Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Моя программа (надстройка) с вашей таблицей никак не связана.
Потому, работаете вы с таблицей в одиночку, или несколько пользователей меняют там что-то, для моей программы значения не имеет.

здравствуйте Игорь! Нам необходимо вести одни реестр данных. Скажите возможно ли в одной таблице Excel работать одновременно нескольким пользователям? Не будет ли каждый раз создаваться новая копия?

Алексей, файл надстройки не просит обновить связи. Просит ваша таблица Эксель с исходными данными и с формулами.
А надстройку, в этом случае, на всех компах желательно расположить в корне диска С, тогда файл будет молча обновлять связи на всех компах.

Здравствуйте,

Если над файлом excel с формулами filldocuments нужно работать с нескольких компов, то куда лучше разместить файл надстройки, чтобы он каждый раз не просил обновить связи?

Здравствуйте, Елена
Настройки программы не сохраняются, - заблокирована запись в реестр Windows
Почему - не знаю, но проблема решаема.
Напишите мне в скайп

Добрый день!

Windows 7, Office 2010.

Порядок действий:
1) Открываю любой excel файл;
2) Автоматически включается надстройка;
3) Надстройка всегда включается на английском языке, каждый раз приходится менять вручную на русский язык;
4) Импортирую в надстройку настройки;
5) Настройки импортируются без проблем, но экспортировать настройки я не могу. Выдает сообщение "Настройки программы FillDocuments еще ни разу не были сохранены. Сначала сохнаните настройки программы, а затем уже экспортируйтеих в файл", не смотря на то, что я нажимаю "Сохранить настройки" после их изменения;
6) Закрываю любой excel файл;
7) Открываю любой excel файл и настройка снова на английском языке и абсолютно "голая" - без импортированных в нее последних настроек.

Подскажите, пожалуйста:
1) Почему настройка всегда открывается на английском?
2) Почему она всегда "голая"?
3) Почему не экспортируются настройки?

Заранее спасибо!

Здравствуйье, у нас не скачивается пробная версия

Здравствуйте
Да, можно
Сделаю в одной из следующих версий.
А чтобы текст не сползал при вставке, нужно правильно отформатировать шаблон (или предусмотреть запас для вставляемого текста)

Здравствуйте, а возможно добавить настройку, в раздел например "выбор шаблона", - "открыть созданный документ". Сразу выводить на печать не очень удобно, т.к. бывает разный объем данных в шаблон вносится и текст уезжает.

Работают. Как и в любой другой версии Эксель

Здравствуйте, Ваши надстройки не работают в Excel 2016?

Здравствуйте можете сделать пример или инструкцию на последний 2 обновлений 3.23-3.22 что то не смог сделать

Да, это возможно
Разберитесь в терминологии (что такое почтовая программа, для чего она нужна), и всё получится

Добрый день. Для меня важно, чтобы я потом смогла массово разослать готовые файлы по обычной email почте, благодаря этой программе это возможно? Что такое почтовая программа TheBAT!?

Всё нашла в инструкциях! Спасибо!

Игорь доброго времени суток! Прошу простить за наверное глупый вопрос. Я посмотрела инструкцию, но Вашим методом создавать поля для вставки, почему то не получается. Попробовала в "шаблоне" в "полях" просто вставлять от руки: фигурные скобки и в них копировать наименование нужного столбца. Не работает :( Подскажите как выйти из положения.

Спасибо большое! Всё получилось.

Когда вы скачиваете файл, во всплывающем окне появляется подсказка со ссылкой на инструкцию, почему может не запускаться программа. Просто прочитайте про возможные 4 причины, почему может не запускаться..

Подскажите, а если при открытии файла FillDocuments пробная версия инструкция как у вас в ролике не выскакивает и в Excel закладка "надстройки" не появилась... что делать?

Здравствуйте, Алексей
Такая возможность в программе не предусмотрена.
Сделать теоретически можно, но сложно (доработка будет стоить дорого, от 2000 руб)

Добрый день Игорь!
Можно ли настроить отправку писем по расписанию (через OutLook), имея в строке поле время отправки?

