Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Здравствуйте, Ваши надстройки не работают в Excel 2016?

Здравствуйте можете сделать пример или инструкцию на последний 2 обновлений 3.23-3.22 что то не смог сделать

Да, это возможно
Разберитесь в терминологии (что такое почтовая программа, для чего она нужна), и всё получится

Добрый день. Для меня важно, чтобы я потом смогла массово разослать готовые файлы по обычной email почте, благодаря этой программе это возможно? Что такое почтовая программа TheBAT!?

Всё нашла в инструкциях! Спасибо!

Игорь доброго времени суток! Прошу простить за наверное глупый вопрос. Я посмотрела инструкцию, но Вашим методом создавать поля для вставки, почему то не получается. Попробовала в "шаблоне" в "полях" просто вставлять от руки: фигурные скобки и в них копировать наименование нужного столбца. Не работает :( Подскажите как выйти из положения.

Спасибо большое! Всё получилось.

Когда вы скачиваете файл, во всплывающем окне появляется подсказка со ссылкой на инструкцию, почему может не запускаться программа. Просто прочитайте про возможные 4 причины, почему может не запускаться..

Подскажите, а если при открытии файла FillDocuments пробная версия инструкция как у вас в ролике не выскакивает и в Excel закладка "надстройки" не появилась... что делать?

Здравствуйте, Алексей
Такая возможность в программе не предусмотрена.
Сделать теоретически можно, но сложно (доработка будет стоить дорого, от 2000 руб)

Добрый день Игорь!
Можно ли настроить отправку писем по расписанию (через OutLook), имея в строке поле время отправки?

Докладываю: чтой-то у меня всё само "ускорилось"! Честное слово, ничего не делал. Вот только вчера попробовал из другого файла в другой шаблон выгонять. Всё оченно быстро выгонялось. Думаю, дай-ка сегодня проверю. Аналогично!
Сейчас некогда проверить тот "тормознутый" файл с его шаблонами. Попозже отпишусь о результатах проверки, после самой проверки. Ежели всё будет нормуль, то вообще не понимаю, из-за чего у меня такие тормоза были... Может айтишники наши чего мудрили?

Не устаю благодарить Вас за эту надстройку! СПАСИБО!!!

"Должно за несколько секунд заполнять файл."
Раньше так и было: таблица с более чем двумястами столбцов и восемью тысячами строк выгонялась в файлы по шаблону, в котором было около 30-50 полей в многострочном варианте да ещё и с выборкой данных, группировкой и сортировкой часа за полтора-максимум два. А теперь... Что-то где-то у меня "испортилось" :(.

Столбцов-то всего 35, из которых только 11 "рабочих", то есть идут в шаблон, а остальные нужны просто для работы самого файла. Переместил "рабочие" столбцы в начало таблицы. Но эффекта от этого мало. Со скайпом проблемы: на работе его, естественно, нет, а дома... Давно надстройку не запускал, успеваю всю работу на работе работать.
Если просто с телефона-планшета скайп будет, то можно? Файлы показать в скайпе не смогу :(.

Yurbas, скорость зависит от многих факторов.
Например, от количества столбцов в исходной таблице (когда 20 столбцов - то быстро, когда 2000 - то медленно)
От настроек программы тоже зависит, да и много от чего
Должно за несколько секунд заполнять файл.
Если сами не разберетесь, пишите в скайп, попробую помочь

Что-то у меня надстройка стала усиленно тормозить :-(. Думал, что какие-то косяки у меня в системе. Удалил надстройку полностью, установил новую свежую версию. Из-за этого пришлось "пожертвовать" одной регистрацией (комп заблокирован на доступ из EXCELя к любому сайту — "политика компании и админов, чтоб им пусто было :-)).
Первый день заработало пошустрее, а сейчас вот опять тормоза сильнейшие: выгрузка 6 (шести) строк из EXCELя в шаблон, содержащий около десятка полей занимает по предварительным подсчётам самой надстройки 0:33:25. Это же ужас!

Что делать? Куда копать?

Здравствуйте, Антон
Моя надстройка не производит никаких замен символов.
Берётся отображаемый текст ячейки, и вставляется в шаблон через Поиск и замену.
Попробуйте выполнить аналогичную операцию вручную, и посмотрите, появятся ли неразрывные пробелы в Word
(не просто ячейку скопируйте в Word, а вставьте скопированную ячейку в Поиск и замену Word, в поле На что заменять, и выполните какую-нибудь замену)

при создании из excel > word исчезают неразрывные пробелы хотя в таблице неразрывные пробелы есть! (проставлено формулой =СЖПРОБЕЛЫ(ПОДСТАВИТЬ(A1;СИМВОЛ(32);СИМВОЛ(160)))
подскажите что можно сделать ???

Мария, ну так отключите в настройках галочку «Использовать только те шаблоны, имена которых перечислены в столбце»
(третья вкладка настроек — «Исходная таблица»)
И впредь не ставьте в настройках лишние галочки.

Добрый день, купила вашу программу но при выводе данных пишет
ПРИМЕНЁН ФИЛЬТР ПО ШАБЛОНАМ: используется 0 из 1

Создание документов для строки 172 таблицы Excel
ПРИМЕНЁН ФИЛЬТР ПО ШАБЛОНАМ: используется 0 из 1

Результаты работы программы:
Использовано шаблонов: 1
Обработано записей в таблице Excel: 137
Создано файлов: 0

Игорь, есть возможность добавить в таблицу ексель ссылку на пдф файл? И выводить в печать сразу в пдф.

Спасибо Игорь,
но не совсем так, нужно создать диаграммы в Excel, а вставить потом в Word, т.к. там готовится отчет по объектам.
Я пока вот сидел читал про Ваши продукты и думаю, возможно ли как ВЫ говорите создать их в Excel (с помощью FillDocuments), потом сохранить как картинки (с помощью PastePictures) и вставить в Word (с помощью FillDocuments)? Или это очень сложно получится?

Здравствуйте, Геннадий.
Да, можно, если в результате надо получить 100 файлов Excel
(т.е. если будет использоваться шаблон Excel, а не Word)
Готовите шаблон с диаграммой, и после подстановки данных в шаблоны, диаграммы автоматически обновятся.

Добрый день! Скажите пожалуйста, возможно ли с помощью какого-то из Ваших продуктов создать простые одинаковые диаграммы для 100 различных объектов из одной главной таблицы? Т.е. одна строка = один объект = одна диаграмма, которая строится по 5 столбцам из этой строки. И вставить в Word документ(отчет)?
Спасибо

Справа сверху есть кнопка СКАЧАТЬ

Добрый день, не видна ссылка для скачивания файла. можете в ответе продублировать или на почту.
Спасибо.

Здравствуйте, Татьяна.
Причина зависания, и способ решения проблемы, описаны здесь:
https://excelvba.ru/faq/freezing
Надо просто обновить программу до новой версии, и проблема с зависанием исчезнет

Добрый день, подскажите пожалуйста почему при запуске программы, эксель зависает. Пробовала сначала запускать файл программы, и пробовала сначала таблицу, все равно висит (не отвечает). Раньше все работало замечательно.

Здравствуйте, Максим
На всех компах перенесите надстройку FillDocuments (вместе с папками Шаблоны и Документы, при закрытом Excel, предварительно отключив автозапуск в О программе - Опции) в корень диска C: (чтобы на всех компах путь до надстройки был одинаковый)
И проблема исчезнет (один раз только надо будет поиском и заменой убрать ссылку из формулы)

Добрый день Игорь!проблема в следующем. книга Excel в облаке, работаю с ней из разных мест (везде стоит ваша надстройка). настроил функцию с падежами, при открытии файла на другом компьютере функция слетает (#ИМЯ?) (в строке функций обращается к файлу на другом компьютере (='https://d.docs.live.net/Users/max_d/Desktop/FillDocuments.xla'!Винительный(C5)). возвращаясь на первый компьютер ситуация такая же!!! как исправить????? спасибо

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
  ____    _____   _  __  ____        _   _____ 
| _ \ |___ | | |/ / | _ \ __| | |___ |
| |_) | / / | ' / | |_) | / _` | / /
| __/ / / | . \ | __/ | (_| | / /
|_| /_/ |_|\_\ |_| \__,_| /_/
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.