Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Здравствуйте, Денис
Отправка через телегам не планируется (там легко отправить сообщение в бот, но я не знаю как отправлять сообщения напрямую по номеру телефона)
Насчёт настроек, — есть возможность быстрого переключения между наборами настроек:
https://excelvba.ru/programmes/common/SettingSwitcher

Второй вопрос, можно сделать так, что (опционально) при открытии файла ексель настройки программы загружались (импортировались) автоматически допустим из папки где этот файл находится. Очень неудобно при работе с разными файлами и шаблонами каждый раз загружать (импортировать) настройки программы.

Добрый день, планируется ли добавить возможность делать отправку через телеграм?

Алексей, так вся суть хранения текста в файлах Word сводится к сохранению форматирования этого текста.
Если нужно текст подставлять, — перенесите эти данные из файлов Word в исходную таблицу Excel, и подставляйте как любое другое поле. Заодно и вторая проблема решится сама собой.
По второму вопросу, — возможно, у вас в файлах Word (из которых выполняется подстановка) в конце текста присутствует символ перевода абзаца. Удалите этот символ.

Добрый день.
При подстановке документов Word в шаблоны Word, текст вставляется форматированный.
Вопрос 1: как добиться того, чтобы текст вставлялся не форматированный, т.е. форматирование к вставленному тексту применялось по правилам самих шаблонов (одинаковый текст вставляется в разные шаблоны, но при этом он где-то жирный, где-то подчёркнутый, разный размер (цвет) и т.п.)?
Вопрос 2: как добиться того, чтобы после вставленного блока текста, автоматически не добавлялась пустая строка?

Здравствуйте, Тимур.
Да, возможно. Создайте подпапки в папке Шаблоны, и раскидайте ваши шаблоны по подпапкам.

Здравствуйте. У меня есть два вида шаблона. Хочу чтобы один сохранялся в одну папку, а другой шаблон в другую папку. Возможно ли это сделать или всегда сохранение идет лишь в одну папку (по умолчанию "Документы")?

С этим не смогу помочь. Сохранение в формате ПДФ - это встроенная в Office функция, как она работает и от чего зависит, я не знаю.
При ручном экспорте в пдф (через Файл - Сохранить как) будет то же самое.

Приветствую!
У меня приобретена лицензия на несколько компьютеров. На некоторых компьютерах при создании файла PDF из шаблона DOC сдвигается таблица в получившемся файле. Прошу подсказать с чем может быть связано. На компьютере где наблюдается стоит Win 7.

Здравствуйте, Алексей.
Такой возможности нет в программе. Если было бы не 3 варианта реквизитов, а 30, то можно было бы формировать и шаблоны моей программой (сначала формируем шаблоны с разными реквизитами, а потом по этим шаблонам, с другими настройками, формируем документы). Но, в вашем случае, проще размножить шаблоны вручную.

Доброго времени суток.
Прошу подсказать. При использовании опции подстановки блоков текста из Word в шаблоны Word, присутствует ли возможность формирования «пула данных» по столбцам с реквизитами (столбцы аналоги «Вставка из файла word - PasteWordDoc») на отдельном листе книги Excel, после чего, во всех выводимых шаблонах, где есть указание по нужным кодам, данные были бы вставлены (с учётом использования режима MultiRow).
Пример: мне нужно заполнять 15 актов по 3м объектам, при этом, форма не меняется, меняются реквизиты (ФИО, приказы и т.п.) и «начинка». В текущем виде я должен иметь 3 комплекта актов под каждый объект, а при реализации просьбы – отдельный лист в таблице с исходными данными.
Заранее спасибо

Здравствуйте, Алексей.
Такой возможности нет в программе (она не учитывает нигде, сколько раз был заполнен тот или иной шаблон)
Но можно дописывать текущую дату и/или время в имя файла, — получится что-то подобное.

Доброго времени суток!
Прошу подсказки по коду полей при создании новых файлов.
при наличии шаблонов с 5 разными названиями:
- акт 1
- акт 2
- акт 3 и т.п.,
с учётом выгрузки каждого с разным наполнением более 2х раз:
- акт 1.1
- акт 1.2
- акт 1.3
-
- акт 4.2 и т.п.,
как присвоить им сквозную нумерацию вида:
- 1. акт 1.1.
- 2. акт 1.2.
- 3. ……
- 4. ……
- 5. акт 2.1 и т.п.
Заранее спасибо за подсказку!

