Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Office 2013 - версия 2.13 работает отлично, в Office XP - опять косяк: выделяю одну строку, документы формируются по всем строкам. Понимаю, что это от древности, но сделать ничего не могу, админу наплевать, что я работаю в Office XP, он менять ничего не хочет и мне не дает, все своими админскими привилегиями позакрывал.

Наиль, вы не первый, кто обращается с вопросом насчет подстановки #### в документы, если ширина столбца недостаточная.

Несколько месяцев назад я обсуждал с пользователями программы, что же, всё-таки, подставлять в документы Word, — ТЕКСТ ячеек или ЗНАЧЕНИЯ ячеек.
И мы пришли к выводу, что в большинстве случаев надо подставлять именно ТЕКСТ ячейки

 

Дело в том, что моя программа может подставить в шаблоны либо ТЕКСТ ячеек, либо ЗНАЧЕНИЯ ячеек.

Подставлять ЗНАЧЕНИЯ — не вариант (см. ниже, почему), подставлять ТЕКСТ — сталкиваемся с проблемами при столбцах с недостаточной шириной.


Что же делать?

  • проблема с подстановкой ЗНАЧЕНИЙ из скрытых столбцов решена — 
    обновите программу до версии 2.1.4 RC (стала доступна час назад)

  • проблема с шириной столбцов (отображением ###) легко решается — 
    достаточно выделить такой столбец, и в свойствах ячеек
    поставить галочку «Автоподбор ширины»
    (см. скриншот. Пусть текст в ячейках будет мелким - зато программа будет корректно работать.)


Для понимания, чем отличается текст от значения, расскажу на примере:

Если мы введем в какую-либо ячейку дату, например, формулу =4/11,
назначим ячейке процентный формат с 0 знаков после запятой.

Excel отобразит ячейку в таком виде: 36%
Если же мы поменяем формат ячейки - то результат в ячейке может выглядеть, например, так: 0,36
Если уменьшить ширину столбца, — то отображаться будут решетки ###, и именно эти решетки будут текстом ячейки.

Вот всё это, что вы ВИДИТЕ в ячейке, — это ТЕКСТ ячейки (36% или 0,36 или ###)

 

А каково же ЗНАЧЕНИЕ ячейки, спросите вы? А вот оно: 0,363636363636364

Именно в таком виде Excel хранит данные (значение) в ячейке, а вот отображать их может по-разному (видимый текст ячейки)

Как вы понимаете, такое значение ячейки мало подходит для подстановки в документы, — куда уместнее там будет текст ячейки в виде 36%

А можно сделать, что бы он брал данные из скрытых ячеек? Почему-то из скрытых ячеек он берет, за исключением Суммы прописью. А если в ячейку сумма не влазит и пишет вместо этого ######, то в документ и вставляется это #####, а не сумма.

Здравствуйте, Ирина.
Насчёт Visio - можно попробовать, а вот с Автокадом я не работал, поэтому тут сложнее (но могу попробовать сделать)

Высылайте мне на почту примеры файлов-шаблонов AutoCAD и Visio, и звоните в скайп - обсудим, что куда там подставлять нужно.

Добрый день!
Очень заинтересовала данная надстройка. Подскажите, пожалуйста, возможно ли её доработать, чтобы в качестве шаблонов можно было использовать документы Visio (в том числе и с несколькими листами внутри) и AutoCAD?

Уведомляю, что 1 февраля 2013 г. в 20:01 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.1.3).

Изменения в новой версии программы:

- устранены проблемы совместимости предыдущей версии с Office 2002 и Office 2013

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Да, через час будет доступна новая версия.
Не уверен, что останется совместимость с древними версиями Office, но в Excel 2003-2013 всё будет работать как и раньше.

Добрый день!
Скажите, а сделают ли совместимость с 2013 офисом?

