Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения
Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.
Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.
На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.
Особенности программы
- Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.). - Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
- Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
- Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
- Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
- Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
(вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.). - Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
(или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк) - Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.
С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.
Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе
Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе
Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:
- заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
- подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
- разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
- подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
- сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
- распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
- заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы
Комментарии
Оба варианта крайне полезны и удобны. Я вот о чем: в первом по активному листу заполняются определенные шаблоны, ждешь пока заполняются, далее вручную переходим на другой лист, заполняем ряд шаблонов, бьющихся по названию и тд. Во втором вручную выбираешь нужные шаблоны и ждешь заполнения по выделенным данным, далее выделяешь данные для других шаблонов, ждешь заполнения и тд. Заполнить требуется все шаблоны поочередно. Можно ли автоматизировать переход от одной выборки данных и шаблонов для них к другой? Извините, возможно слишком много хочу... свести заполнение до одного клика...
Такая возможность уже реализована, причем в 2 вариантах:
1) можно заполнять только те шаблоны, название которых присутствует в имени листа
(например, называем лист «Договор + Акт» - и программа будет использовать только 2 шаблона для заполнения, с названиями «Договор» и «Акт»)
Для этого надо поставить галочку в настройках на вкладке «Дополнительно»
2) При нажатии кнопки «Сформировать документы», можно выбирать в диалоговом окне,
какие шаблоны заполнять.
Этот режим включается галочкой на вкладке «Основные настройки»:
Здравствуйте.
Не планируете ли добавить возможность работы надстройки по определенным (по нескольким) листам (или по всем сразу)? Допустим много шаблонов с разным количество заменяемых данных (все заменяемые данные в одной строке активного листа, их много, собраны со всех шаблонов), то прогонять все шаблоны скопом затратно по времени. Так бы можно было на каждый шаблон завести отдельный лист и ускорить заполнение определенных шаблонов (избежать перебора всех заменяемых данных по всех шаблонам). Только заполнение то происходит с активного листа, а если их много - вручную переход на новый лист и запуск надстройки.
Благодарим за разработку программы, в использовании проста, а в работе экономит массу времени. Однажды купив, мы сэкономили не только на времени менеджеров, но соответственно, и на оплате сверхурочных...
Здравствуйте, Илья.
В том виде, в каком программа есть сейчас, это не поддерживается.
Чтобы доработать программу под ваш вариант - требуется значительная переделка, и много лишних настроек, — так что это не вариант.
Обычно, в таких случаях, я советую написать простенький макрос, который создаст временный дополнительный лист с нужными данными (строка заголовка + строка с данными), и запустит формирование документов.
(потом этот временный лист можно автоматически удалить)
Это позволит обойтись без доработки программы, — и всё будет работать как вам надо.
Здравствуйте! Существует ли возможность заполнения документа данными, находящимися в двух разных файлах. Благодарю.
Здравствуйте, Виктория.
В заголовке статьи, под ссылкой на скачивание, имеется поле "Условия использования, информация о стоимости".
Щелкните по ссылке, - и отобразится вся необходимая вам информация.
Нашла эту вашу программу практически случайно -это что-то! сказать, что я вам благодарна - ничего не сказать! сегодня опробовала - отличная штука! Подскажите, пожалуйста, программа демо? какое время можно пользоваться бесплатно? или она просто бесплатна?
Здравствуйте, Андрей.
Ну сделайте скриншот экрана после отправки - интернет-банк выдаёт там какое-то подобие квитанции.
Или же сделайте перевод не на 1500 рублей, а, например, на 1498 или 1503 рубля (+- немного),
и сообщите мне время и точную сумму перевода.
Правда, в этом случае, если квитанции\скриншота не будет, придется дождаться, пока деньги поступят на счёт.
В случае в Яндекс.Деньгами, это обычно происходит моментально, — так что проблем не будет.
