Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Скорее всего нет. Когда я разрабатывал свои надстройки, еще не было Windows 10, и соответствующей проблемы.
Да и сейчас нет, - в 99% случаев отключение этой галочки ничем не мешает (разве что у вас на компе какой-то очень специфический софт)
В новых версиях программы эта проблема будет решена, пока же — только так.

Спасибо, но UTF8 в Windows 11 включен специально. Возможна ли работать без отключения?

Инструкция по этой ошибке:
https://excelvba.ru/faq/errors/win10_unicode

При запуске Эксель (FillDocuments настроен запускаться автоматически) многократно появляется попап с заголовком "Mode=2"
и сообщением "Uninstalling cancelled". Что это, как исправить?

Добрый день, как скоро будет обновление программы, по увеличению количества знаков содержащихся в QR коде ?

Здравствуйте, Армен.
За подобную доработку не возьмусь (весьма специфический запрос - другие пользователи о подобном не просили, да и проблема, как вы говорите, решается элементарно, — доп столбцом с формулой)

Если формируются документы по отделам а у сотрудников нет отдела (например руководители) и не заполнено поле отдел, то файл не создается. нельзя доработать программу чтобы файл создавался с именем "приказ о премировании - _invalid_chars_.docx"? можно конечно обойти это ограничение созданием доп столбца с формулой типо =ЕСЛИ(U17="";"_invalid_chars_";U17) и настроить Multirow на этот столбец.

Для этого не нужно использовать несколько версий программы.
Достаточно переключаться между различными вариантами настроек на панели инструментов:
https://excelvba.ru/programmes/common/SettingSwitcher

Можно ли использовать на одном ПК несколько версий FillDocuments?
Например первая будет для рассылки писем через TheBat, а вторая для автоматической печати?

Никита, ответ есть здесь:
https://excelvba.ru/faq/InstallWindows

Добрый день, подскажите пожалуйста, что делать в ситуации если я захочу сменить ПК или переустановить виндовс? Предусмотрена ли возможность переноса лицензии на другой компьютер?

Да, я то уже так и сделал. Просто багрепорт. Мало ли кто то тоже столкнётся и не будет знать откуда ошибка.

как обновить версию программы?

Здравствуйте, Назима.
Лучше вообще не обновлять (всё же у вас работает, как я понимаю)
За год с момента вашей покупки, в программе ничего существенно не менялось.


Ошибка обработки возникает именно когда в столбце "Округ" в строках "#Н/Д"

Армен, так а почему бы не решить проблему эту, с ошибкой формулы?
Чтобы проблема исчезла, достаточно лишь немного усложнить формулу, записав её в виде =ЕСЛИОШИБКА(ВашаФормула; "")

Здравствуйте. Не понятно это баг или фича. Использую MultiRow для создания приказа по сотрудникам. Настройки: Использовать только те шаблоны которые указаны в столбце "Шаблон" (у меня каждой строке либо "Приказ.docx" либо пусто); Считать строку заполненной, если присутствует значение в столбце "ФИО" (у меня все строки заполнены); Формировать по каждому шаблону столько файлов, сколько уникальных значений содержится в столбце "Округ" (у меня допустим "ВАО", "ЮВАО", а у тех у кого в столбце шаблон пусто - "#Н/Д").
Выделяю весь столбец "Шаблон", запускаю формирование документов, разве те сотрудники у которых в столбце "Шаблон" пусто не должны игнорироваться? У меня они почему то попадают в оба документа и в "ВАО" и в "ЮВАО".
Ошибка обработки возникает именно когда в столбце "Округ" в строках "#Н/Д". Если указано иное, то все правильно - игнорируются.

Добрый день! Игорь скажите пжл. как обновить версию программы? В обновлениях не получается, пишет что обноружена угроза?!

Игорь, а Excel, в нем возможно сделать?

Катерина, в программе это никак не решено.
Если шаблон формата Word, то там в шаблоне это можно настроить (как именно - не знаю, но вроде Word позволяет задать отсутствие разрыва)

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как в программе решена проблема с печатью хотя бы одной (последней) строки списка товаров на последней странице, например, в накладной. По правилам, в той же накладной и любом подобном документе на последней странице не могут быть только подписи и др.реквизиты, должна быть хоть одна строка с данными (таблицей). Заранее спасибо!