Рано радовался - версия заточенная под Office XP теперь не устанавливается на Office 2013. Ошибка та же: compile error is hidden module: mod_About. Ладно хоть файл от 29.01.2013 сохранил.

Office XP - Ура, ЗАРАБОТАЛО!!!

Вторую ошибку я исправил почти сразу, где-то через час после публикации изменений в версии 2.1.2
Видимо, вы в этот момент успели скачать файл.
Если сейчас скачаете заново - ошибки второй не будет.

А по первой ошибке - видимо, у вас установлены Windows и Office без сервиспаков
По идее, в программе использованы только стандартные системные компоненты, которые должны быть в Windows XP.
Ну раз ошибка изначальная не исчезла - применил в программе ещё более ранние версии системных библиотек,
которые уж точно должны быть даже на древних Windows.
(вообще, в системных требованиях программы прописано, что работа гарантируется только под Office 2003 и новее,
но попробуем всё же оставить совместимость со старыми версиями Office)

Попробуйте обновленную версию 2.1.2 (закачал файл на сервер только что), и, пожалуйста, отпишитесь о результатах.

Office XP. Ошибка не только не исчезла, но еще и вторая появилась compile error is hidden module: mod_Functions

Да, проблема с Office XP возможна, - в последней версии программы я использовал компонент, которого ещё не было в ранних версиях Office.

Ошибку исправил, — скачайте заново последнюю версию программы (2.1.2), проверьте, и отпишитесь по результатам.
Теперь снова должно работать в Office XP

Дома на ноутбуке обновился без проблем (Windows 8, Office 2013), на работе (windows XP, Office XP) стояла версия 1.1.5, потом удачно обновился до версии 2.1.0, потом хотел обновиться до 2.1.1 RC3, но появилась указанная ошибка, ждал выход 2.1.2, но ошибка не исчезла. Обновляюсь из файла, так как выхода в интернет на работе нет и не будет. Судя по комментариям такая ошибка не у одного меня. Комментарий #12 При попытке запустить надстройку пишет ошибку компиляции в скрытом модуле mod_About. Предполагаю, что дело в Office XP, но обновить его не могу, так как администратор закрыл любую возможность установления программ самостоятельно.

спасибо, попробую, напишу

Владимир, а какую версию программы вы используете?
В последней версии эта ошибка устранена.

Обновите программу, и, если ошибка будет повторяться, — напишите мне в ICQ или Скайп, решим проблему.

PS: По моим данным, вы используете несколько разных версий программы, - как новую, так и устаревшую версию.
Оставьте только новую (скачайте последнюю версию с сайта), удалите все старые версии, — и всё заработает.

при работе с данными расположенными в нескольких строках с малым количеством строк документ формирует, а с большим высвечивается ошибка: ОШИБКА 5854 при подстановке данных в поле {%str%} :Слишком длинный строковой параметр. что сделать?

Денис, только что проверил, — все нормально, никаких ошибок нет, обновление устанавливается.
Какая у вас версия Windows? Какая версия Excel?

Напишите мне в ICQ или Скайп - решим проблему.

Не могу обновиться, появляется сообщение compile error is hidden module: mod_About

Уведомляю, что 18 января 2013 г. в 05:06 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.1.1 RC).

Изменения в новой версии программы:

+ добавлена возможность быстрой подготовки шаблонов,
в которых каждая буква — в отдельной ячейке
(вставка формул по Ctrl + Shift + V)

Подробная инструкция по новой функции

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Уведомляю, что 16 января 2013 г. в 23:33 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.1.0).

Изменения в новой версии программы:

+ добавлена возможность выбора шаблонов для заполнения: 

выбор шаблонов документов, которые будут использоваться программой

- исправлена ошибка с сохранением файлов в другом формате (расширение файла не всегда соответствовало его типу)

- исправлена ошибка с расширением создаваемых файлов по шаблонам (DOT, XLT, и т.д.)

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Уведомляю, что 8 января 2013 г. в 09:40 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.0.2).