Где посмотреть? Ну, наверное, в справке по программе...

Добрый день! Подскажите где посмотреть информацию чтобы настроить рассылку через данную надстройку.

Здравствуйте, Алексей.
Штатными средствами программы этого не сделать
Можно сделать макрос для предварительной обработки таблицы (перед подстановкой), но надо смотреть ваши файлы (исходную таблицу, и пример того что по ней должно получиться)
Ну и стоить всё это будет заметно дороже, чем просто стоимость лицензии на надстройку.

Добрый день! Скачал пробную версию вашей надстройки! Очень полезная надстройка. Планирую приобрести лицензию. Столкнулся с такой проблемой.
Требуется заполнение данных в следующей форме
"1) Гражданин Иванов Иван Иванович 01.01.52 г. р., по адресу: г. Иванов, ул. Иванова, д. 1, кв. 1; телефон 8-999-999-99-99, дата обращения 07.10.2021 г.
г. Иванов, ул. Иванова, д. 1, кв. 1
- Иванов Петр Петрович 01.012.54 г.р. дата обращения 10.10.2021 г."
В таблице Эксель забиваются следующие данные, которые забиваются в одну строку: ФИО, даты, адрес, телефон, дата обращения, порядковый номер гражданина (в примере :1) и знак -.
Есть n-ое кол-во граждан с порядковым номером (1,2,3 и т.д.), к каждому гражданину приписывается еще n-ое кол-во людей ( в примере:- Иванов Петр Петрович. По этим данным в дальнейшем формируются отчеты по городам.
Не получается сформировать автоматическую вставку данных из таблицы Эксель по n-ому количеству граждан (знак -), которые относятся к гражданину с порядковым номером (1, 2, 3 и т.д.). Т.е. иначе говоря структура выглядит следующим образом:
"1) Основной гражданин 1
- Гражданин 1.1
- Гражданин 1.n
m) Основной гражданин 2
- Гражданин 2.1
- Гражданин 2.n"
В промежутках между данными присутствует текст.
Пробовал реализовать через дополнительные вставки из ворда - не получается реализовать
Есть вариант реализации через функцию ЕСЛИ, но для каждой строки это слишком трудоемко

А что не получается-то?
Нажмите кнопку СКАЧАТЬ, и скачается файл
Лучше это делать в браузере Internet Explorer

Добрый день! Не получается скачать программу, хочу приобрести на несколько компьютеров, очень нужна, подскажите как скачать то?)

Алексей, нет такой версии 97-2003
На эксель 2003 и 2007 - будет работать, на более древних - вряд ли.

Добрый день! Я так понимаю, что эта надстройка работает на 2 рабочих места. Будет ли она работать, если на одном месте установлен MS 2007, а на другом 97-2003?

Здравствуйте.
Инструкция: https://excelvba.ru/faq/addin_toolbar

Здравствуйте. Программу скачал, запускаю двойным кликом ,но в Екселе 365 не появляется вкладка Надстройка. Что делать? Спасибо

Здравствуйте, Булат.
Да, можно.
Что нужно для заказа — написано здесь:
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/order

Здравствуйте. Всего 5 документов (договор, акт сдачи, замерный лист, квитанция, карточка). Сможете мне настроить все за дополнительную плату? У самого разбираться долго получится.

Возможно. Попробуйте настроить по инструкции.

Здравствуйте. Меня интересует одновременное создание, скажем, 100 ворд-файлов с таблицами, с разными датами и немного отличными цифрами в них и последующая их печать в пдф. Возможно ли такое? Спасибо

Работает ли на Windows 10 ARM?

Здравствуйте, Андрей.
Можно же задать маску для прикрепляемых файлов, которая подойдёт для нескольких файлов сразу.
Если не разберетесь, напишите мне в скайп, попробую помочь.

Добрый день!
Как прикрепить к письму два или более файлов, предназначенных для конкретного получателя? С одним файлом всё работает. Спасибо!

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
   ____   _____    ____    ____    ___        _ 
/ ___| | ____| / ___| / ___| / _ \ | |
| | | _| | | | | | (_) | _ | |
| |___ | |___ | |___ | |___ \__, | | |_| |
\____| |_____| \____| \____| /_/ \___/
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.