ВНИМАНИЕ: Если отправлять деньги на карту Сбербанка (самого ужасного банка в России), ОБЯЗАТЕЛЬНО нужна квитанция
(там часто деньги не доходят - возвращаются плательщику, и мне не видно никакой информации о платеже, кроме даты и суммы)
Со всеми другими банками и способами оплаты - таких проблем нет.
Добрый вечер! Хочу приобрети FillDocuments на 4 компьютера и оплатить Visa Яндекс Деньги через интернет банк, но квитков у меня не будет. Что отправить Вам в подтверждение перевода? номер транзакции или что? Спасибо!
Андрей, напишите мне в личку (ICQ, скайп, почта), при каких обстоятельствах выскочила ошибка.
У меня программа не выдаёт никаких ошибок на тестовых файлах.
Или вы не про «тестовые», а про «текстовые» файлы?
Отправьте мне на почту свои файлы (исходную таблицу Excel, используемые шаблоны) - я проверю, и, если ошибка в моей программе, сразу её устраню.
Да, Вы правы.
С Вашего позволения ещё один вопрос.
При создании тестовых файлов программа на все поля выдала ошибку: Object variable or With block variable not set
Файл не создан. Что это может быть?
Спасибо.
Здравствуйте, Андрей.
Программа в том виде, в каком она сейчас есть, такой возможности не предоставляет.
Можно, конечно, доработать программу, — но, я думаю, это негативно скажется на её универсальности.
В таких случаях, я обычно делаю простенький макрос, который по нажатию кнопки собирает все данные на отдельном (третьем) листе Excel, и запускает макрос формирования документов.
После выполнения макроса третий лист может автоматически удаляться.
Во всяком случае, такое решение будет проще, чем вносить изменения в универсальную программу (придумывать кучу новых настроек, и т.д.)
Здравствуйте. Можно ли сформировать документ по данным с двух листов одной книги Excel. 1 лист с данными о физ. лице, 2 лист с данными об арендованном автомобиле.
Спасибо.
Разнести ФИО (как и любые другие данные) по символам в разные ячейки - очень легко.
Недавно в надстройке появилась возможность заметно упростить процесс настройки таких шаблонов.
Как воспользоваться функцией разделения слова на буквы - написано здесь:
http://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/SeparateLetters
Если сами не разберетесь - звоните по Скайпу, я вам продемонстрирую, как этим пользоваться.
В шаблоне word есть ячейки, куда должны вписывать ФИО. То есть каждая буква в отдельную ячейку. Допустим, в excel у меня есть столбец ФИО. Как мне с помощью надстройки обратится к первому символу {ФИО}, второму, третьему и т.д.?
Как это можно сделать?
Это уже не «косяк» - скорее всего, в настройках программы на компе с Office XP, стоит галочка
«Формировать документы по ВСЕМ строкам (а не только по выделенным)»
См. скриншот:
Office 2013 - версия 2.13 работает отлично, в Office XP - опять косяк: выделяю одну строку, документы формируются по всем строкам. Понимаю, что это от древности, но сделать ничего не могу, админу наплевать, что я работаю в Office XP, он менять ничего не хочет и мне не дает, все своими админскими привилегиями позакрывал.
Наиль, вы не первый, кто обращается с вопросом насчет подстановки #### в документы, если ширина столбца недостаточная.
Несколько месяцев назад я обсуждал с пользователями программы, что же, всё-таки, подставлять в документы Word, — ТЕКСТ ячеек или ЗНАЧЕНИЯ ячеек.
И мы пришли к выводу, что в большинстве случаев надо подставлять именно ТЕКСТ ячейки
Дело в том, что моя программа может подставить в шаблоны либо ТЕКСТ ячеек, либо ЗНАЧЕНИЯ ячеек.
Подставлять ЗНАЧЕНИЯ — не вариант (см. ниже, почему), подставлять ТЕКСТ — сталкиваемся с проблемами при столбцах с недостаточной шириной.
Что же делать?
