Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Здравствуйте, после формулы "Пропись_РублиКопейки_сЧислами" появляется лишний пробел, в шаблоне его нет.

Забыл ещё одно. Есть возможность при выводе из надстройки в .PDF подхватывать заполненные значения полей Свойств документа: Заголовок, Автор, Тема, Ключевые слова?..
Когда делаю перевод в .PDF из .XLSX своим макросом, это всё подхватывается, а из надстройки все поля пустые.

1. Сейчас сижу на 3.2.6, потому что при нажатии на этой странице "Скачать программу" она сохраняется размером 0 КБ. Можно какую-нибудь ссылку "нормальную" получить. Видать админы что-то позакрывали :(.
2. При формировании документов (много, около 250 штук из таблицы в 7500 строк) с установленной галкой на вывод в .PDF периодически происходит "зависание" на "больших" файлах. Выяснил момент зависания: выскакивает инфоокно "Публикация", ползунок на нём доходит почти до конца, выскакивает инфоокно "Сохранение файла", ползунок доходит до конца и это окошко не закрывается. Приходится "пинать" :) — жать "Отмена". Файл при этом сохраняется и проблем в нём не видно, а процесс дальше идёт нормально.
3. Пункт меню "О программе" —> кнопка "Опции" —> в тексте чекбокса ошибка "Запускать настройку автоматически вместе с Excel". Должно быть "...надстройку..."?

Артём, не сталкивался с подобной проблемой
Моя программа никак не затрагивает картинки и прочие объекты в шаблонах, т.е. ничего там меняться не должно.

Добрый день.
При генерации документов Excel появилась проблема - в исходном шаблоне имеются несколько вставленных изображений (подписи). После формирования документов, в получившихся файлах все эти изображения уменьшаются в полтора раза. В чем может быть причина?

Да, возможно. В справке по программе об этом написано.
Привязываетесь не к названиям полей (текст слева/сверху от ячейки с данными), а к именам/адресам конкретных ячеек.

Возможно ли формировать договор из вертикальной таблицы??

Дмитрий, скорее всего, маска имени файла неверно задана
(программа не может сохранить файл под нужным именем)
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/FilenameMask

Добрый день!
Я пока пользуюсь демо-версией.
Мне важно сначала разобраться. потом планирую купить.
У меня сейчас 1 проблема: после команды "Сформировать документы" папка с документами открывается, но документ не формируется. Хотя на печать отправляется. В чем может быть причина?

Екатерина, да, возможно
Читайте справку про подстановочные коды (можно брать данные из заданных ячеек)
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/templates/FieldCodes

Второй тип кодов полей - ссылки на фиксированные (именованные) ячейки таблицы

Подскажите,пожалуйста, если таблица эксель, которую используем для заполнения шаблонов очень сложная и не умещается в одну строку,и имеет несколько столбцов. Возможно ли создать документ с хаотичным выбором ячеек из такой таблицы эксель? у меня итогу не было создано готового документа.

Здравствуйте, Никита.
Эта проблема не имеет отношения к моей программе, потому, не смогу помочь.
Моя программа просто нажимает кнопку «Печать» после формирования документов, т.е. это равносильно распечатке созданного документа вручную (можете открыть созданный документ и распечатать, будет так же по времени)

Добрый день!
Столкнулся с такой проблемой: связка Win10Pro + Office2019, документы по шаблону формируются, галка автопечать стоит, выводит один документ на печать, принтер уходит в затуп и печатает один документ примерно в минуту. Драйвера стоят самые последние. На этом же ПК в связке Win7Pro + Office 2010 такой проблемы не было. Подскажите, пожалуйста, в какую сторону "копать"? Спасибо.
ПыСы: лицензия куплена если что )

Армен, всё это написано на сайте, просто не все читают: https://excelvba.ru/faq/system_requirements

Тут многие спрашивают про Mac, почему вы не рекомендуете программы эмуляции Windows на Маc. Например Parallels Desktop

Армен, напишите мне на почту, попробуем решить проблему.
–-------
Андрей, а в чём сложность один раз в месяц нажать одну кнопку для запуска моей программы?
Можно как-нибудь и автозапуск организовать, но там повозиться придется с настройкой этого

Добрый вечер. Подскажите интересует автоматический запуск создание и рассылки документов.
Надстройку запускаю раз в месяц, таблица подтягивается из базы данных и обновляет данные. Как запустить создание документов в автоматическом режиме?
Спасибо за помощь.

