Создание документов по шаблонам (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Подскажите пожалуйста, а можно ли в программе указать, чтобы все готовые документы (акты,протоколы) сохранялись в один документ (а не раздельно создается док с протоколом,и отдельно с актом)

Сложно сказать, - на такое никто ранее не жаловался.
Как вариант, - объединённые ячейки в исходной таблице
Если сами не разберетесь, - звоните в скайп, я сам посмотрю на вашем компе, почему так происходит.

Здравствуйте!
С чем может быть связано дублирование писем при автоматической рассылке Outlook (часть писем отправляется в двух экземплярах)?

Здравствуйте, Алексей

Если надо одновременно формировать и PDF, и DOC/XLS, - то галочка в окне выбора шаблонов не помошет (она будет распространяться на ВСЕ выбранные шаблоны, как и галочка в настройках программы)
А сделать отдельные галочки для каждого шаблона - не получится

Самый простой вариант, не требующий доработки программы, и занимающий буквально пару минут:
- открываете папку ШАБЛОНЫ
- выделяете ВСЕ файлы (Ctrl + A), копируете и вставляете (Ctrl + С, Ctrl + V)
- переименовываете копии файлов, меняя слово "Копия - " на {PDF}

В итоге, в папке ШАБЛОНЫ будет 40 файлов, и вы сможете выбирать любые варианты создания файлов (например, один документ только в DOC, второй - только в PDF, третий - и в DOC и в PDF)

PS: Для удобства, шаблоны можно разложить по подпапкам, - сформированные документы разместятся по подпапкам аналогично.
Т.е. для шаблонов с меткой {PDF} можно создать отдельную подпапку в папке ШАБЛОНЫ

В том то и дело что мне надо делать файлы в PDF и DOC, XLS одно временно но иногда и по отдельности, а так я понял мне придется создавать одни и те же шаблоны для PDF и не для PDF?! Что в моем случае немного геморройно потому что у меня шаблонов аж 20 шт.

Здравствуйте, Алексей

выбор совместного формирования PDF, DOC и EXCEL

Такое есть в программе, - надо задать метку {PDF} в именах файлов тех шаблонов, для которых нужен вывод в ПДФ
По всем остальным шаблонам, документы будут создаваться в исходном формате (DOC, XLS и т.п.)
Ну и в настройках программы отключить вывод в ПДФ (это не повлияет на шаблоны, в имени которых есть метка {PDF})

Добрый день
Добавьте возможность выбора формирования в PDF прямо в меню "выбора шаблонов на печать" или же выбор совместного формирования PDF, DOC и EXCEL
Заранее СПС!

Алекс, а зачем это нужно?
Такой возможности в программе не предусмотрено
Напишите мне в скайп (объясните, для чего вам это нужно), - что-нибудь придумаем

Доброго времени суток, у меня вопрос можно ли как то отменить лицензию на FillDocuments или сделать так что бы определенный компьютер больше не мог ею пользоваться

Здравствуйте, Алексей
Насколько я знаю, в Outlook есть кнопка «Отправить все письма»
Так что всё можно отправить одним нажатием

Здравствуйте!
Прошу помочь со следующим вопросом.
Когда программой генерируешь множество писем, но не ставишь галочку автоматического отправления, то они просто "висят" в исходящих в Outlook'е.
Чтобы их отправить, нужно в каждое письмо зайти и нажать "отправить".
Можно как-то все эти письма в исходящих отправить одним нажатием?

Ответ на ваш вопрос есть в разделе FAQ:
http://excelvba.ru/faq/InstallWindows

При переустановке Windows лицензия заново установиться?

Здравствуйте, Алексей
Перенос лицензий не предусмотрен

Вы можете докупить рабочие места, если требуется использование программы на других компьютерах.

Отслеживать количество активаций можно в личном кабинете: http://excelvba.ru/cabinet/login

Как перенести лицензию на другой компьютер?

Александр, а разве на этой странице скачивается неполная версия?
Надстройка полнофункциональная, - только с ограничением на количество запусков.
Чтобы снять ограничение на количество запусков, - надо приобрести лицензию.

А как получить полную версию этого макроса?

Может у нас частный случай но была задача: по каждой строчки исходной таблице печатается по одному из 5 шаблонов Word (получаются документ от 2 до 5 страниц)3 копии и отдельно надо распечатать 1 копию только первой страницы(урезание шаблона не подходит нужна точная копия первой страницы).
Думаю есть возможность добавить служебное поле в имя шаблона аналогично {print=x} {Pages="1,3,5"}

Сергей, а как вы представляете себе эту функцию?
Например, на печать выводятся 7 шаблонов, из них 5 Word и 2 Excel
И где задавать печатаемые страницы?

Что мешает в настройках шаблона изначально задать область печати?
Или сделать отдельные (урезанные) шаблоны (поставив пометку {print} в имени файла), которые будут выводиться на печать (а остальные шаблоны не будут распечатываться)?

