Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Всем, здравсвуйте.
Сегодня получили новую версию надстройки 2.0.0 RC.
Вот первые отзывы. Надстройка выполняет ту задачу, под которую её делали.
После пользования стандартным слиянием в WORD, это небо и земля. Очень удобно.

Пока вопрос стоит только с Мастер Паролем в Бат. На том компьютере где Мастер Пароль для Бат есть, то там нет возможности выбрать почтовый ящик (даже вручную), хотя адрес к Бат указан правильно. Тот копмпьютер где мастер пароля нет, то там все чудесно, почтовые ящики можно выбирать. Для чистоты эксперимента, надо проверить еще на двух машинах, тогда можно делать однозначный вывод.

Очень здорово, автор надстройки (Игорь), реализовал возможность указания темы письма и текста письма. На этом сайте есть пример отправки писем через Бат, и там тема и текст берутся из ячеек. В данной надстроке тему и текст можно указать единожды. При этом в указанный текст пожно вставить {поля}, значения которых берутся из столбцов EXCEL. С этой возможностью получить текст вида "Здравствуйте, Андрей", становится очень легко.
В, общем один большой вывод, рекомендую.
Автору, спасибо.

Уведомляю, что 21 ноября 2012 г. в 07:42 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.0.0 RC).

Изменения в новой версии программы:

+ реализована возможность рассылки писем, с прикреплением заполненных программой файлов
Рассылка почты выполняется средствами программы TheBAT!, есть возможность выбора почтового ящика, с которого будет выполняться рассылка

Подробнее - в инструкции по настройке рассылки почты

 

 

PS: Новая версия программы пока находится в стадии тестирования.
В частности, возможны ошибки при отсутствующем, или некорректно установленном, приложении TheBAT.

Любые пожелания и замечания по работе рассылки почты - всячески приветствуются.

Андрей, реализация рассылки почты из программы заполнения документов почти закончена, идет тестирование.
В самое ближайшее время будет доступна новая версия программы - 2.0.0, с возможностью рассылки сообщений по электронной почте, через программу TheBAT!

Задержка вызвана большим количеством новых настроек - зато решение получилось довольно гибким и функциональным


Сергей, насчёт подстановки названия листа в имя создаваемого файла:
в новой версии программы (2.0.0), будут доступны новые коды, как раз для вашего случая.

Новые коды для маски имен создаваемых файлов:

  • {%sheet_name%} - имя листа
  • {%sheet_index%} - номер листа
  • {%workbook_name%} - имя файла (без расширения)

Игорь, здравствуйте.
Вам письма мои доходят? Может спам фильтр срабатывает?

можете не отвечать, у самого получилось знак "=" помог

я буду пытаться решить такую задачу, при которой с каждого листа экселя (их будет около 10) создавать вордовский файл маска {фамилия} - {%filename%}.{%ext%}. В папке с шаблонами будут одноименные листам шаблоны. Но как сделать что бы {фамилия} вставлялось в каждый из десяти создаваемых файлов, ведь поле с именем "фамилия" на каждом листе не создашь, а при переходе на очередной лист менять маску не хотелось бы.
Может не очень понятно объяснил - вообще ка сделать, чтоб файлы были
Иванов-Лист1.docx
Иванов-Лист2.docx и т.д. переходя с листа на лист и нажимая "сформировать документ" не меняя ничего в настройках

Спасиба за труд.
случайно заметил , хотя в инструкции наверно написано. я их просто не читаю ))!!
Может пригодиться кому, если Вам необходимо разложить результаты по разным папкам (по какому то правилу) - поиграйтесьс символом "\" в настройках имени файла

Игорь, я скинул Вам Т.З. и примеры файлов на почту.

Здравствуйте. Ответ понял, чуть позже отпишусь Вам на почту.

Андрей, по гиперссылке никак не получится прикрепить файл к письму.
Максимум, что можно сделать при щелчке по гиперссылке формата mailto: - это открыть в назначенной по-умолчанию почтовой программе окно создания нового письма, и добавить текст и тему письма (причем без кириллицы)

Могу под заказ доработать программу - реализовать опцию автоматического создания и отправки писем (можно будет выбирать, из какого столбца брать имя и email, из каких полей формировать тему и текст письма, и т.д. - всё можно будет задать в настройках программы)
Стоимость доработки составит 1500 рублей (+ стоимость лицензии на программу)
Если устраивает - пишите на почту, и прикрепите свои файлы (исходный файл Excel, и, желательно, хотя бы один шаблон) - чтобы было на чем тестировать отправку писем.