версия 3.2.7. Очень странно обрабатывает список, причем каждый раз по разному. Выделен один и тот же список по которому нужно сформировать документы, нажимаю сформировать, формирует документы не все, а например из 238 формирует 92, перемещаю готовые документы в подпапку, ничего не меняя даже список заново не выделяя, как выделено так и заново нажимаю сформировать, в этот раз формируется 80 документов, пробую в третий раз уже 115..
Настроен столбец в котором указан какой шаблон использовать для данной строки, имеется два шаблона. Как я заметил, это из-за того что в один шаблон не успевает закрыться и остается открытым в фоне во время выполнения формирования документов и по нему перестают формироваться документы. И происходит это каждый раз в разное время, отсюда и разное количество сформированных файлов

Да, есть в настройках такая галочка.

Добрый день. Есть ли возможность файлы сразу после создания автоматически печатать?

Здравствуйте
Здесь всё написано:
https://excelvba.ru/faq/system_requirements

Добрый вечер. Подскажите пожалуйста данная надстройка работать на MacOS не будет? или есть шанс как то запустить? спасибо.

Еще раз: в одной папке лежат сама надстройка, два файла исходных таблиц ексель, две сохраненные для них настройки программы, и две папки Шаблоны (в ней разные шаблоны), Документы. Галку "папка Шаблоны в той же папке, где текущий файл эксель" пробовал и включать и выключать. Все равно не нахожу выпадающего пункта меню для выбора набора настроек.
Просто мне кажется я где то видел или в обучающем видео или где, а сейчас не могу найти. О чем же писал Юрий, 20 Фев 2019 - 18:43? Извините что я вас мучаю)

Всё написано в справке по программе.
Опция на первой вкладке настроек, - папка Шаблоны в той же папке, где текущий файл эксель.

Подскажите где прочитать настроить то, что вы описываете?

Нет, такого нет в программе
Только выбор из выпадающего списка.
Если только шаблоны разные для разных таблиц, то можно. А если и настройки программы другие, то никак.

цитата "Юрий, 20 Фев 2019 - 18:43.#2
Здравствуйте! Использую Вашу надстройку более 5 лет, очень помогает в работе.
Есть вопрос: имеется ли возможность настроить автоматическое подключение конкретного набора настроек для конкретной таблицы без выбора из выпадающего пункта меню?"

Скажите пожалуйста как настроить выпадающие пункты сохраненных настроек? Не нашел в справке https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals

Здравствуйте, Сергей
Перенос активаций с одного компьютера на другой не предусмотрен.
Вы можете докупить активации для новых компьютеров, по 500 руб за каждый дополнительный компьютер.
Ссылку на докупку активаций можно найти, нажав на панели инструментов кнопку О ПРОГРАММЕ

Добрый день.
Уже несколько лет использую вашу программу.
Установил ее на рабочий комп и ноутбук.
Но ноут пришлось продать и купить более подходящую машинку.
Что теперь делать? покупать новый ключ для нового ноутбука или есть вариант,
как-то аннулировать старый ноутбук и использовать программу на новом?

vintarra, сделать можно, но в виде отдельного макроса
В надстройку FillDocuments я не буду добавлять опцию разбивки не несколько писем в зависимости от объема вложений, так как, кроме вас, никому такая опция нужна не будет.
Отдельный макрос может сформировать таблицу Excel для рассылки (выведя название папок и список прикрепляемых файлов), а дальше уже можно сделать рассылку при помощи FillDocuments

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
             _                      _____   _ 
__ __ | | _ __ _ _ | ___| / |
\ \ /\ / / | | | '__| | | | | | |_ | |
\ V V / | |___ | | | |_| | | _| | |
\_/\_/ |_____| |_| \__,_| |_| |_|
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.