Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Такая возможность есть только для шаблонов эксель (опция на вкладке Дополнительно)

Игорь, здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как настроить программу, чтобы все сделанные документы по шаблону сохранялись в один файл, а не в разные.Заранее спасибо за ответ

Юрий, ответ есть здесь:
https://excelvba.ru/faq/system_requirements

Игорь, здравствуйте! Очень хочу вашу надстройка, но у меня MacBook и на нем не запускается надстройка. При запуске выводятся пустые диалоговые окна с неизвестными ошибками. Версия MacOS 10.15.3 версия MS Office for Mac 16.43.

Нет там ни кеша, ни временных файлов.
В любом случае, после закрытия Excel память полностью очищается.
Напишите на почту или в скайп, в чем конкретно тормоза проявляются.

Так и подтормаживать и начало после 15000 документов. может какой кэш забивается? или временные файлы? посоветуйте где почистить

Антон, вряд ли замедление как-то связано с надстройкой FillDocuments. Память почти не расходуется при заполнении, да и объемы у вас небольшие (вот если бы десятки тысяч файлов формировали, тогда возможно и в этом проблема была бы)


Юрий, опция «вертикальная таблица» не реализована. Если в вертикальной таблице всего 1 столбец с данными, то эта опция и не нужна (в шаблоне можно прописать адреса конкретных ячеек, вместо названия полей). Как написать - рассказано в справке.

У нас этот файл используется регулярно для генерации файлов ежедневно (речь о 300 файлах в день). наблюдаем замедление работы. подозреваю что где то забивается память или временные файлы. посоветуйте где что почистить чтобы оптимизировать работу.

Спасибо за отличную программу. Но очень нужна настройка "вертикальная таблица", но она не активна. И в справки об этом нету. Возможно я что-то делаю не так? Спасибо.

Василий, что=то видимо не сделали из этой инструкции:
https://excelvba.ru/faq/addin_toolbar

Здравствуйте! Скачал пробную версию программы отключил все антивирусы дал разрешение сайту. Но при открытие не работают надстройки. Что я не так делаю.

Алексей, ложные сработки бывают раз в пару лет, даже с Касперским.
Написал им в поддержку, - они обычно быстро реагируют, через 1-3 дня внесут исправления в базы антивируса.
Пока же надо добавить тип файла .xla в исключения антивируса.

Добрый день,

При попытке обновления с версии 3.2.6 на версию 3.3.4 начал ругаться Касперский (KIS 20.0.14.1085, дата выпуска баз 02.11.2020), удаляет файл как неизлечимый, угроза: trojan-dropper.msoffice.sdrop.gen

На предыдущие версии Касперский никогда не ругался, 3.2.6 работает нормально. Хотелось бы узнать причину, т.к. у вас в описании все еще написано, что "Нормальные антивирусы, типа Касперского, никаких угроз в моих файлах не видят". Да и установить такую надстройку на корпоративный комп станет весьма затруднительно, т.к. нужно будет объяснить сисадмину, почему "нормальный" антивирус его не пропускает.

Да, верно.

Добрый день.
Я правильно понял, что формирование файлов в формате шаблона (word и excel) происходит если не ставить галочку в "формировать в формате .pdf "

Шобхоз, думаю да, можно. Попробуйте.

Здравствуйте. Скажите пожалуйста можно ли с помощью Вашей программы сделать Исковое письмо в Суд по должнику у которого по одному договору несколько задолженностей с указанием этих счёт фактур.

Наталья, программа рассчитана под одну строку заголовка, где названия столбцов отличаются.
Потому, в вашем случае, никак. Как вариант - можно скопировать всю таблицу в новый документ / лист, и там уже подправить заголовки.

Здравствуйте. Подскажите как быть если заголовок состоит из двух строк и во второй строке есть одинаковые названия столбцов (например Дата, Номер), значения которых разные. Исправить excel невозможно - защищенный документ.

Спасибо за вашу надстройку. Предложение в доработку: предусмотреть возможность с разных листов (книг) обращаться к разным папкам шаблонов и настраивать разные параметры исходной таблицы (строка заголовков, обязательно заполненное поле и пр.). Второе: изменить форматы даты, отображаемые при использовании служебных полей (ДД.ММ.ГГГГ вместо сегодняшнего ГГГГ-ММ-ДД). Еще раз спасибо.

Добрый день! Подскажите пожалуйста, как сделать так, чтоб при формировании документов из пустых ячеек в таблице Excel информация в PDF подтягивалась не в виде названия столбцов, которым принадлежат данные ячейки, а просто пустым пространством. Как при мастере слияния Excel + Word.

Армен, способ с табуляторами подойдет и для многострочных текстов (чтобы текст всегда занимал заданное количество строк, даже если текст совсем короткий)

Спасибо, но я про эти способы вёрстки знал. Они помогут если подставляемый текст не сильно отличается по длине и умещается в одной строке. А у меня проблема по высоте строк. Получается нужно в шаблоне сделать таблицу высотой ячейки в максимально длинный текст (в две строки, и настроить положение заголовка), но тогда, при подстановке короткого текста (в одну строку) получается пробел по высоте.
Нет ли замены переносов строк при подстановке текста на более чем одну строку? Или какого нибудь якоря на заголовок? Или почему формирование документов с кодом в надписях происходит в пять раз дольше, нельзя ли как нибудь обновить программу чтобы работало быстрее?

Здравствуйте, Армен.
Проблема решается правильной разметкой шаблона:
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/templates/underline

есть шаблон: шапка, заголовок, текст, при котором, заголовок и текст под ним должен начинаться допустим с 10 строки.
подставляемые данные есть и в шапке в том числе, и они разной длинны, из за этого после формирования документа заголовок стоит на 9 или 10 или 11 строке, в зависимости от длины подставленных выше заголовка данных.
каким вариантом можно выйти из положения, кроме как шапку оформить в надписи? (т.к. чересчур долго тогда происходит формирование документов)

Здравствуйте, Сергей.
Как создать шаблон — написано в справке по программе, и показано в видеоинструкции.
Здесь написано, что нужно для заказа: https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/order

Здравствуйте!
Как можно создать шаблон своих исходных данных?
Можете ли Вы оказать такую услугу?

Скажите, вертикальная таблица с данными возможна? В триал версии кнопка неактивна. У меня очень много редактируемых данных и если использовать горизонтальную таблицу, то не удобно, много прокручивать по горизонтали придется. Да и таблицу редактировать не хочется

Здравствуйте, Вячеслав.
Там был просто ПРИМЕР исходного файла Excel.
Можете использовать любой другой файл Excel (вам же всё равно нужно свои данные будет подставлять, а они у вас в каком-то виде же есть, - вот и используйте свой файл)
А если так нужен тот файл, что был в примере использования программы, — найдите его в списке недавно открытых файлов Excel.

Здравствуйте Игорь, можете дать ссылку на базу сотрудников что была в видео, просто после моего тестирования она исчезла и нигде её не найти, а на формирование с нуля новой базы займет много времени.

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
     _              _               ____    ____  
/ \ __ _ | | _ _ | _ \ | _ \
/ _ \ / _` | | | | | | | | |_) | | | | |
/ ___ \ | (_| | | |___ | |_| | | _ < | |_| |
/_/ \_\ \__,_| |_____| \__, | |_| \_\ |____/
|___/
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.