Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

"Я не специалист в этом вопросе, но могу попробовать сделать так, чтобы картинки из заданной папки можно было встраивать в HTML шаблон письма" Все таки интересует вопрос, сколько будет стоит доработка для вставки картинок из папки в тело письма?
Озвучьте стоимость и необходимые сроки?

Здравствуйте, Арсен.

Я пока сам плохо представляю, как реализовать эту возможность в программе,
чтобы и удобно всем было, и функционально, и настроек было по минимуму.

Например, картинки могут браться с листа исходной таблицы, или же в ячейках может храниться путь к картинке.
Вариантов вставки тоже много (мало ли в какую часть документа Word пользователь захочет вставить картинку...),
а с размерами - вообще все сложно (задавать размеры? или коэффициент масштабирования? или как-то ещё?
А ведь для разных картинок (из разных строк исходной таблицы) эти настройки могут различаться...

Вы, - третий, кто просит эту доработку, - так что, рано или поздно, я сделаю это в программе.
Но в каком виде это будет, - пока не могу сказать.
Предлагайте варианты)

PS: Вставку таблиц я уже реализовал - там в ячейке указывается путь к файлу Excel, имя листа, адрес диапазона ячеек, и режим вставки.
Выбор всего этого производится через специальное диалоговое окно.
Теперь надо изобрести что-то аналогичное для картинок.

По стоимости доработки, - от 1500 рублей (работы много очень)
Заняться смогу не раньше 10 января.

Добрый день. Позвольте узнать, сколько стоила (стоит) доработка программы по подстановке картинок из Excel в Word ? Я бы сам оплатил. Уж больно необходимый функционал...
Также у меня есть вопросы касаемо формата картинок, их размера при вставке на нужную страничку в Ворде.

В комментариях уже задавался этот вопрос, поищите, я там подробно отвечал.
Если письмо в формате HTML, и картинка доступна по ссылке в интернете, - то да.

Здравствуйте. Существует ли возможность, вставлять в тело письма "изображения" при использовании функции рассылки писем?

Благодарю за идею, как то не подумал что можно так сделать)
Использовал шаблон с расширением .txt, а потом уже сторонней программой менял расширение.

Так поддержка текстовых файлов есть же в программе - ничего добавлять не надо

в папку ШАБЛОНЫ закиньте файл, дописав после расширения .txt
например, файл шаблон.cfg.txt

потом настройте маску создаваемых файлов:
http://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/FilenamesMask
вместо маски {%filename%}.{%ext%}
напишите {%filename%}

и расширение txt - {%ext%} будет обрезано при создании файла по шаблону.
На выходе получите заполненный файл с именем шаблон.cfg

Да, они открываются блокнотом и другими тестовыми процессами, сможете добавить поддержку таких файлов?

А что это за файлы такие? Текстовые? (Блокнотом открываются?)
Если текстовые - тогда моя программа сможет с ними работать,
только шаблон надо будет переименовать, добавив расширение txt
(а на выходе можно настроить, чтобы файлы получались с расширением .cfg)

Здравствуйте. Возможно ли добавить в программу возможность работать с расширением файлов .cfg ?

3 декабря 2013 г. в 08:32 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.2.1).

Изменения в новой версии программы:

+ реализована отправка писем с задержкой, при рассылке через Outlook
(можно задать паузу между письмами, в секундах)
+ при рассылке, программа автоматически помечает строки, для которых письма отправлены
(опция на вкладке "Дополнительно")
- исправлена ошибка копирования ячейки заголовка таблицы при двойном щелчке
(на некоторых компьютерах, в буфере обмена появлялись квадратики в фигурных скобках)
- исправлена ошибка в функции Пропись_РублиКопейки_сЧислами

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Здравствуйте, Нина.

Панель инструментов формировать не обязательно, - она автоматом создаётся, если надстройка запущена.
Если панели инструментов нет, - значит, что-то не запустилось.

