Коды полей для подстановки в шаблоны

Коды полей — это специальные метки в шаблонах документов, на место которых подставляются данные из таблицы Excel при работе с программой заполнения документов.

Например, если нам надо в документе (или письме) получить текст «Уважаемый Петров Иван Скотиныч!», а в исходной таблице у нас есть столбец с заголовком ФИО, то мы в шаблоне документа пишем: «Уважаемый {ФИО}!»
В этом случае {ФИО} — это код поля, на место которого будут подставлены данные из одноименного столбца исходной книги Excel.

Все коды полей заключены в фигурные скобки: { }
Например, {Номер договора}, {print=3}, {%sheet_name%}, {%date%}, {=B4}, и т.д.

Коды полей в программе используются для следующих целей:

• подстановка в текст документов (шаблонов) данных из таблицы (см. скриншот)
• создание писем (тема, текст, получатель письма) (см. скриншот)
• формирование имен создаваемых файлов (см. скриншот)

Программа поддерживает несколько типов кодов полей, о каждом из которых написано ниже.

Ссылки на столбцы исходного файла Excel

Первый, и самый используемый, тип кодов полей.
Например, в качестве исходных данных у нас выступает таблица Excel из 5 столбцов:

Исходная таблица имеет столбцы с названиями ФИО, Отдел, Номер, Дата, Сумма, и для подстановки данных из таблицы в документы и письма мы будем использовать такие коды полей: {ФИО}, {Отдел}, {Номер}, {Дата}, {Сумма}

При формировании документов (писем) по нескольким строкам таблицы, для каждой строки (каждого набора документов) будут использоваться свои значения полей.

Ссылки на фиксированные (именованные) ячейки таблицы

Этот тип кодов полей используется намного реже

Предположим, нам надо подставить во все формируемые документы фиксированные значения из ячеек B2 (дата договора) и F2 (ФИО исполнителя)

Для этого, присваиваем этим ячейкам произвольные имена (имя для ячейки вводится слева от строки формул - см. скриншот). Например, ячейке B2 мы присвоили имя ДатаДоговора, а ячейке F2 - имя Исполнитель.

Теперь в шаблонах документов и писем мы можем использовать следующие коды:

{=B2} или {=ДатаДоговора} - для вставки даты составления договора,
{=F2} или {=Исполнитель} - для вставки ФИО исполнителя

(можно использовать как адреса ячеек, так и имена, которые мы назначили ячейкам)

Внимание: коды полей, ссылающиеся на одиночные ячейки, начинаются со знака = (например, {=D6}, а не {D6})
 

Коды нумерации строк

• Код {%str%} будет заменён на номер строки исходной таблицы (например, 2, 3, и т.д.)
  Чаще всего используется в маске имени файла, для назначения создаваемым файлам уникальных (несовпадающих) имён.
   
• Код {%index%} используется для автонумерации размножаемых строк в режиме Multirow
   

Служебные коды

Для подстановки данных об исходном файле Excel:

Код {%sheet_name%} — имя исходного листа Excel
Код {%sheet_index%} — порядковый номер исходного листа Excel
Код {%workbook_name%} — имя исходного файла Excel (без расширения)

Коды для вставки текущей даты и времени:
(с примерами текста, который будет подставляться вместо кода)

{%date%}   значение: 2012-09-28
{%shortdate%}  значение: 120928
{%longdate%}   значение: 28 сентября 2012
{%time%}   значение: 18-20-33
{%shorttime%}  значение: 182033
{%datetime%}   значение: 2012-09-28 18-20-33
{%shortdatetime%}  значение: 120928-182033
{%longdatetime%}   значение: 28 сентября 2012 18-20-33

Управляющие коды (для маски имени файла)

Эти коды используются только в названиях файлов-шаблонов, и задают команды, специфичные для каждого конкретного шаблона.
Все эти коды при обработке шаблона удаляются (заменяются на пустое значение)

Количество печатных копий задаётся кодом {print=x}, где x — количество копий при выводе на печать.

Таким образом, можно задать количество печатных копий для каждого шаблона в отдельности (количество печатных копий по-умолчанию можно задать в настройках программы)

В этом случае, Акт будет отпечатан в одном экземпляре (по-умолчанию), доверенность - в 2 экземплярах, а договор будет выведен на печать трижды.
В создаваемых файлах поле {print=x} не попадёт в имена создаваемых файлов.

Для принудительного вывода результата в формате PDF можно добавить в название шаблона метку {PDF}.

В этом случае документы, созданные по этому шаблону, будут созданы в ПДФ формате, даже если в настройках программы не включена опция «Выводить документы в ПДФ»

В случае, если нужно создать документы как в исходном формате (Word или Excel), так и в ПДФ, создайте копии шаблонов (в той же папке Шаблоны, или в подпапке, добавив в имена копий шаблонов метку {PDF}.