Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения
Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.
Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.
На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.
Особенности программы
- Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.). - Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
- Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
- Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
- Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
- Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
(вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.). - Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
(или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк) - Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.
С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.
Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе
Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе
Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:
- заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
- подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
- разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
- подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
- сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
- распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
- заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы
Комментарии
Спасибо, Шаблоны в формате word. Скажем так, в столбце из 5 строк- 4 это поля из exel, а последнее поле это формула word по сумме ячеек с 1-й по 4-ю.
У нас два шаблона Договора и доп соглашения, в них совершенно одинаковые таблицы, так вот она и проблема на втором компе Договор формируется правильно, а таже таблица в ДС не считает как раз последнюю строчку, остальное все верно.
Здравствуйте, Александр.
Не уверен, - но, может, на втором компе просто отключен автоматический пересчёт формул?
(если у вас используется шаблон Excel)
Проверить просто: в созданном файле Excel нажмите F9 (для принудительного пересчёта формул).
Если это поможет, - значит, я угадал, и надо просто включить автопересчёт формул в настройках Excel/
Если все файлы одинаковые, и настройки программы тоже совпадают на обоих компах, - значит, дело точно не в файлах, и не в программе.
PS: Если сами не разберетесь, - звоните мне в скайп, найдём причину.
Добрый день, подскажите по ситуации.
Надстройка установлена на 2-х машинах,единые шаблоны размещены на сетевом диске, соответственно путь на машинах задан верно.
exel файл выгружается из программы Ис-про, имеет одно имя файла, храниться при создании во временной папке. Так суть вопроса:
При формировании документов с одного компьютера нужные поля считаются(считаем сумму в колонках доп соглашения) без сбоев в заданной строке, а при формировании со второго компьютера считает всё, кроме цифровой суммы колонок в строке.
Здравствуйте, Андрей.
Учитывая, что надстройкой пользуются сотни людей на тысячах компов, а насчёт сработки антивируса я слышу только второй раз (до вас, год назад мне кто-то о таком же говорил), - могу посоветовать только настроить антивирус, чтобы он не проверял файлы Office
(хотя, вообще, следовало бы рекомендовать вам сменить антивирус...)
Дело в том, что некоторые «антивирусы» реагируют так на любой файл с макросами.
Вы же понимаете, что макросы совсем необязательно должны содержать вирусы)
Проверить надстройку можно на сайте virustotal:
ссылка на результаты проверки последней версии надстройки
Только 3 «антивируса» из 49 что-то там находят.
В данном случае, надо ориентироваться на мнение «авторитетных» антивирусов, - типа Kaspersky.
Ругаются же на мой файл только 3 безызвестных антивируса, пользоваться которыми я бы не рекомендовал.
Так что не вижу поводов для беспокойства.
(добавлено позже)
Как выяснилось, срабатывает антивирус Avira, находя в файле «вирус» HEUR/Macro.Excel2000
Тут достаточно просто посмотреть на название «вируса», чтобы понять, что это ложное срабатывание.
Точно также Avira ругается на ВСЕ более-менее сложные макросы.
Так что, для решения проблемы, надо просто отключить в настройках антивируса проверку файлов Office, или добавить надстройку в список исключений.
Здравствуйте, скачал надстройку. У меня лицензии куплены официально, но антивирус срабатывает, пишет обнаружена вирусная программа. Я отклюил Антивирус, скачал надстройку установил её, ввел рег. ключ, но при открытии файлов EXCEL, антивирус срабатывает и блокирует работу надстройки.
Как быть?
Уведомляю, что 22 октября 2013 г. в 04:47 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.2.0).
Изменения в новой версии программы:
Рекомендуем обновить программу до последней версии!
Здравствуйте, Павел.
Чтобы обрабатывались колонтитулы (чтобы в них подставлялись данные), надо поставить соответствующую галочку в настройках программы
(по-умолчанию эта опция отключена, т.к. замедляет создание документов)
Насчёт функции =Падеж() - ничем не могу помочь. В моей программе такой функции нет.
Список функций для склонения пока ограничивается только родительным и дательным падежом,
и те работают только с ФИО
Не обрабатывает колонтитулы word((.
Добрый день. Функция =Падеж() не хочет склонять по падежам слово "Свидетельство".
Да, разобрался. Вам бы инструкцию для тугодумов типа меня, поподробнее сделать. :)
Здравствуйте, Анатолий
А что вы понимаете под «открытием» файла XLA?
При запуске программы (файл xla), в Excel отображается только панель инструментов (на вкладке «Надстройки»)
И работает это только в Microsoft Excel под Windows.
По какой причине файл .xla не открывается?
Здравствуйте, Григорий.
Можно задать текст письма в формате HTML, - тогда оно будет красивое, и с картинками можно сделать.
Теоретически, можно файл Word сохранить как веб-страницу (с расширением HTML), потом открыть созданный файл Блокнотом, и содержимое вставить в настройки программы.
