Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Спасибо за оперативный ответ. Использую Firefox. Теперь все получилось! Спасибо!

Gulak, такая проблема может быть в некоторых браузерах при их некорректной настройке.

Варианты решения:
1) использовать другой, нормальный браузер (Opera, Firefox, Chrome)
2) щелкнуть правой кнопкой по ссылке на файл, и в контекстном меню выбрать пункт типа «Сохранить ссылку как...» или «Сохранить по ссылке как...» или «Сохранить объект как...»

Здравствуйте! не могу скачать! при нажатии на ссылку скачивания открывается новая вкладка с набором всевозможных символов!!! что мне делать?

Здравствуйте, у меня следующий вопрос. Существует исходная таблица Excel и шаблон в Word. При формировании документа на основании таблицы, надстройка создает ровно столько документов Word, сколько было выделено строк перед формированием. А вот есть ли у Вашей надстройки возможность формирования одного документа, с множеством ранее выделенных строк? Т.е. речь идет о формировании списка на основе табличных данных одного документа. Если такая возможность имеется, то подскажите пож. как эту опцию можно использовать?

отправил ВАм файл visio + файл excel,ответа не последовало...
Так всетаки Вы можете мне помочь или как:):)? ответа жду дня 3 уже.

Уведомляю, что 30 августа 2012 г. в 15:09 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 1.1.4 RC).

Изменения в новой версии программы:

+ реализована поддержка подпапок в папке «ШАБЛОНЫ». Теперь, если файлы шаблонов расположены в ветвистой структуре подпапок, при формировании файлов структура папок будет сохранена

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Огромное спасибо за Ваш труд и за возможность использовать Демо. Мне программа понадобилась пока один раз, но очень помогла.

Уведомляю, что 26 августа 2012 г. в 00:51 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 1.1.3).

Изменения в новой версии программы:

- устранена проблема с подвисанием программы при запуске (при проверке обновлений), и скачивании тестовых файлов с сервера, из-за проблем с доступом в интернет (или из-за блокировки программы антивирусом или файрволом)

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Евгений, ошибка в программе устранена (проблема проявлялась при подстановке очень длинного текста в шаблоны Word)
Обновите программу до версии 1.1.2 - всё будет работать правильно.

Таблицу и шаблон на почту выслал.

Евгений, а вы какой версией программы пользуетесь?
Такая проблема была, но давно исправлена (несколько версий назад)
Если используете старую версию - обновите программу,
если новую - отправьте мне на почту ваш исходный файл Excel и заполняемый шаблон Word, я протестирую на ваших файлах.

Здравствуйте! Программа некорректно работает, если текст в ячейке длинный. Это можно как-нибудь устранить?

на счет оплаты можете не беспокоиться) Оплату гарантирую, если это произойдет, всмысле надстройка будет коректно работать с документами ВИЗИО, можно будет увольняться и начинать свое дело))) Шутка, конечно, но жизнь это облегчит- однозначно! На ваш Емэйл, я отправлю файлы шаблона визио, которых как минимум 5 разновидностей, я пришлю один. После заполнения шаблон визио должен вставляться в один из шаблонов ворд, все это на печать- вот и вся задача:):)

Насчёт подстановки данных в файлы Visio - думаю, ничего сверхсложного тут нет, за небольшое вознаграждение доработаю программу.

По первому вопросу - опять вас не понял)
Порядок подстановки данных в шаблоны можно настроить, изменяя имена файлов шаблонов.
Загруженный программой список файлов-шаблонов отсортирован по алфавиту, - соответственно, в таком порядке и формируются (заполняются данными) файлы.

Я думаю, все гораздо проще: надо из двух документов ексел сделать один :):) тогда шаблоны будут заполняться из соответствущих столбцов и огород городить не стоит.Только как сделать тогда так, чтобы сначала заполнялся один шаблон, а затем- четыре остальных? Разница в заполнении этих шаблонов по времени от месяца- до полугода...И еще вопрос: с шаблоном Visio можно снюхать вашу надстройку?

Алексей, я помню про ваше пожелание.
Это требует значительной переделки кода (и, соответственно, времени), так что в ближайшие дни сделать не успею.
Как появится свободное время - обязательно реализую.

добрый день, надстройкой пользуемся, все отлично, спасибо. появился только один пока вопрос: нельзя ли сделать вертикальное заполнение данных, т.е. исходные данные в столбце, а не в строке?

Здравствуйте.
Да, можно написать макрос, который решит эту проблему (обращайтесь на почту или в Скайп, вышлите мне свой файлы, - что-нибудь придумаем)
Вообще, из вашего описания проблемы я мало что понял (что там из чего формируется), но проблема однозначно решаемая.

