Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

возможно ли использование различных шаблонов в зависимости от значения в ячейке, соответственно, создание разных документов?

В том-то и дело что с форматами все перепробовал.

Это происходит если в качестве шаблона использую .xls, .xlsx или .xlsm
Если использовать .docx тогда все норм, но необходимо заполнить шаблон в Excel, т.к. в дальнейшем с данными нужно произвести вычисления.

Здравствуйте, Сергей.
Возможно, в ячейке хранится значение 1234, а отображается, благодаря формату ячейки, текст 1,234
Возможно, также, что-то лишнее включено в настройках Excel

Установите Teamviewer, потом позвоните мне в скайп, - я подключусь к вашему компу, найду причину, и мы решим эту проблему.

Здравствуйте.
Есть проблема, не знаю как побороть.
Если из таблицы взять значение с тремя знаками после запятой, то при вставке в результирующую таблицу приходит значение без запятых (т.е. 1,234 превращается в 1234).
С числовым форматом перепробовал по всякому, и в шаблоне и в целевой.

Здравствуйте, Галина.
Не могу так сразу сказать причину ошибки
Точно последнюю версию программы используете?

Позвоните мне в скайп, - решим проблему
(если надо, - подправлю надстройку, если в ней проблема)

Игорь, добавила четвертый шаблон в папочку где было до этого три шаблона word, однако FillDocuments выдает ошибки, пример одной из них - ОШИБКА 91 при подстановке данных в поле {Фамилия при рождении}: Object variable or With block variable not set, и так со всеми полями из табилцы в экселе. Как вылечить? P/s на том компе где надстройки Filldocuments не было изначально 4 шаблона запускаются легко и форматируются в word без проблем
Краснодар

Красиво, но теперь не получается сумма из таких ячеек, если хотя бы одна пустая...

Можно просто формулу переписать, чтобы при нулевом результате возвращала пустую строку.
например, =ЕСЛИ(A1+B1<>0;A1+B1;"")

В поле Excel формула, значение 0, потому что считать нечего, как этот 0 не тащить в Word? 2010 не найду не показывать нули.

Разобрался, косячил в имени столбца.

Для появления гиперссылок, надо:
1) в настройках поставить соответствующую галочку
2) правильно задать название столбцов для гиперссылок

Если сами не разберётесь, - звоните в Скайп, все покажу и расскажу.

Что-то гиперссылки не появляются, или я их не там жду?

Для подстановки данных из нескольких строк таблицы в один файл, используйте режим MultiRow

Вроде все пересмотрел
получается, что для каждой строки excel формируется отдельный документ word.
Если сделать имя файла постоянное (без переменных параметров), то выходит один файл, но только с последней строкой. т.е. скрипт создает файл, помещает в него нужные данные, а затем пересоздает этот-же файл, а не добавляет к нему в конец новые данные

А как сделать чтобы формировался один многостраничный документ WORD который бы включал все выбранные строки из excel

Да, это возможно, - читайте статью про настройку маски имени файла:
http://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/FilenamesMask

Скажите есть ли возможность присваивать имя созданному вордовскому документу из какой-нибудь строки экселевского, а то когда создаешь много файлов не понять какой где?

Что-то не так делаете)
Демо-версия (точнее, TRIAL версия) полнофункциональна.
Позвоните прямо сейчас мне в скайп, - подскажу, что изменить в настройках, чтобы всё заработало.

Ну или нажмите кнопку "Сброс всех настроек к значениям по-умолчанию" - может помочь.

PS: В настройках программы есть опция "Номер столбца с обязательными данными"
Если в этом столбце значения нет - такие строки обрабатываться не будут.

Причин может быть множество, - но, однозначно, проблема в настройках (где-то одну галочку снять, или номер столбца поменять, - и все заработает)

подскажите выделяю несколько строк чтобы сформировать документы, а формируется только по первой ? это изза демо версии или что то не так делаю ?

Дмитрий, функция отправки писем через Outlook будет, - но чуть позже
(несколько пользователей программу уже просили об этом, - но пока ещё эта опция не готова)
Следите за обновлениями.

Анна, видеоинcтрукция по дополнительным возможностям программы (отправка почты + режим Multirow)
появится примерно через месяц.
Если разобраться не можете, - позвоните мне в скайп, я вам покажу, как пользоваться этим режимом,
и отвечу на все ваши вопросы по программе.

А можно в
Программе заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word)
отправлять письма из OUTLOOK, или както это реализовать?

Замечательная программа, проста в использовании и существенно экономит время.
P.S.Очень хотелось бы видео по MultiRow.

Здравствуйте, Павел.
Моя программа будет работать и в английской версии Office, но интерфейс весь на русском
(надписи на форме настроек, кнопки на панели инструментов)
Делать многоязычную версию (как в программе вставки картинок) пока не планирую.
(можно сделать — под заказ, — но это обойдётся вам достаточно дорого)

Скажите, а у Вас англоязычная версия программы? Обязан работать с английскими версиями офиса, и русские версии надстроек не имею право устанавливать...

