Создание документов по шаблонам (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

А вы не расставляйте скобки. Просто двойным щелчком (задаётся в настройках) копируйте названия полей и вставляйте в нужное место шаблона.

Установил в шаблоне фигурные скобки, все как по видео. Нажал "сформировать документы", появилось нужное число документов, но в их как были фигурные скобки, так и остались? Почему это может быть?

Здравствуйте, Гордон.
Функция "искать в шаблонах коды полей, и заменять только найденные", — она для простых задач (для 90% пользователей программы)
Если использовать всякие навороты (которые были реализованы для нужд 1-2 пользователей, типа той самой подстановки данных в поля из отдельных файлов Word), — то тут, конечно, возможны нюансы (что-то может не работать)
Поэтому, если используете какие-то специальные возможности программы, — проще её не обновлять (один раз настроить, - всё работает - и пользуйтесь)

касательно этого:

Вордовские файлы, подлежащие вставке в шаблон, скопом навалены в одной папке. Неудобно, неструктурированно.

пока не планирую что-то мудрить с подпапками, - не хочу чрезмерно усложнять программу
(там много нюансов выплывет, - например, могут быть одноимённые файлы в разных подпапках, - фиг знает из какого вставлять)
Этой функцией очень мало кто пользуется, - потому, пока всё останется как есть.
(если очень надо, - могу доработать, - но только под заказ, за денежку)

Еще заметил, но оно и логично:

если включена функция "искать в шаблонах коды полей, и заменять только найденные" и в основной шаблон вставляется текст из вордовских файлов с форматированным текстом, среди которого ИМЕЮТСЯ ПОЛЯ, то эти поля пропускаются.

Очень плохо, что вордовские файлы с форматированным текстом не выцепляются из подпапок указанной в настройках главной папки. Вордовские файлы, подлежащие вставке в шаблон, скопом навалены в одной папке. Неудобно, неструктурированно.

Илья, на ваш email программа не покупалась.
Напишите мне в скайп или на почту (а не в комменты), — решим проблему с активацией.

В общем проблема с торможением никак ни связана с аддоном или Офисом, посыпался жесткий диск, и файлы шаблонов висели на одном из умирающих секторов. Пришлось поменять диск и теперь другая проблема - лицензия была активирована на предыдущей установке и теперь ругается? Можно ли решить эту проблему?

Сергей, посмотрел высланные вами файлы, — это не ошибка программы.
Хоть названия столбцов в Excel и коды полей в Word визуально неотличимы, — тем не менее, они разные.
В заголовках таблицы Excel используется «обычный» пробел, а в кодах полей Word «неразрывный» пробел.
Если вы скопируете название столбца в Excel, и замените все аналогичные коды в шаблоне, - проблема исчезнет.

Серш, не могли бы вы мне выслать на почту этот шаблон, в котором что-то пропускается?
(с указанием, что именно пропускается)
Я бы проверил, и исправил.

Новая фишка "искать в шаблонах коды полей, и заменять только найденные" приводит к тому, что в шаблонах с 10 и более страницами пропускаются некоторые поля. Приходится отключать эту фишку.

Ошибки в формулах типа #ИМЯ? при перемещении ексель файла и при открытии на другом компьютере, при нахождении надстройки по другому адресу, не восстанавливаются через ДОПОЛНИТЕЛЬНО.

Илья, при положении прогресс-бара на 2%, программа производит запуск приложения Microsoft Word
Если зависает на 2%, — проблема ясна, программе не удаётся запустить по каким-то причинам Word.
Такое бывает очень редко, — и проблема тут не в моей программе (т.к. на 99% компов подобная проблема не возникает)
Лечится проще всего переустановкой Office (если часто происходит подвисание), хотя, виноваты могут быть и компоненты Windows.

Я соберу немного статистики когда это происходит, было пока 2 зависания - происходит это во время запуска макроса показывает 2% прогресса.

