Главная » Готовые решения

Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Для загрузки надстройки FillDocuments воспользуйтесь кнопкой Скачать программу

Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус

Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов

Это полнофункциональная пробная (TRIAL) версия, у вас есть 5 дней,
в течение которых вы можете протестировать работу программы.

Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе

Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию

Лицензия (для постоянного использования) стоит 2100 рублей.

В эту стоимость входит активация на 2 компьютера (вы сможете пользоваться программой и на работе, и дома).
Если нужны будут дополнительные активации, их можно будет в любой момент приобрести по 600 рублей за каждый дополнительный компьютер.

  • 1037970 просмотров

Комментарии

Антон, 11 Июл 2013 - 17:30.#1

Полагаю, правильным будет Игорю посчитать свои трудозатраты, стоимость и календарные сроки. Затем можно набрать группу клиентов и заключить соглашение на разработку

Андрей, 11 Июл 2013 - 14:13.#2

Друзья, всем здравствуйте.
Всем кто заинтересован в доработке надстройки под outlook, сообщаю что Игорь, автор готов сделать доработку. Доработка платная. Предлагаю всем кому надо, скинуться "сколько не жалко", если конечно Игорь согласен с таким предложением.

Игорь (администратор сайта), 11 Июл 2013 - 03:25.#3

Здравствуйте, Антон.
Там всё это реализовано, если мне не изменяет память.
Может, вы что-то настроили не так...

Позвоните мне в скайп, - я подключусь к вашему компу через teamviewer, проверю настройки, и решим эту проблему.
(а, если так что-то не доделано, на самом деле, - доработаю в ближайшее время)

Антон, 11 Июл 2013 - 02:39.#4

Добрый день, уважаемый Игорь
Большое спасибо за Вашу надстройку. Попробовал - все получается, делает именно то, что мне требовалось для рассылки.

Единственный и вполне закономерный вопрос - для 10 строк таблицы Excel надстройка создает 10 персональных PDF-файлов для разных получателей и 10 персональных писем в The Bat. Все просто здорово!
Но теперь мне нужно вложить каждый файл именно в нужное письмо. В настройках вложений почтовой рассылки, как я понял, поля типа {ФИО} не работают для формирования имени файла вложения. Предусмотрен только знак "*" для маски имени файла.
Подскажите пожалуйста - как быть в такой ситуации? Если у меня 100-150 адресатов вручную вкладывать каждый файл? Не будет ли Вам сложно реализовать возможность и в настройке имени файла вложения добавить возможность использовать поля формата {ФИО}?
Большое спасибо Вам за внимание.

Игорь (администратор сайта), 10 Июл 2013 - 13:44.#5

Здравствуйте, Димик
Да, такую функцию можно добавить.
Пока, кроме вас, никто подобной возможностью не интересовался.
Если ещё кто-нибудь попросит это реализовать, - тогда сделаю.

Димик, 10 Июл 2013 - 11:40.#6

Игорь, доброго здоровьица.
Мож целесообразно было бы добавить функцию сканирования по шаблонам в поисках фигурных скобок и вывода результата поиска (то, что находилось в фигурных скобках) на лист в заголовок, то бишь замутить автоформарование заголовка, по которому будет происходить подстановка в дальнейшем. Как на Ваш вкус?

Игорь (администратор сайта), 10 Июл 2013 - 03:30.#7

Здравствуйте, Андрей.
Дело даже не в цене, - а в наличии свободного времени (там много чего дорабатывать придётся)
Свяжитесь со мной по скайпу, - обсудим нюансы (какие настройки нужны для Outlook)

Андрей, 9 Июл 2013 - 23:21.#8

Игорь, здравствуйте. Скажите сколько будет стоить доработка надстройки, для отправки сформированных документов через OUTLOOK?

CodePublisher, 9 Июл 2013 - 02:57.#9

Уведомляю, что 9 июля 2013 г. в 03:56 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.1.7).

Изменения в новой версии программы:

+ реализована возможность подстановки таблиц Excel (из произвольных файлов) в шаблоны Word
- исправлена ошибка в функции СуммаПрописью

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Игорь (администратор сайта), 25 Июн 2013 - 14:31.#10

Здравствуйте, Дмитрий.

А почему бы не сделать наградные дипломы в отдельных файлах?
Почему обязательно выводить все дипломы в один документ Word?

В моей программе такого режима нет, - какой смысл копировать возможности функции «Слияние»?
Для вашей задачи, режим слияния в Word, - самое простое и удобное решение.

Дмитрий, 25 Июн 2013 - 13:16.#11

Здравствуйте, Игорь.
Подскажите пожалуйста, возможно ли с помощью программы FillDocuments подставлять данные из каждой строки таблицы excel на каждый отдельный лист word. То есть мне нужно подписать наградные дипломы, есть таблица Excel с столбцами "Имя" и "Фамилия", нужно чтобы в один документ word подставлялись данные на каждый новый лист. Так же как в режиме "Слияние" в word, только не вся таблица а только например 10 строк которые я выделю.
Заранее спасибо.

