Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

так вы поставьте код поля {организация} в отдельную ячейку (шрифт можно сделать белым, чтобы не видно было этого значения),
а формула будет ссылаться на эту невидимую ячейку.
Запись =!лист1{организация}, конечно же, работать не будет, - таких формул в Excel не бывает.

Скажите как можно подставлять данные программы в формулы в екселе. Например запись типа =!лист1{организация} не работает. То есть я хочу чтобы на другом листе ексель мог найти заданую организацию а потом с помощью впр подставлять нужные данные этой организации

Большое спасибо, ребята. Буду пробовать. Есили получится, куплю прогу обязательно. Давно искал что то подобное.

Прошу прощения, я написал и отправил, а пока писал, вы уже ответили.

1. Зачем так сложно? На листе создаете столько, столбцов, сколько нужно для вставки данных в шаблон. В одном столбце вводите данные вручную, а в других прописываете формулы, которые получают данные или из других листов, или из других книг. Всё.
2. Фильтр на столбец с числами, выбрать непустые ячейки. Всё.
3. Да.

Здравствуйте.
По вашим вопросам:

1) да, можно что-то подобное сделать. В отдельных столбцах основного листа (столбцы могут быть скрытые) пишем формулу ВПР(), которая подтягивает с другого листа или файла реквизиты организации.
Впрочем, если шаблон в формате Excel, - можно в нём эти формулы написать, а не в дополнительных столбцах исходного файла.

2) не совсем понятно, не видя файлов. скорее всего, не получится.

3) да, если используется шаблон Excel, а не Word.

Добрый вечер. Подскажите, есть ли в программе следующий функционал:
1) Заполнение шаблона из 2 разных листов одного екселевского документа. Или еще лучше подтягивать данные из нескольких разных документов ексель. Например для создания накладной я выбираю название организации, и программа заполняет в шаблоне дату, имя товара, кол-во и так далее. А реквизиты организации программа должна взять уже из другого листа или лучше другого ексель документа.
2) у меня в ексель файле несколько столбцов с названиями продукции. И далее если в одной строке с именем организации в данных столбцах есть число, значит продукция была куплена. Если там пусто, то не куплена и соответственно записывать данные для этой строки не нужно. Я понял что для этого можно использовать функцию мульти ров. Но можно ли начинать запись в шаблоне не с первого продукта, а с первого продукта с числом?
3) возможно ли создание сложных формул в шаблоне как в обычном ексель документе?

«Восстановление формул» должно работать (если не работает - напишите мне в скайп, я погляжу ваш файл, и доработаю эту опцию в программе)
А чтобы вообще этой проблемы избежать, используя надстройку на нескольких компьютерах, - расположите её на всех компах по одному пути, - например, в корне диска C:
И не будут формулы сбиваться

Игорь, ну это беда конечно. Когда меняются месторасположения надстройки или файла с формулами, использующего функции надстройки в формулах, относительно друг друга - формулы бьются, появляется связь в формулах через полный путь с надстройкой. Нельзя как-то эту проблему решить? Функция "восстановление формул" в надстройке не работает.

Обнаружил функцию Multirow - это было то, что мне нужно

Нет, шаблон сам по себе одностраничный.

Я спрашиваю, можно ли сохранять заполненный шаблон не в разные файлы, а добавлять еще одну страницу в один.

Спасибо!

Так объедините все свои шаблоны в один файл, и включите опцию вывода в ПДФ, - вот и получится то, что вам нужно.

Есть ли возможность сохранять все сгенерированные файлы в один PDF-файл?

С именованными диапазонами не работает. Переименовал диапазоны в порядке алфавита по 1 букве (ворд блоки пораньше сделал). Заработало. Возможно разумно было бы дать приоритет ворд блокам, другим вставляемым объектам.

Поля заполняются в порядке следования столбцов. Вставка блока текста из файла Word, - по сути, то же самое, что и заполнение поля.
Если у вас в блоках текста, вставляемых из внешних файлов, тоже присутствуют поля, которые надо заполнить, то:
1) столбцы с именами файлов (вставляемые блоки) в исходной таблице Excel должны быть как можно левее (чтобы сначала программа вставила блоки, а потом начала поля заполнять)
2) в настройках программы на вкладке ДОПОЛНИТЕЛЬНО отключите опцию «заполнять только найденные в шаблоне поля»

Есть ли приоритет у блоков текста перед обычными полями? Вставляя блоки текста с полями, эти поля, которые были в блоках текста, пропускаются.

