Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Уведомляю, что 8 января 2013 г. в 09:40 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.0.2).

Изменения в новой версии программы:

+ добавлена возможность использовать в исходной книге Excel следующие формулы:
Сумма прописью, Дата прописью, Инициалы (обрезает ФИО до Фамилия И.О.), Дательный падеж)

Подробности и примеры использования пользовательских функций

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Если стоит пароль на открытие файла, и вы этот пароль не знаете, - то файл никак не открыть (ни вручную, ни макросом)

А что за шаблон такой, в который вы умудрились прописать коды полей (типа {ФИО}) для подстановки данных,
и при этом вы не знаете пароль на открытие этого файла? Как так может быть?

Если же вы смогли вставить в шаблон коды полей, то и программа сможет заменить эти коды на текст из таблицы.
Не понимаю, в чем проблема...

Не я говорю про защищенные файлы Word. Фишка в том, что пароль для шаблона-Word не известен, и сбрасывать его нельзя. :)

Надстройка работает только в Excel под Windows

Вопрос:

Что нужно для работы надстройки на моём компьютере?

Ответ:

Надстройки работают в приложении Microsoft Excel, под управлением операционной системы Windows.

Поддерживаются следующие операционные системы: Windows XP, 2003 Server, Vista, 2008 Server, Seven

(на Windows 8 надстройки не тестировались - но тоже все должно работать)

Работа надстроек тестировалась в Microsoft Excel версий 2003, 2007 и 2010.

(на древних версиях Excel, типа 97, 2000, XP, работа не гарантируется. В новых версиях - например, Excel 2013, всё должно работать)

Для работы надстройки, необходимо, чтобы макросы в Excel были включены.

(как включить макросы в Excel)

ВНИМАНИЕ: надстройка не будет работать на других офисных пакетах (вроде OpenOffice, LibreOffice и т.д.),

а также под управлением других операционных систем (например, в Excel 2004, 2008, 2011 для MacOS - Макинтош)

При попытке запустить надстройку пишет ошибку компиляции в скрытом модуле mod_About
Excel 2011 для Mac. Версия 14.1.0 Версия OS X 10.8.2

Уведомляю, что 24 декабря 2012 г. в 19:19 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.0.1 RC).

Изменения в новой версии программы:

+ можно задать маску прикрепляемых файлов из заданной папки, при рассылке писем.
Например, маску *.doc или *{ФИО}*
(поддерживаются имена полей исходной таблицы)

+ можно задать количество печатных копий для каждого шаблона, путем добавления поля {print=} в имена файлов шаблонов

Пример имен файлов шаблонов:

  • Акт.doc
  • Доверенность - {ФИО}{print=2}.doc
  • Договор{print=3}.doc

В этом случае, Акт будет отпечатан в одном экземпляре (по-умолчанию), доверенность - в 2 экземплярах, а договор будет выведен на печать трижды.
В создаваемых файлах поле {print=x} не попадёт в имена создаваемых файлов

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Вы говорите про подстановку данных в защищённые ячейки Excel?
Это надо много настроек добавлять - например, в книге может быть 10 листов, и на каждом - защита со своим паролем
Могу доработать надстройку под ваши нужды - но за дополнительную плату.

Было быо очень хорошо, если бы надстройка могла заполнять защищенные документы: документы, в которых можно изменять только определенные поля.

Уведомляю, что 28 ноября 2012 г. в 14:39 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.0.0).

Изменения в новой версии программы:

+ Отлажен механизм рассылки почты через TheBAT
+ в именах файлов шаблонов теперь можно использовать коды полей (для формирования имён файлов по разным маскам для различных шаблонов)

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Андрей, я тестировал отправку через TheBAT на 2 копьютерах - но на обоих не было никаких паролей (ни на ящиках почтовых, ни мастер-паролей, ни шифрования)
Потому с описанной вами проблемой и не столкнулся.

В новой версии (2.0.0 RC2) - доработки по рассылке почты через TheBAT (возможность ручного ввода названия почтового ящика, пароля к ящику, а на вкладке «Дополнительно» можно указать логин и пароль для входа в TheBAT)

PS: Правда, я так и не понял, что такое «мастер-пароль»
Смог найти в параметрах запуска почтового клиента следующее: "Команда /LOGIN для запуска The Bat! с ящиками закрытыми паролем"
Если это - ваш случай, то я сделал 2 дополнительные опции в настройках:

логин и пароль для входа в TheBAT

Попробуйте со всем этими паролями запустить - должно получиться.