Вот пример программного управления моей надстройкой (из другого макроса):

Sub ПримерУправленияПрограммой()
    On Error Resume Next: Err.Clear
    AddinPath$ = "c:\addins\FillDocuments.xla"
 
    ' проверяем, запущена ли надстройка, пытаясь вызвать произвольный макрос из неё
    Mask$ = Application.Run("OUTPUT_MASK")
 
    If Err.Number = 1004 Then        ' макрос не выполнен - FillDocuments не запущена
        Workbooks.Open AddinPath$        ' пробуем открыть (запустить) надстройку
        Err.Clear: Mask$ = Application.Run("OUTPUT_MASK")        ' снова проверяем
        If Err.Number = 1004 Then
            ' надстройка не запустилась, или какая-то другая проблема
            MsgBox "Формирование документов невозможно", vbCritical, _
                   "Нет подключения к надстройке FillDocuments": Exit Sub
        End If
    End If
 
    ' теперь программа запущена и готова к использованию.

    ' меняем настройки (если надо)
    ' Все настройки программы сохранены в реестре по пути
    ' HKEY_CURRENT_USER \ Software \ VB and VBA Program Settings \ FillDocuments \ Settings
    AddinName$ = "FillDocuments"
 
    ' папка для создаваемых файлов
    SaveSetting AddinName$, "Settings", "TextBox_OutputFolder", "c:\результат\"
    ' папка с шаблонами
    SaveSetting AddinName$, "Settings", "TextBox_TemplatesFolder", "d:\шаблоны документов\"
    ' автоматическое закрытие прогресс-бара после заполнения документов
    SaveSetting AddinName$, "Settings", "CheckBox_CloseProgressBar", True
    ' (по аналогии, можно изменить любые другие настройки)

    ' запускаем основной макрос (равносильно нажатию кнопки на панели инструментов)
    Application.Run "CreateAllDocuments"
End Sub

бух.пакет ИС ПРО, который формирует Excel-отчёты.
1.Вашей рекомендацией по скайпу я воспользовалась и добавила в VBA workbooks.open "полный путь к файлу надстройки". Проект filldocuments добавился, но пункт "Надстройка" не добавился в строчку меню Excelа. М.б. запустить процедуру filldocuments, которая добавляет пункт "Надстройка" в меню?

2.Работают неск. приложений, кот. используют filldocuments в Excel выгружаемом файле и папки Документы расположены в разных местах. Удобно было бы формировать путь к папке Документы в VBA, чтобы не забывать каждый раз настраивать его.

Здравствуйте, Александр.
Не знаю, в чем может быть проблема, - на сотнях компов проверено, у всех эта функция работает
Позвоните мне в скайп, - разберемся с проблемой.

Установили.активировали но на двух компьюторах документы сохраняются только в Ворде.
а ставиш галочку в программе сохранять в PDF, файл формируется открываеш папку его там нет.
Установлен WIN XP. Офис 2007

Здравствуйте, Женя.
А в чем связь между гиперссылкой для отправки почты, и моей программой?

В таблице Excel несколько колонок - с текстовыми и числовыми значениями..создала гиперссылку в для отправки почтовых сообщений..Текст переносится отлично, даты меняют формат.. как бороться????

Насчёт работы с бух.пакетом ИС ПРО: я не знаю, что означает фраза «настройка инициализирована в Excel-отчёте из ИС ПРО».
Если вы вручную открываете в Excel отчёт из ИС ПРО (дважды щелкнув на файле Excel) - то всё должно работать.
Если же ИС ПРО автоматически открывает Excel вместе с выгруженнным отчётом, - вполне возможно, что моя надстройка не будет запускаться (тут всё зависит от способа запуска приложения Excel пакетом ИС ПРО, - возможен такой способ запуска, когда при открытии Excel надстройки не запускаются)
Позвоните мне в скайп, - решим проблему.

Касательно подстановки картинок из Excel в Word, - в программе уже заложены некоторые настройки для этой опции,
но весь необходимый функционал ещё не реализован
(работы много, - один из заказчиков собирался оплатить эту доработку, - но так и не оплатил, потому я не доделал этот режим)

Игорь, а реалистично ли добавить / прикрутить подстановку картинок из excel в word?

Я работаю с бух.пакетом ИС ПРО, который позволяет формировать Excel-отчёты. Ваша настройка инициализирована в Excel-отчёте из ИС ПРО , но не запускается (не добавляется в меню "Надстройка"). Приходится в Параметрах Excel сначало убирать эту надстройку, а потом её добавлять. Что мне посоветуете...

