Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

безусловно, админ, Ваша программа очень полезна и доступна по цене. вопрос: существуют два документа ecxel №1 и №2, из обоих формируются документы из шаблонов, документ №2 формируется из документа№1, т.к. они связаны гипер ссылками, но из №2 документа шаблоны не формируются, тк в этом документе стоит в ячейках формула ссылки на документ №1, а не значение. Вопрос: можно ли сделать/написать/ макрос, который бы в документе№2 после обновления значений в ячейке оставлял только значение ячейки , а не формулу ссылки на ячейку в документе№1? был вопрос, а еще я хочу поблагодарить вас за надстройку, она - помощник огромный в деле формирования документов и облегчения рутинной работы

Ваши пожелания реализованы в программе.

Новые настройки доступны на вкладке «Дополнительно»:

настройки программы заполнения документов Word из Excel

Новая версия программы будет доступна сразу после оплаты заказанных доработок.

 

PS: По первой опции (галочка «Использовать только те шаблоны, имена файлов которых содержатся в названии исходного листа Excel с данными») поясню на примере.

Если у вас в папке «ШАБЛОНЫ» находятся файлы с именами Акт.doc, Приказ.xls, Договор.doc, Распоряжение.doc,
то при установке этой галочки, и названии исходного листа с данными «Таблица для актов и договоров»,
документы будут формироваться только по двум шаблонам из четырёх доступных: Акт.doc и Договор.doc

Я готов оплатить данную опцию. Отписался на электронку.

Дело в том, что я специально сделал вставку в Word «Shift+Enter» вместо экселевского «Alt+Enter» (изначально вставлялся «Enter»), ибо в Excel комбинация «Alt+Enter» даёт перевод строки, а в Word перевод строки делается именно при помощи «Shift+Enter».
Нажатие Enter в Word даёт перевод абзаца, что в большинстве случаев после вставки данных с «Alt+Enter» из Excel приводит к нежелательному виду результата (например, если у абзаца задан отступ от левого края).

Могу лично для вас сделать в программе опцию выбора - на что заменять «Alt+Enter» из Excel. Доработка будет стоить 200 рублей (если у вас уже есть лицензия на программу) - обращайтесь в ICQ, Skype или на почту.

Здравствуйте! Будьте добры решите проблему с переносами (Обычный Enter вместо Shift+Enter). Обещали в обновлении все исправить, но так ничего и не работает. Очень нужно.

Да, при необходимости можно в настройки программы вывести опцию, при включении которой макрос будет заполнять только те шаблоны, в имени которых присутствует название текущего листа.

Здравствуйте, а можно ли сделать так, что б имея несколько вордовских шаблонов имена которых совпадают с именами листов в Экселе при подкачивании данных использовался тот шаблон, имя которого совпадает с именем листа в Эксель.

Спасибо уже получилось!

Здравствуйте, Алексей.

В настройках программы есть поле «Формировать имена создаваемых файлов по маске»:

Настройка имён создаваемых документов Word

У меня в этом поле написано {ФИО} - {%filename%}.{%ext%}
в результате чего в имя файла попадают данные из столбца {ФИО}, потом побел, дефис, снова пробел, и имя файла-шаблона с расширением.

Сделайте по аналогии - и всё получится.

Например, если в качестве имени файла должны использоваться номер и дата договора, используйте маску типа таких:

Договор № {№ договора} - {%filename%}.{%ext%}

Договор {№ договора} от {Дата договора} {%filename%}.{%ext%}

{Дата договора} - № {№ договора}.{%ext%}

(подразумевается, что в вашей таблице есть столбцы с названиями № договора и Дата договора)

Добрый день, хотел спросить почему документ/макрос "FillDocements" в полной 48 часовой версии не формирует названия новых созданных файлов по названию строк с Excel (Хотелось, что бы список с Excel превратился в количество фойлов Word с такими же именами соответственно шаблона!) По скриншоту я вижу, что функция работает... у меня не получается включить ее, может я , что-то делаю не правильно. Подскажите где я ошибся или как правильно выставить настроики.

Да, это сделать возможно.
В предыдущей версии я что-то исправлял с этими переносами (что в Excel отображалось нормально, в Word выводилось в виде квадратиков)
И это исправлю (доработаю), в следующей версии программы.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, про переносы строк при подкачивании данных из Excel в Word. Дело в том, что если в Excel в тексте, который должен подкачаться в Word поставить перенос Alt+Enter, то при подкачки текста в Word данный перенос распазнается как будто в ворде нажимали Shift+Enter. Можно ли сделать так, что б данный перенос в Word отображался просто как обычный Enter.

