Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Если шаблон в формате Word, - в нем дата должна отображаться в точности как в исходной таблице.
Если шаблон в формате Excel, - ну так назначьте нужный (аналогичный) формат ячейке, куда попадает дата.

добрый день!
в исходном файле excel разные фолрматы ячеек (дата, деньги, текст и т.д.)
я например воожу дату 08/08, нашимаю enter. формат ячеек такой: 08 августа 2013 г.
как сделать, чтобы в шаблоне дата отображалась так же: 08 августа 2013 г.?
у меня в заполненном шаблоне отображается дата как: 08.08.2013

Здравствуйте, Андрей
Если в папке ШАБЛОНЫ не будет ни одного файла, и в настройках программы включена опция рассылки писем, - то только рассылка и будет работать при нажатии кнопки СФОРМИРОВАТЬ ДОКУМЕНТЫ

Игорь, здравствуйте.
Подскажите, а как можно делать только рассылку, без заполнения документов?

Здравствуйте, Владимир.
Исправить, конечно, можно, - но я специально так сделал (каждое слово - с заглавной буквы),
ибо функции склонения «заточены» под фамилии.

Можете применить такую формулу:
=СТРОЧН("Текст в ПроизволЬНОм РеГиСтРе")
(результат: "текст в произвольном регистре")
Т.е. заменить формулу =РОДИТЕЛЬНЫЙ(A1) на =СТРОЧН(РОДИТЕЛЬНЫЙ(A1))

Подскажите пожалуйста, если использую Родительный падеж, то слов пишется с большой буквы, а мне нужно с маленькой :) решаемо?

Надписи в колонтитулах не обрабатываются.

так, все поняла. лотус не поддерживает.
аутлук мне обещают до конца года.
в связи с этим вопрос, если помечтать об аутлуке.
задача такая:
отправить письмо пете и ване.
есть таблица со строками петя и ваня
e-mail пети и вани находятся в одном из столбцов той же таблице
фамилия петров (для пети)и иванов (для вани)находится также в одном из столбцов. фамилия, это ключевое)
Еще есть 2 или 3 колонки, в которых перечислены адреса людей, которым желательно бы стоять в копии. для Пети -- аня, глаша и даша, для Вани -- катя и маша.
осатльные столбцы участвуют в заполнении шаблона ворд и сохраняются как Петров1.pdf Иванов1.pdf или Петров1.doc Иванов1.doc
еще есть отдельная папка на рабочем столе, в которой лежат документы в том числе Петров.pdf и Иванов.pdf
в идеале было бы круто, елси бы письмо выглядело так:
от: меня
кому: Петрову(из колонки e-mail пети)
копия: аня, глаша и даша (из 1,2,3 колонок)
тема: тра-ля-ля (с возможностью сохранить по умелчанию или отредакировать) Петров(из колонки Фамилия)
тело письма:
тра-ля-ля-ля-ля-ля-ля (с возможностью сохранить по умелчанию или отредакировать)
приложение
Петров1.pdf (файл сформированный надстройкой)
Петров.pdf (файл из отдельной папки на рабочем столе)

the end

настройка это позволяет?

(в отдельной папке файлы петров и иванов лежат вместе. их названия содержат данные ключевой колонкой Фамилия, тема письма тоже соджержат фамилию
документы формируемые надстройкой тоже можно было бы обозвать, чтоб содержали фамилию)
в общем, я не поняла, можно ли создать письма, которые также заполняются из таблицы в подскажите, пож-та..
и еще: насмотря на то, что я через вкладку письма -- программа the bat и без указания пути к приложению пыталась отправить письмо из лотуса -- было окно "сообщение успешно отправлено". оно не отправилолсь естественно) по крайней мере точно не получено)
оооо!! еще если бы можно было выбирать подтверждение получения, доставки, важность и т.д. -- вообще круть)

Отправка писем возможна через почтовые клиенты Outlook или TheBAT
Для каждого получателя будет сформировано своё письмо, со своими вложениями
(которые также можно сформировать программой в формате XLS, DOC, PDF)

Имя файла - да, можно задать, из какого столбца брать (можно и из нескольких столбцов сформировать)
Подробнее - здесь: http://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/FilenamesMask

добрый день!
подскажите пож-та по рассылке писем.. предусмотрена только почтовка bat?
и если у меня, например 50 писем с 50 разными адресами для каждого пиьсма.... надстройка не позволяет отравлять 1 письмо на 1 адрес автоматически? и приложений соответственно тоже 50 разных)
и.... при формировании и сохранении документов при импторте из экселя в ворд.. можно выбрать из какой колонки брать название документа? а то у меня автоматически сорраняется с номерами строк из экселя, а мне это не очень удобно.

Спасибо большое за отличную программу!!!

Добрый день!
супер-прога! я в восторге!! все получилось!! сколько можно пользроваться ей бесплатно и сколько-куда потом платить?

Проверил, работает, но не полностью! "Надписи" расположенные в колонтитулах так и не обрабатываются!
Еще заметил особенность, если во время работы Вашего макроса запустить word, это приводит к зависанию excel.

