Настройка рассылки писем

В этой инструкции описаны настройки рассылки писем, общие для всех способов отправки (Outlook, TheBAT!, сервис рассылки).

К общим настройкам рассылки относится:

  • настройка темы письма и текста письма
  • настройка прикрепляемых файлов (вложений к письму)
  • настройка получателей письма (основной получатель, копия, скрытая копия)

 

Для начала, открываем в Excel таблицу с исходными данными для рассылки.
В таблице может быть сколько угодно столбцов, но обязательно должен присутствовать столбец с адресами электронной почты
(если у вас нет такой таблицы, можете протестировать программу на примере этого файла Excel, скриншот которого приведён ниже)

исходная таблица Excel с адресами почты для рассылки писем

 

Теперь открываем настройки программы, нажав кнопку Настройки на панели инструментов, и начинаем настраивать рассылку.

1. На вкладке Основные настройки ставим галочку «Выполнять рассылку писем»
При этом, на форме настроек появится новая вкладка с названием «Письма», где можно будет задать все параметры создаваемых писем:

включение опции рассылки почты в программе заполнения документов

 

2. Пролистываем форму настроек немного вниз, и задаём тему, текст и адрес email получателя писем: 

рассылка почты - настройки темы и текста писем

Как видно на скриншоте, вы можете использовать поля из исходной таблицы как в качестве адреса получателя, так и в теме и тексте письма.

В поле «Получатель» необходимо сформировать корректный адрес электронной почты, на который будет отправлено письмо.

Адрес получателя можно ввести в полном и кратком формате:

  • {email адресата} — обычный адрес электронной почты (краткий формат)
    После подстановки значений из таблицы Excel, адрес будет иметь вид vasya@mail.ru
  • {Имя адресата} <{email адресата}> — полный формат адреса электронной почты (Имя Получателя <email>)
    После подстановки значений из таблицы Excel, адрес будет иметь вид  Василий Пупкин <vasya@mail.ru>

Вы можете использовать любой из этих 2 вариантов. Обычно используется второй вариант, т.к. люди лучше реагируют на письма, когда они адресованы лично им (а не просто на их адрес email)

Текст и тема письма могут быть произвольными.

В них тоже можно использовать коды полей (заголовки столбцов в фигурных скобках), а также любые другие поддерживаемые программой поля (например, код {%longdate%}  для вставки текущей даты)

 

Вложения (прикрепление файлов к письму)

Если необходимо прикреплять файлы к создаваемым письмам, пролистываем настройки еще немного вниз, и видим галочки для включения 2 режимов добавления вложений:

рассылка писем - добавление вложений в рассылаемые электронные письма

 

Первая опция - «Прикреплять к письму сформированные файлы» - позволяет нам присоединять документы, заполненные (созданные) нашей программой.

К примеру, если в папке «Шаблоны» у нас находится несколько файлов - образцов документов, а прикрепить к письму необходимо только один файл, - то можно воспользоваться текстовым полем для указания маски файла.

(если в папке «Шаблоны» находятся файлы с именами Анкета.doc, Купон участника.doc и Расчёт скидки.xls, то при маске *купон* к письмам будут прикреплены только файлы, созданные на базе шаблона Купон участника.doc)

 

Вторая опция - «Прикреплять к письму все файлы из заданной папки» - даёт нам возможность добавлять во вложение к письму неизменяемые («статические») файлы.

Количество «статических» файлов неограничено - сколько их будет в папке, столько и будет прикреплено к каждому письму.

Внимание: Если вы случайно укажете в качестве этой папки каталог с огромным количеством файлов, то почтовая программа может зависнуть (при попытке прикрепить сотни мегабайтов во вложение к письму)

PS: В поиске файлов, просматривается только верхний уровень заданной папки, - файлы из подпапок не прикрепляются к письмам)

 

Когда мы всё настроили (и не забыли нажать кнопку «Сохранить изменения»), можно запускать формирование документов.

Результат создания писем - на скриншоте:

автоматизированная рассылка почты - созданные письма в программе TheBAT

Комментарии

Может, в новых версиях программы TheBAT что-то поменялось (хоть и маловероятно)
У меня всё работает с разными версиями TheBAT

Добрый день!
В программе the bat сформированные файлы не прикрепляются.

С любой версией Outlook, установленной на комп (в составе MS Office), моя программа работает

Подскажите, пожалуйста, а с outlook 365 ваша программа не работает?

Ирина, значит, что-то поменялось в компе.
Например, theBat обновили (может, с новой версией не работает)
Если всё работает, не надо обновлять программы, - и всё будет работать вечно.

