Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Я вам только что написал, как сделать так, чтобы строки размножались не все по 5, а по столько, сколько нужно. И макрос не нужен будет.

А если шаблон в Excel и в нём несколько размножаемых MultiRow-строк, то каждая множится столько раз сколько МАКСИМАЛЬНО строк из всех них. То есть, если у меня три MultiRow-строки в шаблоне, а в источнике для первой - 3 строки данных, для второй - 4, а для третьей - 5, то добавлено будет везде 5 строк, просто те, что без данных будут пустыми. Вот я о чём. Приходится, создавать модуль с макросом FillDone, в котором прописывать удаление пустых строк в нужных местах… Это очень неудобно, конечно.
Кстати, про макрос в инструкции тоже не сказано (хотя, возможно, я невнимательно и/или не всё изучил) — узнал в комментариях.

Не понял, про какую систему распознавания речь. Но ничего подобного делать не планировал пока.

Когда для нескольких MultiRow-строк разное количество данных, — тут есть возможность для каждой метки задать номер столбца, по которому определяется количество размножаемых строк.
Функция Multirow может создавать в шаблоне Word столько строк, сколько непустых значений присутствует в заданном столбце
(для этого используем закладки с именами вида Multirow_col5 или Multirow2_colQ, где 5 и Q - номера столбцов исходной таблицы)

Спасибо за быстрый ответ — работает (я пробовал наоборот — в таблице апострофы вставлять и не вышло).

Не планируете интегрировать в надстройку систему распознавания по формату ячейки источника и/или шаблона?
У меня ещё была проблема, когда для нескольких MultiRow-строк разное количество данных (решил макросом). Готов потетстить)))

Здравствуйте
В ячейку шаблона добавьте апостроф ' перед кодом поля, чтобы в ячейке получилось '{НазваниеСтолбца}
Тогда нули исчезать не будут
PS: на почту от вас ничего не приходило

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста… Писал на почту ещё в пятницу. Ответа пока не получил.
В таблице-исходнике есть артикулы с ведущими нулями (типа "00025"). При вставке их в шаблон, нули отсекаются.
Формат ячеек и в таблице, и в шаблоне — текстовый. Как исправить некорректную вставку?

Последняя версия программы используется?
Может, вы включили опцию вставки в надписи и колонтитулы?
(эта опция заметно замедляет процесс вставки)

Скиньте мне файлы на почты (шаблон и исходный файл Excel), проверю

Доброго времени, из-за чего может формироваться один документ аж 2 минуты?
Использую исключительно вставку {=ячейка}. Шаблон DOC или DOCX, два листа в файле, используется примерно 100 вставок в файл.

Я вам дважды отвечал на почту.
Проверьте папку СПАМ.

Добрый день,
мы обновили компьютер и не можем вписать программу
я Вам написалa. Но до сих пор нет ответа от Вас.

Уведомление с сайта вам было выслано через несколько минут после оплаты
Проверьте папку СПАМ

Добрый день.
В понедельник я Вам оплатил за одну лицензию на Яндекс. Приложил скриншот. Но до сих пор нет ответа от Вас. Прошу разобраться.

Добавьте мою программу в исключения антивируса
http://excelvba.ru/faq/virus

Антивирус ругается на троян Spursint.F!cl в обновленной версии... Грусть-печаль.

Смотрите третью вкладку настроек
Там есть параметр, отвечающий за то, какие строки считать заполненными
Поменяйте номер столбца с обязательными данными, и всё заработает

Добрый день.
Подскажите пожалуйста. В данный момент тестирую Вашу надстройку FillDocuments и возник такой вопрос. Установил галочку Формировать документы по всем заполненным строкам таблицы, но формируется только одна первая строка. Подскажите пожалуйста, это так задумано для демо-версии или я что то делаю не так?

Какие версии excel поддерживает ваша программа? Такой важной информации нет на вашем сайте. Или ее очень хорошо спрятали.

Игорь, отвечать на мой комментарий не нужно, я нашла ответ в разделе вопросы-ответы, все переустановилось ексель не виснет, пробую работать. Спасибо за четкие рекомендации!

Здравствуйте, Александра
Да, это поможет. Точно поможет.
Причина зависания, и способ решения проблемы, описаны здесь:
http://excelvba.ru/faq/freezing

Здравствуйте, я лет 5 назад установила Вашу программу, хорошо пользовалась, а сейчас - у меня после ее запуска начинает зависать Эксель. Самое интересное, что в течение нескольких лет он работал себе и работал. Пользуюсь правда не часто, но ни новых программ, на анти вируса не устанавливала. Сейчас читаю комменты и вижу, что программу можно обновить, я никогда этого не делала, может это мне поможет. подскажите, как это сделать?

Здравствуйте, Наталья
Что-то не так с шаблоном, скорее всего. Например, он защищён от изменения, или повреждён.
Попробуйте скопировать содержимое целиком из старого шаблона в новый документ Word

Здравствуйте, при формировании документа в окне выполнения появляется надпись "Ошибка 0 при подстановке данных в поле....", надпись выходит для каждого поля таблицы, процесс выполнения завершается, но итоговый файл не создается. Программа обновлена.

Здравствуйте
Причина зависания, и способ решения проблемы, описаны здесь:
http://excelvba.ru/faq/freezing
Надо просто обновить программу до новой версии, и проблема с зависанием исчезнет

Приношу свои извинения за доставленные неудобства

ЗДравствуйте! На обоих компьютерах где установленна надстройка, Excel зависает, берет много оперативной памяти, грузит процессор. При отключении надстройки программа работает нормально. При включении надстройки обратно, все повторяется. В чем прична, как ее побороть?

Там не только обновления с сайта, там ещё и активация с сайтом моим взаимодействует.
Потому, не могу убрать это всё.
Да и мало какие антивирусы ругаются (я пишу разработчикам антивирусов, они убирают ложные сработки. Но спустя время они меняют что-то в своих антивирусах, и всё начинается заново)

Таки это не так просто, целая история, корпоративная политика и т.д.
Может Вам просто рассмотреть вариант надстройки без автообновления - я так понимаю - именно это пугает антивирусы.
Может быть отдельно предлагать тем у кого проблемы.
Я смотрю тут много народу страдает уже от этого.

Ну так добавьте в исключения антивируса

При этом, что странно - надстройку Lookup.xla не трогает

у меня эта галочка и не стояла.
Сейчас антивирус просто удалил надстройку filldocuments.xla
Пытаюсь восстановить - он опять

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
                 ____    _  _             ____  
_ __ __ __ | _ \ | || | _ __ |___ \
| '_ \ \ \/ / | |_) | | || |_ | '_ \ __) |
| | | | > < | __/ |__ _| | |_) | / __/
|_| |_| /_/\_\ |_| |_| | .__/ |_____|
|_|
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.