Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Армен, напишите мне на почту, попробуем решить проблему.
–-------
Андрей, а в чём сложность один раз в месяц нажать одну кнопку для запуска моей программы?
Можно как-нибудь и автозапуск организовать, но там повозиться придется с настройкой этого

Добрый вечер. Подскажите интересует автоматический запуск создание и рассылки документов.
Надстройку запускаю раз в месяц, таблица подтягивается из базы данных и обновляет данные. Как запустить создание документов в автоматическом режиме?
Спасибо за помощь.

версия 3.2.7. Очень странно обрабатывает список, причем каждый раз по разному. Выделен один и тот же список по которому нужно сформировать документы, нажимаю сформировать, формирует документы не все, а например из 238 формирует 92, перемещаю готовые документы в подпапку, ничего не меняя даже список заново не выделяя, как выделено так и заново нажимаю сформировать, в этот раз формируется 80 документов, пробую в третий раз уже 115..
Настроен столбец в котором указан какой шаблон использовать для данной строки, имеется два шаблона. Как я заметил, это из-за того что в один шаблон не успевает закрыться и остается открытым в фоне во время выполнения формирования документов и по нему перестают формироваться документы. И происходит это каждый раз в разное время, отсюда и разное количество сформированных файлов

Да, есть в настройках такая галочка.

Добрый день. Есть ли возможность файлы сразу после создания автоматически печатать?

Здравствуйте
Здесь всё написано:
https://excelvba.ru/faq/system_requirements

Добрый вечер. Подскажите пожалуйста данная надстройка работать на MacOS не будет? или есть шанс как то запустить? спасибо.

Еще раз: в одной папке лежат сама надстройка, два файла исходных таблиц ексель, две сохраненные для них настройки программы, и две папки Шаблоны (в ней разные шаблоны), Документы. Галку "папка Шаблоны в той же папке, где текущий файл эксель" пробовал и включать и выключать. Все равно не нахожу выпадающего пункта меню для выбора набора настроек.
Просто мне кажется я где то видел или в обучающем видео или где, а сейчас не могу найти. О чем же писал Юрий, 20 Фев 2019 - 18:43? Извините что я вас мучаю)

Всё написано в справке по программе.
Опция на первой вкладке настроек, - папка Шаблоны в той же папке, где текущий файл эксель.

Подскажите где прочитать настроить то, что вы описываете?

Нет, такого нет в программе
Только выбор из выпадающего списка.
Если только шаблоны разные для разных таблиц, то можно. А если и настройки программы другие, то никак.

цитата "Юрий, 20 Фев 2019 - 18:43.#2
Здравствуйте! Использую Вашу надстройку более 5 лет, очень помогает в работе.
Есть вопрос: имеется ли возможность настроить автоматическое подключение конкретного набора настроек для конкретной таблицы без выбора из выпадающего пункта меню?"

Скажите пожалуйста как настроить выпадающие пункты сохраненных настроек? Не нашел в справке https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals

Здравствуйте, Сергей
Перенос активаций с одного компьютера на другой не предусмотрен.
Вы можете докупить активации для новых компьютеров, по 500 руб за каждый дополнительный компьютер.
Ссылку на докупку активаций можно найти, нажав на панели инструментов кнопку О ПРОГРАММЕ

Добрый день.
Уже несколько лет использую вашу программу.
Установил ее на рабочий комп и ноутбук.
Но ноут пришлось продать и купить более подходящую машинку.
Что теперь делать? покупать новый ключ для нового ноутбука или есть вариант,
как-то аннулировать старый ноутбук и использовать программу на новом?

vintarra, сделать можно, но в виде отдельного макроса
В надстройку FillDocuments я не буду добавлять опцию разбивки не несколько писем в зависимости от объема вложений, так как, кроме вас, никому такая опция нужна не будет.
Отдельный макрос может сформировать таблицу Excel для рассылки (выведя название папок и список прикрепляемых файлов), а дальше уже можно сделать рассылку при помощи FillDocuments

Добрый день!
Есть возможность рассылки писем с вложением файлов?
Пример:
Основная папка (кол-во вложенных папок может быть разное)
Вложена папка 1 (содержит фото n-е количество)
Вложена папка 2
Вложена папка 3 и т.д.
При превышении допустимого количества или размера в папке, разбивала на несколько писем.