Игорь, так есть же уже давно такая возможность:
http://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/InsertImages

Я поддерживаю реализацию возможности вставки изображения в ворд из папки. Очень полезная штука для создания иллюстрированных каталогов.

Такая доработка не требуется, - программа умеет брать данные из именованных ячеек любых листов текущего файла.
Если там какие-то общие поля есть на других листах, - присвойте каждой такой ячейке с подставляемым значением имя (слева от строки формул),
а потом используйте в шаблоне код {=ИмяЯчейкиСДругогоЛиста}

См. инструкцию: Второй тип кодов полей - ссылки на фиксированные (именованные) ячейки таблицы
http://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/FieldCodes

Может добавите возможность заполнения одного файла с нескольких листов одновременно: то есть, допустим, в режиме использования шаблонов по названию листа, чтобы помимо активного листа, переходил на кастомно указанный(е) лист(ы), где имеются общие поля для всех шаблонов (чтобы не дублировать на всех листах общие поля).

Касательно радиокнопок, - такой возможности в программе нет.
Сделать можно, если готовы оплатить доработку (высылайте пример исходной таблицы Excel и шаблон Word с радиокнопками на почту, и описывайте, как по исходным данным определить, какую радиокнопку активировать в документе Word)

Добрый день.
Игорь, интересует возможность задания выбора для объединенной группы радиокнопок в Ворде выбранного значения.
Иными словами - в ворде таблица опроса с выбором одного из нескольких вариантов в каждом пункте. Выбор делается в связной группе радиокнопок. Есть ли возможность указать наименование кнопки, которая должна быть активна?

В шаблон Word, в новой версии программы, подставляются данные не из всех 100 столбцов, а только из нужных.
В Excel же подставляются все 100 значений.
Вообще, это должно быть быстро (1-2 секунды, - в Excel поиск и замена работают быстрее, чем в Word)

Возможно, у вас там какие-то формулы в шаблоне Excel, или включен режим Miltirow (когда строки в шаблоне размножаются, - это замедляет формирование документа)
Надо смотреть, - 4 минуты это явно много для одного документа.

ну столбцов около сотни. То есть без вариантов? но почему word заполняется за 5 сек, а excel минуты 4ре?

Если очень медленно, - значит, что-то не так настроено
(или исходная таблица имеет сотни столбцов)
Среднее время заполнения 1 документа, - 1..2 секунды.
Если сами не разберетесь, - могу помочь, от вас для этого надо: http://ExcelVBA.ru/help

Добрый день!
Программа работает, но ОООчень медленно, особенно что касается заполнения шаблона в excel. Как можно решить проблему?
Office 2013, FillDocuments 2.4.2

Добрый день! Во первых хочется поблагодарить Вас за эту программу-она просто гениальна!!!! У меня такой вопрос, возможно ли из таблицы эксель из одной ячейки (где указана разного значения информация), при формировании документа ворд, информация из одной ячейки разбивалась бы на разные строки ?

Добрый день.
Игорь, интересует возможность задания выбора для объединенной группы радиокнопок в Ворде выбранного значения.
Иными словами - в ворде таблица опроса с выбором одного из нескольких вариантов в каждом пункте. Выбор делается в связной группе радиокнопок. Есть ли возможность указать наименование кнопки, которая должна быть активна?

Вообще, красная строка в ворде задается форматированием абзаца.
Но можно использовать и символ табуляции, вводя его в ячейку с клавиатуры или в формуле применяя символ(9)

Игорь, можно ли как-то передавать из ексель в ворд документ красную строку при помощи данной программы? символ(10) или символ(13) в формулах не работает.

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
  _____             _  __   __           ___  
|___ / _ _ (_) \ \ / / __ _ / _ \
|_ \ | | | | | | \ V / / _` | | | | |
___) | | |_| | | | | | | (_| | | |_| |
|____/ \__, | _/ | |_| \__,_| \__\_\
|___/ |__/
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.