Добрый вечер!

Пользовалась раньше программой для рассылки, все работало. Сейчас формирую письма, выходит сообщение что письма сформированы, но в TheBat они не появляются.

Юлия, напишите мне в Скайп, попробую помочь

Добрый день, хотим приобрести программу, тестируем бесплатную версию - рассылку через unisender. В сервисе зарегилась, адрес подтвержден, все сделала ка пишите. После отработки скрипта выдается сообщение: Рассылка не выполнена - на заданы настройки подключения. В чем может быть дело?

Надо сделать отдельный столбец в исходной таблице, где при помощи формулы получить список адресов почты для копии письма
(будет не один столбец с основным email, а 2 столбца, - основной email и email-ы для копии)
Ну и, соответственно, названия этих столбцов подставляете в 2 поля настроек программы

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, делаю рассылку писем и в копию мне нужно ставить определенных сотрудников: не все ставятся в копию каждый раз (чтобы не захламлять ящики).

Для этого у меня в каждой строчке таблицы эксель есть строка с названиями проектов и там на пересечении клиента и проекта отмечены конкретные ответственные - т.е. тот кто должен быть в копии (при этом за одного и того же клиента в разных проектах могут отвечать разные менеджеры или какой-то проект у клиента может не идти). Соответственно, есть пустые поля и есть поля с адресами. Если в строке есть пустые поля, то программа просто не создает письма.

Как такую задачу можно было бы решить при помощи Вашего приложения. Может быть функций выбора непустых строк при формировании рассылки или еще есть какие-то варианты?

Спасибо большое!

Марьяна, если вопрос касается моей программы, то никакие шаблоны со вложениями не нужны (иначе делается, - просто прикрепляются статические фпйлы из заданной папки)

И вложения в формате пдф. Имеет ли это значение? Спасибо еще раз))

Здраствуйте. Есть ли возможность в поште Outlook создавать шаблоны с вложениями? И есла да, то как?) Спасибо.

Доброе утро, Игорь. А Вы случайно не знаете как в Аутлуке это делается? Весь день ползаю по форумам. Нигде нет инфы. :( Похоже придется ручками через яндекс все делать :(

Ирина, да, можно настроить
Только это настраивается не в моей программе (а в Outlook, или в аккаунте Яндекс.Почты)

Увы, но такие письма как правило не глядя удаляются. Есть возможность настроить так что было видно реального отправителя?

Добрый вечер, Игорь
Подскажите можно ли решить такой вопрос: при рассылке писем через outlook письмо Адресату приходит от Yandex Mail без указания отправителя.

Наталья, просто очистите папку Шаблоны от файлов.
Тогда только письма сформируются, а документы - нет (т.к. нет шаблонов)

Здравствуйте. Подскажите, как сформировать письмо, но при этом не формировать документ?

Здравствуйте, Александр
Возможно, неверно задан столбец с адресами почты
(если в указанном столбце значение не является корректным email, то письмо не будет сформировано)

Здравствуйте, данным макросом пользуюсь давно. Потребовалась необходимость отправки писем через почтовый клиент Microsoft outlook. Макрос настроил как указано в инструкции, но не получается формирование писем в Microsoft outlook. Макрос отрабатывает все данные и пишет "письмо отправлено - успешно", но в почтовом клиенте Microsoft outlook нет данных писем. Так же пробовал через почтовый клиент The Bat - проблема аналогична. Microsoft outlook prof + 2010 версия 14.0.4760.1000 (32 разрядная); TheBAT версия 8.6. Антивирус использую встроенный в Windows 10. Вопрос: где и что можно посмотреть/исправить чтоб макрос отправлял письма?
Заранее благодарю за помощь и за макрос.
С Уважением, Александр.

Здравствуйте, Олег
Вложения программа может формировать по шаблонам Word и Excel (базовый функционал программы)
Интеграция с SendBox пока не реализована. Можно попробовать сделать, но будет недешево (от 10-15 т.р.)

В программе реализована интеграция с сервисом Unisender — это почти то же самое, что и SendBox от Mail.ru

Здравствуйте! Скажите, каким образом можно сделать индивидуальные вложения для каждого получателя при массовой рассылке? Планируем рассылать квитанции. И возможна ли интеграция с SendBox от Mail.ru?