Содержимое каждой папки отправлять Отдельным письмом!
Тему письма сделать именем папки
Тело письма по шаблону.
Email адреса брать из excel файла

Анна, ответ есть здесь:
https://excelvba.ru/faq/system_requirements

Здравствуйте, возможно ли установить вашу программу на MacBook?
Пыталась несколько раз: водном случае запросил пароль какой то, во втором выдал миллион ошибок (из серии: не может найти проект/библиотеку, Microsoft Visual Basic(?) и тп)

Игорь, спасибо за совет. Я разобралась, что к чему. Все получилось и с Эксель, и со сложным шаблоном. У вас в программе на вкладке Исходная таблица есть неактивная кнопка "Вертикальная таблица (названия полей в столбце)". Скажите, такое форматирование файла данных не предусмотрено? Для моих нужд было бы идеально вертикальное расположение названий полей.

Юлия, по шаблонам Excel все работает в точности так же, как и с шаблонами Word
Либо с шаблоном что-то не то (закиньте в Шаблоны пустой файл Excel, проверьте), либо задан фильтр по шаблонам (что обрабатываются только шаблоны Word), либо с маской имени файла что-то напутано.

По сложным шаблонам Excel - только одна инструкция:
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/templates/SeparateL...
Если сами не разберетесь, могу настроить под заказ (за доп. плату)

Игорь, здравствуйте! Скачала и тестирую вашу программу. Хочу приобрести лицензию.
У меня такой вопрос. С файлами Word у меня все получилось. Но почему-то не формируются файлы в формате Excel после обработки программой. Открывается папка Документы - а сформированного файла Excel в ней нет. Причем, если поставить галку экспорта в PDF, то файл PDF формируется правильно и отражается в папке Документы. Почему так происходит? Как увидеть сформированнный файл Excel?
Также, есть ли у вас более подробная инструкция, как заполнять сложные шаблоны в Эксель, где в каждой ячейке - буква. У меня не получилось пока реализовать по Вашей инструкции заполнение. Скорее всего, я что-то делаю неправильно.
Заранее благодарю за ответ!

Алексей, не смог воспроизвести проблему на своём компьютере (у меня Office 2010)
Для программы не важно, внесены переносы вручную (alt+enter), или формулой через СИМВОЛ(10).
Возможно, в Word 2016 символы переноса сделали другие, или это какая-то особенность вашей версии Word.
Скиньте мне на почту 3 файла — исходную таблицу Excel, шаблон Word, и пример созданного документа (где квадратики), я проверю.
Ну и выберите в настройках на вкладке Дополнительно опцию «Перевод строки» вместо «Перевод абзаца»

Уточню: Переносы в ячейки занесены не вручную (alt+enter), а являются результатом формулы, содержащей функцию СИМВОЛ(10), по типу: ="Тескт1"&СИМВОЛ(10)&"Текст2"

Приветствую,
Поставил замену переноса строк в excel на абзац при подстановке в word 2016, но он вместо абзацев поставил прямоугольные символы и все вывел в одну строку, без переносов вообще

все получилось, буду приобретать

Ольга, да любые имена у сформированных файлов могут быть, лишь бы разные.
С настройками по умолчанию даже всё должно получиться.
Не забыли в настройках поставить галочку для прикрепления сформированных файлов к письмам?

Здравствуйте! попробовала пользоваться вашей программой, очень удобно, все устраивает, только не получается настроить массовую рассылку (например для 10-ти получателей формируем каждому свой файл (квитанцию с его данными) и отправляем каждому на почту. Как сформировать имя файла, чтобы так отправлялись файлы?

Здравствуйте, Алла.
Нет, это невозможно. Независимо от того, чем рассылаете, и какие там вложения.

Здравствуйте!
Возможно ли будет отследить, когда были открыты рассылаемые с помощью Вашей программы письма с индивидуальными вложениями PDF? Как можно будет понять, что адресаты писем ознакомились с письмом и вложением?

Наталья, только для эксель:
https://excelvba.ru/faq/system_requirements

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
  ____           ____  __  __             _    
| _ \ ____ / ___| \ \/ / __ _ / \
| |_) | |_ / | | \ / / _` | / _ \
| __/ / / | |___ / \ | (_| | / ___ \
|_| /___| \____| /_/\_\ \__, | /_/ \_\
|_|
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.