Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Добрый день. Подскажите пожалуйста - есть ли возможность сделать так, чтобы Excel не закрывал файл с базой данных после генерации каждого вордовского документа?

Три вопроса.
1. При переустановке Windows запросил повторную активацию. Активировал, зашел в личный кабинет, там стоит 2 использованных активации. Реально решить этот вопрос?
2. Из Исходного exel документа в шаблон exel цифры со знаками после запятой переносятся как целые (23,455 -> 23455). Вроде все перепробовал...
3. После формирования шаблона exel в нем перестают работать все формулы. Только новый ввод решает проблему.

Спасибо за быстрый ответ.
В понедельник буду пробовать разные варианты по автозапуску. Видно что-то в политике безопасности корпоративной сети мешает. Дома всё нормально работает.
Возник дополнительный вопрос: файл надстройки можно размещать в любом месте на компе, необязательно в User\…\Appdata\…? Насколько я понимаю, ответ будет положительный. Нужно будет на работе попробовать в другое место его закинуть. Не успел попробовать ещё одну нужную вещь: работу с сетевым диском. Но, думаю, проблемы быть не должно?

Исходное/конечное форматирование, конечно, проверял. Картинку — нет. Но картинкой мне не хочется заниматься: картинки должны использоваться там, где они действительно нужны, а не в тексте и таблицах.
Сильно не обращайте на это внимание. Не так это важно. Если уж действительно без этого жить не смогу, то буду обращаться :-).

Здравствуйте, Юрбас

Насчёт автозапуска, - никто ранее не жаловался, так что не могу сказать причину.
Как вариант: запустить настройку, снять галочку автозапуска,
и подключить вручную (штатными средствами Excel добавив в автозапуск),
через Файл - Параметры - Надстройки - Надстройки Excel - Перейти - кнопка Обзор

Касательно шрифтов, тут ничего подсказать не могу.
Моя программа никакие шрифты не меняет, - а просто копирует таблицу из Excel в Word
(скопировав ту же таблицу в тот же шаблон вручную, - вы получите тот же самый результат)
Как избежать: попробуйте в Excel поиграться со стилями и типом шрифта (методом тыка может что и получится. тестировать - копируя таблицу вручную)
Кроме того, в моей программе есть несколько режимов вставки таблицы, — вы все режимы попробовали (исходное / конечное форматирование, как картинка)?

2 вопроса небольших:
1. Офис 2013, в настройках программы установлено «запускать программу при каждом запуске Excel», но не появляется меню "Надстройки". Пробовал файл Fill… помещать в App… соответствующей кнопкой в настройках программы и в Xlstart (сейчас там лежит) вручную, при этом указывая в настройках Excel место нахождения файла. Всё равно не появляется. Для появления необходимо вручную запустить файл Fill…

2. При вставке в Word таблицы из Excel: в Excel шрифт 10 — в Word также 10. В Excel — 11, в Word — 11. Но при Excel — 12, в Word 14. А очень сильно нужно именно 12.

Здравствуйте, Татьяна.
И не открываются, и не удаляются?
не должно такого быть
Позвоните мне в скайп, - разберемся.

При формировании подпапок в папке документы, в некоторых подпапках не открываются созданные вордовские файлы, которые в последствии при удалении из папки документы не удаляются.

Да, программа корректно работает с отфильтрованными данными
(и со строками, выделенными путем удерживания CTRL)

Опция автоматического вывода на печать в программе есть
А то, что при этом документы сохраняются в какой-то папке, - думаю, не должно вас напрягать.

просмотрел видеоурок и возникло ппару вопросов: мне не надо сохранять а сразу распечатывать документы, причем условия распечатывания я должен задавать сам (например: дата договора от и до, или адрес содержит такую-то улицу дома - должны быть парными и т.д.) если в ексель воспользаваться автофильтром, а дальше выделять строки, и если строки выделять не подряд а выборочно с помощью контрл - будет ли работать программа

Если вы используете шаблон Excel - то в ячейку шаблона напишите '{КодПоля}
(с одинарным апострофом вначале ячейки)
Тогда ноль не будет исчезать

Один такой момент в таблице установлено текстовый вариант ячейки и там стоит номер "0325" а при формировании документа отображается "325" куда то делся ноль а он нужен, как это исправить или настроить?

Можно сделать, - часто просят
Если надо срочно - могу сделать хоть сегодня, но за доп.плату (там работы дофига)
Либо ждите, когда это появится в программе (точную дату сказать не могу, когда появится)

Ок, все верно, признал ошибку.

Игорь, а винительный падеж добавить не возьмешься? Ведь частенько пригождается, не какой-то аблатив.

Сложно удержаться… имя Горох звучит весьма знатно :) Кстати то, что вы указали - винительный падеж.

