Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Армен, способ с табуляторами подойдет и для многострочных текстов (чтобы текст всегда занимал заданное количество строк, даже если текст совсем короткий)

Спасибо, но я про эти способы вёрстки знал. Они помогут если подставляемый текст не сильно отличается по длине и умещается в одной строке. А у меня проблема по высоте строк. Получается нужно в шаблоне сделать таблицу высотой ячейки в максимально длинный текст (в две строки, и настроить положение заголовка), но тогда, при подстановке короткого текста (в одну строку) получается пробел по высоте.
Нет ли замены переносов строк при подстановке текста на более чем одну строку? Или какого нибудь якоря на заголовок? Или почему формирование документов с кодом в надписях происходит в пять раз дольше, нельзя ли как нибудь обновить программу чтобы работало быстрее?

Здравствуйте, Армен.
Проблема решается правильной разметкой шаблона:
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/templates/underline

есть шаблон: шапка, заголовок, текст, при котором, заголовок и текст под ним должен начинаться допустим с 10 строки.
подставляемые данные есть и в шапке в том числе, и они разной длинны, из за этого после формирования документа заголовок стоит на 9 или 10 или 11 строке, в зависимости от длины подставленных выше заголовка данных.
каким вариантом можно выйти из положения, кроме как шапку оформить в надписи? (т.к. чересчур долго тогда происходит формирование документов)

Здравствуйте, Сергей.
Как создать шаблон — написано в справке по программе, и показано в видеоинструкции.
Здесь написано, что нужно для заказа: https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/order

Здравствуйте!
Как можно создать шаблон своих исходных данных?
Можете ли Вы оказать такую услугу?

Скажите, вертикальная таблица с данными возможна? В триал версии кнопка неактивна. У меня очень много редактируемых данных и если использовать горизонтальную таблицу, то не удобно, много прокручивать по горизонтали придется. Да и таблицу редактировать не хочется

Здравствуйте, Вячеслав.
Там был просто ПРИМЕР исходного файла Excel.
Можете использовать любой другой файл Excel (вам же всё равно нужно свои данные будет подставлять, а они у вас в каком-то виде же есть, - вот и используйте свой файл)
А если так нужен тот файл, что был в примере использования программы, — найдите его в списке недавно открытых файлов Excel.

Здравствуйте Игорь, можете дать ссылку на базу сотрудников что была в видео, просто после моего тестирования она исчезла и нигде её не найти, а на формирование с нуля новой базы займет много времени.

Артём, вкладка появляется при запуске моей надстройки, а не вашего файла.
Включите автозапуск надстройки: https://excelvba.ru/faq/run_and_autorun

Игорь приветствую! Вчера скачал вашу надстройку FillDocuments для MS Excel начал пробовать , и даже получилось, но сегодня запустил программу и вкладки надстройка уже нет . Запускаю файл с программой скачаный с сайта - запускается эксель с пустой страниччкой в нем открываю свой файл все работает -сохраняю закрываю - после запускаю снова свою табличку и снова вкладки надстройка нет ! обьясните в чем проблемма

Игорь, все получилось! Спасибо вам большое!

Павел, надо перед запуском либо выделить строки с данными, либо в настройках включить галочку Обрабатывать все строки, а не только выделенные.

Уважаемый, Игорь, спасибо за программу, очень круто!
Но при запуске "Сформировать документы" у меня выскакивает ошибка - https://prnt.sc/subn1x
1. Шаблон в папке шаблонов https://prnt.sc/subo00
2. Данные для шаблона https://prnt.sc/subob9

Здравствуйте, Дмитрий
Это от кодировки файла зависит.
Программа не знает, в какой кодировке у вас шаблон, и не знает, в какой кодировке нужно сохранять результат, — потому, использует кодировку Windows-1251 для текстовых шаблонов.
В настройках программы кодировку сейчас никак не задать, - нужно дорабатывать программу, чтобы была возможность задать нужную кодировку (доработка платная, около 1500 руб)

Генерирую документы с подстановкой немецкого текста, с шаблонами сделанными в "ворд" проблем не возникает, вот если шаблон в формате .txt то заменяет символы äöü на aou, а если присутствует символ ß то пишет ошибку и файлы не создаются.

есть какие-то мысли по этому поводу? как решить этот вопрос потому что нужно осуществлять экспорт именно в блокнот.
Спасибо.

Не могу ответить на вопрос, не видя файлов (номенклатуры и списка рассылки)
Если вы всем рассылаете одну и ту же номенклатуру - то используете в качестве исходной таблицы файл с контактными данными.
Если же вы разную номенклатуру разным людям высылаете, - то как программа поймёт, кому что слать надо?
Высылайте файлы на почту, подробно распишите что кому в каком виде отправляете, - может что и придумаем.