Уведомляю, что 19 апреля 2013 г. в 15:18 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.1.6 RC).

Изменения в новой версии программы:

+ добавлена возможность объединения листов из созданных файлов Excel в один сводный файл

Если вы создаёте по шаблону Excel несколько файлов, — то есть возможность собрать все листы в один файл Excel.
Например, если программа создала (заполнила) 3 файла Excel, то при включении данной опции, будет создан сводный файл,
содержащий все непустые листы из трёх заполненных файлов.
Данная возможность применяется только к файлам Excel в папке «ДОКУМЕНТЫ»

Внимание: функция несовместима с режимом вывода в ПДФ
(если вы создаете по шаблонам XLS файлы PDF, их уже не объединить)

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Уведомляю, что 12 апреля 2013 г. в 11:10 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.1.5).

Изменения в новой версии программы:

+ Режим Multirow теперь применим к шаблонам Excel
(можно подставлять в один шаблон Excel данные из нескольких строк исходной таблицы)

+ автоматическая группировка строк по заданному столбцу, в режиме MultiRow

+ опция замены формул значениями (после заполнения шаблонов Excel)

Инструкция по новым возможностям программы

 

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

По моему неплохая реализация вашей идеи?!

Не моей идеи, а вашей.
Я куда чаще вашего сталкиваюсь с заказами на программы для заполнения всяческих документов,
и могу сказать, что описанное вами не будет пользоваться большим спросом.

от желающих на нее у вас отбоя не будет, потому что такого нет НИГДЕ, а НАДО ОЧЕНЬ!

Знаете, почему такой программы нет нигде?
Всё просто - потому что она никому не нужна)
Если был бы достаточный спрос, - были бы и предложения.

Чтобы сделать универсальную программу такого плана, надо потратить несколько месяцев
(нет ведь четкого задания, надо предусмотреть все возможные варианты, коих множество)
И сколько народу потом купит эту «навороченную» версию, пусть даже за 5 т.р.?
2-3 человека в год? Так у меня потраченное время и за 10 лет не окупится....

Вы бы попытались спроектировать такую программу (где что угодно куда угодно можно было бы подставлять) - поняли бы всю сложность реализации.
Потому, можно считать вопрос закрытым, - пока разработка подобного не планируется.

Программа, со временем, будет получать новые функции (например, возможность брать исходные данные с нескольких листов, вставлять в Word целиком таблицы) - но не будет столько наворотов, сколько вам нужно.

Так будем по порядку.
Цена программы не важна если она будет хороша.
А заказывать под мой УНИКАЛЬНЫЙ случай конечно можно, но в том то и дело что я вам предлагаю сделать не уникальный а универсальный вариант.
Менять много не надо в программе. Если вам кажется что такого уровня разработка тянет на дополнительную оплату можно поступить разумно, я такое уже видел.
Вы просто выпускаете еще одну версию программы назвав ее скажем:
"Программа заполнения документов - Ultra"
Сделав ее цену не 1000 рублей а 2000
У людей будет выбор нужна им универсальность или нет, если нет 1000 если да 2000
В итоге каждый найдет себе что нужно и вы не будете в накладе.
Итак что надо к тому что есть прикрутить.
I. Думаю что еще на первой вкладке сделать выбор режимов работы
1. Работа по тому алгоритму что есть уже в вашей программе, тоесть
Заполнение форм документов на основе одного шаблона и документа Excel в котором хранится база данных заполняющая множество документов данными по строкам таблицы
2. Работа по алгоритму когда нужно заполнить так же множество документов на основе все того же одного шаблона, НО используя в качестве исходника не один документ с кучей строк базу данных а множество документов каждый из которых будет иметь в тех же местах РАЗНЫЕ данные (как пример из жизни это могут быть документы сформированные как промежутовный вариант в других программах которые умеют выводить свои данные в excel, таких программ множество)
2.1 Плюс к этому варианту можно добавить опцию с новым кодом в шаблоне по тому же типу что уже есть у вас {Название поля} но сделанный специально под заполнение табличных данных из исходного документа.
Ну согласитесь такая ситуация бывает ОЧЕНЬ часто! Например какая то программа выводит прайс в EXCEL а надо это выгнать в WORD по какой либо причине (скажем по той же кривой работе с нумерацией страниц в EXCEL, ye нельзя в нем настроить нормально нумерацию если это не колонтитул а прямо в тексте, да и таких причин может быть море)
Все так же идет как по вашей уже существующей схеме когда заполняются единичные данные в итоговом шаблоне кроме небольшой пимпочки, вывод плюс к ЭТОМУ еще таблицу, причем таблица может быть любая, привязаться к ней можно так же с помощью именованных диапазонов, или Форматирования как таблица в Excel, что еще лучше, если ты не в курсе какой будет итоговый размер таблицы.
3. Вариант 3 это совмещение и первого и второго, когда можно использовать и множество исходных документов и так же множественную базу в каждом из них.
Это уже в более сложных случаях. Плюс добавить возможность вставки в итоговый документ не только Заполняющихся таблиц из исходника, или данных по строкам из таблицы, но и УНИКАЛЬНЫЕ данные скажем с указанием в итоговом шаблоне конкретную сссылку на конкретную ячейку из исходника, типа такого: {Лист1:D16}
По такому принципу.
3.1. Открываем скажем все документы такого то типа (Маска файла на пример "Прайс(счетчик).xls) из папки такой то (можно добавить возможность поиска и в подпапках если их раскидали по подпапкам).
3.2. Выбираем шаблон в который мы будем впихивать наши данные (пример Прайсы.doc)
3.4. Настраиваем варианты заполнения из исходных данных
3.4.1. Данные как в вашем варианте по строкам таблицы
3.4.2. Данные для заполнения последовательно таблицы из исходника в итоговый шаблон
3.4.3. Данные из конкретных адресованных ячеек типа: {Лист1:D16}
3.3. Запускаем работу так как по сути все поля в шаблоне *.doc должны быть уже готовы.