Только Word, скажем так, - не самый лучший редактор HTML,
потому вместо нескольких строк «чистого» HTML вы получите сотни строк всякого мусора (лишних тегов, стилей, и прочего)
Вообще, верстка писем, нормально отображающихся во всех почтовых программах и веб-сервисах, - это весьма непростое занятие
(за такую верстку спецы деньги берут, ибо там много нюансов)
Сделать красивый шаблон письма без графики, - проще, достаточно взять хорошо оформленное письмо (из папки «спам», например), открыть его исходный текст, и скопировать в настройки моей программы все, что находится между тегами «html» и «/html» (включая эти теги)
Когда дело касается вставки графики, - тут уже сложнее. Я не специалист в этом вопросе, но могу попробовать сделать так, чтобы картинки из заданной папки можно было встраивать в HTML шаблон письма.
Эта доработка - достаточно непростая (надо много времени на тестирование), потому могу сделать только за дополнительную плату (недешево)
Если же надо вас устроит отправка писем без картинок (с форматированием, и прочими вещами), - то программа с этим вполне справляется.
PS: Можно картинки не встраивать в письмо, а выложить в общий доступ где-нибудь в интернете, и в шаблон письма вставлять ссылки на эти картинки. Это будет работать без доработки моей программы, - но, по-умолчанию, такие картинки отображаются не во всех почтовых программах.
А для создания красивого шаблона письма, вы можете использовать любой бесплатный онлайн-редактор HTML
(в одно поле вводите форматированный текст, как в Word, - а в соседнем поле получаете HTML-код)
Останется только встроить этот HTML в поле «Текст письма» в настройках моей программы, и подставить в этот HTML коды полей (типа {ФИО}) из исходного файла Excel.
Здравствуйте, Игорь! Заинтересовала программа, но не могу запуститься на своем макбуке:
ошибка компиляции в модуле mod_functions
ошибка компиляции в модуле mod_about
Можно что-нибудь сделать? Буду очень признателен Вам за помощь.
---- примечание администратора сайта -----
Ответил в Скайпе.
Повторюсь и здесь: ПРОГРАММА РАБОТАЕТ ТОЛЬКО ПОД WINDOWS
Если она нужна на маке, - используйте Parallels с Windows (всё будет работать)
Здравствуйте Игорь, меня заинтересовала Ваша программа, скачал демо версию, попробовал, все устраивает, кроме одного. Программа мне нужна в основном для автоматизации рассылки писем, но в Вашей программе насколько я понял не предусмотрено форматирование самого письма, которое будет видеть клиент в своей электронной почте. Может быть возможно вставить текст письма из Ворда? Или это невозможно? Мне также нужно чтобы в письме была вставлена моя подпись как графический объект, но это тоже невозможно? Поясните пожалуйста эти возможности Вашей программы.
Заранее благодарен, Григорий.
Здравствуйте, Петр.
Такой возможности в программе пока нет, но можно сделать.
Могу реализовать за дополнительную плату.
Как добавить адрес почты в качестве получателя копии письма, а не основного получателя?
Уведомляю, что 18 сентября 2013 г. в 02:36 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.1.9).
Изменения в новой версии программы:
Рекомендуем обновить программу до последней версии!
Здравствуйте, Петр
Такое можно реализовать, - но потребуется доработка программы.
Сложность доработки, - в зависимости от того, как названы файлы, и по какому принципу надо прикреплять вложения
(все файлы, содержащие в своем имени название фирмы, или только одно вложение)
Если готовы оплатить доработку (от 1000 рублей), - можно попробовать сделать.
Позвоните мне в скайп, - на словах расскажете, как что должно работать, - тогда смогу озвучить точную стоимость доработки.
Есть:
таблица со столбцами ФИО; адрес электронной почты; название организации (файл xls, 1 штука)
файл спецификации оборудования (файл xls, 20 разных, лежат в разных папках, но есть структура)
файл чертеж мебели (файл pdf, 10 разных лежат в одной папке)
файл план помещений (файл pdf, 20 разных, лежат в разных папках, но есть структура)
и другие файлы.
Задача:
Сформировать письма.
В каждую организацию необходимо отправить 10 писем.
Письма одному получателю, с разными темами, текстом письма и вложениями.
Письма необходимо сформировать не единовременно, а по мере готовности материалов.
Пример письма №1:
Email: petrovpp@firma1.ru
Текст письма: Здравствуйте, Петр Петрович. Спецификация оборудования во вложении. Прошу ознакомиться.
Вложение: спецификация firma1.xls
Путь вложения: c:\xxx\firma1\спецификация\firma1.xls
Пример письма №2:
Email: ivanovii@firma2.ru
Текст письма: Здравствуйте, Иван Иванович. Спецификация оборудования во вложении. Прошу ознакомиться.
