Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Не могу ответить на вопрос, не видя файлов (номенклатуры и списка рассылки)
Если вы всем рассылаете одну и ту же номенклатуру - то используете в качестве исходной таблицы файл с контактными данными.
Если же вы разную номенклатуру разным людям высылаете, - то как программа поймёт, кому что слать надо?
Высылайте файлы на почту, подробно распишите что кому в каком виде отправляете, - может что и придумаем.

Игорь, добрый день!
Использую надстройку для того, чтобы рассылать письма-запросы поставщикам. Для этого в таблицу с номенклатурой из "телефонного справочника" я всякий раз переношу информацию с именем генерального директора, имейлом, названием организации. Можно этого избежать? Чтобы надстройка вставляла номенклатуру из одного файла, а контактные данный из другого и делала рассылку?

Проблем с активацией не будет
https://excelvba.ru/faq/activation
Не будет только работать вставка QR кодов (для этой функции нужен доступ в интернет)

Добрый день! При покупке программы будут ли какие-либо проблемы с ее активацией на компьютере, не имеющем доступ в интернет? Спасибо.

Матвей, возможно, колонтитулы в ваших шаблонах очень сложные (содержат множество несгруппированных объектов)

Дело в том, что для подстановки текста в надписи внутри колонтитулов, программе приходится в цикле их все перебирать
(а там могут быть тысячи объектов, - например, если в колонтитуле неудачно сделана рамка ГОСТ)
Потому, это занимает много времени, в отличие от подстановки в документ (где можно штатными поиском и заменой подставить сразу в весь документ)
Ну и количество столбцов имеет значение. Если в исходной таблице 100 столбцов, а в колонтитуле шаблона 500 объектов, то программе приходится выполнить очень много проверок и поисков.

Оптимизировать можно попробовать, но сложно (только за доп. плату, ибо мало кто сталкивается с такой проблемой. обычно даже с колонтитулами всё заполняется за 5-8 секунд вместо 1-2 секунды без них)

PS: Проблема решена установкой галочки в настройках: «Искать коды полей в шаблонах, и подставлять только найденные»
Время заполнения сократилось до нескольких секунд.

Игорь, добрый день!
Каждый раз сталкиваюсь с проблемой, поэтому рещил ещё раз написать.
В документе, который у нас заполняется из файла Excel есть колонтитулы и текстовое поле. Соответственно надо ставить галку "производить подстановку в колонтитулы и т. д." Но в этом случае надстройкой становится очень неудобно пользоваться, заполнение одного документа занимает ПОЛТОРЫ МИНУТЫ вместо двух секунд. А если документов 50, то сами понимаете, что это растягивается на нереальное время.
Может быть есть идеи, как это исправить? Ведь явно что-то в данном процессе не оптимизировано, не может же такая несложная операция занимать столько времени.
Надстройка отличная, решает много задач, но вот эта особенность, как ложка дёгтя...

Решение проблемы с кракозябрами:
https://excelvba.ru/articles/c_1251.nls
Если не поможет, - напишите мне в скайп или на почту, посмотрим что можно сделать.

Добрый день!
После установки надстройки в окне "Вставка функции" новые функции изображаются "крокозябрами".

Может у Вас есть готовые решения для юридической фирмы? Программа хороша, но для работы приходится доводить Базу и все самостоятельно изучать. Уходит много времени...

Ясно. Спасибо за ответ.

Владимир, по вашим вопросам:
1) Брать данные с нескольких листов возможности нет.
Хотя бы потому, что программа не догадается, из каких строк каких листов брать данные.
2) Как сделать выпадающий список - к моей программе отношения не имеет. Это штатные возможности Excel/
Почитайте в интернете, как делаются выпадающие списки, и сделайте.
3) Моя надстройка никак не влияет на возможность создавать / использовать другие макросы.
Нет никакой необходимости её отключать.

Ваши видеоуроки по теме создания и работы с макросами в Excel очень хороши и полезны! Но я обнаружил, что ваша надстройка не дает возможность создавать макросы. Возможно только в том случае, если отключить надстройку в настройках. Если создать макрос, отключив надстройку, то после активации надстройки он сохранит работоспособность или нет?

Есть ли возможность интегрировать в шаблон выпадающий список сведений по строкам из столбца?

Игорь, еще помогите пожалуйста! В пределах одного столбца, как правило, используются в строках на выбор несколько типовых словосочетаний. Где-то программа запоминает это и сама предлагает ранее использованное словосочетание, но в основном такого нет. Подскажите, как сделать в пределах столбца выпадающий список типовых словосочетаний?