Игорь (администратор сайта), 21 Июн 2013 - 17:53.#12

Пока такой опции в программе нет.
Шаблоны могут автоматически выбираться в зависимости от имени листа, или же при запуске формирования документов вы можете вручную выбрать нужные шаблоны (отметив их галочками)

Гость, 21 Июн 2013 - 14:16.#13

возможно ли использование различных шаблонов в зависимости от значения в ячейке, соответственно, создание разных документов?

Сергей, 14 Июн 2013 - 06:01.#14

В том-то и дело что с форматами все перепробовал.

Сергей, 14 Июн 2013 - 05:59.#15

Это происходит если в качестве шаблона использую .xls, .xlsx или .xlsm
Если использовать .docx тогда все норм, но необходимо заполнить шаблон в Excel, т.к. в дальнейшем с данными нужно произвести вычисления.

Игорь (администратор сайта), 14 Июн 2013 - 05:44.#16

Здравствуйте, Сергей.
Возможно, в ячейке хранится значение 1234, а отображается, благодаря формату ячейки, текст 1,234
Возможно, также, что-то лишнее включено в настройках Excel

Установите Teamviewer, потом позвоните мне в скайп, - я подключусь к вашему компу, найду причину, и мы решим эту проблему.

Сергей, 14 Июн 2013 - 05:33.#17

Здравствуйте.
Есть проблема, не знаю как побороть.
Если из таблицы взять значение с тремя знаками после запятой, то при вставке в результирующую таблицу приходит значение без запятых (т.е. 1,234 превращается в 1234).
С числовым форматом перепробовал по всякому, и в шаблоне и в целевой.

Игорь (администратор сайта), 7 Июн 2013 - 23:45.#18

Здравствуйте, Галина.
Не могу так сразу сказать причину ошибки
Точно последнюю версию программы используете?

Позвоните мне в скайп, - решим проблему
(если надо, - подправлю надстройку, если в ней проблема)

Галина, 7 Июн 2013 - 20:27.#19

Игорь, добавила четвертый шаблон в папочку где было до этого три шаблона word, однако FillDocuments выдает ошибки, пример одной из них - ОШИБКА 91 при подстановке данных в поле {Фамилия при рождении}: Object variable or With block variable not set, и так со всеми полями из табилцы в экселе. Как вылечить? P/s на том компе где надстройки Filldocuments не было изначально 4 шаблона запускаются легко и форматируются в word без проблем
Краснодар

Vladimir, 6 Июн 2013 - 07:48.#20

Красиво, но теперь не получается сумма из таких ячеек, если хотя бы одна пустая...

Игорь (администратор сайта), 6 Июн 2013 - 01:13.#21

Можно просто формулу переписать, чтобы при нулевом результате возвращала пустую строку.
например, =ЕСЛИ(A1+B1<>0;A1+B1;"")

Vladimir, 5 Июн 2013 - 23:01.#22

В поле Excel формула, значение 0, потому что считать нечего, как этот 0 не тащить в Word? 2010 не найду не показывать нули.

Vladimir, 5 Июн 2013 - 18:21.#23

Разобрался, косячил в имени столбца.

Игорь (администратор сайта), 5 Июн 2013 - 17:50.#24

Для появления гиперссылок, надо:
1) в настройках поставить соответствующую галочку
2) правильно задать название столбцов для гиперссылок

Если сами не разберётесь, - звоните в Скайп, все покажу и расскажу.

Vladimir, 5 Июн 2013 - 17:00.#25

Что-то гиперссылки не появляются, или я их не там жду?

Игорь (администратор сайта), 29 Май 2013 - 22:59.#26

Для подстановки данных из нескольких строк таблицы в один файл, используйте режим MultiRow

Гость, 29 Май 2013 - 12:09.#27

Вроде все пересмотрел
получается, что для каждой строки excel формируется отдельный документ word.
Если сделать имя файла постоянное (без переменных параметров), то выходит один файл, но только с последней строкой. т.е. скрипт создает файл, помещает в него нужные данные, а затем пересоздает этот-же файл, а не добавляет к нему в конец новые данные

Гость, 28 Май 2013 - 15:25.#28

А как сделать чтобы формировался один многостраничный документ WORD который бы включал все выбранные строки из excel

Игорь (администратор сайта), 17 Май 2013 - 22:04.#29

Да, это возможно, - читайте статью про настройку маски имени файла:
http://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/FilenamesMask

zenga, 16 Май 2013 - 16:43.#30

Скажите есть ли возможность присваивать имя созданному вордовскому документу из какой-нибудь строки экселевского, а то когда создаешь много файлов не понять какой где?

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
                      _       _              __   __
  _ __    _ __       | |     | |  _ __ ___   \ \ / /
 | '_ \  | '_ \   _  | |  _  | | | '_ ` _ \   \ V / 
 | |_) | | | | | | |_| | | |_| | | | | | | |   | |  
 | .__/  |_| |_|  \___/   \___/  |_| |_| |_|   |_|  
 |_|
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.