Здравствуйте, Илья.
Подвисание происходит в момент заполнения документов, или при запуске надстройки?
Напишите мне в скайп, - я посмотрю на вашем компе, почему так происходит.

PS: Всегда есть возможность откатиться на прежнюю версию, если проблема не решится.

После обновления заметил, что плагин иногда так подвешивает Excel, что только убийством процесса или перезагрузкой компа лечится

Чтобы формулы не сбивались, - на всех компах надстройка должна быть сохранена по одному и тому же пути (например, в корне диска С)
Если формулы сбились, - можно нажатием одной кнопки их восстановить
(в настройках, на вкладке ДОПОЛНИТЕЛЬНО, включаем опцию «Показывать пункт «Дополнительно» в меню программы». Потом, в меню, жмём Дополнительно — Восстановить формулы)

Если excel файл скопировать или переместить в другое место, то в формулах появляется полный путь к надстройке FillDocuments.xla. Не дай бог на другом компьютере надстройка лежит по другому адресу - формулы побьются.

26 апреля 2015 г. в 20:34 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.4.0).

Изменения в новой версии программы:

+ увеличена скорость формирования документов
(разница в скорости особенно заметна при использовании режима Multirow, огромных таблиц с исходными данными, и объёмных шаблонов)

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Взяли пару лицензий, спасибо, хороший и весьма полезный макрос. Сильно облегчил работу

Потом вы всегда сможете докупить дополнительные активации (из расчёта 300 руб за каждое дополнительное рабочее место)

Ну с такой поддержкой, и довольно качественным софтом - берем однозначно. Вот только, если мы сейчас возмем 2 лицензии - можно будет потом получить скидки на дополнительные?

Здравствуйте, Илья.
1) Копирование по двойному клику, - работает примерно на 80% компах.
На вашем компе, какая-то программа перехватывает буфер обмена, и повреждает данные.
Искать эту программу сложно. Проще копировать ячейки обычным способом, вручную дописывая фигурные скобки до и после.

2) это не баг. в настройках программы есть галочка, переключающая режимы «для всех строк» / «только для выделенных строк»
Вы, видимо, поставили галочку «Формировать по всем строкам», и забыли об этом.

Заметил следующие баги
-при двойном клике на заголовок, вставляемая информация представляет собой два квадратика (как будто нарушение кодировки)
-при генерации документов, генерируются документы на все строки, а не на только на выделенные

Горячей клавиши нет, — но вы можете попрообвать сами её назначить
(название макроса, который надо запускать, - CreateAllDocuments)

Но зачем это? Неужели сложно нажать одну кнопку на панели инструментов?

Прекрасно, а есть ли горячая клавиша которая запускает генерацию документов, вместо нажатия кнопки "Сформировать документы"?

Здравствуйте, Илья.
Таблиц с исходными данными может быть сколько угодно, - как в разных файлах Excel, так и в одной книге (на отдельных листах)
Можно настроить так, чтобы программа сама определяла, какой из 8 шаблонов использовать (для этого надо переменовать листы или шаблоны, и в настройках программы включить опцию «заполнять только те шаблоны, название которых содержится в имени листа исходной таблицы»)

Прекрасная программа. Можно ли иметь несколько разных баз данных Excel в одном файле(на разных листах) или в разных файлах с различными шаблонами для формирования разных шаблонов Word? Грубо говоря у меня есть 8 уникальных шаблонов, заполняемых из 8 различных источников данных(1 шаблон-1 источник данных). Возможно ли это с использованием данной программы?

Перейти в ранее открытое окно проводника, - можно, но весьма сложно в реализации (потому, вряд ли буду такое делать)
Если напрягают открывающиеся каждый раз папки, - просто отключите эту опцию в настройках программы.

У программы есть функция открытия папки с файлами после формирования документов. Разве нельзя перейти в уже открытое окно, зачем по сто раз открывать одну и ту же папку?

Спасибо, Игорь, как раз разный путь и использование на разных компах.

Может сделать проверку и автовосстановление формул в будущих версиях..Не каждый сообразит в чем дело.