Спасибо! Сработало! Еще вопрос. У меня Файл Excel, в котором множество листов, созданных по изначальной тематике. Есть ли возможность, чтобы не создавать специальный лист под шаблон, использовать для шаблона сведения из нескольких листов?

Владимир, это из-за текстового формата ячейки с формулой.
В свойствах ячейки назначьте формат Общий, потом нажмите F2 и Enter. И формула заработает.

Игорь, здравствуйте. У меня версия программы 3.2.7. Попытался использовать функцию преобразования числового значения в текст рубли. Все делал по Вашей инструкции. Но не получилось! В той ячейке, где должно быть преобразованное значение, отображается только созданная формула но нет результата. Как исправить?

Армен, сделайте два отдельных контейнера-надписи, одного размера, один над другим. Верхний - для текста (в нём ничего меняться не будет), а нижний - для фото.

Уважаемые разрабочтики, спасибо за созданный Вами продукт, он нереально крут.
Возник вопрос по импортируемому рисунку в шаблон. При вставке вытесняется текст. Как можно вставить рисунок, который бы расположился бы за текстом и внезависимости от его величины строки текста в шаблоне сохранили бы свой междустрочный интервал?

Спасибо!

Здравствуйте
Сделать такое можно, но доработка будет платной (от 1500 руб)
Как вариант - можете и сейчас сделать несколько идентичных настроек программы, где будет отличаться только подпапка с шаблонами.
И переключать набор настроек (по факту - только подпапку шаблонов) в меню программы:
https://excelvba.ru/programmes/common/SettingSwitcher

Здравствуйте Игорь!
В связи с увеличением количества шаблонов до практически 300 шт. возникло предложение - организовать в меню выбора шаблонов - вкладки. В настоящее время есть конечно подпапки, но будет более удобно дополнительно тематически разделить списки документов, чем пролистывать один список. Как мне видится 1 уровень папок в основной "документы" отображать в виде "вкладок", подпапки в них оставить как есть в текущем выборе шаблона. По желанию настройку сделать включаемой и отключаемой.

Mykhailo, такой возможности в программе нет
Сделайте сводную таблицу на отдельном листе исходного файла Excel, и получите то что вы хотели.


Жандос, программа никаких не синхронизирует данные между компьютерами.
Но вы это можете сделать синхронизацию самостоятельно, через яндекс диск или подобное, - т.е. на каждом компе будет папка с программой и шаблонами, но средствами яндекс диска эти папки будут синхронизированы между всеми вашими компьютерами.

Хотел приобрести ваш продукт. посмотрел на другие и остановился на вашем в связи с тем что можно подготовить один вид документа на неколко конрагента или сотрудника.
У меня вопрос следующий:
1.Я хотел установить на домашний компютер и на компютер на работе. Подскажите там данные которые находятся в в домашнем компютере с данными которые находятся на компютере на работе.
2.Также подскажите можно ли установить на облачно хранилище типо яндекс диск или Дропбокс. будет ли работать.
3. Если куплю более 3 точек вовсех парограммах данные будут синхронизороваться ?

Игорь, добрый день.
Пользуюсь активно Вашей программой, спасибо, хороший продукт! Есть вопрос:
У Вас в режиме Multirow разделяет исходную таблицу Excel на блоки строк и каждому блоку строк формирует отдельный файл. заложена ли у Вас возможность формировать каждому блоку строк отдельную таблицу друг под другом? Например в вашем основном примере можно было бы на одной странице сверху вниз сгруппировать сотрудников в три таблицы по отделам (сбыт, снабжение, бухгалтерия) вывести в этих таблицах ФИО, сумму премий и подсчитать сумму премий по каждому отделу.

Владислав, в один ПДФ файл можно, если получится вывести данные в один файл без ПДФ.

Прочитайте эти инструкции:
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/multirow
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/multirow/col

А в один пдф файл можно сделать? и мне надо допустим что бы 3 строки из ексель занимали одну страницу в пдф.
И второй вопрос есть данные которые в некоторых строках отсутствуют. Как можно сделать что бы программа пропускала тогда и не делала пустое поле?

Михаил, да, есть.
Про это написано в справке по программе:
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/SheetFunctions/cases

Здравствуйте.
Программа отличная! Скажите - а есть встроенная функция по переводу ФИО в различные падежи?

Проверил, всё работает.
С символом = в имени шаблона документы формируются, символ ≠ может заменяться на знак подчеркивания:

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
  _        ___    ____    _  _             ____ 
| | / _ \ | __ ) | || | ___ / ___|
| | | (_) | | _ \ | || |_ / __| | |
| |___ \__, | | |_) | |__ _| | (__ | |___
|_____| /_/ |____/ |_| \___| \____|
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.