Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

"Должно за несколько секунд заполнять файл."
Раньше так и было: таблица с более чем двумястами столбцов и восемью тысячами строк выгонялась в файлы по шаблону, в котором было около 30-50 полей в многострочном варианте да ещё и с выборкой данных, группировкой и сортировкой часа за полтора-максимум два. А теперь... Что-то где-то у меня "испортилось" :(.

Столбцов-то всего 35, из которых только 11 "рабочих", то есть идут в шаблон, а остальные нужны просто для работы самого файла. Переместил "рабочие" столбцы в начало таблицы. Но эффекта от этого мало. Со скайпом проблемы: на работе его, естественно, нет, а дома... Давно надстройку не запускал, успеваю всю работу на работе работать.
Если просто с телефона-планшета скайп будет, то можно? Файлы показать в скайпе не смогу :(.

Yurbas, скорость зависит от многих факторов.
Например, от количества столбцов в исходной таблице (когда 20 столбцов - то быстро, когда 2000 - то медленно)
От настроек программы тоже зависит, да и много от чего
Должно за несколько секунд заполнять файл.
Если сами не разберетесь, пишите в скайп, попробую помочь

Что-то у меня надстройка стала усиленно тормозить :-(. Думал, что какие-то косяки у меня в системе. Удалил надстройку полностью, установил новую свежую версию. Из-за этого пришлось "пожертвовать" одной регистрацией (комп заблокирован на доступ из EXCELя к любому сайту — "политика компании и админов, чтоб им пусто было :-)).
Первый день заработало пошустрее, а сейчас вот опять тормоза сильнейшие: выгрузка 6 (шести) строк из EXCELя в шаблон, содержащий около десятка полей занимает по предварительным подсчётам самой надстройки 0:33:25. Это же ужас!

Что делать? Куда копать?

Здравствуйте, Антон
Моя надстройка не производит никаких замен символов.
Берётся отображаемый текст ячейки, и вставляется в шаблон через Поиск и замену.
Попробуйте выполнить аналогичную операцию вручную, и посмотрите, появятся ли неразрывные пробелы в Word
(не просто ячейку скопируйте в Word, а вставьте скопированную ячейку в Поиск и замену Word, в поле На что заменять, и выполните какую-нибудь замену)

при создании из excel > word исчезают неразрывные пробелы хотя в таблице неразрывные пробелы есть! (проставлено формулой =СЖПРОБЕЛЫ(ПОДСТАВИТЬ(A1;СИМВОЛ(32);СИМВОЛ(160)))
подскажите что можно сделать ???

Мария, ну так отключите в настройках галочку «Использовать только те шаблоны, имена которых перечислены в столбце»
(третья вкладка настроек — «Исходная таблица»)
И впредь не ставьте в настройках лишние галочки.

Добрый день, купила вашу программу но при выводе данных пишет
ПРИМЕНЁН ФИЛЬТР ПО ШАБЛОНАМ: используется 0 из 1

Создание документов для строки 172 таблицы Excel
ПРИМЕНЁН ФИЛЬТР ПО ШАБЛОНАМ: используется 0 из 1

Результаты работы программы:
Использовано шаблонов: 1
Обработано записей в таблице Excel: 137
Создано файлов: 0

Игорь, есть возможность добавить в таблицу ексель ссылку на пдф файл? И выводить в печать сразу в пдф.

Спасибо Игорь,
но не совсем так, нужно создать диаграммы в Excel, а вставить потом в Word, т.к. там готовится отчет по объектам.
Я пока вот сидел читал про Ваши продукты и думаю, возможно ли как ВЫ говорите создать их в Excel (с помощью FillDocuments), потом сохранить как картинки (с помощью PastePictures) и вставить в Word (с помощью FillDocuments)? Или это очень сложно получится?

Здравствуйте, Геннадий.
Да, можно, если в результате надо получить 100 файлов Excel
(т.е. если будет использоваться шаблон Excel, а не Word)
Готовите шаблон с диаграммой, и после подстановки данных в шаблоны, диаграммы автоматически обновятся.

Добрый день! Скажите пожалуйста, возможно ли с помощью какого-то из Ваших продуктов создать простые одинаковые диаграммы для 100 различных объектов из одной главной таблицы? Т.е. одна строка = один объект = одна диаграмма, которая строится по 5 столбцам из этой строки. И вставить в Word документ(отчет)?
Спасибо

Справа сверху есть кнопка СКАЧАТЬ

Добрый день, не видна ссылка для скачивания файла. можете в ответе продублировать или на почту.
Спасибо.