Добрый день.
Предложение.
Для автоматического вывода документов на печать добавить параметр "какие страницы печатать"

Спасибо за эту надстройку, некорректно выдали дивиденды, нужно уведомить 250 акционеров и распечатать приходные кассовые ордера. С Вашей надстройкой этот геморрой намного легче будет пережить :)))

Проблем с активацией не будет.
Ответ на ваш вопрос есть здесь: http://ExcelVBA.ru/faq

Что делать если я хочу переустановить операционную систему программа FillDocuments будет работать? (Проблемы с активацией не будут?)

Мои программы работают только в Excel под Windows
Версии для Мака нет (и не планируется)
Для использования на Mac, установите Parallels

при установке в Excel ms office 365 (на MAC OS X) выдает ошибку компиляции модулей: Mod_functions, Mod_About...
Уважаемый, администратор сайта, можно ли внести какие-либо исправления в надстройку для того, чтобы ее воткнуть в указанную выше версию Excel?!

Валерий, всё просто:
не можете настроить программу?
ну так обратитесь ко мне в скайп, техподдержка ведь бесплатная
Зачем тут десятки сообщений писать, когда все ваши проблемы решаются парой нажатий кнопок...
Чтобы я смог вам помочь, от вас надо: http://ExcelVBA.ru/help
и через несколько минут всё чудесным образом заработает

Ну вообще перестал формировать (тронул маску, и так пребывал и так и как было ставлю все одна и та же картина), пишет ошибку: ОШИБКА 5854 при подстановке данных в поле {может, у вас формулы изменились, из-за того что сменился путь к файлу надстройки? (подменю ДОПОЛНИТЕЛЬНО - кнопка ВОССТАНОВИТЬ ФОРМУЛЫ) Чтобы на панели инструментов отобразилось меню ДОПОЛНИТЕЛЬНО - надо поставить соответствующую галочку в настройках программы
так это исправляется одним нажатием кнопки
Пребывал восстанавливать формулы, пишет что все нормально. Раньше хоть в ДОК формировал, сейчас вообще не как не формирует.

насчёт связей, - ну так нажмите кнопку ОБНОВИТЬ, а вы думаете я на кнопку нажать не сумел? Нажимал, только при следующим запуске такая же картина происходит.

Валерий, насчёт связей, - ну так нажмите кнопку ОБНОВИТЬ
если какие-то связи не обновятся, - выскочит окошко, где из можно просмотреть и удалить.
Проблема не имеет отношения к моей программе
(или, возможно, вы не все формулы обновили, которые ссылаются на мою надстройку (надо нажать кнопку ВОССТАНОВИТЬ ФОРМУЛЫ)

Насчет маски имени файла - сделайте такую:

{№ договора} {название организации}.{%ext%}

или, лучше, такую (чтобы имя файла шаблона тоже попадало в название создаваемого файла):

{№ договора} {название организации} - {%filename%}.{%ext%}

и, о чудо, все сразу заработает как вам надо.
(у вас имя создаваемого файла формировалось без расширения, - соответственно, Word при сохранении использовал формат файла «по-умолчанию»)

Если вы что-то неправильно настроили изначально, - это вовсе не значит, что программа неправильно работает после обновления...

- Насчёт DOC и DOCX - только что специально проверил, всё работает как надо:
Тоже проверял специально - не работает как надо, маска вот такая {№ договора} {название организации} не каких расширений специально не задевал. До последнего обновления работала без проблем (5 месяцев).

- Посмотрите, что за связи (щелкнув на этом сообщении), и удалите ненужные. Потом сохраните файл.
Не могу посмотреть: в сообщение 3 кнопки (сохранить, не сохранить и справка) пока действие не выполнишь дальше не пускает. (посмотреть можно здесь http://yadi.sk/d/unSL6ra_StuYH )

Насчёт DOC и DOCX - только что специально проверил, всё работает как надо:

Создание документа 1 из 2
Шаблон: ...\act-template.doc
Сохранение созданного файла: ...\3 - act-template.doc
========================================
Создание документа 2 из 2
Шаблон: ...\договор.docx
Сохранение созданного файла: ...\3 - договор.docx
========================================

Возможно, у вас неправильно назначена маска имени файла в настройках программы.
Полностью удалите маску в настройках, - она сбросится на значение по-умолчанию
{%str%} - {%filename%}.{%ext%}

Если, например, у вас вместо маски написано что-то типа {%filename%}.DOC
- то да, проблема будет (если вы прописываете фиксированное расширение для всех создаваемых файлов)

Если сами не разберетесь, - звоните в скайп, помогу решить проблему.
От вас для этого надо: http://ExcelVBA.ru/help

По второму вопросу:

при открытии таблицы с данными, стали вскакивать предупреждения о не безопасных связях с внешними источниками

К моей программе это не должно иметь отношения
Посмотрите, что за связи (щелкнув на этом сообщении), и удалите ненужные. Потом сохраните файл.
Это займёт меньше минуты