Главная » Готовые решения

Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Для загрузки надстройки FillDocuments воспользуйтесь кнопкой Скачать программу

Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус

Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов

Это полнофункциональная пробная (TRIAL) версия, у вас есть 5 дней,
в течение которых вы можете протестировать работу программы.

Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе

Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию

Лицензия (для постоянного использования) стоит 2500 рублей.

В эту стоимость входит активация на 2 компьютера (вы сможете пользоваться программой и на работе, и дома).
Если нужны будут дополнительные активации, их можно будет в любой момент приобрести по 700 рублей за каждый дополнительный компьютер.

  • 1039179 просмотров

Комментарии

Владимир, 10 Май 2020 - 19:37.#1

Ваши видеоуроки по теме создания и работы с макросами в Excel очень хороши и полезны! Но я обнаружил, что ваша надстройка не дает возможность создавать макросы. Возможно только в том случае, если отключить надстройку в настройках. Если создать макрос, отключив надстройку, то после активации надстройки он сохранит работоспособность или нет?

Владимир, 10 Май 2020 - 19:30.#2

Есть ли возможность интегрировать в шаблон выпадающий список сведений по строкам из столбца?

Владимир, 10 Май 2020 - 19:25.#3

Игорь, еще помогите пожалуйста! В пределах одного столбца, как правило, используются в строках на выбор несколько типовых словосочетаний. Где-то программа запоминает это и сама предлагает ранее использованное словосочетание, но в основном такого нет. Подскажите, как сделать в пределах столбца выпадающий список типовых словосочетаний?

Владимир, 10 Май 2020 - 18:58.#4

Спасибо! Сработало! Еще вопрос. У меня Файл Excel, в котором множество листов, созданных по изначальной тематике. Есть ли возможность, чтобы не создавать специальный лист под шаблон, использовать для шаблона сведения из нескольких листов?

Игорь (администратор сайта), 10 Май 2020 - 16:49.#5

Владимир, это из-за текстового формата ячейки с формулой.
В свойствах ячейки назначьте формат Общий, потом нажмите F2 и Enter. И формула заработает.

Владимир, 10 Май 2020 - 15:36.#6

Игорь, здравствуйте. У меня версия программы 3.2.7. Попытался использовать функцию преобразования числового значения в текст рубли. Все делал по Вашей инструкции. Но не получилось! В той ячейке, где должно быть преобразованное значение, отображается только созданная формула но нет результата. Как исправить?

Игорь (администратор сайта), 6 Май 2020 - 18:47.#7

Армен, сделайте два отдельных контейнера-надписи, одного размера, один над другим. Верхний - для текста (в нём ничего меняться не будет), а нижний - для фото.

Армен, 6 Май 2020 - 17:29.#8

Уважаемые разрабочтики, спасибо за созданный Вами продукт, он нереально крут.
Возник вопрос по импортируемому рисунку в шаблон. При вставке вытесняется текст. Как можно вставить рисунок, который бы расположился бы за текстом и внезависимости от его величины строки текста в шаблоне сохранили бы свой междустрочный интервал?

VASYLIEV MYKHAILO, 30 Апр 2020 - 10:11.#9

Спасибо!

Игорь (администратор сайта), 29 Апр 2020 - 17:22.#10

Здравствуйте
Сделать такое можно, но доработка будет платной (от 1500 руб)
Как вариант - можете и сейчас сделать несколько идентичных настроек программы, где будет отличаться только подпапка с шаблонами.
И переключать набор настроек (по факту - только подпапку шаблонов) в меню программы:
https://excelvba.ru/programmes/common/SettingSwitcher

Гость, 28 Апр 2020 - 17:02.#11

Здравствуйте Игорь!
В связи с увеличением количества шаблонов до практически 300 шт. возникло предложение - организовать в меню выбора шаблонов - вкладки. В настоящее время есть конечно подпапки, но будет более удобно дополнительно тематически разделить списки документов, чем пролистывать один список. Как мне видится 1 уровень папок в основной "документы" отображать в виде "вкладок", подпапки в них оставить как есть в текущем выборе шаблона. По желанию настройку сделать включаемой и отключаемой.

Игорь (администратор сайта), 27 Апр 2020 - 16:56.#12

Mykhailo, такой возможности в программе нет
Сделайте сводную таблицу на отдельном листе исходного файла Excel, и получите то что вы хотели.

Жандос, программа никаких не синхронизирует данные между компьютерами.
Но вы это можете сделать синхронизацию самостоятельно, через яндекс диск или подобное, - т.е. на каждом компе будет папка с программой и шаблонами, но средствами яндекс диска эти папки будут синхронизированы между всеми вашими компьютерами.

Гость, 27 Апр 2020 - 12:54.#13

Хотел приобрести ваш продукт. посмотрел на другие и остановился на вашем в связи с тем что можно подготовить один вид документа на неколко конрагента или сотрудника.
У меня вопрос следующий:
1.Я хотел установить на домашний компютер и на компютер на работе. Подскажите там данные которые находятся в в домашнем компютере с данными которые находятся на компютере на работе.
2.Также подскажите можно ли установить на облачно хранилище типо яндекс диск или Дропбокс. будет ли работать.
3. Если куплю более 3 точек вовсех парограммах данные будут синхронизороваться ?

