Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения
Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.
Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.
На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.
Особенности программы
- Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.). - Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
- Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
- Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
- Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
- Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
(вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.). - Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
(или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк) - Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.
С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.
Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе
Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе
Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:
- заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
- подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
- разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
- подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
- сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
- распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
- заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы
Комментарии
Игорь приветствую! Вчера скачал вашу надстройку FillDocuments для MS Excel начал пробовать , и даже получилось, но сегодня запустил программу и вкладки надстройка уже нет . Запускаю файл с программой скачаный с сайта - запускается эксель с пустой страниччкой в нем открываю свой файл все работает -сохраняю закрываю - после запускаю снова свою табличку и снова вкладки надстройка нет ! обьясните в чем проблемма
Игорь, все получилось! Спасибо вам большое!
Павел, надо перед запуском либо выделить строки с данными, либо в настройках включить галочку Обрабатывать все строки, а не только выделенные.
Уважаемый, Игорь, спасибо за программу, очень круто!
Но при запуске "Сформировать документы" у меня выскакивает ошибка - https://prnt.sc/subn1x
1. Шаблон в папке шаблонов https://prnt.sc/subo00
2. Данные для шаблона https://prnt.sc/subob9
Здравствуйте, Дмитрий
Это от кодировки файла зависит.
Программа не знает, в какой кодировке у вас шаблон, и не знает, в какой кодировке нужно сохранять результат, — потому, использует кодировку Windows-1251 для текстовых шаблонов.
В настройках программы кодировку сейчас никак не задать, - нужно дорабатывать программу, чтобы была возможность задать нужную кодировку (доработка платная, около 1500 руб)
Генерирую документы с подстановкой немецкого текста, с шаблонами сделанными в "ворд" проблем не возникает, вот если шаблон в формате .txt то заменяет символы äöü на aou, а если присутствует символ ß то пишет ошибку и файлы не создаются.
есть какие-то мысли по этому поводу? как решить этот вопрос потому что нужно осуществлять экспорт именно в блокнот.
Спасибо.
Не могу ответить на вопрос, не видя файлов (номенклатуры и списка рассылки)
Если вы всем рассылаете одну и ту же номенклатуру - то используете в качестве исходной таблицы файл с контактными данными.
Если же вы разную номенклатуру разным людям высылаете, - то как программа поймёт, кому что слать надо?
Высылайте файлы на почту, подробно распишите что кому в каком виде отправляете, - может что и придумаем.
Игорь, добрый день!
Использую надстройку для того, чтобы рассылать письма-запросы поставщикам. Для этого в таблицу с номенклатурой из "телефонного справочника" я всякий раз переношу информацию с именем генерального директора, имейлом, названием организации. Можно этого избежать? Чтобы надстройка вставляла номенклатуру из одного файла, а контактные данный из другого и делала рассылку?
Проблем с активацией не будет
https://excelvba.ru/faq/activation
Не будет только работать вставка QR кодов (для этой функции нужен доступ в интернет)
Добрый день! При покупке программы будут ли какие-либо проблемы с ее активацией на компьютере, не имеющем доступ в интернет? Спасибо.
Матвей, возможно, колонтитулы в ваших шаблонах очень сложные (содержат множество несгруппированных объектов)
Дело в том, что для подстановки текста в надписи внутри колонтитулов, программе приходится в цикле их все перебирать
(а там могут быть тысячи объектов, - например, если в колонтитуле неудачно сделана рамка ГОСТ)
Потому, это занимает много времени, в отличие от подстановки в документ (где можно штатными поиском и заменой подставить сразу в весь документ)
Ну и количество столбцов имеет значение. Если в исходной таблице 100 столбцов, а в колонтитуле шаблона 500 объектов, то программе приходится выполнить очень много проверок и поисков.
Оптимизировать можно попробовать, но сложно (только за доп. плату, ибо мало кто сталкивается с такой проблемой. обычно даже с колонтитулами всё заполняется за 5-8 секунд вместо 1-2 секунды без них)
PS: Проблема решена установкой галочки в настройках: «Искать коды полей в шаблонах, и подставлять только найденные»
Время заполнения сократилось до нескольких секунд.
Игорь, добрый день!
Каждый раз сталкиваюсь с проблемой, поэтому рещил ещё раз написать.
В документе, который у нас заполняется из файла Excel есть колонтитулы и текстовое поле. Соответственно надо ставить галку "производить подстановку в колонтитулы и т. д." Но в этом случае надстройкой становится очень неудобно пользоваться, заполнение одного документа занимает ПОЛТОРЫ МИНУТЫ вместо двух секунд. А если документов 50, то сами понимаете, что это растягивается на нереальное время.
Может быть есть идеи, как это исправить? Ведь явно что-то в данном процессе не оптимизировано, не может же такая несложная операция занимать столько времени.