Всем, здравсвуйте.
Сегодня получили новую версию надстройки 2.0.0 RC.
Вот первые отзывы. Надстройка выполняет ту задачу, под которую её делали.
После пользования стандартным слиянием в WORD, это небо и земля. Очень удобно.

Пока вопрос стоит только с Мастер Паролем в Бат. На том компьютере где Мастер Пароль для Бат есть, то там нет возможности выбрать почтовый ящик (даже вручную), хотя адрес к Бат указан правильно. Тот копмпьютер где мастер пароля нет, то там все чудесно, почтовые ящики можно выбирать. Для чистоты эксперимента, надо проверить еще на двух машинах, тогда можно делать однозначный вывод.

Очень здорово, автор надстройки (Игорь), реализовал возможность указания темы письма и текста письма. На этом сайте есть пример отправки писем через Бат, и там тема и текст берутся из ячеек. В данной надстроке тему и текст можно указать единожды. При этом в указанный текст пожно вставить {поля}, значения которых берутся из столбцов EXCEL. С этой возможностью получить текст вида "Здравствуйте, Андрей", становится очень легко.
В, общем один большой вывод, рекомендую.
Автору, спасибо.

Уведомляю, что 21 ноября 2012 г. в 07:42 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.0.0 RC).

Изменения в новой версии программы:

+ реализована возможность рассылки писем, с прикреплением заполненных программой файлов
Рассылка почты выполняется средствами программы TheBAT!, есть возможность выбора почтового ящика, с которого будет выполняться рассылка

Подробнее - в инструкции по настройке рассылки почты

 

 

PS: Новая версия программы пока находится в стадии тестирования.
В частности, возможны ошибки при отсутствующем, или некорректно установленном, приложении TheBAT.

Любые пожелания и замечания по работе рассылки почты - всячески приветствуются.

Андрей, реализация рассылки почты из программы заполнения документов почти закончена, идет тестирование.
В самое ближайшее время будет доступна новая версия программы - 2.0.0, с возможностью рассылки сообщений по электронной почте, через программу TheBAT!

Задержка вызвана большим количеством новых настроек - зато решение получилось довольно гибким и функциональным


Сергей, насчёт подстановки названия листа в имя создаваемого файла:
в новой версии программы (2.0.0), будут доступны новые коды, как раз для вашего случая.

Новые коды для маски имен создаваемых файлов:

  • {%sheet_name%} - имя листа
  • {%sheet_index%} - номер листа
  • {%workbook_name%} - имя файла (без расширения)

Игорь, здравствуйте.
Вам письма мои доходят? Может спам фильтр срабатывает?

можете не отвечать, у самого получилось знак "=" помог

я буду пытаться решить такую задачу, при которой с каждого листа экселя (их будет около 10) создавать вордовский файл маска {фамилия} - {%filename%}.{%ext%}. В папке с шаблонами будут одноименные листам шаблоны. Но как сделать что бы {фамилия} вставлялось в каждый из десяти создаваемых файлов, ведь поле с именем "фамилия" на каждом листе не создашь, а при переходе на очередной лист менять маску не хотелось бы.
Может не очень понятно объяснил - вообще ка сделать, чтоб файлы были
Иванов-Лист1.docx
Иванов-Лист2.docx и т.д. переходя с листа на лист и нажимая "сформировать документ" не меняя ничего в настройках

Спасиба за труд.
случайно заметил , хотя в инструкции наверно написано. я их просто не читаю ))!!
Может пригодиться кому, если Вам необходимо разложить результаты по разным папкам (по какому то правилу) - поиграйтесьс символом "\" в настройках имени файла

Игорь, я скинул Вам Т.З. и примеры файлов на почту.

Здравствуйте. Ответ понял, чуть позже отпишусь Вам на почту.

Андрей, по гиперссылке никак не получится прикрепить файл к письму.
Максимум, что можно сделать при щелчке по гиперссылке формата mailto: - это открыть в назначенной по-умолчанию почтовой программе окно создания нового письма, и добавить текст и тему письма (причем без кириллицы)

Могу под заказ доработать программу - реализовать опцию автоматического создания и отправки писем (можно будет выбирать, из какого столбца брать имя и email, из каких полей формировать тему и текст письма, и т.д. - всё можно будет задать в настройках программы)
Стоимость доработки составит 1500 рублей (+ стоимость лицензии на программу)
Если устраивает - пишите на почту, и прикрепите свои файлы (исходный файл Excel, и, желательно, хотя бы один шаблон) - чтобы было на чем тестировать отправку писем.