Изменения в новой версии программы:

+ добавлена возможность использовать в исходной книге Excel следующие формулы:
Сумма прописью, Дата прописью, Инициалы (обрезает ФИО до Фамилия И.О.), Дательный падеж)

Подробности и примеры использования пользовательских функций

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Если стоит пароль на открытие файла, и вы этот пароль не знаете, - то файл никак не открыть (ни вручную, ни макросом)

А что за шаблон такой, в который вы умудрились прописать коды полей (типа {ФИО}) для подстановки данных,
и при этом вы не знаете пароль на открытие этого файла? Как так может быть?

Если же вы смогли вставить в шаблон коды полей, то и программа сможет заменить эти коды на текст из таблицы.
Не понимаю, в чем проблема...

Не я говорю про защищенные файлы Word. Фишка в том, что пароль для шаблона-Word не известен, и сбрасывать его нельзя. :)

Надстройка работает только в Excel под Windows

Вопрос:

Что нужно для работы надстройки на моём компьютере?

Ответ:

Надстройки работают в приложении Microsoft Excel, под управлением операционной системы Windows.

Поддерживаются следующие операционные системы: Windows XP, 2003 Server, Vista, 2008 Server, Seven

(на Windows 8 надстройки не тестировались - но тоже все должно работать)

Работа надстроек тестировалась в Microsoft Excel версий 2003, 2007 и 2010.

(на древних версиях Excel, типа 97, 2000, XP, работа не гарантируется. В новых версиях - например, Excel 2013, всё должно работать)

Для работы надстройки, необходимо, чтобы макросы в Excel были включены.

(как включить макросы в Excel)

ВНИМАНИЕ: надстройка не будет работать на других офисных пакетах (вроде OpenOffice, LibreOffice и т.д.),

а также под управлением других операционных систем (например, в Excel 2004, 2008, 2011 для MacOS - Макинтош)

При попытке запустить надстройку пишет ошибку компиляции в скрытом модуле mod_About
Excel 2011 для Mac. Версия 14.1.0 Версия OS X 10.8.2

Уведомляю, что 24 декабря 2012 г. в 19:19 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.0.1 RC).

Изменения в новой версии программы:

+ можно задать маску прикрепляемых файлов из заданной папки, при рассылке писем.
Например, маску *.doc или *{ФИО}*
(поддерживаются имена полей исходной таблицы)

+ можно задать количество печатных копий для каждого шаблона, путем добавления поля {print=} в имена файлов шаблонов

Пример имен файлов шаблонов:

  • Акт.doc
  • Доверенность - {ФИО}{print=2}.doc
  • Договор{print=3}.doc

В этом случае, Акт будет отпечатан в одном экземпляре (по-умолчанию), доверенность - в 2 экземплярах, а договор будет выведен на печать трижды.
В создаваемых файлах поле {print=x} не попадёт в имена создаваемых файлов

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Вы говорите про подстановку данных в защищённые ячейки Excel?
Это надо много настроек добавлять - например, в книге может быть 10 листов, и на каждом - защита со своим паролем
Могу доработать надстройку под ваши нужды - но за дополнительную плату.

Было быо очень хорошо, если бы надстройка могла заполнять защищенные документы: документы, в которых можно изменять только определенные поля.

Уведомляю, что 28 ноября 2012 г. в 14:39 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.0.0).

Изменения в новой версии программы:

+ Отлажен механизм рассылки почты через TheBAT
+ в именах файлов шаблонов теперь можно использовать коды полей (для формирования имён файлов по разным маскам для различных шаблонов)

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
  _  __  ____    ____    ___   _               
| |/ / / ___| | _ \ |_ _| | |_ _ __ ___
| ' / \___ \ | | | | | | | __| | '_ ` _ \
| . \ ___) | | |_| | | | | |_ | | | | | |
|_|\_\ |____/ |____/ |___| \__| |_| |_| |_|
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.