Надстройка отличная, решает много задач, но вот эта особенность, как ложка дёгтя...
Решение проблемы с кракозябрами:
https://excelvba.ru/articles/c_1251.nls
Если не поможет, - напишите мне в скайп или на почту, посмотрим что можно сделать.
Добрый день!
После установки надстройки в окне "Вставка функции" новые функции изображаются "крокозябрами".
Может у Вас есть готовые решения для юридической фирмы? Программа хороша, но для работы приходится доводить Базу и все самостоятельно изучать. Уходит много времени...
Ясно. Спасибо за ответ.
Владимир, по вашим вопросам:
1) Брать данные с нескольких листов возможности нет.
Хотя бы потому, что программа не догадается, из каких строк каких листов брать данные.
2) Как сделать выпадающий список - к моей программе отношения не имеет. Это штатные возможности Excel/
Почитайте в интернете, как делаются выпадающие списки, и сделайте.
3) Моя надстройка никак не влияет на возможность создавать / использовать другие макросы.
Нет никакой необходимости её отключать.
Ваши видеоуроки по теме создания и работы с макросами в Excel очень хороши и полезны! Но я обнаружил, что ваша надстройка не дает возможность создавать макросы. Возможно только в том случае, если отключить надстройку в настройках. Если создать макрос, отключив надстройку, то после активации надстройки он сохранит работоспособность или нет?
Есть ли возможность интегрировать в шаблон выпадающий список сведений по строкам из столбца?
Игорь, еще помогите пожалуйста! В пределах одного столбца, как правило, используются в строках на выбор несколько типовых словосочетаний. Где-то программа запоминает это и сама предлагает ранее использованное словосочетание, но в основном такого нет. Подскажите, как сделать в пределах столбца выпадающий список типовых словосочетаний?
Спасибо! Сработало! Еще вопрос. У меня Файл Excel, в котором множество листов, созданных по изначальной тематике. Есть ли возможность, чтобы не создавать специальный лист под шаблон, использовать для шаблона сведения из нескольких листов?
Владимир, это из-за текстового формата ячейки с формулой.
В свойствах ячейки назначьте формат Общий, потом нажмите F2 и Enter. И формула заработает.
Игорь, здравствуйте. У меня версия программы 3.2.7. Попытался использовать функцию преобразования числового значения в текст рубли. Все делал по Вашей инструкции. Но не получилось! В той ячейке, где должно быть преобразованное значение, отображается только созданная формула но нет результата. Как исправить?
Армен, сделайте два отдельных контейнера-надписи, одного размера, один над другим. Верхний - для текста (в нём ничего меняться не будет), а нижний - для фото.
Уважаемые разрабочтики, спасибо за созданный Вами продукт, он нереально крут.
Возник вопрос по импортируемому рисунку в шаблон. При вставке вытесняется текст. Как можно вставить рисунок, который бы расположился бы за текстом и внезависимости от его величины строки текста в шаблоне сохранили бы свой междустрочный интервал?
Спасибо!
Здравствуйте
Сделать такое можно, но доработка будет платной (от 1500 руб)
Как вариант - можете и сейчас сделать несколько идентичных настроек программы, где будет отличаться только подпапка с шаблонами.
И переключать набор настроек (по факту - только подпапку шаблонов) в меню программы:
https://excelvba.ru/programmes/common/SettingSwitcher
Здравствуйте Игорь!
В связи с увеличением количества шаблонов до практически 300 шт. возникло предложение - организовать в меню выбора шаблонов - вкладки. В настоящее время есть конечно подпапки, но будет более удобно дополнительно тематически разделить списки документов, чем пролистывать один список. Как мне видится 1 уровень папок в основной "документы" отображать в виде "вкладок", подпапки в них оставить как есть в текущем выборе шаблона. По желанию настройку сделать включаемой и отключаемой.
Mykhailo, такой возможности в программе нет
Сделайте сводную таблицу на отдельном листе исходного файла Excel, и получите то что вы хотели.
Жандос, программа никаких не синхронизирует данные между компьютерами.
Но вы это можете сделать синхронизацию самостоятельно, через яндекс диск или подобное, - т.е. на каждом компе будет папка с программой и шаблонами, но средствами яндекс диска эти папки будут синхронизированы между всеми вашими компьютерами.
Хотел приобрести ваш продукт. посмотрел на другие и остановился на вашем в связи с тем что можно подготовить один вид документа на неколко конрагента или сотрудника.
У меня вопрос следующий:
1.Я хотел установить на домашний компютер и на компютер на работе. Подскажите там данные которые находятся в в домашнем компютере с данными которые находятся на компютере на работе.
2.Также подскажите можно ли установить на облачно хранилище типо яндекс диск или Дропбокс. будет ли работать.
3. Если куплю более 3 точек вовсех парограммах данные будут синхронизороваться ?
Отправить комментарий