Спасибо, с гиперссылкой разобрался.
А возможно-ли, созданные гиперссылки использовать как адрес для почтовых программ. Т.Е. чтоб почтовик по этой ссылке брал файл и прикладывал его к письму?
Зависит ли это от почтовой программы (Оутлук, Бат).
Если стандартными средствами это нельзя сделать, то скажите пожалуйста, сколько будет стоить разработка макроса для отправки писем из списка EXCEL (содержит, e-mail получателя, Имя, тему, гиперссылку на месторасположение прикрепляемого файла), желательно чтобы отправка осуществлялась через Бат.

По гиперссылкам на сформированные файлы: чтобы они добавлялись, надо соблюсти несколько условий:

  1. поставить галочку «Добавлять гиперссылки» в настройках программы
  2. убедиться, что названия столбцов для гиперссылок содержат текст Гиперссылка - ИмяФайла.Расширение
  3. задать какой-либо текст для ссылки (например, «открыть файл», «ссылка» и т.д.)
  4. проверить, что в настройках программы верно задан номер строки заголовка таблицы

 

На скриншоте отобразил всё вышеперечисленное
(щелкните на картинке для её увеличения)

Простановка гиперссылок на созданные по шаблонам документы

 


Олег, если надстройка у вас перестала работать, - возможно, что-то в вашем файле изменилось, или поменялось в настройках программы.

Сама программа не может работать частично - она либо совсем не работает (например, если макросы отключены), либо работает полностью.

Если не можете разобраться самостоятельно - звоните мне в скайп, и там уже разберемся
(например, вы в Скайпе включите трансляцию экрана, покажете мне, в чем проблема, - а я подскажу, как её решить)

Почему-то ваша надстройка перестала у меня работать, работает только для 2 первых столбцов......

Здравствуйте. Отличная надстройка для EXCEL.
Еще не купил, тестирую демоверсию. Возник вопрос, в настройках в разделе Исходная Таблица, есть пункт, "добавлять гиперссылки на сформированные файлы". Правильно понимаю, что При активации данного пункта, в исходной таблице EXCEL будет добавляться адрес где "лежит" сформированный Конечный документ?
Но не могу проверить как это работает, т.к. даже при активации этого пункта ссылка не создается, хотя столбец в EXCEL вида (Гиперссылка-ИмяФайлаШаблона) создан.
Подскажите, может я неправильно делаю?

Здравствуйте. Программа хорошая. Однако можно ли рассмотреть возможность печати только тех шаблонов, которые нужны. Так например: 1ый день - печать договора, 2ой день после внесения дополнительной информации в таблицу - печать акта приема-передачи, 3ий день после согласования внесения доп.информации в таблицу - печать заявления и т.д.

Если вы сами для себя решили, что «никак», - зачем спрашивать? )
У большинства пользователей получается как-то заполнять документы...

Ну конечно, можно найти кучу частных случаев, когда надстройка не сможет решить все поставленные задачи,
но, если есть желание именно реализовать заполнение доверенностей, - то все можно настроить.

Имею маленькую кучку фирм и большую кучу народа.
Вопрос: как сей надстройкой реализовать заполнение Доверенностей любой фирмы для любого чела?
Ответ: никак. она работает только с одним листом excel

Владимир, подобных проблем быть не должно.

Обратитесь ко мне с Скайп или ICQ, попробуем решить проблему
(установите программу TeamViewer - я подключусь к вашему компьютеру, и посмотрю, в чем причина. По переписке это сложно диагностировать)

при первом запуске была панель. А теперь ее нет , и что делать , как запустить ее. Макросы включены.

Сейчас в программе такая возможность отсутствует.
Да и зачем усложнять задачу - всё делается намного проще:
1) при помощи несложного макроса, создаётся копия листа, где строки с одинаковыми адресами объединены
(при объединении строк, ФИО соединяются в одну ячейку через запятую)
2) потом вы пользуетесь программой для формирования документов Word, в штатном режиме.

Если готовы приобрести лицензию на программу, высылайте мне на почту:

1) свой файл Excel
2) шаблон Word с подставленными полями типа {ФИО}
3) пример заполненного шаблона для адреса с несколькими ФИО

и я помогу вам с макросом объединения строк
(исходные данные затронуты не будут - макрос будет создавать копию листа)

Здравствуйте, скажите пожалуйста сможет ли программа сформировать Word документы на рассылку по следующему принципу: файл эксель содержит: 1 столбец адрес, 2 столбец ФИО. причем если адрес один и тот же, то формируется один word-файл, в котором перечислены все ФИО с этим адресом. ?