Вложение: спецификация firma2.xls
Путь вложения: c:\xxx\firma2\спецификация\firma2.xls
Пример письма №3:
Email: semenovss@firma3.ru
Текст письма: Здравствуйте, Семен Семенович. План помещений во вложении. Прошу согласовать.
Вложение: план помещений firma3.pdf
Путь вложения: c:\xxx\firma3\план помещений\план помещений firma3.pdf
Пример письма №4:
Email: sidorovss@firma4.ru
Текст письма: Здравствуйте, Сидор Сидорович. Чертеж мебели во вложении. Прошу ознакомиться.
Вложение: чертеж мебели.pdf
Путь вложения: c:\xxx\чертеж мебели\чертеж мебели.pdf
Программа может формировать письма таким образом?
Здравствуйте, Андрей.
Да, такая возможность есть в программе.
Надо только в настройках программы поставить галочку «Выбирать шаблоны», - и при нажатии кнопки «Сформировать документы» будет появляться такое диалоговое окно:
Добрый день.
Подскажите, есть ли возможность выбирать, какой шаблон будет использоваться в данный момент при нажатии кнопки "Сформировать отчет"?
Если шаблон в формате Word, - в нем дата должна отображаться в точности как в исходной таблице.
Если шаблон в формате Excel, - ну так назначьте нужный (аналогичный) формат ячейке, куда попадает дата.
добрый день!
в исходном файле excel разные фолрматы ячеек (дата, деньги, текст и т.д.)
я например воожу дату 08/08, нашимаю enter. формат ячеек такой: 08 августа 2013 г.
как сделать, чтобы в шаблоне дата отображалась так же: 08 августа 2013 г.?
у меня в заполненном шаблоне отображается дата как: 08.08.2013
Здравствуйте, Андрей
Если в папке ШАБЛОНЫ не будет ни одного файла, и в настройках программы включена опция рассылки писем, - то только рассылка и будет работать при нажатии кнопки СФОРМИРОВАТЬ ДОКУМЕНТЫ
Игорь, здравствуйте.
Подскажите, а как можно делать только рассылку, без заполнения документов?
Здравствуйте, Владимир.
Исправить, конечно, можно, - но я специально так сделал (каждое слово - с заглавной буквы),
ибо функции склонения «заточены» под фамилии.
Можете применить такую формулу:
=СТРОЧН("Текст в ПроизволЬНОм РеГиСтРе")(результат: "текст в произвольном регистре")
Т.е. заменить формулу =РОДИТЕЛЬНЫЙ(A1) на =СТРОЧН(РОДИТЕЛЬНЫЙ(A1))
Подскажите пожалуйста, если использую Родительный падеж, то слов пишется с большой буквы, а мне нужно с маленькой :) решаемо?
Надписи в колонтитулах не обрабатываются.
так, все поняла. лотус не поддерживает.
аутлук мне обещают до конца года.
в связи с этим вопрос, если помечтать об аутлуке.
задача такая:
отправить письмо пете и ване.
есть таблица со строками петя и ваня
e-mail пети и вани находятся в одном из столбцов той же таблице
фамилия петров (для пети)и иванов (для вани)находится также в одном из столбцов. фамилия, это ключевое)
Еще есть 2 или 3 колонки, в которых перечислены адреса людей, которым желательно бы стоять в копии. для Пети -- аня, глаша и даша, для Вани -- катя и маша.
осатльные столбцы участвуют в заполнении шаблона ворд и сохраняются как Петров1.pdf Иванов1.pdf или Петров1.doc Иванов1.doc
еще есть отдельная папка на рабочем столе, в которой лежат документы в том числе Петров.pdf и Иванов.pdf
в идеале было бы круто, елси бы письмо выглядело так:
от: меня
кому: Петрову(из колонки e-mail пети)
копия: аня, глаша и даша (из 1,2,3 колонок)
тема: тра-ля-ля (с возможностью сохранить по умелчанию или отредакировать) Петров(из колонки Фамилия)
тело письма:
тра-ля-ля-ля-ля-ля-ля (с возможностью сохранить по умелчанию или отредакировать)
приложение
Петров1.pdf (файл сформированный надстройкой)
Петров.pdf (файл из отдельной папки на рабочем столе)
the end
настройка это позволяет?
(в отдельной папке файлы петров и иванов лежат вместе. их названия содержат данные ключевой колонкой Фамилия, тема письма тоже соджержат фамилию
документы формируемые надстройкой тоже можно было бы обозвать, чтоб содержали фамилию)
в общем, я не поняла, можно ли создать письма, которые также заполняются из таблицы в подскажите, пож-та..
и еще: насмотря на то, что я через вкладку письма -- программа the bat и без указания пути к приложению пыталась отправить письмо из лотуса -- было окно "сообщение успешно отправлено". оно не отправилолсь естественно) по крайней мере точно не получено)
оооо!! еще если бы можно было выбирать подтверждение получения, доставки, важность и т.д. -- вообще круть)