Спасибо, Шаблоны в формате word. Скажем так, в столбце из 5 строк- 4 это поля из exel, а последнее поле это формула word по сумме ячеек с 1-й по 4-ю.
У нас два шаблона Договора и доп соглашения, в них совершенно одинаковые таблицы, так вот она и проблема на втором компе Договор формируется правильно, а таже таблица в ДС не считает как раз последнюю строчку, остальное все верно.

Здравствуйте, Александр.
Не уверен, - но, может, на втором компе просто отключен автоматический пересчёт формул?
(если у вас используется шаблон Excel)
Проверить просто: в созданном файле Excel нажмите F9 (для принудительного пересчёта формул).
Если это поможет, - значит, я угадал, и надо просто включить автопересчёт формул в настройках Excel/
Если все файлы одинаковые, и настройки программы тоже совпадают на обоих компах, - значит, дело точно не в файлах, и не в программе.

PS: Если сами не разберетесь, - звоните мне в скайп, найдём причину.

Добрый день, подскажите по ситуации.
Надстройка установлена на 2-х машинах,единые шаблоны размещены на сетевом диске, соответственно путь на машинах задан верно.
exel файл выгружается из программы Ис-про, имеет одно имя файла, храниться при создании во временной папке. Так суть вопроса:
При формировании документов с одного компьютера нужные поля считаются(считаем сумму в колонках доп соглашения) без сбоев в заданной строке, а при формировании со второго компьютера считает всё, кроме цифровой суммы колонок в строке.

Здравствуйте, Андрей.
Учитывая, что надстройкой пользуются сотни людей на тысячах компов, а насчёт сработки антивируса я слышу только второй раз (до вас, год назад мне кто-то о таком же говорил), - могу посоветовать только настроить антивирус, чтобы он не проверял файлы Office
(хотя, вообще, следовало бы рекомендовать вам сменить антивирус...)

Дело в том, что некоторые «антивирусы» реагируют так на любой файл с макросами.
Вы же понимаете, что макросы совсем необязательно должны содержать вирусы)

Проверить надстройку можно на сайте virustotal:
ссылка на результаты проверки последней версии надстройки

Только 3 «антивируса» из 49 что-то там находят.

В данном случае, надо ориентироваться на мнение «авторитетных» антивирусов, - типа Kaspersky.

Ругаются же на мой файл только 3 безызвестных антивируса, пользоваться которыми я бы не рекомендовал.
Так что не вижу поводов для беспокойства.


(добавлено позже)

Как выяснилось, срабатывает антивирус Avira, находя в файле «вирус» HEUR/Macro.Excel2000

Тут достаточно просто посмотреть на название «вируса», чтобы понять, что это ложное срабатывание.

Точно также Avira ругается на ВСЕ более-менее сложные макросы.
Так что, для решения проблемы, надо просто отключить в настройках антивируса проверку файлов Office, или добавить надстройку в список исключений.

Здравствуйте, скачал надстройку. У меня лицензии куплены официально, но антивирус срабатывает, пишет обнаружена вирусная программа. Я отклюил Антивирус, скачал надстройку установил её, ввел рег. ключ, но при открытии файлов EXCEL, антивирус срабатывает и блокирует работу надстройки.
Как быть?

Уведомляю, что 22 октября 2013 г. в 04:47 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.2.0).

Изменения в новой версии программы:

+ добавлены функции транслитерации текста, и вывода прописью дробных чисел (целые, десятые, сотые, тысячные)

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Здравствуйте, Павел.

Чтобы обрабатывались колонтитулы (чтобы в них подставлялись данные), надо поставить соответствующую галочку в настройках программы
(по-умолчанию эта опция отключена, т.к. замедляет создание документов)

Насчёт функции =Падеж() - ничем не могу помочь. В моей программе такой функции нет.
Список функций для склонения пока ограничивается только родительным и дательным падежом,
и те работают только с ФИО

Не обрабатывает колонтитулы word((.

Добрый день. Функция =Падеж() не хочет склонять по падежам слово "Свидетельство".

Да, разобрался. Вам бы инструкцию для тугодумов типа меня, поподробнее сделать. :)

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
  ____    ____            _       _____      _    
| _ \ | _ \ _ _ | |__ | ____| / \
| | | | | | | | | | | | | '_ \ | _| / _ \
| |_| | | |_| | | |_| | | | | | | |___ / ___ \
|____/ |____/ \__,_| |_| |_| |_____| /_/ \_\
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.