Евгений, в последней версии программы, чтобы узнать стоимость, достаточно на форме «О программе» щелкнуть по ссответствующей ссылке.

По ценам - все написано здесь: http://excelvba.ru/buy/program?name=FillDocuments

Сколько стоит эта программа на один компьютер? Ответ можно на эл.адрес..

Уведомляю, что 6 октября 2012 г. в 13:38 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 1.1.5).

Изменения в новой версии программы:

+ добавлена возможность подстановки в шаблоны значений произвольных ячеек
Для этого присваиваем ячейке ЛЮБОЕ имя, а в шаблон подставляем адрес этой ячейки, - например, {=B4}

+ добавлена возможность автоматически формировать документы по всем строкам таблицы

+ добавлена возможность задать главный столбец (по которому определяется, строка пустая, или нет)

+ добавлена возможность выводить на печать нужное количество копий (количество копий можно брать из значения заданного столбца)

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Уведомляю, что 3 октября 2012 г. в 00:17 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 1.1.5 RC2).

Изменения в новой версии программы:

+ добавлена возможность подстановки в шаблоны значений из именованных диапазонов книги Excel.
Например, если в исходной книге Excel, на любом из листов, есть именованная ячейка с именем «дата», то для вставки этого значения в шаблоны используйте код {=дата} (обратите внимание - перед именем диапазона вставляем знак =)

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Евгений, лицензию для вас активировал.

В последней на сегодняшний день версии программы (1.1.5 RC от 28.09.2012) реализована возможность подстановки даты и времени в имя создаваемых файлов.

Доступны новые коды: (с примерами текста, который будет подставлен в имя файла)

Код: {%date%}   значение: 2012-09-28
Код: {%shortdate%}  значение: 120928
Код: {%longdate%}   значение: 28 сентября 2012
Код: {%time%}   значение: 18-20-33
Код: {%shorttime%}  значение: 182033
Код: {%datetime%}   значение: 2012-09-28 18-20-33
Код: {%shortdatetime%}  значение: 120928-182033
Код: {%longdatetime%}   значение: 28 сентября 2012 18-20-33

Напоминаю, что задать маску имени создаваемый файлов можно на вкладке «Создание файлов» в настройках программы

Можно использовать как один, так и несколько кодов, например,
{ФИО} {%datetime%}.{%ext%}
{%date%} - {%filename%}.{%ext%}

и т.д.

Большое спасибо!
Возможность внесения времени в название файла очень поможет.
Заявка на лиценцию на 4 компьютера отправлена.

Здравствуйте, Евгений.

Проблема решается очень просто - настройкой имён создаваемых файлов.
В имя создаваемого файла можно подставлять значения из столбцов обрабатываемой таблицы Excel
(например, использовать маску {НазваниеСтолбца} - {%filename%}.{%ext%}),
или номер строки таблицы Excel
(это сделано по-умолчанию, используется маска имени файла {%str%} - {%filename%}.{%ext%})

Если этого недостаточно, могу добавить поле с текущей датой и временем, чтобы при указании маски  {%time%} - {%filename%}.{%ext%}
создавался файл с именем типа 20120927-213419-шаблон.doc (время указывается с точностью до секунды, поэтому повторяющихся имен файлов не будет)

Вы ещё не приобретали лицензию на надстройку (судя по вашему email) - если приобретёте, обязательно что-нибудь придумаем.

 

Здравствуйте!
Очень полезная программа. Один момент только волнует. Если невзначай нажал на кнопку сформировать документы, находясь в другой ячейке, то ранее созданный файл из данных этой ячейки перезаписывается. Нельзя ли как-то решить этот вопрос: чтобы система спрашивала "Перезаписать?" или сохраняла с именем "шаблон"_2 или что-либо еще? Посоветуйте, пожалуйста.
С уважением,

Уведомляю, что 26 сентября 2012 г. в 18:41 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 1.1.4).

Изменения в новой версии программы:

+ реализован режим заполнения документов для случая, когда исходные данные для постановки в шаблон расположены в нескольких строках таблицы Excel
Подробнее о режиме MULTIROW

- устранена ошибка (блокировка программы) при проверке лицензии, если используется ISA Server Firewall

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
  _           _  _                                   
/ | _ __ | || | _ __ ___ _ __ _ __ ___
| | | '_ \ | || |_ | '_ ` _ \ | '_ \ | '_ ` _ \
| | | |_) | |__ _| | | | | | | | | | | | | | | | |
|_| | .__/ |_| |_| |_| |_| |_| |_| |_| |_| |_|
|_|
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.