Главная » Готовые решения

Создание документов по шаблонам (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Для загрузки надстройки FillDocuments воспользуйтесь кнопкой Скачать программу

Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус

Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов

Это полнофункциональная пробная (TRIAL) версия, у вас есть 7 дней,
в течение которых вы можете протестировать работу программы.

Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе

Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию

Лицензия (для постоянного использования) стоит 2500 рублей.

В эту стоимость входит активация на 2 компьютера (вы сможете пользоваться программой и на работе, и дома).
Если нужны будут дополнительные активации, их можно будет в любой момент приобрести по 700 рублей за каждый дополнительный компьютер.

Комментарии

Игорь (администратор сайта), 27 Авг 2015 - 19:24.#1

Когда я говорил, что бесплатно дорабатываю программу в случае, если об этом попросят 2-3 пользователя, я не имел ввиду, что вам надо написать 3 одинаковых по смыслу анонимных просьбы с одного IP адреса...

> не реализована до конца концепция относительного нахождения всего и вся
я и не пытался воплотить какие-то концепции
если готовы оплатить доработку, - сделаю.

Гость, 27 Авг 2015 - 18:36.#2

Игорь, добавьте чекбокс на картинки и ворд-блоки для выбора их нахождения относительно файла ексель. Там делов то. А то получается, не реализована до конца концепция относительного нахождения всего и вся.

Игорь (администратор сайта), 24 Авг 2015 - 18:38.#3

Это глюк Windows (точнее, какой-то утилиты, которая перехватывает буфер обмена, и заменяет так текст вида {НазваниеПоля} на квадратики)
Не используйте копирование двойным целчком, - копируйте название столбца обычным способом, а в шаблоне вручную дописывайте до и после фигурные скобки.

Гость, 24 Авг 2015 - 13:29.#4

Программа в шаблон вместо кодов полей начала вставлять по два квадратика. Как это исправить?

Анджела, 19 Авг 2015 - 10:31.#5

Уважаемый разработчик, не хватает галки для автоматического выбора папок под картинки и файлы ворд по аналогии с шаблонами и документами.

Гость, 17 Авг 2015 - 14:58.#6

Добрый день. Я не по теме, но кроме как в комментариях не отвечаете.По какой причине Вы не выходите на связь? нет ответа не на почте, а также и не в скайпе.

Игорь (администратор сайта), 14 Авг 2015 - 14:10.#7

Олег, версия Excel значения не имеет.
Если файлы не заполняются, - однозначно, ошибка в настройках (например, неверно задан номер строки заголовка исходной таблицы)
Если сами не разберетесь, - звоните в скайп, помогу найти проблему

----------

Димик, можно такую опцию сделать, если готовы оплатить доработку
(опция не востребована другими пользователями, - потому, доработка платная.
бесплатно делаю только что, что просят 2-3 разных пользователя)

Олег, 13 Авг 2015 - 19:01.#8

Лицензия приобреталась давно, но тут встала необходимость обратиться к вашей замечательной программе вновь, но файлы создаются, не заполняясь. В чем дело есть ли разница какая версия офиса установлена? на 10 работало все на ура , а на 13 ничего не работает?

Димик, 13 Авг 2015 - 15:14.#9

Игорь, добавьте, пожалуйста, возможность выбора нахождения папок со вставляемыми картинками и файлами ворд в той же папке, где текущий файл ексель.

Андрей, 13 Авг 2015 - 13:42.#10

Спасибо за ответ. Сложность моего случая в том, что мне надо PDF-файл с несколькими сотнями одинаковых страниц, но с разными вставленными в них данными. Поясню, зачем это надо. Мы работаем с компанией, которая осуществляет рассылку писем и сейчас выгружаем ей данные из системы именно в таком виде (PDF с одинаковыми страницами, но разными получателями и условиями). Появилась необходимость сделать аналогичный файл, но без помощи нашей внутренней системы, а именно при помощи Word и Excel. Спасибо!

Игорь (администратор сайта), 13 Авг 2015 - 02:08.#11

Руслан, ничего переустанавливать и обновлять не надо.
Надо просто в настройках программы поставить галочку «выбирать шаблоны для заполнения»

-----------------
Андрей, так вы сделайте двустраничный шаблон в Word или Excel, и включите опцию вывода в ПДФ.
Если вы в шаблоне (Word или Excel) сможете добиться вывода на двустороннюю печать, то и при конвертации в ПДФ все будет также.
Если не получится, - то и я не смогу помочь (файл PDF формируется средствами Office - я не могу программно в нем что-то поменять

Андрей, 12 Авг 2015 - 21:58.#12

Здравствуйте! А если существует необходимость сформировать ОДИН PDF-файл с одинаковыми страницами-шаблонами для двусторонней печати, но с вставленными данными из Excel-таблицы, такое возможно? Если да, то как? Если нет, то сколько будет стоить такая доделка? Заранее спасибо!