безусловно, админ, Ваша программа очень полезна и доступна по цене. вопрос: существуют два документа ecxel №1 и №2, из обоих формируются документы из шаблонов, документ №2 формируется из документа№1, т.к. они связаны гипер ссылками, но из №2 документа шаблоны не формируются, тк в этом документе стоит в ячейках формула ссылки на документ №1, а не значение. Вопрос: можно ли сделать/написать/ макрос, который бы в документе№2 после обновления значений в ячейке оставлял только значение ячейки , а не формулу ссылки на ячейку в документе№1? был вопрос, а еще я хочу поблагодарить вас за надстройку, она - помощник огромный в деле формирования документов и облегчения рутинной работы

Ваши пожелания реализованы в программе.

Новые настройки доступны на вкладке «Дополнительно»:

настройки программы заполнения документов Word из Excel

Новая версия программы будет доступна сразу после оплаты заказанных доработок.

 

PS: По первой опции (галочка «Использовать только те шаблоны, имена файлов которых содержатся в названии исходного листа Excel с данными») поясню на примере.

Если у вас в папке «ШАБЛОНЫ» находятся файлы с именами Акт.doc, Приказ.xls, Договор.doc, Распоряжение.doc,
то при установке этой галочки, и названии исходного листа с данными «Таблица для актов и договоров»,
документы будут формироваться только по двум шаблонам из четырёх доступных: Акт.doc и Договор.doc

Я готов оплатить данную опцию. Отписался на электронку.

Дело в том, что я специально сделал вставку в Word «Shift+Enter» вместо экселевского «Alt+Enter» (изначально вставлялся «Enter»), ибо в Excel комбинация «Alt+Enter» даёт перевод строки, а в Word перевод строки делается именно при помощи «Shift+Enter».
Нажатие Enter в Word даёт перевод абзаца, что в большинстве случаев после вставки данных с «Alt+Enter» из Excel приводит к нежелательному виду результата (например, если у абзаца задан отступ от левого края).

Могу лично для вас сделать в программе опцию выбора - на что заменять «Alt+Enter» из Excel. Доработка будет стоить 200 рублей (если у вас уже есть лицензия на программу) - обращайтесь в ICQ, Skype или на почту.

Здравствуйте! Будьте добры решите проблему с переносами (Обычный Enter вместо Shift+Enter). Обещали в обновлении все исправить, но так ничего и не работает. Очень нужно.

Да, при необходимости можно в настройки программы вывести опцию, при включении которой макрос будет заполнять только те шаблоны, в имени которых присутствует название текущего листа.

Здравствуйте, а можно ли сделать так, что б имея несколько вордовских шаблонов имена которых совпадают с именами листов в Экселе при подкачивании данных использовался тот шаблон, имя которого совпадает с именем листа в Эксель.

Спасибо уже получилось!

Здравствуйте, Алексей.

В настройках программы есть поле «Формировать имена создаваемых файлов по маске»:

Настройка имён создаваемых документов Word

У меня в этом поле написано {ФИО} - {%filename%}.{%ext%}
в результате чего в имя файла попадают данные из столбца {ФИО}, потом побел, дефис, снова пробел, и имя файла-шаблона с расширением.

Сделайте по аналогии - и всё получится.

Например, если в качестве имени файла должны использоваться номер и дата договора, используйте маску типа таких:

Договор № {№ договора} - {%filename%}.{%ext%}

Договор {№ договора} от {Дата договора} {%filename%}.{%ext%}

{Дата договора} - № {№ договора}.{%ext%}

(подразумевается, что в вашей таблице есть столбцы с названиями № договора и Дата договора)

Добрый день, хотел спросить почему документ/макрос "FillDocements" в полной 48 часовой версии не формирует названия новых созданных файлов по названию строк с Excel (Хотелось, что бы список с Excel превратился в количество фойлов Word с такими же именами соответственно шаблона!) По скриншоту я вижу, что функция работает... у меня не получается включить ее, может я , что-то делаю не правильно. Подскажите где я ошибся или как правильно выставить настроики.

Да, это сделать возможно.
В предыдущей версии я что-то исправлял с этими переносами (что в Excel отображалось нормально, в Word выводилось в виде квадратиков)
И это исправлю (доработаю), в следующей версии программы.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, про переносы строк при подкачивании данных из Excel в Word. Дело в том, что если в Excel в тексте, который должен подкачаться в Word поставить перенос Alt+Enter, то при подкачки текста в Word данный перенос распазнается как будто в ворде нажимали Shift+Enter. Можно ли сделать так, что б данный перенос в Word отображался просто как обычный Enter.

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
  _   _           _____   __  __   _____   _____ 
| | | | _ _ | ___| | \/ | |___ / | ___|
| |_| | | | | | | |_ | |\/| | |_ \ | |_
| _ | | |_| | | _| | | | | ___) | | _|
|_| |_| \__, | |_| |_| |_| |____/ |_|
|___/
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.