Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения
Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.
Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.
На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.
Особенности программы
- Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.). - Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
- Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
- Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
- Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
- Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
(вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.). - Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
(или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк) - Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.
С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.
Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе
Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе
Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:
- заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
- подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
- разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
- подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
- сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
- распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
- заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы
Комментарии
Здравствуйте, Евгений.
Проблема решается очень просто - настройкой имён создаваемых файлов.
В имя создаваемого файла можно подставлять значения из столбцов обрабатываемой таблицы Excel
(например, использовать маску {НазваниеСтолбца} - {%filename%}.{%ext%}),
или номер строки таблицы Excel
(это сделано по-умолчанию, используется маска имени файла {%str%} - {%filename%}.{%ext%})
Если этого недостаточно, могу добавить поле с текущей датой и временем, чтобы при указании маски {%time%} - {%filename%}.{%ext%}
создавался файл с именем типа 20120927-213419-шаблон.doc (время указывается с точностью до секунды, поэтому повторяющихся имен файлов не будет)
Вы ещё не приобретали лицензию на надстройку (судя по вашему email) - если приобретёте, обязательно что-нибудь придумаем.
Здравствуйте!
Очень полезная программа. Один момент только волнует. Если невзначай нажал на кнопку сформировать документы, находясь в другой ячейке, то ранее созданный файл из данных этой ячейки перезаписывается. Нельзя ли как-то решить этот вопрос: чтобы система спрашивала "Перезаписать?" или сохраняла с именем "шаблон"_2 или что-либо еще? Посоветуйте, пожалуйста.
С уважением,
Уведомляю, что 26 сентября 2012 г. в 18:41 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 1.1.4).
Изменения в новой версии программы:
Рекомендуем обновить программу до последней версии!
Надя, для начала надо научиться выключать Caps Lock, - а после этого уже можно учиться остальным полезным вещам.
Я ХОЧУ НАУЧИТЬСЯ ЗАПОЛНЯТЬ НА КОМПЬЮТЕРЕ ДОКУМЕНТЫ
Поправляюсь, когда сам создаю, то работает, а вот хочу в одном уже созданном файле сделать - ничего не получается.
Здравствуйте!
Скачал попробовать Вашу надстройку. Получается распечатывать только из Ваших примеров. Когда сам создаю таблицу с заголовком ничего не работает.
вот уже прошло месяц с момента моей просьбы к Вам помочь мне- от Вас ни слуху ни духу....Так все-таки можно с помощью Вашей надстройки подставлять данные в Visio? на счет вознаграждения - не вопрос, как говорится.
Спасибо за оперативный ответ. Использую Firefox. Теперь все получилось! Спасибо!
Gulak, такая проблема может быть в некоторых браузерах при их некорректной настройке.
Варианты решения:
1) использовать другой, нормальный браузер (Opera, Firefox, Chrome)
2) щелкнуть правой кнопкой по ссылке на файл, и в контекстном меню выбрать пункт типа «Сохранить ссылку как...» или «Сохранить по ссылке как...» или «Сохранить объект как...»
Здравствуйте! не могу скачать! при нажатии на ссылку скачивания открывается новая вкладка с набором всевозможных символов!!! что мне делать?
Здравствуйте, у меня следующий вопрос. Существует исходная таблица Excel и шаблон в Word. При формировании документа на основании таблицы, надстройка создает ровно столько документов Word, сколько было выделено строк перед формированием. А вот есть ли у Вашей надстройки возможность формирования одного документа, с множеством ранее выделенных строк? Т.е. речь идет о формировании списка на основе табличных данных одного документа. Если такая возможность имеется, то подскажите пож. как эту опцию можно использовать?
отправил ВАм файл visio + файл excel,ответа не последовало...
Так всетаки Вы можете мне помочь или как:):)? ответа жду дня 3 уже.
Уведомляю, что 30 августа 2012 г. в 15:09 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 1.1.4 RC).
Изменения в новой версии программы:
Рекомендуем обновить программу до последней версии!
Огромное спасибо за Ваш труд и за возможность использовать Демо. Мне программа понадобилась пока один раз, но очень помогла.
Уведомляю, что 26 августа 2012 г. в 00:51 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 1.1.3).
Изменения в новой версии программы:
Рекомендуем обновить программу до последней версии!
Евгений, ошибка в программе устранена (проблема проявлялась при подстановке очень длинного текста в шаблоны Word)
Обновите программу до версии 1.1.2 - всё будет работать правильно.
Таблицу и шаблон на почту выслал.
Евгений, а вы какой версией программы пользуетесь?
