Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения
Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.
Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.
На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.
Особенности программы
- Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.). - Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
- Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
- Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
- Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
- Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
(вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.). - Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
(или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк) - Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.
С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.
Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе
Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе
Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:
- заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
- подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
- разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
- подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
- сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
- распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
- заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы
Комментарии
Здравствуйте, Александр.
Проверил, - действительно всё так, как вы говорите.
Внёс исправления в программу (версия 2.1.9 RC от 30.07.2013)
Чтобы подстановка значений выполнялась и в надписи в шаблонах Word, - надо в настройках программы поставить галочку
«Подставлять значения в колонтитулы и надписи»
PS: Для Excel пока подобного не сделал, - там всё сложнее, ибо встроенный поиск, в отличие от Word, не умеет искать в графических объектах
К сожалению в ворде тоже не работает. Вот пример необрабатываемого элемента: http://yadi.sk/d/Bj--IXpl7MHzZ
Здравствуйте, Александр.
Да, замену текста в надписях реализовать можно
(в Word, насколько я знаю, все заменяется, - не работает подобная замена только в шаблонах Excel)
Проблема в том, что эти замены будут выполняться долго (придётся программе перебирать все фигуры в книге, проверяя у каждой текст),
и, что очень неприятно, будет слетать форматирование отдельных фрагментов текста в надписи
(например, если первое слово в надписи выделено жирным, и последняя строка выполнена другим шрифтом,
то после замены весь текст надписи получит одно и то же форматирование)
Как бы можно попробовать и этот момент обойти (с потерей форматирования), - но код получится сложный, поэтому готов реализовать только за дополнительную плату.
Макрос не обрабатывает поля внутри "надписи". Вставить -> Фигуры -> Надпись.
Это можно реализовать?
Уведомляю, что 15 июля 2013 г. в 05:36 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.1.8).
Изменения в новой версии программы:
Рекомендуем обновить программу до последней версии!
Полагаю, правильным будет Игорю посчитать свои трудозатраты, стоимость и календарные сроки. Затем можно набрать группу клиентов и заключить соглашение на разработку
Друзья, всем здравствуйте.
Всем кто заинтересован в доработке надстройки под outlook, сообщаю что Игорь, автор готов сделать доработку. Доработка платная. Предлагаю всем кому надо, скинуться "сколько не жалко", если конечно Игорь согласен с таким предложением.
Здравствуйте, Антон.
Там всё это реализовано, если мне не изменяет память.
Может, вы что-то настроили не так...
Позвоните мне в скайп, - я подключусь к вашему компу через teamviewer, проверю настройки, и решим эту проблему.
(а, если так что-то не доделано, на самом деле, - доработаю в ближайшее время)
Добрый день, уважаемый Игорь
Большое спасибо за Вашу надстройку. Попробовал - все получается, делает именно то, что мне требовалось для рассылки.
Единственный и вполне закономерный вопрос - для 10 строк таблицы Excel надстройка создает 10 персональных PDF-файлов для разных получателей и 10 персональных писем в The Bat. Все просто здорово!
Но теперь мне нужно вложить каждый файл именно в нужное письмо. В настройках вложений почтовой рассылки, как я понял, поля типа {ФИО} не работают для формирования имени файла вложения. Предусмотрен только знак "*" для маски имени файла.
Подскажите пожалуйста - как быть в такой ситуации? Если у меня 100-150 адресатов вручную вкладывать каждый файл? Не будет ли Вам сложно реализовать возможность и в настройке имени файла вложения добавить возможность использовать поля формата {ФИО}?
Большое спасибо Вам за внимание.
Здравствуйте, Димик
Да, такую функцию можно добавить.
Пока, кроме вас, никто подобной возможностью не интересовался.
Если ещё кто-нибудь попросит это реализовать, - тогда сделаю.
Игорь, доброго здоровьица.
Мож целесообразно было бы добавить функцию сканирования по шаблонам в поисках фигурных скобок и вывода результата поиска (то, что находилось в фигурных скобках) на лист в заголовок, то бишь замутить автоформарование заголовка, по которому будет происходить подстановка в дальнейшем. Как на Ваш вкус?