Mykhailo Vasyliev, 27 Апр 2020 - 10:42.#14

Игорь, добрый день.
Пользуюсь активно Вашей программой, спасибо, хороший продукт! Есть вопрос:
У Вас в режиме Multirow разделяет исходную таблицу Excel на блоки строк и каждому блоку строк формирует отдельный файл. заложена ли у Вас возможность формировать каждому блоку строк отдельную таблицу друг под другом? Например в вашем основном примере можно было бы на одной странице сверху вниз сгруппировать сотрудников в три таблицы по отделам (сбыт, снабжение, бухгалтерия) вывести в этих таблицах ФИО, сумму премий и подсчитать сумму премий по каждому отделу.

Игорь (администратор сайта), 18 Апр 2020 - 20:04.#15

Владислав, в один ПДФ файл можно, если получится вывести данные в один файл без ПДФ.

Прочитайте эти инструкции:
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/multirow
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/multirow/col

Владислав, 18 Апр 2020 - 19:44.#16

А в один пдф файл можно сделать? и мне надо допустим что бы 3 строки из ексель занимали одну страницу в пдф.
И второй вопрос есть данные которые в некоторых строках отсутствуют. Как можно сделать что бы программа пропускала тогда и не делала пустое поле?

Игорь (администратор сайта), 14 Апр 2020 - 18:08.#17

Михаил, да, есть.
Про это написано в справке по программе:
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/SheetFunctions/cases

Михаил, 14 Апр 2020 - 17:48.#18

Здравствуйте.
Программа отличная! Скажите - а есть встроенная функция по переводу ФИО в различные падежи?

Игорь (администратор сайта), 8 Апр 2020 - 15:15.#19

Проверил, всё работает.
С символом = в имени шаблона документы формируются, символ ≠ может заменяться на знак подчеркивания:

Гость, 8 Апр 2020 - 15:00.#20

Заметил, что если в имени шаблона стоит символ "≠" или "=" , то документ не формируется. Возможно есть еще какие-то символы с которыми не формируется документы. Это ошибка или так и должно быть?

Игорь (администратор сайта), 1 Апр 2020 - 15:26.#21

Александр, сделайте доп столбец в исходной таблице (протянув формулу типа =B2, чтобы даты в двух столбцах одинаковые были), и назначьте этому доп. столбцу нужный формат даты. И из этого столбца подставляйте в шаблоны.

Александр, 1 Апр 2020 - 13:06.#22

Добрый день. Во-первых, Игорь, спасибо вам за вашу программу - пользуюсь ею уже много лет. Во-вторых, вопрос: столкнулся с задачей: в excel дата в формате ДД.ММ.ГГГГ (удобно для просмотра, компактно), а в word нужно вывести эту дату в формате длинной даты (12 апреля 1961 г., а то еще "12" апреля 1961 года). Как это можно сделать, т.к. пока в word переносится только тот формат, который используется в таблице.

Игорь (администратор сайта), 22 Мар 2020 - 23:10.#23

Ответил вам на почту

Denis, 22 Мар 2020 - 20:16.#24

Игорь, добрый день!
Скачал и протестировал 22.03.2020 демонстрационную версию Вашего макроса: FillDocuments
Версия: 3.2.7 от 26.11.2019

Нашел ряд ошибок при экспорте данных из Excel файла в Word, а именно:
1. Не происходит вставка в Header и Footer документа.
2. При вставке даты некорректно отображаются кавычки “10» марта 2020 г.
3. Сумма не переносится корректно, если в Excel ячейка не вмещается: #########

К сожалению, прикрепить файлы к данному сообщению не возможно.
Можно отправить исходные и полученные файлы с ошибкой Вам на почту?

С уважением,
Денис

Boris Dymshits, 18 Мар 2020 - 14:50.#25

Добрый день,
формирую XML путем подстановки данных из excel строк в нужные поля. потом сохраняю с расширентем .xml, файлы сохраняются в UTF8, а нужно в windows-1251.
скачал и установил ваш корректор в реестр - не помогло.
WIN10 64 DE

если расширение файлов устанавливать, как .txt , то кодировка , как и хотелось бы win 1251

Boris Dymshits, 17 Мар 2020 - 23:50.#26

Добрый вечер,
мне нужно из таблицы excel по каждой строке формировать XML файл. Получаю файл, но программа генерируете файл в кодировке UTF-8, а надо в windows-1251.

Что можно сделать?

Boris Dymshits, 16 Мар 2020 - 01:40.#27

XML - получилось

Boris Dymshits, 16 Мар 2020 - 01:33.#28

Добрый вечер,
мне нужно из таблицы excel по каждой строке формировать XML файл.
как можно получить файл с расширением XML ?
т.е. если я делаю шаблон с расширением XML , то файл получается, но надстройка не подставляет в нужные места значения из строк. Если тот же шаблон в ворде, то я получаю заполненные как нужно файлы, ног в формате .doc

Игорь (администратор сайта), 18 Фев 2020 - 02:50.#29

Моя программа (надстройка) никак не связана с вашими файлами, в которых хранятся данные.
Программа открывается, и хорошо, - от программы больше ничего не требуется, программа не должна открывать никакие файлы (файл с исходными данными вы открываете сами. Где он хранится у вас, это вам лучше знать)

Гость, 17 Фев 2020 - 20:58.#30

У меня исчез файл Excel, где данные. Открывается программа и пусто.

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
  ____    _____   ____    _                   ____ 
 |  _ \  |___ /  |  _ \  | | __  _ __ ___    / ___|
 | |_) |   |_ \  | |_) | | |/ / | '_ ` _ \  | |  _ 
 |  __/   ___) | |  __/  |   <  | | | | | | | |_| |
 |_|     |____/  |_|     |_|\_\ |_| |_| |_|  \____|
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.