Здравствуйте, Татьяна.
Причина зависания, и способ решения проблемы, описаны здесь:
https://excelvba.ru/faq/freezing
Надо просто обновить программу до новой версии, и проблема с зависанием исчезнет

Добрый день, подскажите пожалуйста почему при запуске программы, эксель зависает. Пробовала сначала запускать файл программы, и пробовала сначала таблицу, все равно висит (не отвечает). Раньше все работало замечательно.

Здравствуйте, Максим
На всех компах перенесите надстройку FillDocuments (вместе с папками Шаблоны и Документы, при закрытом Excel, предварительно отключив автозапуск в О программе - Опции) в корень диска C: (чтобы на всех компах путь до надстройки был одинаковый)
И проблема исчезнет (один раз только надо будет поиском и заменой убрать ссылку из формулы)

Добрый день Игорь!проблема в следующем. книга Excel в облаке, работаю с ней из разных мест (везде стоит ваша надстройка). настроил функцию с падежами, при открытии файла на другом компьютере функция слетает (#ИМЯ?) (в строке функций обращается к файлу на другом компьютере (='https://d.docs.live.net/Users/max_d/Desktop/FillDocuments.xla'!Винительный(C5)). возвращаясь на первый компьютер ситуация такая же!!! как исправить????? спасибо

Не видя файлов (что есть изначально, что должно получиться), ничего сказать не смогу
Высылайте на почту исходный файл, шаблон, и пример результата, - может что придумаем

Spasibo za otvet Igor, seychas net vozmozhnosti, mozhet vecherom.
A ne podskazhite udibniy drugiy rabotayushiy metod s vashey programmoy? Prostimi slovami budet maket grafiki uzhe v Word i nado vastvlyat cifry, no oni dolzhni bit flexible, t.e. ih nuzhno imet vozmozhnost dvigat i izmenyat razmer, cvet. Mne pokazalos chto Text Box samiy udobniy, no esli ne rabotaet i vi vidite druguyu vozmozhnost bilo bi zdorovo! Ya bi togda kupil programmy. sps

Вставка значений в элементы управления типа TextBox не предусмотрена.
Я не проверял, но не думаю что сработает. Проверьте, вдруг получится.

SKazhite pozhalujsta, mne nado zapolnit dannye iz Excel v Word, no v Vorde podgotovlen shablon infografiki i nado tolko cifri vstavit v opredelennie mesta. Ves tekst budet vsatvlyatsya kak cherez "TEXT box" v Word. Tak ono budet rabotat? sps

Михаил, поищите ответ в комментах к статье (я ранее вроде отвечал на такой вопрос)

Добрый день. Надстройка очень полезная, особенно функция Multiraw. Удалось настроить всё, что мне требуется. Подскажите, как можно настроить автоматический запуск из vbs файла, который нужно обработать и последующий запуск этой надстройки?
Спасибо заранее.

Эндрю, программа заполняет шаблон формата Word / Excel, и уже после заполнения переводит результат в PDF формат
Заполнить шаблон PDF моя надстройка не может (да это и не нужно)

здравствуйте, в хелпе сказано: подготовить письма, уведомления, грамоты в формате PDF
если в файле PDF есть поля, надстройка может их запонить с файла экселя?

Скорее всего, проблема вызвана антивирусом (файл надстройки повреждён)
Инструкция, как решить эту проблему:
https://excelvba.ru/faq/antivirus

после того как надстройка перестала работать (несколько месяцев не использовала, а тут понадобилось и ничего не могу понять что не так), появилось вот это сообщение
microsoft visual basic for applications can load or unload this object

я уже удалила все надстройки, переустановила офис, но ничего не поменялось, все время эта ошибка

При какой установке? Какой объект не найден?
Что написано в сообщении об ошибке?

Если это сообщение, что файл FillDocuments.xla не найден, то:
Надо скачать и запустить надстройку, чтобы появилась панель инструментов
Потом нажать О ПРОГРАММЕ - ОПЦИИ, и поставить и снять галочку «Запускать автоматически»
Тогда из папки автозагрузки Excel исчезнет ярлык, ссылающийся на отсутствующий файл надстройки, и ошибка перестанет появляться

Доброго времени суток, как переустановить? Все время выдает ошибку при повторной установке, что объект не найден, хотя все файлы удалила

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
  _   _          ____   ____            _     
| | | | ___ / ___| / ___| _ __ | |
| | | | / __| | | \___ \ | '_ \ | |
| |_| | \__ \ | |___ ___) | | |_) | | |___
\___/ |___/ \____| |____/ | .__/ |_____|
|_|
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.