Спасибо, с гиперссылкой разобрался.
А возможно-ли, созданные гиперссылки использовать как адрес для почтовых программ. Т.Е. чтоб почтовик по этой ссылке брал файл и прикладывал его к письму?
Зависит ли это от почтовой программы (Оутлук, Бат).
Если стандартными средствами это нельзя сделать, то скажите пожалуйста, сколько будет стоить разработка макроса для отправки писем из списка EXCEL (содержит, e-mail получателя, Имя, тему, гиперссылку на месторасположение прикрепляемого файла), желательно чтобы отправка осуществлялась через Бат.

По гиперссылкам на сформированные файлы: чтобы они добавлялись, надо соблюсти несколько условий:

  1. поставить галочку «Добавлять гиперссылки» в настройках программы
  2. убедиться, что названия столбцов для гиперссылок содержат текст Гиперссылка - ИмяФайла.Расширение
  3. задать какой-либо текст для ссылки (например, «открыть файл», «ссылка» и т.д.)
  4. проверить, что в настройках программы верно задан номер строки заголовка таблицы

 

На скриншоте отобразил всё вышеперечисленное
(щелкните на картинке для её увеличения)

Простановка гиперссылок на созданные по шаблонам документы

 


Олег, если надстройка у вас перестала работать, - возможно, что-то в вашем файле изменилось, или поменялось в настройках программы.

Сама программа не может работать частично - она либо совсем не работает (например, если макросы отключены), либо работает полностью.

Если не можете разобраться самостоятельно - звоните мне в скайп, и там уже разберемся
(например, вы в Скайпе включите трансляцию экрана, покажете мне, в чем проблема, - а я подскажу, как её решить)

Почему-то ваша надстройка перестала у меня работать, работает только для 2 первых столбцов......

Здравствуйте. Отличная надстройка для EXCEL.
Еще не купил, тестирую демоверсию. Возник вопрос, в настройках в разделе Исходная Таблица, есть пункт, "добавлять гиперссылки на сформированные файлы". Правильно понимаю, что При активации данного пункта, в исходной таблице EXCEL будет добавляться адрес где "лежит" сформированный Конечный документ?
Но не могу проверить как это работает, т.к. даже при активации этого пункта ссылка не создается, хотя столбец в EXCEL вида (Гиперссылка-ИмяФайлаШаблона) создан.
Подскажите, может я неправильно делаю?

Здравствуйте. Программа хорошая. Однако можно ли рассмотреть возможность печати только тех шаблонов, которые нужны. Так например: 1ый день - печать договора, 2ой день после внесения дополнительной информации в таблицу - печать акта приема-передачи, 3ий день после согласования внесения доп.информации в таблицу - печать заявления и т.д.

Если вы сами для себя решили, что «никак», - зачем спрашивать? )
У большинства пользователей получается как-то заполнять документы...

Ну конечно, можно найти кучу частных случаев, когда надстройка не сможет решить все поставленные задачи,
но, если есть желание именно реализовать заполнение доверенностей, - то все можно настроить.

Имею маленькую кучку фирм и большую кучу народа.
Вопрос: как сей надстройкой реализовать заполнение Доверенностей любой фирмы для любого чела?
Ответ: никак. она работает только с одним листом excel

Владимир, подобных проблем быть не должно.

Обратитесь ко мне с Скайп или ICQ, попробуем решить проблему
(установите программу TeamViewer - я подключусь к вашему компьютеру, и посмотрю, в чем причина. По переписке это сложно диагностировать)

при первом запуске была панель. А теперь ее нет , и что делать , как запустить ее. Макросы включены.

Сейчас в программе такая возможность отсутствует.
Да и зачем усложнять задачу - всё делается намного проще:
1) при помощи несложного макроса, создаётся копия листа, где строки с одинаковыми адресами объединены
(при объединении строк, ФИО соединяются в одну ячейку через запятую)
2) потом вы пользуетесь программой для формирования документов Word, в штатном режиме.

Если готовы приобрести лицензию на программу, высылайте мне на почту:

1) свой файл Excel
2) шаблон Word с подставленными полями типа {ФИО}
3) пример заполненного шаблона для адреса с несколькими ФИО

и я помогу вам с макросом объединения строк
(исходные данные затронуты не будут - макрос будет создавать копию листа)

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
  _   _    ____  __  __          __   _   _ 
| | | | / ___| \ \/ / ___ / _| | | | |
| | | | | | \ / / __| | |_ | | | |
| |_| | | |___ / \ | (__ | _| | |_| |
\___/ \____| /_/\_\ \___| |_| \___/
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.