Здравствуйте, Денис
Отправка через телегам не планируется (там легко отправить сообщение в бот, но я не знаю как отправлять сообщения напрямую по номеру телефона)
Насчёт настроек, — есть возможность быстрого переключения между наборами настроек:
https://excelvba.ru/programmes/common/SettingSwitcher

Второй вопрос, можно сделать так, что (опционально) при открытии файла ексель настройки программы загружались (импортировались) автоматически допустим из папки где этот файл находится. Очень неудобно при работе с разными файлами и шаблонами каждый раз загружать (импортировать) настройки программы.

Добрый день, планируется ли добавить возможность делать отправку через телеграм?

Алексей, так вся суть хранения текста в файлах Word сводится к сохранению форматирования этого текста.
Если нужно текст подставлять, — перенесите эти данные из файлов Word в исходную таблицу Excel, и подставляйте как любое другое поле. Заодно и вторая проблема решится сама собой.
По второму вопросу, — возможно, у вас в файлах Word (из которых выполняется подстановка) в конце текста присутствует символ перевода абзаца. Удалите этот символ.

Добрый день.
При подстановке документов Word в шаблоны Word, текст вставляется форматированный.
Вопрос 1: как добиться того, чтобы текст вставлялся не форматированный, т.е. форматирование к вставленному тексту применялось по правилам самих шаблонов (одинаковый текст вставляется в разные шаблоны, но при этом он где-то жирный, где-то подчёркнутый, разный размер (цвет) и т.п.)?
Вопрос 2: как добиться того, чтобы после вставленного блока текста, автоматически не добавлялась пустая строка?

Здравствуйте, Тимур.
Да, возможно. Создайте подпапки в папке Шаблоны, и раскидайте ваши шаблоны по подпапкам.

Здравствуйте. У меня есть два вида шаблона. Хочу чтобы один сохранялся в одну папку, а другой шаблон в другую папку. Возможно ли это сделать или всегда сохранение идет лишь в одну папку (по умолчанию "Документы")?

С этим не смогу помочь. Сохранение в формате ПДФ - это встроенная в Office функция, как она работает и от чего зависит, я не знаю.
При ручном экспорте в пдф (через Файл - Сохранить как) будет то же самое.

Приветствую!
У меня приобретена лицензия на несколько компьютеров. На некоторых компьютерах при создании файла PDF из шаблона DOC сдвигается таблица в получившемся файле. Прошу подсказать с чем может быть связано. На компьютере где наблюдается стоит Win 7.

Здравствуйте, Алексей.
Такой возможности нет в программе. Если было бы не 3 варианта реквизитов, а 30, то можно было бы формировать и шаблоны моей программой (сначала формируем шаблоны с разными реквизитами, а потом по этим шаблонам, с другими настройками, формируем документы). Но, в вашем случае, проще размножить шаблоны вручную.

Доброго времени суток.
Прошу подсказать. При использовании опции подстановки блоков текста из Word в шаблоны Word, присутствует ли возможность формирования «пула данных» по столбцам с реквизитами (столбцы аналоги «Вставка из файла word - PasteWordDoc») на отдельном листе книги Excel, после чего, во всех выводимых шаблонах, где есть указание по нужным кодам, данные были бы вставлены (с учётом использования режима MultiRow).
Пример: мне нужно заполнять 15 актов по 3м объектам, при этом, форма не меняется, меняются реквизиты (ФИО, приказы и т.п.) и «начинка». В текущем виде я должен иметь 3 комплекта актов под каждый объект, а при реализации просьбы – отдельный лист в таблице с исходными данными.
Заранее спасибо

Здравствуйте, Алексей.
Такой возможности нет в программе (она не учитывает нигде, сколько раз был заполнен тот или иной шаблон)
Но можно дописывать текущую дату и/или время в имя файла, — получится что-то подобное.

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
 __   __           ___    _____               _ 
\ \ / / __ __ / _ \ |_ _| __ _ | |
\ V / \ \ / / | (_) | | | / _` | _ | |
| | \ V / \__, | | | | (_| | | |_| |
|_| \_/ /_/ |_| \__,_| \___/
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.