имени файла {ФИО}\{%subfolder%}\{%filename%}.{%ext%}

Можно в маске имени файла использовать сразу несколько доступных кодов полей:

Можно добавлять данные из исходной таблицы Excel в имена отдельно выбранных файлов,
прописав коды полей прямо в именах файлов-шаблонов.

Для примера, переименуем наши шаблоны следующим образом:

• Счёт ({ФИО сокр}) на {сумма договора} рублей.doc
• доверенность - {ФИО}.xls
• Договор {Номер договора} от {Дата договора}.doc

В этом случае, мы можем использовать простейшую маску имени файла {%filename%}.{%ext%}

или же, комбинировать оба способа:

В последнем примере, мы применили маску {ФИО сокр} - {%filename%}.{%ext%},
а имена файлов-шаблонов были такими:

• доверенность.xls
• Договор {Номер договора}{print=2}.doc
• Счёт ({сумма договора} руб.).doc

Обратите внимание на код поля {print=2} - это служебное поле, в имя создаваемого файла оно не попадает.

Это поле используется, чтобы сообщить программе, в скольки экземплярах надо выводить на печать тот или иной документ.
(актуально при использовании функции автоматического вывода документов на печать)

По-умолчанию, на печать выводится 1 копия документа (впрочем, количество копий можно задать в настройках программы, или же настроить, чтобы оно бралось из определённого столбца исходной таблицы Excel)

Используя код {print=x} (где x - целое число), можно указать программе количество печатных копий для отдельных файлов-шаблонов.