Здравствуйте, Андрей.
Дело даже не в цене, - а в наличии свободного времени (там много чего дорабатывать придётся)
Свяжитесь со мной по скайпу, - обсудим нюансы (какие настройки нужны для Outlook)
Игорь, здравствуйте. Скажите сколько будет стоить доработка надстройки, для отправки сформированных документов через OUTLOOK?
Уведомляю, что 9 июля 2013 г. в 03:56 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.1.7).
Изменения в новой версии программы:
Рекомендуем обновить программу до последней версии!
Здравствуйте, Дмитрий.
А почему бы не сделать наградные дипломы в отдельных файлах?
Почему обязательно выводить все дипломы в один документ Word?
В моей программе такого режима нет, - какой смысл копировать возможности функции «Слияние»?
Для вашей задачи, режим слияния в Word, - самое простое и удобное решение.
Здравствуйте, Игорь.
Подскажите пожалуйста, возможно ли с помощью программы FillDocuments подставлять данные из каждой строки таблицы excel на каждый отдельный лист word. То есть мне нужно подписать наградные дипломы, есть таблица Excel с столбцами "Имя" и "Фамилия", нужно чтобы в один документ word подставлялись данные на каждый новый лист. Так же как в режиме "Слияние" в word, только не вся таблица а только например 10 строк которые я выделю.
Заранее спасибо.
Пока такой опции в программе нет.
Шаблоны могут автоматически выбираться в зависимости от имени листа, или же при запуске формирования документов вы можете вручную выбрать нужные шаблоны (отметив их галочками)
возможно ли использование различных шаблонов в зависимости от значения в ячейке, соответственно, создание разных документов?
В том-то и дело что с форматами все перепробовал.
Это происходит если в качестве шаблона использую .xls, .xlsx или .xlsm
Если использовать .docx тогда все норм, но необходимо заполнить шаблон в Excel, т.к. в дальнейшем с данными нужно произвести вычисления.
Здравствуйте, Сергей.
Возможно, в ячейке хранится значение 1234, а отображается, благодаря формату ячейки, текст 1,234
Возможно, также, что-то лишнее включено в настройках Excel
Установите Teamviewer, потом позвоните мне в скайп, - я подключусь к вашему компу, найду причину, и мы решим эту проблему.
Здравствуйте.
Есть проблема, не знаю как побороть.
Если из таблицы взять значение с тремя знаками после запятой, то при вставке в результирующую таблицу приходит значение без запятых (т.е. 1,234 превращается в 1234).
С числовым форматом перепробовал по всякому, и в шаблоне и в целевой.
Здравствуйте, Галина.
Не могу так сразу сказать причину ошибки
Точно последнюю версию программы используете?
Позвоните мне в скайп, - решим проблему
(если надо, - подправлю надстройку, если в ней проблема)
Игорь, добавила четвертый шаблон в папочку где было до этого три шаблона word, однако FillDocuments выдает ошибки, пример одной из них - ОШИБКА 91 при подстановке данных в поле {Фамилия при рождении}: Object variable or With block variable not set, и так со всеми полями из табилцы в экселе. Как вылечить? P/s на том компе где надстройки Filldocuments не было изначально 4 шаблона запускаются легко и форматируются в word без проблем
Краснодар
Красиво, но теперь не получается сумма из таких ячеек, если хотя бы одна пустая...
Можно просто формулу переписать, чтобы при нулевом результате возвращала пустую строку.
например, =ЕСЛИ(A1+B1<>0;A1+B1;"")
В поле Excel формула, значение 0, потому что считать нечего, как этот 0 не тащить в Word? 2010 не найду не показывать нули.
Разобрался, косячил в имени столбца.
Для появления гиперссылок, надо:
1) в настройках поставить соответствующую галочку
2) правильно задать название столбцов для гиперссылок
Если сами не разберётесь, - звоните в Скайп, все покажу и расскажу.
Что-то гиперссылки не появляются, или я их не там жду?