Главная » Готовые решения

Создание документов по шаблонам (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Для загрузки надстройки FillDocuments воспользуйтесь кнопкой Скачать программу

Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус

Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов

Это полнофункциональная пробная (TRIAL) версия, у вас есть 7 дней,
в течение которых вы можете протестировать работу программы.

Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе

Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию

Лицензия (для постоянного использования) стоит 2500 рублей.

В эту стоимость входит активация на 2 компьютера (вы сможете пользоваться программой и на работе, и дома).
Если нужны будут дополнительные активации, их можно будет в любой момент приобрести по 700 рублей за каждый дополнительный компьютер.

Комментарии

Игорь (администратор сайта), 25 Июн 2015 - 15:07.#1

Антон, тут и проверять не надо, - программа уже не первый год работает на тысячах компов,
и, если были бы подобные проблемы, - я бы о них уже знал.

Если прибивать процессы Word или Excel - максимум что может быть, это незаполненный файл
А если что-то заполняется не так, - проблема в шаблонах, исходных данных, или в самом компьютере.

И еще: ни Word, ни Excel, подвисать не должны. Если подвисают, - возможно, в них проблема.
Попробуйте на другом компе, - программа должна работать корректно, без подвисаний.
Конечно, 20-страничный шаблон, да еще и с картинками, - это достаточно тяжелый файл, программа может задуматься на несколько секунд,
- но намертво зависать не должна.

PS: А ctrl+ break вообще нажимать не надо. На прогресс-баре есть кнопка «ОТМЕНА», - её нажать, и подождать немного.

Антон, 25 Июн 2015 - 11:58.#2

Все-таки проверьте, пожалуйста, как ведет себя надстройка с шаблонами, если завис ворд или эксель, или что-то из этого убить резко, или при заполнении прервать макрос ctrl+ break. Еще заметил, что при заполнении большого количества шаблонов в одном из них на 20 стр в конце есть картинки - вот они пропадают в готовом файле после заполнения. Если в одиночку этот шаблон на 20 стр с картинками вконце заполнять - все ок.

Игорь (администратор сайта), 24 Июн 2015 - 21:54.#3

Антон, такого быть не должно.
Шаблоны моя программа не изменяет, - она создает на базе шаблонов новые файлы, и эти файлы заполняет.
Это надо очень постараться с настройками программы (допустить несколько ошибок), чтобы в шаблон что-то подставилось.
Скорее всего, вы взяли в качестве шаблона один из заполненных документов, - где уже изначально были какие-то данные вставлены.

Антон, 24 Июн 2015 - 20:50.#4

Уже дважды в шаблон записались данные, которые должны были оказаться в готовом документе, а шаблон нетронутым. Предположительно, это случалось в ситуации, когда останавливал заполнение отменой на прогресс-баре. Как такое вообще возможно?? В итоге у заказчика оказались документы с чужими реквизитами, поскольку в шаблоне поля заменились ранее этими самыми чужими реквизитами.

Игорь (администратор сайта), 23 Июн 2015 - 18:29.#5

Да, можно доработать программу, -чтобы была возможность отключения вывода этих сообщений.
Если вы покупали программу, - напишите мне на почту или в скайп, постараюсь сделать.

Гость, 23 Июн 2015 - 16:22.#6

Надоедливыми показались сообщения про слишком много файлов шаблонов и обнаружение неподдерживаемых файлы. Допустим у меня много шаблонов, но нужно использовать конкретные. А сообщения постоянно вываливаются при заполнении. Может сделать, чтобы хотя бы один раз появлялись за сеанс работы с экселем? Или добавить чекбокс, что больше не показывать сообщение.

Игорь (администратор сайта), 23 Июн 2015 - 14:00.#7

У меня на компе ошибка не появляется, - даже если ранее папка была задана несуществующая.
Обновите программу (скачайте прямо сейчас последнюю версию с сайта) - и попробуйте снова, - ошибка должна исчезнуть.

