Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

бух.пакет ИС ПРО, который формирует Excel-отчёты.
1.Вашей рекомендацией по скайпу я воспользовалась и добавила в VBA workbooks.open "полный путь к файлу надстройки". Проект filldocuments добавился, но пункт "Надстройка" не добавился в строчку меню Excelа. М.б. запустить процедуру filldocuments, которая добавляет пункт "Надстройка" в меню?

2.Работают неск. приложений, кот. используют filldocuments в Excel выгружаемом файле и папки Документы расположены в разных местах. Удобно было бы формировать путь к папке Документы в VBA, чтобы не забывать каждый раз настраивать его.

Здравствуйте, Александр.
Не знаю, в чем может быть проблема, - на сотнях компов проверено, у всех эта функция работает
Позвоните мне в скайп, - разберемся с проблемой.

Установили.активировали но на двух компьюторах документы сохраняются только в Ворде.
а ставиш галочку в программе сохранять в PDF, файл формируется открываеш папку его там нет.
Установлен WIN XP. Офис 2007

Здравствуйте, Женя.
А в чем связь между гиперссылкой для отправки почты, и моей программой?

В таблице Excel несколько колонок - с текстовыми и числовыми значениями..создала гиперссылку в для отправки почтовых сообщений..Текст переносится отлично, даты меняют формат.. как бороться????

Насчёт работы с бух.пакетом ИС ПРО: я не знаю, что означает фраза «настройка инициализирована в Excel-отчёте из ИС ПРО».
Если вы вручную открываете в Excel отчёт из ИС ПРО (дважды щелкнув на файле Excel) - то всё должно работать.
Если же ИС ПРО автоматически открывает Excel вместе с выгруженнным отчётом, - вполне возможно, что моя надстройка не будет запускаться (тут всё зависит от способа запуска приложения Excel пакетом ИС ПРО, - возможен такой способ запуска, когда при открытии Excel надстройки не запускаются)
Позвоните мне в скайп, - решим проблему.

Касательно подстановки картинок из Excel в Word, - в программе уже заложены некоторые настройки для этой опции,
но весь необходимый функционал ещё не реализован
(работы много, - один из заказчиков собирался оплатить эту доработку, - но так и не оплатил, потому я не доделал этот режим)

Игорь, а реалистично ли добавить / прикрутить подстановку картинок из excel в word?

Я работаю с бух.пакетом ИС ПРО, который позволяет формировать Excel-отчёты. Ваша настройка инициализирована в Excel-отчёте из ИС ПРО , но не запускается (не добавляется в меню "Надстройка"). Приходится в Параметрах Excel сначало убирать эту надстройку, а потом её добавлять. Что мне посоветуете...

Спасибо, Шаблоны в формате word. Скажем так, в столбце из 5 строк- 4 это поля из exel, а последнее поле это формула word по сумме ячеек с 1-й по 4-ю.
У нас два шаблона Договора и доп соглашения, в них совершенно одинаковые таблицы, так вот она и проблема на втором компе Договор формируется правильно, а таже таблица в ДС не считает как раз последнюю строчку, остальное все верно.

Здравствуйте, Александр.
Не уверен, - но, может, на втором компе просто отключен автоматический пересчёт формул?
(если у вас используется шаблон Excel)
Проверить просто: в созданном файле Excel нажмите F9 (для принудительного пересчёта формул).
Если это поможет, - значит, я угадал, и надо просто включить автопересчёт формул в настройках Excel/
Если все файлы одинаковые, и настройки программы тоже совпадают на обоих компах, - значит, дело точно не в файлах, и не в программе.

PS: Если сами не разберетесь, - звоните мне в скайп, найдём причину.

Добрый день, подскажите по ситуации.
Надстройка установлена на 2-х машинах,единые шаблоны размещены на сетевом диске, соответственно путь на машинах задан верно.
exel файл выгружается из программы Ис-про, имеет одно имя файла, храниться при создании во временной папке. Так суть вопроса:
При формировании документов с одного компьютера нужные поля считаются(считаем сумму в колонках доп соглашения) без сбоев в заданной строке, а при формировании со второго компьютера считает всё, кроме цифровой суммы колонок в строке.

Здравствуйте, Андрей.
Учитывая, что надстройкой пользуются сотни людей на тысячах компов, а насчёт сработки антивируса я слышу только второй раз (до вас, год назад мне кто-то о таком же говорил), - могу посоветовать только настроить антивирус, чтобы он не проверял файлы Office
(хотя, вообще, следовало бы рекомендовать вам сменить антивирус...)