Руслан, 12 Авг 2015 - 16:52.#13

У меня произошёл сбой при нажатии сформировать не выдает выбрать шаблоны а начинает формировать по всем шаблонам сразу. переустанавливал, скачал обновление, не помогло. что я делаю не так.

Игорь (администратор сайта), 7 Авг 2015 - 05:17.#14

Димик, это видимо в шаблоне Word что-то со стилями перемудрено.
Попробуйте создать новый файл Word, и использовать его в качестве шаблона, - возможно, все сразу и заработает нормально.

Димик, 4 Авг 2015 - 17:19.#15

Так и не понял, почему вставка таблицы в эксель формате делает текст в таблице невидимым (и саму таблицу).

Игорь (администратор сайта), 31 Июл 2015 - 15:17.#16

Здравствуйте, Алексей.
Спасибо, что сообщили об ошибке.
Исправил, - скачайте с сайта обновлённый файл надстройки.

Алексей, 31 Июл 2015 - 14:32.#17

Здравствуйте!
Обнаружили некорректную работу функции "ФамилияИО" при вводе женских отчеств, оканчивающихся на "-чна" (Никитична, Ильинична, Кузьминична). Например, если ввести "Иванова Анна Никитична", результатом функции будет "Иванова Н."

Игорь (администратор сайта), 22 Июл 2015 - 15:22.#18

Антон, да, всё в силе, все способы работают.

Антон, 22 Июл 2015 - 13:06.#19

Здравствуйте. Хотим купить эту программу, все способы оплаты в силе и работают?

Игорь (администратор сайта), 21 Июл 2015 - 02:35.#20

Или вы про ширину списка имен файлов?
Там же есть ручная регулировка ширины, - выставьте сразу с запасом.
Или переименуйте шаблоны, чтобы имена файлов были одновременно и понятные, и не слишком длинные.

Игорь (администратор сайта), 21 Июл 2015 - 02:32.#21

Дмитрий, это всего одна строка кода, - но добавлять в программу не буду, т.к. обычно такой автоподбор только ухудшает ситуацию (появляются чрезмерно широкие столбцы, из-за одной длинной строки)

Вы можете добавить в свой шаблон Excel макрос, - он будет запускаться автоматически, и подгонять ширину столбцов:

Sub FillDone()
    ActiveSheet.UsedRange.EntireColumn.AutoFit
End Sub

Дмитрий, 21 Июл 2015 - 01:50.#22

Игорь, доброго времени года.

Смогли бы найти в себе силы и добавить автоподгон ширины строк в форме выбора шаблонов под самую длинную строку? Или это будет слишком много ненужных вычислений?

Гость, 8 Июл 2015 - 18:34.#23

А если используются объединенные ячейки? В них эта формула не работает

Игорь (администратор сайта), 8 Июл 2015 - 18:06.#24

В комментариях уже был ответ на ваш вопрос:

Чтобы в шаблонах Excel работала функция суммы, вместо формулы =СУММ(C8:C10)
используйте ФОРМУЛУ МАССИВА =СУММ(ЗНАЧЕН(C8:C10))
(формула массива вводится нажатием Ctrl + Shift + Enter)

Гость, 8 Июл 2015 - 17:31.#25

Добрый день! Я хочу чтобы в шаблоне в таблицу с числовыми данными подставлялись числовые значения и считались при автосуммировании, можно ли это сделать? Сейчас у меня так не получается, суммируются все значения кроме подставленных.

Игорь (администратор сайта), 6 Июл 2015 - 22:22.#26

Так вы в шаблоне в ячейке перед кодом поля добавьте апостроф, - и проблема решится
(в ячейку шаблона вместо {сумма} напишите '{сумма})

Magbit, 6 Июл 2015 - 18:30.#27

Добрый день!
Я видел уже решение данной проблемы, но сейчас листаю форум и не могу найти... как сделать так чтобы не пропадали нули? приходится создавать отдельный столб с любым знаком вначале, потом в шаблоне вставлять в невидимую ячейку, а оттуда уже формулой убирать первый знак... это как то неудобно. подскажите пож еще раз как это решить..

Константин, 2 Июл 2015 - 15:24.#28

Добрый день я физическое лицо хотел бы приобрести данный продукт пожалуста свяжитесь мо мной по имейлу.

Игорь (администратор сайта), 27 Июн 2015 - 15:42.#29

Такой возможности в программе нет, - воспользуйтесь встроенной в Word функцией «слияние»

Гость, 27 Июн 2015 - 15:31.#30

а можно сделать так, чтоб не отдельные документы создавал,а в один? у меняпросто справки А5 формата,печатаю по 4 разных налисте,открывать по одному и печатать - долго получается.