По моему неплохая реализация вашей идеи?!

Повторяю программу можно сделать более СТАРШЕЙ по отношению к существующей выбрав для нее другую цену.
Я вам просто гарантирую что если вы сделаете за нее цену даже в 5 тысяч, от желающих на нее у вас отбоя не будет, потому что такого нет НИГДЕ, а НАДО ОЧЕНЬ!

В любом случае делать или нет ваше решение.
Я всего лишь даю идею.

Здравствуйте, Иван.

Пока программа такого не позволяет.
Есть, конечно, режим подстановки данных из нескольких выделенных строк, - но это предварительно надо строки выделять вручную.
А если таблица большая, то это придется долго искать (фильтровать) строки, и несколько раз запускать формирование документов.

Дорабатывать программу в этом плане пока не собираюсь (хотя ко мне уже обращались с похожей просьбой).
Дело в том, что я не совсем понимаю, как сделать эту опцию универсальной (слишком много всяких разных вариантов подставновки, если выделена не одна строка, а, например, три)

Потому, в подобных случаях, я пишу дополнительный макрос (или предлагаю человеку самому его написать), который в цикле проходит по всем строкам таблицы,
отображает строки блоками (по совпадению заданных столбцов), и запускает формирование документов.

Кстати, из произвольного макроса очень легко программно нажать кнопку «Сформировать документы» — достаточно добавить одну строку:
Call CreateAllDocuments

Можно также сделать дополнительный макрос, создающий на временном листе табличку из 1 строки, с шапкой и данными из ваших 2-3 строк, с последующим запуском CreateAllDocuments, — результат будет тот же.

 


По анонимному комментарию, насчёт обработки данных из MAPINFO:

если вы готовы заплатить за программу 50 т.р., — так в чем тогда проблема?
Зачем вам универсальные решения типа этой программы? Можно же просто заказать мне разработку программы под ваши нужды.
И будет у вас программа, идеально подходящая для ваших задач.

Зачем встраивать весь этот функционал (нужный только вам) в общедоступную программу?
(я постоянно общаюсь с покупателями этой программы, и вижу, для каких целей они её используют, — большинству хватило бы и половины её возможностей)

Программу же надо куда то развивать?

Конечно надо, но ведь не в сторону заметного усложнения?
Самые лучшие программы — это простые и интуитивно понятные.
Знаете встроенную в Windows программу Notepad (Блокнот)? Вот почему бы в ней не сделать поддержку сотни текстовых форматов, добавить возможности из Word, форматирование, и т.д.? Думаете, Майкрософту это не под силу? )
Нет же, дело в другом, — программа Notepad сделана под определённые задачи, и почти все ей пользовались (я - в том числе. использую 10% возможностей Блокнота. Мне вполне хватает)
Кому надо больше возможностей - покупают Notepad++

 

Цену можно добавить пропорционально затраченным усилиям.

Зачем? Усложнять программу, повышая её стоимость для всех пользователей?
Моё мнение - наоборот, не повышать цену, и упрощать интерфейс.
Вот в этом плане я сейчас и работаю - меньше кнопок, подсказки и видеоинструкции.

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
                  _   _____   ____    _  __
_ _ __ _ / | |_ _| | _ \ | |/ /
| | | | / _` | | | | | | |_) | | ' /
| |_| | | (_| | | | | | | _ < | . \
\__, | \__, | |_| |_| |_| \_\ |_|\_\
|___/ |_|
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.