Дело в том, что некоторые «антивирусы» реагируют так на любой файл с макросами.
Вы же понимаете, что макросы совсем необязательно должны содержать вирусы)

Проверить надстройку можно на сайте virustotal:
ссылка на результаты проверки последней версии надстройки

Только 3 «антивируса» из 49 что-то там находят.

В данном случае, надо ориентироваться на мнение «авторитетных» антивирусов, - типа Kaspersky.

Ругаются же на мой файл только 3 безызвестных антивируса, пользоваться которыми я бы не рекомендовал.
Так что не вижу поводов для беспокойства.


(добавлено позже)

Как выяснилось, срабатывает антивирус Avira, находя в файле «вирус» HEUR/Macro.Excel2000

Тут достаточно просто посмотреть на название «вируса», чтобы понять, что это ложное срабатывание.

Точно также Avira ругается на ВСЕ более-менее сложные макросы.
Так что, для решения проблемы, надо просто отключить в настройках антивируса проверку файлов Office, или добавить надстройку в список исключений.

Здравствуйте, скачал надстройку. У меня лицензии куплены официально, но антивирус срабатывает, пишет обнаружена вирусная программа. Я отклюил Антивирус, скачал надстройку установил её, ввел рег. ключ, но при открытии файлов EXCEL, антивирус срабатывает и блокирует работу надстройки.
Как быть?

Уведомляю, что 22 октября 2013 г. в 04:47 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.2.0).

Изменения в новой версии программы:

+ добавлены функции транслитерации текста, и вывода прописью дробных чисел (целые, десятые, сотые, тысячные)

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Здравствуйте, Павел.

Чтобы обрабатывались колонтитулы (чтобы в них подставлялись данные), надо поставить соответствующую галочку в настройках программы
(по-умолчанию эта опция отключена, т.к. замедляет создание документов)

Насчёт функции =Падеж() - ничем не могу помочь. В моей программе такой функции нет.
Список функций для склонения пока ограничивается только родительным и дательным падежом,
и те работают только с ФИО

Не обрабатывает колонтитулы word((.

Добрый день. Функция =Падеж() не хочет склонять по падежам слово "Свидетельство".

Да, разобрался. Вам бы инструкцию для тугодумов типа меня, поподробнее сделать. :)

Здравствуйте, Анатолий
А что вы понимаете под «открытием» файла XLA?
При запуске программы (файл xla), в Excel отображается только панель инструментов (на вкладке «Надстройки»)
И работает это только в Microsoft Excel под Windows.

По какой причине файл .xla не открывается?

Здравствуйте, Григорий.

Можно задать текст письма в формате HTML, - тогда оно будет красивое, и с картинками можно сделать.
Теоретически, можно файл Word сохранить как веб-страницу (с расширением HTML), потом открыть созданный файл Блокнотом, и содержимое вставить в настройки программы.
Только Word, скажем так, - не самый лучший редактор HTML,
потому вместо нескольких строк «чистого» HTML вы получите сотни строк всякого мусора (лишних тегов, стилей, и прочего)

Вообще, верстка писем, нормально отображающихся во всех почтовых программах и веб-сервисах, - это весьма непростое занятие
(за такую верстку спецы деньги берут, ибо там много нюансов)

Сделать красивый шаблон письма без графики, - проще, достаточно взять хорошо оформленное письмо (из папки «спам», например), открыть его исходный текст, и скопировать в настройки моей программы все, что находится между тегами «html» и «/html» (включая эти теги)
Когда дело касается вставки графики, - тут уже сложнее. Я не специалист в этом вопросе, но могу попробовать сделать так, чтобы картинки из заданной папки можно было встраивать в HTML шаблон письма.
Эта доработка - достаточно непростая (надо много времени на тестирование), потому могу сделать только за дополнительную плату (недешево)
Если же надо вас устроит отправка писем без картинок (с форматированием, и прочими вещами), - то программа с этим вполне справляется.

PS: Можно картинки не встраивать в письмо, а выложить в общий доступ где-нибудь в интернете, и в шаблон письма вставлять ссылки на эти картинки. Это будет работать без доработки моей программы, - но, по-умолчанию, такие картинки отображаются не во всех почтовых программах.

А для создания красивого шаблона письма, вы можете использовать любой бесплатный онлайн-редактор HTML
(в одно поле вводите форматированный текст, как в Word, - а в соседнем поле получаете HTML-код)
Останется только встроить этот HTML в поле «Текст письма» в настройках моей программы, и подставить в этот HTML коды полей (типа {ФИО}) из исходного файла Excel.