Да, именно так это и звучит, в ВИНИТЕЛЬНОМ ПАДЕЖЕ)
А родительный падеж отвечает на вопрос «нет кого?»
Нет кого? Андреевой Марины Гороховны нет, однако...

PS: уже раз 5 на подобный вопрос отвечал, - многие путают родительный и винительный падеж.

Назначить кого? Андрееву Марину Гороховну

Не вижу проблемы, - всё склоняется правильно:

Исходное значение Андреева Марина Гороховна
Родительный падеж Андреевой Марины Гороховны
Дательный падеж Андреевой Марине Гороховне

Игорь, женские фио в родительный склоняет неверно. Попробуй какую-нибудь Андрееву Марину Гороховну.

Вы можете сделать несколько шаблонов, с разными фоновыми рисунками, - а потом выбирать (вручную, или автоматически), который из шаблонов использовать для заполнения

Насчет потери качества картинки — тут ничего не могу сказать, в данном вопросе у меня опыта нет.
Можно картинку вставлять не только как подложку, - но и как графический объект, поверх которого будут надписи (куда будет подставляться текст из Excel)
Пробуйте разные варианты, - наверняка, есть способы распечатать файл Word с картинкой без потери качества.

Есть ли в приложении возможность выбора(подстановки) заднего фона из файла, или только в шаблон? Например для грамот.
При подстановке в шаблон в ворд качество изображения теряется и заливается не по формату.

Станислав, так вы сделайте единый шаблон (объединив в одном файле Word акт и протокол), - вот и получите, что хотели.

Подскажите пожалуйста, а можно ли в программе указать, чтобы все готовые документы (акты,протоколы) сохранялись в один документ (а не раздельно создается док с протоколом,и отдельно с актом)

Сложно сказать, - на такое никто ранее не жаловался.
Как вариант, - объединённые ячейки в исходной таблице
Если сами не разберетесь, - звоните в скайп, я сам посмотрю на вашем компе, почему так происходит.

Здравствуйте!
С чем может быть связано дублирование писем при автоматической рассылке Outlook (часть писем отправляется в двух экземплярах)?

Здравствуйте, Алексей

Если надо одновременно формировать и PDF, и DOC/XLS, - то галочка в окне выбора шаблонов не помошет (она будет распространяться на ВСЕ выбранные шаблоны, как и галочка в настройках программы)
А сделать отдельные галочки для каждого шаблона - не получится

Самый простой вариант, не требующий доработки программы, и занимающий буквально пару минут:
- открываете папку ШАБЛОНЫ
- выделяете ВСЕ файлы (Ctrl + A), копируете и вставляете (Ctrl + С, Ctrl + V)
- переименовываете копии файлов, меняя слово "Копия - " на {PDF}

В итоге, в папке ШАБЛОНЫ будет 40 файлов, и вы сможете выбирать любые варианты создания файлов (например, один документ только в DOC, второй - только в PDF, третий - и в DOC и в PDF)

PS: Для удобства, шаблоны можно разложить по подпапкам, - сформированные документы разместятся по подпапкам аналогично.
Т.е. для шаблонов с меткой {PDF} можно создать отдельную подпапку в папке ШАБЛОНЫ

В том то и дело что мне надо делать файлы в PDF и DOC, XLS одно временно но иногда и по отдельности, а так я понял мне придется создавать одни и те же шаблоны для PDF и не для PDF?! Что в моем случае немного геморройно потому что у меня шаблонов аж 20 шт.

Здравствуйте, Алексей

выбор совместного формирования PDF, DOC и EXCEL

Такое есть в программе, - надо задать метку {PDF} в именах файлов тех шаблонов, для которых нужен вывод в ПДФ
По всем остальным шаблонам, документы будут создаваться в исходном формате (DOC, XLS и т.п.)
Ну и в настройках программы отключить вывод в ПДФ (это не повлияет на шаблоны, в имени которых есть метка {PDF})

Добрый день
Добавьте возможность выбора формирования в PDF прямо в меню "выбора шаблонов на печать" или же выбор совместного формирования PDF, DOC и EXCEL
Заранее СПС!

Алекс, а зачем это нужно?
Такой возможности в программе не предусмотрено
Напишите мне в скайп (объясните, для чего вам это нужно), - что-нибудь придумаем

Доброго времени суток, у меня вопрос можно ли как то отменить лицензию на FillDocuments или сделать так что бы определенный компьютер больше не мог ею пользоваться

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
  _   _____   ____                             
| | |_ _| |___ \ _ _ __ __ _ __ ___
| | | | __) | | | | | \ \/ / | '_ ` _ \
| | | | / __/ | |_| | > < | | | | | |
|_| |_| |_____| \__, | /_/\_\ |_| |_| |_|
|___/
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.