Гость, 23 Июн 2015 - 13:40.#8

Игорь, run-time error "52" Bad file name or number то можно исправить? Загрузил настройки с другого компа, где папка с шаблонами на диске F. А на данном компе нет такого диска. Эта ошибка не дает поменять папку с шаблонами.

Игорь (администратор сайта), 17 Июн 2015 - 18:27.#9

Иван, в формулах Excel текстовые значения заключаются в кавычки.
Если написать формулу с учётом требований Excel, - о чудо, внезапно всё заработает:

=ИОФамилия("Иванов Иван Сергеевич")
=Дательный("Иванов Иван Сергеевич")
=Дательный("Иванов";"Иван";"Сергеевич")

Иван, 17 Июн 2015 - 17:24.#10

Например: =ИОФамилия(Иванов Иван Сергеевич) выдает #ЗНАЧ!

Игорь (администратор сайта), 17 Июн 2015 - 08:44.#11

Иван, всё работает в обоих вариантах (хоть ссылка на ячейку. хоть явное указание параметра)
Если что-то не получается, - пишите здесь конкретные формулы, которые не работают.

Иван, 17 Июн 2015 - 04:34.#12

Удивительно, что все функции с фио работают только, если в формуле ссылка на ячейку с фио. Если сразу в формулу писать фио - не работает.

Игорь (администратор сайта), 13 Июн 2015 - 20:58.#13

Григорий, да, только для последовательности ФИО будет работать.
(не ставилась задача сделать для других вариантов)

Григорий, 13 Июн 2015 - 20:05.#14

А у Вас все функции завязаны только на стандартную последовательность ФИО, так понимаю. Если будет ИОФ, то ерунда получается.

Уставший Гость, 13 Июн 2015 - 19:33.#15

А как быть с папкой со вставляемыми картинками и папкой со вставляемыми файлами ворд? Отдельно задавать?

Игорь (администратор сайта), 13 Июн 2015 - 19:21.#16

Там же есть галочка, — «Папки ШАБЛОНЫ и ДОКУМЕНТЫ в той же папке, где надстройка»
Галочка находится прямо под полями выбора этих папок.

Уставший Гость, 13 Июн 2015 - 17:41.#17

Загрузил файл с настройками с другого компа (там по другому адресу лежат шаблоны), пытаюсь поменять папку с шаблонами документов, вылетает ошибка:
run-time error 52 Bad file name or number, поменять не дает.

Уставший Гость, 13 Июн 2015 - 17:31.#18

Игорь, есть ли возможность задавать путь к шаблонам относительно надстройки? Допустим, покладу папку с шаблами рядом с надстройкой.

А то папка с шаблонами на разных компах лежит на разных дисках и в разных папках. Файлы настроек приходится менять для каждого компа вручную. Очень не удобно.

Игорь (администратор сайта), 10 Июн 2015 - 22:27.#19

В смысле, — что за род?
Определять пол (М или Ж) по полному ФИО (не сокращенному, — а именно полному), — это можно реализовать.
(все функции склонения ФИО сначала определяют пол, - от этого зависит, как склонять)

Впрочем, вы можете это сделать и без помощи функций из надстройки, — обычной формулой:

=ЕСЛИ(ИЛИ(ПРАВСИМВ(A1;2)="на";ПРАВСИМВ(A1;4)="кызы");"Ж";"М")
(формула берет ФИО из ячейки A1, и по окончанию отчества определяет пол)

Гость, 10 Июн 2015 - 22:03.#20

А род не умеет определять? Это реально реализовать?

Игорь (администратор сайта), 10 Июн 2015 - 16:10.#21

Для шаблонов Word, такой возможности пока нет (тут подойдёт штатная функция Word, - слияния документов, без использования моей программы)
Для шаблонов Excel - такая возможность есть (можно объединять все сформированные файлы Excel в одну книгу. Опция включается на вкладке ДОПОЛНИТЕЛЬНО)

Mikl, 10 Июн 2015 - 14:05.#22

Добрый день, подскажите есть ли возможность формировать документы в один файл. К примеру шаблон содержит 1 лист, формирую по 8000 строк, в итоге хочу видеть 1 файл doc или pdf с 8000 листами?