проблема с подстановкой ЗНАЧЕНИЙ из скрытых столбцов решена —
обновите программу до версии 2.1.4 RC (стала доступна час назад)
проблема с шириной столбцов (отображением ###) легко решается —
достаточно выделить такой столбец, и в свойствах ячеек поставить галочку «Автоподбор ширины»
(см. скриншот. Пусть текст в ячейках будет мелким - зато программа будет корректно работать.)
Для понимания, чем отличается текст от значения, расскажу на примере:
Если мы введем в какую-либо ячейку дату, например, формулу =4/11,
назначим ячейке процентный формат с 0 знаков после запятой.
Excel отобразит ячейку в таком виде: 36%
Если же мы поменяем формат ячейки - то результат в ячейке может выглядеть, например, так: 0,36
Если уменьшить ширину столбца, — то отображаться будут решетки ###, и именно эти решетки будут текстом ячейки.
Вот всё это, что вы ВИДИТЕ в ячейке, — это ТЕКСТ ячейки (36% или 0,36 или ###)
А каково же ЗНАЧЕНИЕ ячейки, спросите вы? А вот оно: 0,363636363636364
Именно в таком виде Excel хранит данные (значение) в ячейке, а вот отображать их может по-разному (видимый текст ячейки)
Как вы понимаете, такое значение ячейки мало подходит для подстановки в документы, — куда уместнее там будет текст ячейки в виде 36%
А можно сделать, что бы он брал данные из скрытых ячеек? Почему-то из скрытых ячеек он берет, за исключением Суммы прописью. А если в ячейку сумма не влазит и пишет вместо этого ######, то в документ и вставляется это #####, а не сумма.
Здравствуйте, Ирина.
Насчёт Visio - можно попробовать, а вот с Автокадом я не работал, поэтому тут сложнее (но могу попробовать сделать)
Высылайте мне на почту примеры файлов-шаблонов AutoCAD и Visio, и звоните в скайп - обсудим, что куда там подставлять нужно.
Добрый день!
Очень заинтересовала данная надстройка. Подскажите, пожалуйста, возможно ли её доработать, чтобы в качестве шаблонов можно было использовать документы Visio (в том числе и с несколькими листами внутри) и AutoCAD?
Уведомляю, что 1 февраля 2013 г. в 20:01 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.1.3).
Изменения в новой версии программы:
Рекомендуем обновить программу до последней версии!
Да, через час будет доступна новая версия.
Не уверен, что останется совместимость с древними версиями Office, но в Excel 2003-2013 всё будет работать как и раньше.
Добрый день!
Скажите, а сделают ли совместимость с 2013 офисом?
Рано радовался - версия заточенная под Office XP теперь не устанавливается на Office 2013. Ошибка та же: compile error is hidden module: mod_About. Ладно хоть файл от 29.01.2013 сохранил.
Office XP - Ура, ЗАРАБОТАЛО!!!
Вторую ошибку я исправил почти сразу, где-то через час после публикации изменений в версии 2.1.2
Видимо, вы в этот момент успели скачать файл.
Если сейчас скачаете заново - ошибки второй не будет.
А по первой ошибке - видимо, у вас установлены Windows и Office без сервиспаков
По идее, в программе использованы только стандартные системные компоненты, которые должны быть в Windows XP.
Ну раз ошибка изначальная не исчезла - применил в программе ещё более ранние версии системных библиотек,
которые уж точно должны быть даже на древних Windows.
(вообще, в системных требованиях программы прописано, что работа гарантируется только под Office 2003 и новее,
но попробуем всё же оставить совместимость со старыми версиями Office)
Попробуйте обновленную версию 2.1.2 (закачал файл на сервер только что), и, пожалуйста, отпишитесь о результатах.
Office XP. Ошибка не только не исчезла, но еще и вторая появилась compile error is hidden module: mod_Functions
Да, проблема с Office XP возможна, - в последней версии программы я использовал компонент, которого ещё не было в ранних версиях Office.
Ошибку исправил, — скачайте заново последнюю версию программы (2.1.2), проверьте, и отпишитесь по результатам.
Теперь снова должно работать в Office XP