Главная » Готовые решения » Программа FillDocuments » Справка по программе FillDocuments » Инструкция по использованию и настройке программы заполнения документов

Инструкция по использованию и настройке программы заполнения документов

В этой статье описано, как пользоваться программой заполнения документов.

Для начала, рекомендую посмотреть видеоинструкцию, где рассказывается о назначении программы, её настройке, и показан процесс её работы. Там всё очень просто.

 

Как пользоваться надстройкой (порядок работы):

 

1Скачайте файл надстройки, ОБЯЗАТЕЛЬНО сделав всё то, что написано на странице скачивания, после чего запустите файл надстройки FillDocuments.xla двойным щелчком.
На ленте Excel на вкладке Надстройки должна появиться панель инструментов

После первого запуска, если в процессе установки вы не снимали галочку «Показать пример использования», появится окно с пошаговым объяснением, откроется пример файла с исходными данными, и скачаются 4 тестовых шаблона в папку Шаблоны.

Если это не первый запуск программы, то для запуска примера можно нажать в меню Дополнительно пункт Показать пример использования программы

2Для работы программы необходимо:

  • файл Excel с исходными данными (данные для подстановки в документы)
  • шаблоны документов (один или несколько файлов формата Word / Excel / PowerPoint / txt)

Подготовить шаблон, имея образец документа, очень просто:

  1. открываем готовый файл документа (образец)
  2. заменяем в нём в нужных местах текст на коды полей
    (например, заменяем Иванов Сергей Петрович на {ФИО}, чтобы потом при заполнении на место {ФИО} программа подставила данные из таблицы Excel)
  3. сохраняем полученный файл под любым именем (например, договор.docx) в папку с шаблонами

 

3откройте в Excel таблицу, содержащую исходные данные для документов

На будущее: порядок открытия таблицы с данными, и файла надстройки, не важен: можно сначала запустить надстройку, а потом открыть файл с данными, а можно при открытом файле с данными запустить надстройку.

 

4выделите строки в таблице Excel, для которых надо сформировать документы

Выделять строки целиком необязательно: достаточно выделить хотя бы по одной ячейке в каждой строке. Для выделения несмежных строк (к примеру, строк с номерами 3,7,10) удерживайте нажатой клавишу CTRL при выделении ячеек.

5Нажмите на панели инструментов кнопку Сформировать документы

Если в папке «Шаблоны» присутствуют корректные шаблоны (например, файлы с расширением DOCX, XLSX, TXT), то в папке «Результат» через несколько секунд появятся созданные файлы, заполненные данными из выделенных строк

Пример результата (в папке «Документы»):

Результат создания файлов по шаблонам

 

Форматирование текста используется то, какое было в шаблоне на месте вставляемых данных.

Т.е., если в шаблон вы вставите следующее: Директор {Организация} {ФИО},  то название организации после подстановки значения из таблицы Excel так и останется красным, а ФИО сотрудника будет выделено жирным шрифтом.

Смотрите также инструкции по доступным подстановочным кодам, и по шаблонам документов.