Главная » Готовые решения

Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Для загрузки надстройки FillDocuments воспользуйтесь кнопкой Скачать программу

Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус

Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов

Это полнофункциональная пробная (TRIAL) версия, у вас есть 5 дней бесплатного использования,
в течение которых вы можете протестировать работу программы.

Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе

Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию

Лицензия (для постоянного использования) стоит 1600 рублей.

В эту стоимость входит активация на 2 компьютера (вы сможете пользоваться программой и на работе, и дома).
Если нужны будут дополнительные активации, их можно будет в любой момент приобрести по 500 рублей за каждый дополнительный компьютер.

  • 714977 просмотров

Комментарии

DMITRII, 14 Авг 2018 - 02:06.#1

Игорь, спасибо. Все получилось именно так как надо. Надстройка делает заполнение 150 квитанций за 2 минуты. Раньше с ошибками приходилось тратить день. это не говоря о возможности оформления договоров и др. форм по шаблону. Готов оплатить лицензию.

Игорь (администратор сайта), 12 Авг 2018 - 19:10.#2

Здравствуйте, Дмитрий.
Да, можно.
При использовании шаблона Excel, на вкладке Дополнительно в настройках можно включить опцию объединения всех созданных файлов Excel в один сводный файл Excel (из нескольких листов файл получится, каждый лист - по отдельной строке исходной таблицы)

DMITRII, 12 Авг 2018 - 18:20.#3

Добрый день. Уточните, может ли надстройка при формировании файлов по шаблону из таблицы Excel с множеством строк формировать не много файлов (опция записи в PDF), а один многостраничный файл по числу строк исходной таблицы.

Алексей, 10 Авг 2018 - 07:26.#4

А почему неактивен режим заполнения вертикальной таблицы? Он еще в разработке?

Игорь (администратор сайта), 1 Авг 2018 - 14:31.#5

Здравствуйте, Антон.
Вообще, макрос должен сохраняться, если создаваемый файл получает расширение .docm
Надеюсь, вы не убирали расширение файла {%ext%} из маски имени файла:
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/FilenameMask

anton-diz, 1 Авг 2018 - 13:03.#6

Подскажите как можно сохранить макрос содержащийся в файле-шаблоне.docm то есть после заполнения данными настойкой в созданных файлах на основе шаблона макросов нет (((

Константин, 23 Июл 2018 - 15:04.#7

Игорь, отправил на почту order@excelvba.ru.

Игорь (администратор сайта), 20 Июл 2018 - 17:19.#8

Константин, отправьте файлы (шаблон, и таблицу с исходными данными) мне на почту, я проверю

Константин, 20 Июл 2018 - 16:47.#9

Игорь, на вкладке "Дополнительно" галочкой отметил поле "Подставлять значения в текстовые поля защищенных от изменения шаблонов Word". В разрешенные для редактирования поля вносил как обычно {ИМЯ КОЛОНКИ}. Сегодня ещё один раз проверил, не получается.

Игорь (администратор сайта), 19 Июл 2018 - 14:44.#10

Константин, в настройках на вкладке Дополнительно есть соответствующая галочка
Вы её включили?

Константин, 18 Июл 2018 - 19:47.#11

Добрый день!
Скачал trial-версию, не получается вставить значения в файл Word с защитой от редактирования (защита без пароля стандартными средствами Windows, только часть нужных текстовых полей можно редактировать). В описании программы написано, что она позволяет это делать, но инструкции я не нашел. Для обычного шаблона всё работает. Как вставить в защищенный файл?
Заранее спасибо за ответ!

Игорь (администратор сайта), 14 Июл 2018 - 21:05.#12

Здравствуйте, Светлана
Скачиваете вы правильно, проблема в другом
Либо антивирус повреждает файл при скачивании, либо у вас не Microsoft Excel (а какая-то другая программа)

Светлана, 14 Июл 2018 - 19:24.#13

Добрый вечер! прошу прощения за глупый вопрос. я не вижу как скачать эту программу. Есть справа

Скачать бесплатно

TRIAL версию

версия 3.2.0 от 10.06.2018

Скачивается перевод и всё. Что мне сделать?

Игорь (администратор сайта), 14 Июл 2018 - 13:29.#14

Здравствуйте, Сергей
Да, можно, двумя способами:
1) используя режим подстановки в один шаблон из нескольких строк
2) копированием диапазона ячеек напрямую в шаблон Word

сергей, 14 Июл 2018 - 13:21.#15

Не могу понять, можно ли заставить вашу программа копировать определенный столбец с текстом из екселя, создавать файл ворд с определенным именем, вставка скопированного тексте из столбца екселя в ворд

Игорь (администратор сайта), 5 Июл 2018 - 13:52.#16

Да, можно. Читайте инструкцию:
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/FilenameMask

Гость, 5 Июл 2018 - 13:32.#17

Игорь, благодарю, все получилось! Только появился еще один вопрос: можно ли что бы каждый созданный файл сохранялся в отдельной папке (т.е. в папке "Документы" создавались папки с таким же названием, что и создаваемые файлы)?