Здравствуйте, Герман.

Квитанция нужна только в случае, если вы произвели оплату на банковский счёт из другого банка (откуда деньги поступят мне на счёт в течение 2-3 дней), а программу вы хотите активировать сразу после оплаты, не дожидаясь поступления денег на счёт.
В этом случае квитанция служит подтверждением факта выполнения платежа.

В случае с Альфабанком (если вы делаете перевод из него) - всё проще.
Деньги на счёт поступают моментально - поэтому я их увижу сразу.
Вам остаётся только написать мне (в ICQ, Скайп или на почту), что вы выполнили оплату (желательно конечно указать, откуда был перевод), и указать свой email.
Как только я получу ваше уведомление, и проверю счёт, - сразу активирую для вас лицензию.

Если у вас есть карта Альфабанка, самый простой способ выполнить платёж - через интернет-банк АльфаКлик. Кроме того, можно выполнить перевод через банкомат (не все банкоматы Альфабанка поддерживают эту функцию, но в крупных городах таких банкоматов - большинство). Ну и, конечно же, можно обратиться в ближайшее отделение банка, и произвести платёж оттуда.

(добавлено позже)

Теперь есть возможность произвести оплату на счёт в Сбербанке РФ (из любого отделения банка, или через Сбербанк-Онлайн)
В этом случае, деньги поступят мне на счёт моментально.

 

 

 

И еще такой момент, если с карты на карту сбросить, у меня Карта Альфа Банка!!

Вопрос,т.е я просто прихожу в банк, закидываю на счет в банке 1000 руб,беру квитанцию, сканю ее и отправляю заказ??так получается?

Спасибо,я завтра с обговорю с начальством и свяжусь с вами!

После приобретения лицензии (за 1000 рублей) вы получаете возможность активировать надстройку (при помощи одного кода - вашего адреса электронной почты) на 2 компьютерах.

Если вам надо больше лицензий, чем 2, - просто сообщите об этом в комментариях к заказу
(это увеличит стоимость - на 25% за каждую дополнительную лицензию.)

К примеру, если вы хотите использовать программу на 4 компьютерах,
то стоимость составит 1000 (базовая стоимость, за 2 лицензии) + 2 доп.лицензии * 1000 * 25% = 1000 + 2 * 250 = 1500 рублей.
Аналогично, для 6 компьютеров стоимость составит 2000 руб., для 8 - 2500, для 10 компьютеров - 3000 рублей

Никаких ключей потом дополнительно приобретать не нужно будет.
Надо будет впоследствии увеличить количество компьютеров - доплатите, и я увеличу число доступных активаций (компьютеров)

Здравствуйте!подскажите,мне нужна эта программа на несколько компьютеров!как быть автор подскажи!и такой вопрос сразу если даете добро на несколько компьютеров ключи приобретаю сразу программу!ответ напишите пожалуйста!

Насчёт встроить подобный функционал в эту надстройку - вряд ли, ибо универсального решения сделать не получится.
А вот если написать программу под заказ (под конкретные нужды) - это можно.
Оформляйте заказ на сайте, прикрепляйте примеры файлов и подробное описание того, что и как должно заполняться.

Интересная программа. Но у меня вопрос. Возможно ли с помощью этого макроса заполнять не шаблоны, а уже созданные файлы word? Мне необходима эта функция, поскольку карточки в формате word, которые я сейчас заполняю вручную, должны заполняться не единовременно, а постепенно (каждый месяц). Есть ли возможность написать такой макрос на заказ?

Изменения в новой версии надстройки: (1.0.8)

  • устранено ограничение на длину подставляемого текста (255 символов)
    (теперь можно подставлять в документы значения любой длины)
     
  • добавлена опция «автоматически выводить созданные файлы на печать»
  • добавлена возможность переключения расположения папок шаблонов и созданных документов
    (стало удобно работать с разными исходными таблицами, у каждой из которых - свои шаблоны)
    дополнительные опции программы для договоров и актов
     
  • добавлена опция простановки гиперссылок на созданные файлы в исходную таблицу
    вставка гиперссылок на создаваемый документы

Здравствуйте, Алексей.
Ваше пожелание учтено: в версии 1.0.7 добавлена возможность подстановки значений в колонтитулы документов Word и Excel, а также добавлена опция «Открывать папку с созданными файлами после создания документов».