Владимир, напишите мне в Скайп, разберёмся

попробовал, все равно не крепит, у меня они формируются в ПДФ формате, шаблоны и готовые документы в разных папках

Здравствуйте, Владимир
Оставьте просто звездочку одну в этом поле

Добрый день, Игорь. У меня созданные документы хранятся в отдельной папке на рабочем столе. В программе во вкладке "письма" отметил галочкой прикреплять к письму сформированные файлы и указал маску как в инструкции звездочка пробел ФИО в фигурных скобках звездочка точка звездочка? так же отметил галочкой "прикреплять все письма из заданной папки". Но при рассылке сформированные письма не прикрепляются.

Это всё можно сделать
HTML должен начинаться с тегов html и body - тогда программа поймёт, что надо формировать письмо в HTML формате
Картинки вставляются тегом img (сама картинка должна быть размещена где-то на сайте, чтобы была ссылка на картинку для вставки в HTML код)

Игорь, добрый день!

Спасибо за программу, пытаемся решить можем ли ее использовать в своей работе и столкнулись с вопросом, если в теле письма вставляю HTML код, например < b > текст < / b >, затем формирую письма для отправки из The Bat!, в исходящих нахожу письмо с текстом " < b > текст < / b > ", хотя ожидалось получить слово "текст" жирным шрифтом, т.е. теги печатаются как есть. Возможно ли сделать правильное форматирование HTML тегами, чтобы форматирование было, а теги не отправлялись в письме как текст? Еще вопрос, как добавить картинку (логотип компании) в текст письма? Решаем о покупке программы, поэтому хочу разобраться.

В шаблон формата ПДФ данные подставить нельзя. (файлы этого формата не предусматривают редактирование)
Сделайте аналогичный шаблон формата Word, - он заполнится, и преобразуется в ПДФ нужного вам вида.
А если просто ПДФ надо прикрепить к письму, без изменения, - то его надо не в шаблоны закидывать, а в другую папку (а в настройках отправки почты указать, что прикреплять все файлы из заданной папки)

Сможете ли Вы доработать программу, чтобы шаблоны можно были использовать и пдф формата?

А можно ли сделать шаблон в пдф формате? у меня пишет неподдерживаемый формат

Елена, да, возможно.
Если документы формируются в PDF формате, - в таком виде они и прикрепятся к письму.

Добрый день!
Подскажите, возможно ли формирование и отправка вложений в ПДФ формате?
Или тольк ворд, нтмл, тхт

В ворде - файл - Сохранить как - HTML
потом файл HTML открываете текстовым редактором типа Блокнота - там HTML код, его и копируете
но там будет грязный HTML - вместо 10 нужных строк с минимумом форматирования, там будут сотни строк

для создания письма в формате HTML используйте любой онлайн HTML редактор вместо WORD
Вот, например: https://html-online.com/editor/
Слева пишете текст и форматируете, а справа видите HTML код для вставки в настройки моей программы

тот же вопрос! Как в окно с текстом письма вставлять скопированное HTML содержимое из редакторов. Но при копировании из Word-а, например, вставляется только неформатированный текст. Как вставить форматированный шаблон письма в окошко?

Ответил на почту

В комментах вы пишите, что можно в окно с текстом письма вставлять скопированное HTML содержимое из редакторов. Но при копировании из Word-а, например, вставляется только неформатированный текст. Как вставить форматированный шаблон письма в окошко?

А можно ли без формирования документов сформировать письмо? Как понимаю, у вас формирование писем в качестве дополнения к формированию документов только.

Можно ли дать более подробную инструкцию как сделать массовую рассылку с прикреплением конкретных документов для каждого получателя?

Да, возможно.
Причём вложения могут как формироваться программой, так и браться готовые из папки.

Подскажите. Возможно ли сделать автоматическую рассылку писем с индивидуальным вложением для каждого адресата.Ежемесячно рассылаем счета за услуги.

Добрый день, случайно удалили вставку картинок по ссылкам, оплачивали, есть ли возможности скачать полную версию?

Такой опции нет, - но сделать несложно, если готовы оплатить доработку (500 руб)

Здравствуйте, Игорь. Можно ли прикладывать к письму статические файлы по разным маскам? К примеру, если я хочу к одному письму прикрепить и файлы по маске {Фамилия}, и файлы по маске {Организация}.

Возьмём тот, который задан как ящик по-умолчанию

Т.е. если в отлуке несколько ящиков, он первый возьмет?

Пока выбор почтового ящика для рассылки через Outlook не реализован.
Возможно, сделаю в следующих версиях.

Добрый день! Если в Outlook несколько почтовых ящиков, есть возможность выбирать из них?

В моей программе нет лимита, - она хоть миллион писем сформирует
Ограничения все - на уровне почтового сервера (mail.ru , gmail.com и подобных, - они могут принять вас за спамера)