Игорь, добрый день!
Использую надстройку для того, чтобы рассылать письма-запросы поставщикам. Для этого в таблицу с номенклатурой из "телефонного справочника" я всякий раз переношу информацию с именем генерального директора, имейлом, названием организации. Можно этого избежать? Чтобы надстройка вставляла номенклатуру из одного файла, а контактные данный из другого и делала рассылку?

Проблем с активацией не будет
https://excelvba.ru/faq/activation
Не будет только работать вставка QR кодов (для этой функции нужен доступ в интернет)

Добрый день! При покупке программы будут ли какие-либо проблемы с ее активацией на компьютере, не имеющем доступ в интернет? Спасибо.

Матвей, возможно, колонтитулы в ваших шаблонах очень сложные (содержат множество несгруппированных объектов)

Дело в том, что для подстановки текста в надписи внутри колонтитулов, программе приходится в цикле их все перебирать
(а там могут быть тысячи объектов, - например, если в колонтитуле неудачно сделана рамка ГОСТ)
Потому, это занимает много времени, в отличие от подстановки в документ (где можно штатными поиском и заменой подставить сразу в весь документ)
Ну и количество столбцов имеет значение. Если в исходной таблице 100 столбцов, а в колонтитуле шаблона 500 объектов, то программе приходится выполнить очень много проверок и поисков.

Оптимизировать можно попробовать, но сложно (только за доп. плату, ибо мало кто сталкивается с такой проблемой. обычно даже с колонтитулами всё заполняется за 5-8 секунд вместо 1-2 секунды без них)

PS: Проблема решена установкой галочки в настройках: «Искать коды полей в шаблонах, и подставлять только найденные»
Время заполнения сократилось до нескольких секунд.

Игорь, добрый день!
Каждый раз сталкиваюсь с проблемой, поэтому рещил ещё раз написать.
В документе, который у нас заполняется из файла Excel есть колонтитулы и текстовое поле. Соответственно надо ставить галку "производить подстановку в колонтитулы и т. д." Но в этом случае надстройкой становится очень неудобно пользоваться, заполнение одного документа занимает ПОЛТОРЫ МИНУТЫ вместо двух секунд. А если документов 50, то сами понимаете, что это растягивается на нереальное время.
Может быть есть идеи, как это исправить? Ведь явно что-то в данном процессе не оптимизировано, не может же такая несложная операция занимать столько времени.
Надстройка отличная, решает много задач, но вот эта особенность, как ложка дёгтя...

Решение проблемы с кракозябрами:
https://excelvba.ru/articles/c_1251.nls
Если не поможет, - напишите мне в скайп или на почту, посмотрим что можно сделать.

Добрый день!
После установки надстройки в окне "Вставка функции" новые функции изображаются "крокозябрами".

Может у Вас есть готовые решения для юридической фирмы? Программа хороша, но для работы приходится доводить Базу и все самостоятельно изучать. Уходит много времени...

Ясно. Спасибо за ответ.

Владимир, по вашим вопросам:
1) Брать данные с нескольких листов возможности нет.
Хотя бы потому, что программа не догадается, из каких строк каких листов брать данные.
2) Как сделать выпадающий список - к моей программе отношения не имеет. Это штатные возможности Excel/
Почитайте в интернете, как делаются выпадающие списки, и сделайте.
3) Моя надстройка никак не влияет на возможность создавать / использовать другие макросы.
Нет никакой необходимости её отключать.

Ваши видеоуроки по теме создания и работы с макросами в Excel очень хороши и полезны! Но я обнаружил, что ваша надстройка не дает возможность создавать макросы. Возможно только в том случае, если отключить надстройку в настройках. Если создать макрос, отключив надстройку, то после активации надстройки он сохранит работоспособность или нет?

Есть ли возможность интегрировать в шаблон выпадающий список сведений по строкам из столбца?

Игорь, еще помогите пожалуйста! В пределах одного столбца, как правило, используются в строках на выбор несколько типовых словосочетаний. Где-то программа запоминает это и сама предлагает ранее использованное словосочетание, но в основном такого нет. Подскажите, как сделать в пределах столбца выпадающий список типовых словосочетаний?

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
             _             _   _   _____       _ 
_ _ / \ __ __ | | | | | ____| __| |
| | | | / _ \ \ \/ / | | | | | _| / _` |
| |_| | / ___ \ > < | |_| | | |___ | (_| |
\__,_| /_/ \_\ /_/\_\ \___/ |_____| \__,_|
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.