В настройках программы, для режима заполнения колонтитулов выведена отдельная галочка.
(по умолчанию, программа не производит поиск и замену кодов полей в колонтитулах, поскольку это весьма заметно сказывается на скорости формирования документов. Дело в том, что при обращении к колонтитулам, Word и Excel обращаются за настройками печати к принтеру, а это занимает определённое время)

Хорошая штука. Только Ваша надстройка не обрабатывает шаблоны в колонтитулах. Добавьте пожалуйста функционал.

Здравствуйте, Надежда.
Эту программу приспособить под ваши нужды не получится - но можно написать макрос конкретно под вашу задачу.
Оформляйте заказ на сайте, подробно описав задачу, и прикрепив примеры файлов, - и мы обязательно что-нибудь придумаем.

Здравствуйте! Очень заинтересовала ваша программа, но вариант не совсем подходит для написания туристических предложений. Требуется следующее:
Вордовский документ-шаблон может вставлять данные не из таблицы Excel файла, а из других вордовских файлов, которые содержат красивенько отформатированный текст с картинками. Результат - красивенький один ворд-документ, собранный из множества ворд-документов.
Например: Шаблон содержит след строку "День 1. {Экскурсия.doc}. Размещение: {Отель.doc}. День 2. {Экскурсия.doc}. Размещение: {Отель.doc}". Пользователь вручную вписывает название экскурсии и название отеля в файл-шаблон, которые соответствуют вордовским файлам в какой-нить папочке. Нажимает кнопочку "Сохранить документ" и получает результат в виде программы с описанием экскурсий и отелей.

Есть ли у вас что-нибудь похожее?

С уважением,

Надежда

Добрый вечер, Игорь.
Нужная для многих надстроечка, по хорошей цене! Отличная работа. Если в стоимость еще будут входить и обновления с расширением функционала - вообще сказка.
Теперь по делу.
Когда нужно в типовой договор вставить данные многих пользователей - Ваша разработка супер помощник. Но бывают такие случае, когда "Шаблон" нельзя унифицировать для всех клиентов, в связи с этим была бы идеальна возможность выбора - в какой именно шаблон вставлять данные конкретного клиента. (когда отличающиеся данные составляют абзац и более, соответственно со своим форматированием...). В таких случаях легче сделать разные шаблоны, чем вгонять в ячейку "мульон" символов.
Я не знаю VBA и, соответственно, не знаю как это реализуется, но представляю себе это так: В отдельном столбце для каждого клиента указывается имя шаблона, в который и вставляются дынные из строки. Вверху столбца установить "галочку", если она выбрана, то данные вставляются в присвоенные строкам шаблоны, если снята, то работает так же как работает сейчас.
Не планируется ли реализация данной функции? Думаю она будет многим полезна.
Я очень старался понятно изложить свои мысли))

Ссылка на скачивание надстройки расположена над заголовком статьи:

Ссылка на загрузку надстройки заполнения документов Word

добрый вечер, а где сама надстройка?

Приобретая лицензию, вы получаете возможность активировать надстройку 2 раза
(неважно, на одном компьютере, после замены «железа», или же на разных компьютерах)

При активации на очередном компе, расходуется одна из 2 доступных лицензий.

После переустановки Windows, в большинстве случаев, активируется ранее выданная лицензия, - 
т.е. вы как обычно вводите в качестве кода активации свой email, и надстройка запрашивает с сервера лицензию.
Если ранее на этом компьютере надстройка уже была активирована - она активируется заново, причем количество доступных активаций не уменьшится.

Впрочем, если вам надо больше лицензий, чем 2, - просто сообщите мне в комментариях к заказу
(это увеличит стоимость -  каждая дополнительная лицензия, свыше 2 изначально доступных, обойдётся вам в 25% от стоимости программы.
К примеру, если вы хотите использовать программу на 4 компьютерах,
то стоимость составит 1000 (базовая стоимость, за 2 лицензии) + 2 доп.лицензии * 1000 * 25% = 1000 + 2 * 250 = 1500 рублей.
Аналогично, для 6 компьютеров стоимость составит 2000 руб., для 8 - 2500, для 10 компьютеров - 3000 рублей

PS: Вы в любой момент сможете увеличить количество лицензий, просто доплатив разницу в стоимости.

Подробнее - в инструкции по активации надстроек

здравствуйте!
После переустановки винды, смены комплектующих или покупки нового компа - каждый раз нужно будет покупать лицензию на данную надстройку?

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
      _   ____           _____  _   _   ____  
__| | | ___| __ __ |__ / | \ | | | ___|
/ _` | |___ \ \ \/ / / / | \| | |___ \
| (_| | ___) | > < / /_ | |\ | ___) |
\__,_| |____/ /_/\_\ /____| |_| \_| |____/
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.