Игорь (администратор сайта), 2 Июл 2018 - 16:32.#18

Можно, если сменить у шаблона расширение на txt или xml
Если это единственный шаблон (нет шаблонов Excel или Word формата), то можно настроить, чтобы создаваемые файлы получали расширением .html вместо расширения шаблона

Гость, 2 Июл 2018 - 16:27.#19

Добрый день! А можно ли в качестве шаблона иметь файл с расширением .html? И если да, то как это сделать. Буду очень благодарна за помощь.

Гость, 27 Июн 2018 - 16:30.#20

Разумеется, я попробовал ваш совет. Всё также. Пример есть, но тут прикрепить, вроде нельзя…
Даю ссылку на архив с 3мя скринами (таблица, шаблон, итог). https://dropmefiles.com/amWEV

Игорь (администратор сайта), 27 Июн 2018 - 15:33.#21

Я вам только что написал, как сделать так, чтобы строки размножались не все по 5, а по столько, сколько нужно. И макрос не нужен будет.

Гость, 27 Июн 2018 - 15:19.#22

А если шаблон в Excel и в нём несколько размножаемых MultiRow-строк, то каждая множится столько раз сколько МАКСИМАЛЬНО строк из всех них. То есть, если у меня три MultiRow-строки в шаблоне, а в источнике для первой - 3 строки данных, для второй - 4, а для третьей - 5, то добавлено будет везде 5 строк, просто те, что без данных будут пустыми. Вот я о чём. Приходится, создавать модуль с макросом FillDone, в котором прописывать удаление пустых строк в нужных местах… Это очень неудобно, конечно.
Кстати, про макрос в инструкции тоже не сказано (хотя, возможно, я невнимательно и/или не всё изучил) — узнал в комментариях.

Игорь (администратор сайта), 27 Июн 2018 - 14:47.#23

Не понял, про какую систему распознавания речь. Но ничего подобного делать не планировал пока.

Когда для нескольких MultiRow-строк разное количество данных, — тут есть возможность для каждой метки задать номер столбца, по которому определяется количество размножаемых строк.
Функция Multirow может создавать в шаблоне Word столько строк, сколько непустых значений присутствует в заданном столбце
(для этого используем закладки с именами вида Multirow_col5 или Multirow2_colQ, где 5 и Q - номера столбцов исходной таблицы)

Гость, 27 Июн 2018 - 13:50.#24

Спасибо за быстрый ответ — работает (я пробовал наоборот — в таблице апострофы вставлять и не вышло).

Не планируете интегрировать в надстройку систему распознавания по формату ячейки источника и/или шаблона?
У меня ещё была проблема, когда для нескольких MultiRow-строк разное количество данных (решил макросом). Готов потетстить)))

Игорь (администратор сайта), 27 Июн 2018 - 13:39.#25

Здравствуйте
В ячейку шаблона добавьте апостроф ' перед кодом поля, чтобы в ячейке получилось '{НазваниеСтолбца}
Тогда нули исчезать не будут
PS: на почту от вас ничего не приходило

Гость, 27 Июн 2018 - 13:03.#26

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста… Писал на почту ещё в пятницу. Ответа пока не получил.
В таблице-исходнике есть артикулы с ведущими нулями (типа "00025"). При вставке их в шаблон, нули отсекаются.
Формат ячеек и в таблице, и в шаблоне — текстовый. Как исправить некорректную вставку?

Игорь (администратор сайта), 14 Июн 2018 - 00:57.#27

Последняя версия программы используется?
Может, вы включили опцию вставки в надписи и колонтитулы?
(эта опция заметно замедляет процесс вставки)

Скиньте мне файлы на почты (шаблон и исходный файл Excel), проверю

Гость, 14 Июн 2018 - 00:34.#28

Доброго времени, из-за чего может формироваться один документ аж 2 минуты?
Использую исключительно вставку {=ячейка}. Шаблон DOC или DOCX, два листа в файле, используется примерно 100 вставок в файл.

Игорь (администратор сайта), 7 Июн 2018 - 14:33.#29

Я вам дважды отвечал на почту.
Проверьте папку СПАМ.

Гость, 7 Июн 2018 - 14:14.#30

Добрый день,
мы обновили компьютер и не можем вписать программу
я Вам написалa. Но до сих пор нет ответа от Вас.

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
  ____    _____   ____   __        __               ___  
 | ___|  | ____| | __ )  \ \      / /  _ __ ___    / _ \ 
 |___ \  |  _|   |  _ \   \ \ /\ / /  | '_ ` _ \  | (_) |
  ___) | | |___  | |_) |   \ V  V /   | | | | | |  \__, |
 |____/  |_____| |____/     \_/\_/    |_| |_| |_|    /_/
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.