Шаблоны Excel

Инструкция по настройке шаблонов формата Excel

Как и для любых других типов шаблонов, подготовка шаблона сводится к подстановке кодов полей типа {ФИО}, {должность} в ячейки файла шаблона, где ФИО и должность — название столбцов из исходной таблицы Excel с данными для подстановки.

Особенности настройки шаблонов Excel:

 

1. Проблема с искажением подставленных значений

Поскольку Excel любит автоматически форматировать введенные в ячейку значения (например, введите в любую ячейку текст 12-06, увидите в ячейке дату 12 июля), то при подстановке некоторых значений (артикулов, цен) они могут искажаться.
Например, артикул может потерять нули в начале (вставьте в ячейку текст 000123, увидите в ней 123, — Excel обрезал «лишние» нули). И не всегда установка текстового формата ячейки решает проблему (Excel всё равно проявляет инициативу)

Решается проблема просто, - добавлением одинарного апострофа ' перед кодом поля.
Т.е. в ячейку шаблона пишем не {Артикул}, а '{Артикул}
Этот апостроф не будет виден в ячейке, — он даёт экселю понять, что в ячейке находится текстовое значение, и что не надо его никак коверкать автоформатированием.
 

2. Подстановка чисел, с последующим их суммированием

Когда программа подставляет данные в шаблон, она всегда использует отображаемый текст из ячейки исходной таблицы:

Таким образом, в шаблон Excel будет подставлено не хранящееся в ячейке значение (число 12345,6789), а ТЕКСТ (возможно, с пробелом, и другим десятичным разделителем) «12 345,68»
Соответственно, на ячейку с таким текстом потом в сформированном документе не получится сослаться из формулы вроде =СУММ(), т.к. формула будет выдавать ошибку.

Решение проблемы:

  • убрать форматирование числа с разделителем десятичных разрядов в исходной таблице Excel, или же сделать дополнительный столбец в исходной таблице, где будут отображаться те же числа, но без форматирования (формат ячеек Общий)
  • для суммирования подставленных числовых значений, вместо формулы вида =СУММ(G$6:G10), использовать формулу массива вида =СУММ(ЗНАЧЕН(G$6:G10))
    ВНИМАНИЕ: формула массива вводится нажатием Ctrl + Shift + Enter вместо Enter

 

3. Подстановка значений в формулы

В шаблонах Excel коды полей (например, {ФИО}) можно не только вставлять в ячейки в качестве значений, но и использовать в формулах.
Правда, использование этой возможности категорически не рекомендуется.
Гораздо проще (и правильнее) поместить код поля в невидимую ячейку (например, в скрытом столбце, под картинкой, или с белым цветом шрифта), и сделать так, чтобы формулы ссылались на эту «невидимую» ячейку.
Пример такого использования описан в инструкции по заполнению сложных шаблонов Excel
 

4. Поставлять данные только на определённые листы шаблона

Если шаблон Excel состоит из множества листов, и его заполнение занимает много времени, — есть возможность указать конкретные листы шаблона, в которых программа должна выполнять подстановку.
Такая опция есть в настройках на вкладке Дополнительно: