Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Здравствуйте Игорь!
В связи с увеличением количества шаблонов до практически 300 шт. возникло предложение - организовать в меню выбора шаблонов - вкладки. В настоящее время есть конечно подпапки, но будет более удобно дополнительно тематически разделить списки документов, чем пролистывать один список. Как мне видится 1 уровень папок в основной "документы" отображать в виде "вкладок", подпапки в них оставить как есть в текущем выборе шаблона. По желанию настройку сделать включаемой и отключаемой.

Mykhailo, такой возможности в программе нет
Сделайте сводную таблицу на отдельном листе исходного файла Excel, и получите то что вы хотели.


Жандос, программа никаких не синхронизирует данные между компьютерами.
Но вы это можете сделать синхронизацию самостоятельно, через яндекс диск или подобное, - т.е. на каждом компе будет папка с программой и шаблонами, но средствами яндекс диска эти папки будут синхронизированы между всеми вашими компьютерами.

Хотел приобрести ваш продукт. посмотрел на другие и остановился на вашем в связи с тем что можно подготовить один вид документа на неколко конрагента или сотрудника.
У меня вопрос следующий:
1.Я хотел установить на домашний компютер и на компютер на работе. Подскажите там данные которые находятся в в домашнем компютере с данными которые находятся на компютере на работе.
2.Также подскажите можно ли установить на облачно хранилище типо яндекс диск или Дропбокс. будет ли работать.
3. Если куплю более 3 точек вовсех парограммах данные будут синхронизороваться ?

Игорь, добрый день.
Пользуюсь активно Вашей программой, спасибо, хороший продукт! Есть вопрос:
У Вас в режиме Multirow разделяет исходную таблицу Excel на блоки строк и каждому блоку строк формирует отдельный файл. заложена ли у Вас возможность формировать каждому блоку строк отдельную таблицу друг под другом? Например в вашем основном примере можно было бы на одной странице сверху вниз сгруппировать сотрудников в три таблицы по отделам (сбыт, снабжение, бухгалтерия) вывести в этих таблицах ФИО, сумму премий и подсчитать сумму премий по каждому отделу.

Владислав, в один ПДФ файл можно, если получится вывести данные в один файл без ПДФ.

Прочитайте эти инструкции:
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/multirow
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/multirow/col

А в один пдф файл можно сделать? и мне надо допустим что бы 3 строки из ексель занимали одну страницу в пдф.
И второй вопрос есть данные которые в некоторых строках отсутствуют. Как можно сделать что бы программа пропускала тогда и не делала пустое поле?

Михаил, да, есть.
Про это написано в справке по программе:
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/SheetFunctions/cases

Здравствуйте.
Программа отличная! Скажите - а есть встроенная функция по переводу ФИО в различные падежи?

Проверил, всё работает.
С символом = в имени шаблона документы формируются, символ ≠ может заменяться на знак подчеркивания:

Заметил, что если в имени шаблона стоит символ "≠" или "=" , то документ не формируется. Возможно есть еще какие-то символы с которыми не формируется документы. Это ошибка или так и должно быть?

Александр, сделайте доп столбец в исходной таблице (протянув формулу типа =B2, чтобы даты в двух столбцах одинаковые были), и назначьте этому доп. столбцу нужный формат даты. И из этого столбца подставляйте в шаблоны.

Добрый день. Во-первых, Игорь, спасибо вам за вашу программу - пользуюсь ею уже много лет. Во-вторых, вопрос: столкнулся с задачей: в excel дата в формате ДД.ММ.ГГГГ (удобно для просмотра, компактно), а в word нужно вывести эту дату в формате длинной даты (12 апреля 1961 г., а то еще "12" апреля 1961 года). Как это можно сделать, т.к. пока в word переносится только тот формат, который используется в таблице.

Ответил вам на почту

Игорь, добрый день!
Скачал и протестировал 22.03.2020 демонстрационную версию Вашего макроса: FillDocuments
Версия: 3.2.7 от 26.11.2019

Нашел ряд ошибок при экспорте данных из Excel файла в Word, а именно:
1. Не происходит вставка в Header и Footer документа.
2. При вставке даты некорректно отображаются кавычки “10» марта 2020 г.
3. Сумма не переносится корректно, если в Excel ячейка не вмещается: #########

К сожалению, прикрепить файлы к данному сообщению не возможно.
Можно отправить исходные и полученные файлы с ошибкой Вам на почту?

С уважением,
Денис

Добрый день,
формирую XML путем подстановки данных из excel строк в нужные поля. потом сохраняю с расширентем .xml, файлы сохраняются в UTF8, а нужно в windows-1251.
скачал и установил ваш корректор в реестр - не помогло.
WIN10 64 DE

если расширение файлов устанавливать, как .txt , то кодировка , как и хотелось бы win 1251

Добрый вечер,
мне нужно из таблицы excel по каждой строке формировать XML файл. Получаю файл, но программа генерируете файл в кодировке UTF-8, а надо в windows-1251.

Что можно сделать?

XML - получилось

Добрый вечер,
мне нужно из таблицы excel по каждой строке формировать XML файл.
как можно получить файл с расширением XML ?
т.е. если я делаю шаблон с расширением XML , то файл получается, но надстройка не подставляет в нужные места значения из строк. Если тот же шаблон в ворде, то я получаю заполненные как нужно файлы, ног в формате .doc

Моя программа (надстройка) никак не связана с вашими файлами, в которых хранятся данные.
Программа открывается, и хорошо, - от программы больше ничего не требуется, программа не должна открывать никакие файлы (файл с исходными данными вы открываете сами. Где он хранится у вас, это вам лучше знать)

У меня исчез файл Excel, где данные. Открывается программа и пусто.

Автор, ты гений! Какая это помощь отделу кадров, ты даже не представляешь! 1С можно выкидывать нахрен. Я в таком восторге, что ты не представляешь. Честно, пока не купил, потому что только пару часов как играю с твоим творением, но точно куплю! Это супер-мега-круто!

Эта ошибка из-за того, что Word подвисает.
Попробуйте другую версию Ms Office (я рекомендую версию 2010)

Добрый день! подскажите пожалуйста!
Пользуюсь триал версией и столкнулся с проблемой. Имеется Excel файл 10000 сторк 3 столбца программа прекрасно создает 10000 документов ворд с заменой. НО при наличие в Excel файле 10000 строк и 38 столбцов программа создает 350 файлов после чего в окне формирования документов отображает создание еще 100 документов(которые никуда не сохраняются) и после вылетает ошибка что сервер занят. Есть предположения это проблемы Wordа Excelя или надстройки?

Проверьте маску имени файла в настройках программы
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/FilenameMask
Примените стандартную маску {%str%} - {%filename%}.{%ext%} для проверки работоспособности.

Здравствуйте.
Хочу купить программу. Скачала бесплатную версию и столкнулась с такой проблемой. Создано 9 шаблонов, 8 - в ворд. 1 - в ексель. После нажатия "Сформировать документы" документы по шаблону ексель формируются всегда. Документы по 8 шаблонам ворд то формируются, то нет. При этом программа пишет, что создано 9 файлов, а по факту в папке сохранен всего 1.

Здравствуйте, после формулы "Пропись_РублиКопейки_сЧислами" появляется лишний пробел, в шаблоне его нет.

Забыл ещё одно. Есть возможность при выводе из надстройки в .PDF подхватывать заполненные значения полей Свойств документа: Заголовок, Автор, Тема, Ключевые слова?..
Когда делаю перевод в .PDF из .XLSX своим макросом, это всё подхватывается, а из надстройки все поля пустые.

1. Сейчас сижу на 3.2.6, потому что при нажатии на этой странице "Скачать программу" она сохраняется размером 0 КБ. Можно какую-нибудь ссылку "нормальную" получить. Видать админы что-то позакрывали :(.
2. При формировании документов (много, около 250 штук из таблицы в 7500 строк) с установленной галкой на вывод в .PDF периодически происходит "зависание" на "больших" файлах. Выяснил момент зависания: выскакивает инфоокно "Публикация", ползунок на нём доходит почти до конца, выскакивает инфоокно "Сохранение файла", ползунок доходит до конца и это окошко не закрывается. Приходится "пинать" :) — жать "Отмена". Файл при этом сохраняется и проблем в нём не видно, а процесс дальше идёт нормально.
3. Пункт меню "О программе" —> кнопка "Опции" —> в тексте чекбокса ошибка "Запускать настройку автоматически вместе с Excel". Должно быть "...надстройку..."?

Артём, не сталкивался с подобной проблемой
Моя программа никак не затрагивает картинки и прочие объекты в шаблонах, т.е. ничего там меняться не должно.

Добрый день.
При генерации документов Excel появилась проблема - в исходном шаблоне имеются несколько вставленных изображений (подписи). После формирования документов, в получившихся файлах все эти изображения уменьшаются в полтора раза. В чем может быть причина?

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
     _      _   _           ___          ____  
/ \ | | | | __ _ |_ _| __ __ | _ \
/ _ \ | |_| | / _` | | | \ \/ / | |_) |
/ ___ \ | _ | | (_| | | | > < | _ <
/_/ \_\ |_| |_| \__, | |___| /_/\_\ |_| \_\
|___/
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.