Такая проблема была, но давно исправлена (несколько версий назад)
Если используете старую версию - обновите программу,
если новую - отправьте мне на почту ваш исходный файл Excel и заполняемый шаблон Word, я протестирую на ваших файлах.
Здравствуйте! Программа некорректно работает, если текст в ячейке длинный. Это можно как-нибудь устранить?
на счет оплаты можете не беспокоиться) Оплату гарантирую, если это произойдет, всмысле надстройка будет коректно работать с документами ВИЗИО, можно будет увольняться и начинать свое дело))) Шутка, конечно, но жизнь это облегчит- однозначно! На ваш Емэйл, я отправлю файлы шаблона визио, которых как минимум 5 разновидностей, я пришлю один. После заполнения шаблон визио должен вставляться в один из шаблонов ворд, все это на печать- вот и вся задача:):)
Насчёт подстановки данных в файлы Visio - думаю, ничего сверхсложного тут нет, за небольшое вознаграждение доработаю программу.
По первому вопросу - опять вас не понял)
Порядок подстановки данных в шаблоны можно настроить, изменяя имена файлов шаблонов.
Загруженный программой список файлов-шаблонов отсортирован по алфавиту, - соответственно, в таком порядке и формируются (заполняются данными) файлы.
Я думаю, все гораздо проще: надо из двух документов ексел сделать один :):) тогда шаблоны будут заполняться из соответствущих столбцов и огород городить не стоит.Только как сделать тогда так, чтобы сначала заполнялся один шаблон, а затем- четыре остальных? Разница в заполнении этих шаблонов по времени от месяца- до полугода...И еще вопрос: с шаблоном Visio можно снюхать вашу надстройку?
Алексей, я помню про ваше пожелание.
Это требует значительной переделки кода (и, соответственно, времени), так что в ближайшие дни сделать не успею.
Как появится свободное время - обязательно реализую.
добрый день, надстройкой пользуемся, все отлично, спасибо. появился только один пока вопрос: нельзя ли сделать вертикальное заполнение данных, т.е. исходные данные в столбце, а не в строке?
Здравствуйте.
Да, можно написать макрос, который решит эту проблему (обращайтесь на почту или в Скайп, вышлите мне свой файлы, - что-нибудь придумаем)
Вообще, из вашего описания проблемы я мало что понял (что там из чего формируется), но проблема однозначно решаемая.
безусловно, админ, Ваша программа очень полезна и доступна по цене. вопрос: существуют два документа ecxel №1 и №2, из обоих формируются документы из шаблонов, документ №2 формируется из документа№1, т.к. они связаны гипер ссылками, но из №2 документа шаблоны не формируются, тк в этом документе стоит в ячейках формула ссылки на документ №1, а не значение. Вопрос: можно ли сделать/написать/ макрос, который бы в документе№2 после обновления значений в ячейке оставлял только значение ячейки , а не формулу ссылки на ячейку в документе№1? был вопрос, а еще я хочу поблагодарить вас за надстройку, она - помощник огромный в деле формирования документов и облегчения рутинной работы
Ваши пожелания реализованы в программе.
Новые настройки доступны на вкладке «Дополнительно»:
Новая версия программы будет доступна сразу после оплаты заказанных доработок.
PS: По первой опции (галочка «Использовать только те шаблоны, имена файлов которых содержатся в названии исходного листа Excel с данными») поясню на примере.
Если у вас в папке «ШАБЛОНЫ» находятся файлы с именами Акт.doc, Приказ.xls, Договор.doc, Распоряжение.doc,
то при установке этой галочки, и названии исходного листа с данными «Таблица для актов и договоров»,
документы будут формироваться только по двум шаблонам из четырёх доступных: Акт.doc и Договор.doc
Я готов оплатить данную опцию. Отписался на электронку.
Дело в том, что я специально сделал вставку в Word «Shift+Enter» вместо экселевского «Alt+Enter» (изначально вставлялся «Enter»), ибо в Excel комбинация «Alt+Enter» даёт перевод строки, а в Word перевод строки делается именно при помощи «Shift+Enter».
Нажатие Enter в Word даёт перевод абзаца, что в большинстве случаев после вставки данных с «Alt+Enter» из Excel приводит к нежелательному виду результата (например, если у абзаца задан отступ от левого края).
Могу лично для вас сделать в программе опцию выбора - на что заменять «Alt+Enter» из Excel. Доработка будет стоить 200 рублей (если у вас уже есть лицензия на программу) - обращайтесь в ICQ, Skype или на почту.