Здравствуйте, Александр.
Проверил, - действительно всё так, как вы говорите.
Внёс исправления в программу (версия 2.1.9 RC от 30.07.2013)

Чтобы подстановка значений выполнялась и в надписи в шаблонах Word, - надо в настройках программы поставить галочку
«Подставлять значения в колонтитулы и надписи»

PS: Для Excel пока подобного не сделал, - там всё сложнее, ибо встроенный поиск, в отличие от Word, не умеет искать в графических объектах

К сожалению в ворде тоже не работает. Вот пример необрабатываемого элемента: http://yadi.sk/d/Bj--IXpl7MHzZ

Здравствуйте, Александр.
Да, замену текста в надписях реализовать можно
(в Word, насколько я знаю, все заменяется, - не работает подобная замена только в шаблонах Excel)

Проблема в том, что эти замены будут выполняться долго (придётся программе перебирать все фигуры в книге, проверяя у каждой текст),
и, что очень неприятно, будет слетать форматирование отдельных фрагментов текста в надписи
(например, если первое слово в надписи выделено жирным, и последняя строка выполнена другим шрифтом,
то после замены весь текст надписи получит одно и то же форматирование)

Как бы можно попробовать и этот момент обойти (с потерей форматирования), - но код получится сложный, поэтому готов реализовать только за дополнительную плату.

Макрос не обрабатывает поля внутри "надписи". Вставить -> Фигуры -> Надпись.
Это можно реализовать?

Уведомляю, что 15 июля 2013 г. в 05:36 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.1.8).

Изменения в новой версии программы:

+ добавлена возможность рассылки писем через почтовую программу Outlook
+ доработан механизм подстановки таблиц Excel в создаваемые документы

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Полагаю, правильным будет Игорю посчитать свои трудозатраты, стоимость и календарные сроки. Затем можно набрать группу клиентов и заключить соглашение на разработку

Друзья, всем здравствуйте.
Всем кто заинтересован в доработке надстройки под outlook, сообщаю что Игорь, автор готов сделать доработку. Доработка платная. Предлагаю всем кому надо, скинуться "сколько не жалко", если конечно Игорь согласен с таким предложением.

Здравствуйте, Антон.
Там всё это реализовано, если мне не изменяет память.
Может, вы что-то настроили не так...

Позвоните мне в скайп, - я подключусь к вашему компу через teamviewer, проверю настройки, и решим эту проблему.
(а, если так что-то не доделано, на самом деле, - доработаю в ближайшее время)

Добрый день, уважаемый Игорь
Большое спасибо за Вашу надстройку. Попробовал - все получается, делает именно то, что мне требовалось для рассылки.

Единственный и вполне закономерный вопрос - для 10 строк таблицы Excel надстройка создает 10 персональных PDF-файлов для разных получателей и 10 персональных писем в The Bat. Все просто здорово!
Но теперь мне нужно вложить каждый файл именно в нужное письмо. В настройках вложений почтовой рассылки, как я понял, поля типа {ФИО} не работают для формирования имени файла вложения. Предусмотрен только знак "*" для маски имени файла.
Подскажите пожалуйста - как быть в такой ситуации? Если у меня 100-150 адресатов вручную вкладывать каждый файл? Не будет ли Вам сложно реализовать возможность и в настройке имени файла вложения добавить возможность использовать поля формата {ФИО}?
Большое спасибо Вам за внимание.

Здравствуйте, Димик
Да, такую функцию можно добавить.
Пока, кроме вас, никто подобной возможностью не интересовался.
Если ещё кто-нибудь попросит это реализовать, - тогда сделаю.

Игорь, доброго здоровьица.
Мож целесообразно было бы добавить функцию сканирования по шаблонам в поисках фигурных скобок и вывода результата поиска (то, что находилось в фигурных скобках) на лист в заголовок, то бишь замутить автоформарование заголовка, по которому будет происходить подстановка в дальнейшем. Как на Ваш вкус?

Здравствуйте, Андрей.
Дело даже не в цене, - а в наличии свободного времени (там много чего дорабатывать придётся)
Свяжитесь со мной по скайпу, - обсудим нюансы (какие настройки нужны для Outlook)

Игорь, здравствуйте. Скажите сколько будет стоить доработка надстройки, для отправки сформированных документов через OUTLOOK?

Уведомляю, что 9 июля 2013 г. в 03:56 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.1.7).

Изменения в новой версии программы:

+ реализована возможность подстановки таблиц Excel (из произвольных файлов) в шаблоны Word
- исправлена ошибка в функции СуммаПрописью

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Здравствуйте, Дмитрий.

А почему бы не сделать наградные дипломы в отдельных файлах?
Почему обязательно выводить все дипломы в один документ Word?

В моей программе такого режима нет, - какой смысл копировать возможности функции «Слияние»?
Для вашей задачи, режим слияния в Word, - самое простое и удобное решение.

Здравствуйте, Игорь.
Подскажите пожалуйста, возможно ли с помощью программы FillDocuments подставлять данные из каждой строки таблицы excel на каждый отдельный лист word. То есть мне нужно подписать наградные дипломы, есть таблица Excel с столбцами "Имя" и "Фамилия", нужно чтобы в один документ word подставлялись данные на каждый новый лист. Так же как в режиме "Слияние" в word, только не вся таблица а только например 10 строк которые я выделю.
Заранее спасибо.

Пока такой опции в программе нет.
Шаблоны могут автоматически выбираться в зависимости от имени листа, или же при запуске формирования документов вы можете вручную выбрать нужные шаблоны (отметив их галочками)

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
        __        __  _   _  _     _   _  __
__ __ \ \ / / (_) | || | / | | |/ /
\ \/ / \ \ /\ / / | | | || |_ | | | ' /
> < \ V V / | | |__ _| | | | . \
/_/\_\ \_/\_/ |_| |_| |_| |_|\_\
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.