Докладываю: чтой-то у меня всё само "ускорилось"! Честное слово, ничего не делал. Вот только вчера попробовал из другого файла в другой шаблон выгонять. Всё оченно быстро выгонялось. Думаю, дай-ка сегодня проверю. Аналогично!
Сейчас некогда проверить тот "тормознутый" файл с его шаблонами. Попозже отпишусь о результатах проверки, после самой проверки. Ежели всё будет нормуль, то вообще не понимаю, из-за чего у меня такие тормоза были... Может айтишники наши чего мудрили?

Не устаю благодарить Вас за эту надстройку! СПАСИБО!!!

"Должно за несколько секунд заполнять файл."
Раньше так и было: таблица с более чем двумястами столбцов и восемью тысячами строк выгонялась в файлы по шаблону, в котором было около 30-50 полей в многострочном варианте да ещё и с выборкой данных, группировкой и сортировкой часа за полтора-максимум два. А теперь... Что-то где-то у меня "испортилось" :(.

Столбцов-то всего 35, из которых только 11 "рабочих", то есть идут в шаблон, а остальные нужны просто для работы самого файла. Переместил "рабочие" столбцы в начало таблицы. Но эффекта от этого мало. Со скайпом проблемы: на работе его, естественно, нет, а дома... Давно надстройку не запускал, успеваю всю работу на работе работать.
Если просто с телефона-планшета скайп будет, то можно? Файлы показать в скайпе не смогу :(.

Yurbas, скорость зависит от многих факторов.
Например, от количества столбцов в исходной таблице (когда 20 столбцов - то быстро, когда 2000 - то медленно)
От настроек программы тоже зависит, да и много от чего
Должно за несколько секунд заполнять файл.
Если сами не разберетесь, пишите в скайп, попробую помочь

Что-то у меня надстройка стала усиленно тормозить :-(. Думал, что какие-то косяки у меня в системе. Удалил надстройку полностью, установил новую свежую версию. Из-за этого пришлось "пожертвовать" одной регистрацией (комп заблокирован на доступ из EXCELя к любому сайту — "политика компании и админов, чтоб им пусто было :-)).
Первый день заработало пошустрее, а сейчас вот опять тормоза сильнейшие: выгрузка 6 (шести) строк из EXCELя в шаблон, содержащий около десятка полей занимает по предварительным подсчётам самой надстройки 0:33:25. Это же ужас!

Что делать? Куда копать?

Здравствуйте, Антон
Моя надстройка не производит никаких замен символов.
Берётся отображаемый текст ячейки, и вставляется в шаблон через Поиск и замену.
Попробуйте выполнить аналогичную операцию вручную, и посмотрите, появятся ли неразрывные пробелы в Word
(не просто ячейку скопируйте в Word, а вставьте скопированную ячейку в Поиск и замену Word, в поле На что заменять, и выполните какую-нибудь замену)

при создании из excel > word исчезают неразрывные пробелы хотя в таблице неразрывные пробелы есть! (проставлено формулой =СЖПРОБЕЛЫ(ПОДСТАВИТЬ(A1;СИМВОЛ(32);СИМВОЛ(160)))
подскажите что можно сделать ???

Мария, ну так отключите в настройках галочку «Использовать только те шаблоны, имена которых перечислены в столбце»
(третья вкладка настроек — «Исходная таблица»)
И впредь не ставьте в настройках лишние галочки.

Добрый день, купила вашу программу но при выводе данных пишет
ПРИМЕНЁН ФИЛЬТР ПО ШАБЛОНАМ: используется 0 из 1

Создание документов для строки 172 таблицы Excel
ПРИМЕНЁН ФИЛЬТР ПО ШАБЛОНАМ: используется 0 из 1

Результаты работы программы:
Использовано шаблонов: 1
Обработано записей в таблице Excel: 137
Создано файлов: 0

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
 __  __  ____    ____    _  __  _                 
\ \/ / | _ \ / ___| | |/ / | | _ __ ___
\ / | |_) | \___ \ | ' / | | | '_ ` _ \
/ \ | _ < ___) | | . \ | |___ | | | | | |
/_/\_\ |_| \_\ |____/ |_|\_\ |_____| |_| |_| |_|
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.