Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Это вы запускали пример использования, и скачивали таблицу для тестирования.
Используйте свою таблицу (или создайте её, если таковой нет)

Вроде бы при первом запуске есть пример таблицы? Он потом куда пропадает?

то есть просто нужно создать пустую книгу и в ней вводить данные которые нужно?Ввидео показано что копирование названия поля происходит по двойному щелчку пробую у меня не получается.

Владимир, да, таблицу вы используете свою (в программе её нет)

Здравствуйте, при открытии программы таблицы никакой нет.Ее надо самому с нуля создавать?

Здравствуйте, Виталий
1. Можно без интернета: https://excelvba.ru/faq/activation
2. Графики можно с разных листов подставлять: https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/insert/charts
Таблицы - тоже: https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/insert/tables

Здравствуйте, Игорь!
Подскажите пожалуйста:
1. Активация проходит через интернет?(на рабочем ПК нет интернета)
2. Можно ли вставить графики из excel с разных листов, а также таблицы в формате excel в документ word

Можно переносить что угодно как угодно.
По умолчанию, значения переносятся в том виде, в каком они ОТОБРАЖАЮТСЯ в ячейках исходной таблицы Excel.
Т.е. вы можете задать разделение на разряды при помощи формата ячейки, в исходной таблице с данными, — и в таком виде число подставится в документ Word.

Добрый день!
А есть ли возможность переносить числа из excel в word с разделением на разряды?

Не прикладывает к письмам файлы с расширением txt (в частности, для клиента The Bat!)

Скорее всего нет. Когда я разрабатывал свои надстройки, еще не было Windows 10, и соответствующей проблемы.
Да и сейчас нет, - в 99% случаев отключение этой галочки ничем не мешает (разве что у вас на компе какой-то очень специфический софт)
В новых версиях программы эта проблема будет решена, пока же — только так.

Спасибо, но UTF8 в Windows 11 включен специально. Возможна ли работать без отключения?

Инструкция по этой ошибке:
https://excelvba.ru/faq/errors/win10_unicode

При запуске Эксель (FillDocuments настроен запускаться автоматически) многократно появляется попап с заголовком "Mode=2"
и сообщением "Uninstalling cancelled". Что это, как исправить?

Добрый день, как скоро будет обновление программы, по увеличению количества знаков содержащихся в QR коде ?

Здравствуйте, Армен.
За подобную доработку не возьмусь (весьма специфический запрос - другие пользователи о подобном не просили, да и проблема, как вы говорите, решается элементарно, — доп столбцом с формулой)

Если формируются документы по отделам а у сотрудников нет отдела (например руководители) и не заполнено поле отдел, то файл не создается. нельзя доработать программу чтобы файл создавался с именем "приказ о премировании - _invalid_chars_.docx"? можно конечно обойти это ограничение созданием доп столбца с формулой типо =ЕСЛИ(U17="";"_invalid_chars_";U17) и настроить Multirow на этот столбец.

Для этого не нужно использовать несколько версий программы.
Достаточно переключаться между различными вариантами настроек на панели инструментов:
https://excelvba.ru/programmes/common/SettingSwitcher

Можно ли использовать на одном ПК несколько версий FillDocuments?
Например первая будет для рассылки писем через TheBat, а вторая для автоматической печати?

Никита, ответ есть здесь:
https://excelvba.ru/faq/InstallWindows

Добрый день, подскажите пожалуйста, что делать в ситуации если я захочу сменить ПК или переустановить виндовс? Предусмотрена ли возможность переноса лицензии на другой компьютер?

Да, я то уже так и сделал. Просто багрепорт. Мало ли кто то тоже столкнётся и не будет знать откуда ошибка.

как обновить версию программы?

Здравствуйте, Назима.
Лучше вообще не обновлять (всё же у вас работает, как я понимаю)
За год с момента вашей покупки, в программе ничего существенно не менялось.


Ошибка обработки возникает именно когда в столбце "Округ" в строках "#Н/Д"

Армен, так а почему бы не решить проблему эту, с ошибкой формулы?
Чтобы проблема исчезла, достаточно лишь немного усложнить формулу, записав её в виде =ЕСЛИОШИБКА(ВашаФормула; "")

Здравствуйте. Не понятно это баг или фича. Использую MultiRow для создания приказа по сотрудникам. Настройки: Использовать только те шаблоны которые указаны в столбце "Шаблон" (у меня каждой строке либо "Приказ.docx" либо пусто); Считать строку заполненной, если присутствует значение в столбце "ФИО" (у меня все строки заполнены); Формировать по каждому шаблону столько файлов, сколько уникальных значений содержится в столбце "Округ" (у меня допустим "ВАО", "ЮВАО", а у тех у кого в столбце шаблон пусто - "#Н/Д").
Выделяю весь столбец "Шаблон", запускаю формирование документов, разве те сотрудники у которых в столбце "Шаблон" пусто не должны игнорироваться? У меня они почему то попадают в оба документа и в "ВАО" и в "ЮВАО".
Ошибка обработки возникает именно когда в столбце "Округ" в строках "#Н/Д". Если указано иное, то все правильно - игнорируются.

Добрый день! Игорь скажите пжл. как обновить версию программы? В обновлениях не получается, пишет что обноружена угроза?!

Игорь, а Excel, в нем возможно сделать?

Катерина, в программе это никак не решено.
Если шаблон формата Word, то там в шаблоне это можно настроить (как именно - не знаю, но вроде Word позволяет задать отсутствие разрыва)

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как в программе решена проблема с печатью хотя бы одной (последней) строки списка товаров на последней странице, например, в накладной. По правилам, в той же накладной и любом подобном документе на последней странице не могут быть только подписи и др.реквизиты, должна быть хоть одна строка с данными (таблицей). Заранее спасибо!

Здравствуйте, Денис
Отправка через телегам не планируется (там легко отправить сообщение в бот, но я не знаю как отправлять сообщения напрямую по номеру телефона)
Насчёт настроек, — есть возможность быстрого переключения между наборами настроек:
https://excelvba.ru/programmes/common/SettingSwitcher

Второй вопрос, можно сделать так, что (опционально) при открытии файла ексель настройки программы загружались (импортировались) автоматически допустим из папки где этот файл находится. Очень неудобно при работе с разными файлами и шаблонами каждый раз загружать (импортировать) настройки программы.

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
  _    __          ____    _  __  ____  
/ | / _| ___ | _ \ | |/ / | _ \
| | | |_ / _ \ | | | | | ' / | |_) |
| | | _| | __/ | |_| | | . \ | __/
|_| |_| \___| |____/ |_|\_\ |_|
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.