Здравствуйте, Игорь! Заинтересовала программа, но не могу запуститься на своем макбуке:
ошибка компиляции в модуле mod_functions
ошибка компиляции в модуле mod_about

Можно что-нибудь сделать? Буду очень признателен Вам за помощь.

---- примечание администратора сайта -----
Ответил в Скайпе.

Повторюсь и здесь: ПРОГРАММА РАБОТАЕТ ТОЛЬКО ПОД WINDOWS
Если она нужна на маке, - используйте Parallels с Windows (всё будет работать)

Здравствуйте Игорь, меня заинтересовала Ваша программа, скачал демо версию, попробовал, все устраивает, кроме одного. Программа мне нужна в основном для автоматизации рассылки писем, но в Вашей программе насколько я понял не предусмотрено форматирование самого письма, которое будет видеть клиент в своей электронной почте. Может быть возможно вставить текст письма из Ворда? Или это невозможно? Мне также нужно чтобы в письме была вставлена моя подпись как графический объект, но это тоже невозможно? Поясните пожалуйста эти возможности Вашей программы.
Заранее благодарен, Григорий.

Здравствуйте, Петр.
Такой возможности в программе пока нет, но можно сделать.
Могу реализовать за дополнительную плату.

Как добавить адрес почты в качестве получателя копии письма, а не основного получателя?

Уведомляю, что 18 сентября 2013 г. в 02:36 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.1.9).

Изменения в новой версии программы:

+ папку со вложениями (при рассылке писем) теперь можно задавать в виде ссылки на столбец (ячейку) таблицы Excel
+ реализована подстановка значений в поля Word

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Здравствуйте, Петр

Такое можно реализовать, - но потребуется доработка программы.
Сложность доработки, - в зависимости от того, как названы файлы, и по какому принципу надо прикреплять вложения
(все файлы, содержащие в своем имени название фирмы, или только одно вложение)

Если готовы оплатить доработку (от 1000 рублей), - можно попробовать сделать.
Позвоните мне в скайп, - на словах расскажете, как что должно работать, - тогда смогу озвучить точную стоимость доработки.

Есть:
таблица со столбцами ФИО; адрес электронной почты; название организации (файл xls, 1 штука)
файл спецификации оборудования (файл xls, 20 разных, лежат в разных папках, но есть структура)
файл чертеж мебели (файл pdf, 10 разных лежат в одной папке)
файл план помещений (файл pdf, 20 разных, лежат в разных папках, но есть структура)
и другие файлы.

Задача:
Сформировать письма.
В каждую организацию необходимо отправить 10 писем.
Письма одному получателю, с разными темами, текстом письма и вложениями.
Письма необходимо сформировать не единовременно, а по мере готовности материалов.

Пример письма №1:
Email: petrovpp@firma1.ru
Текст письма: Здравствуйте, Петр Петрович. Спецификация оборудования во вложении. Прошу ознакомиться.
Вложение: спецификация firma1.xls
Путь вложения: c:\xxx\firma1\спецификация\firma1.xls

Пример письма №2:
Email: ivanovii@firma2.ru
Текст письма: Здравствуйте, Иван Иванович. Спецификация оборудования во вложении. Прошу ознакомиться.
Вложение: спецификация firma2.xls
Путь вложения: c:\xxx\firma2\спецификация\firma2.xls

Пример письма №3:
Email: semenovss@firma3.ru
Текст письма: Здравствуйте, Семен Семенович. План помещений во вложении. Прошу согласовать.
Вложение: план помещений firma3.pdf
Путь вложения: c:\xxx\firma3\план помещений\план помещений firma3.pdf

Пример письма №4:
Email: sidorovss@firma4.ru
Текст письма: Здравствуйте, Сидор Сидорович. Чертеж мебели во вложении. Прошу ознакомиться.
Вложение: чертеж мебели.pdf
Путь вложения: c:\xxx\чертеж мебели\чертеж мебели.pdf

Программа может формировать письма таким образом?

Здравствуйте, Андрей.
Да, такая возможность есть в программе.
Надо только в настройках программы поставить галочку «Выбирать шаблоны», - и при нажатии кнопки «Сформировать документы» будет появляться такое диалоговое окно:

выбор шаблонов для заполнения

Добрый день.
Подскажите, есть ли возможность выбирать, какой шаблон будет использоваться в данный момент при нажатии кнопки "Сформировать отчет"?

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
                _   __  __   __  __   _  __
__ _ ___ (_) | \/ | | \/ | | |/ /
/ _` | / __| | | | |\/| | | |\/| | | ' /
| (_| | \__ \ | | | | | | | | | | | . \
\__, | |___/ |_| |_| |_| |_| |_| |_|\_\
|_|
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.