Игорь (администратор сайта), 4 Июн 2015 - 22:59.#23

Здравствуйте, Ирина
Абсолютно неважно, с какого компа вы купите.
Кодом активации будет ваш email (для компов с интернетом), а для компьютеров без интернета, я сам сгенерирую вам коды активации.
Здесь всё написано: http://excelvba.ru/faq/activation

Если же доступа в интернет нет, или с антивирусом справиться не удалось, - вам надо получить у меня код активации конкретно для вашего компьютера.

Для этого вы обращаетесь ко мне любым удобным для вас способом (ICQ, email, Скайп),
и сообщаете мне название программы и ID вашего компьютера (которые находятся чуть выше поля для кода активации)

По этим данным я генерирую код активации конкретно для вашего компьютера, и отправляю вам.

Если у вас несколько компьютеров, и на всех проблемы с доступом в интернет, - высылайте мне список их идентификаторов (ID),
я вам вышлю несколько разных кодов активации (по одному для каждого ID)

Ирина, 4 Июн 2015 - 21:06.#24

Добрый вечер!я физ лицо, хочу приобрести эту программу, но у меня большой вопрос.
Если я куплю программу на одном компьютере где есть интернет, а потом перенесу ее на другой, так программа будет работать? Очень нужен такой процесс автоматизации, но не дома а на работе. Но вот проблема что на работе любой доступ в интернет отсутствует, поэтому купить с рабочего места не имеется возможным.

Игорь (администратор сайта), 3 Июн 2015 - 18:06.#25

Александр, вам дважды и отправляли документы на почту
(последний раз - сегодня выслали, уже на новый email, - в прошлый раз вы с другого email писали)
Возможно, имеет смысл проверить папку СПАМ...

Александр, 3 Июн 2015 - 13:19.#26

Добрый день! Дважды отправлял письмо с просьбой выставить счет для юр лица. Никакой реакции. Руководство ждет! Можно как то наконец заказать этот продукт!?
Спасибо! Чем быстрее тем лучше!

Игорь (администратор сайта), 30 Май 2015 - 19:12.#27

Здравствуйте, Александр.
Сообщение про обновление связей возникает потому, что наверняка используются формулы из моей надстройки (типа склонения ФИО, и подобного)
Если путь к надстройке не менялся, - то такого сообщения быть не должно

А вот про ошибку при запуске FillDocuments - это потому что файл надстройки повреждён (скорее всего, антивирусом, если у вас Аваст)
Надо:
1) удалить старый файл надстройки
2) отключить антивирус (если у вас Аваст - последние дней 10 он дает ложное срабатывание на все мои программы)
3) скачать надстройку с сайта, и запустить

Александр, 30 Май 2015 - 12:16.#28

Добрый день. При запуске исходной таблицы выскакивает сообщение: Не удается обновить одну или несколько связей в книге Excel. Нажимаю Продолжить, а в надстройках нет макросов. Скачиваю повторно файл Filldocuments, а при попытке запуска выскакивает сообщение: В книге Filldocumetns обнаружено содержимое, которое не удалось прочитать... Microsoft не удается открыть или восстановить книгу, поскольку она повреждена. Что делать?

Игорь (администратор сайта), 27 Май 2015 - 22:24.#29

Доработать можно, - но только за дополнительную плату (т.к. кроме вас, никто с подобной просьбой не обращался)
Самый простой вариант решения с вашей стороны, - снять защиту с шаблона (тогда и дорабатывать ничего не нужно будет)
А вывод документа можно сделать в формате ПДФ - чтобы пользователь не мог внести изменения.

pub10, 27 Май 2015 - 14:32.#30

Если вордовский шаблон защищен, а в разрешенных ячейках стоит {тег}, то заполнения не происходит...
Этот нюанс можно как-то обойти или доработать в новой версии?