Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Здравствуйте, Анатолий
А что вы понимаете под «открытием» файла XLA?
При запуске программы (файл xla), в Excel отображается только панель инструментов (на вкладке «Надстройки»)
И работает это только в Microsoft Excel под Windows.

По какой причине файл .xla не открывается?

Здравствуйте, Григорий.

Можно задать текст письма в формате HTML, - тогда оно будет красивое, и с картинками можно сделать.
Теоретически, можно файл Word сохранить как веб-страницу (с расширением HTML), потом открыть созданный файл Блокнотом, и содержимое вставить в настройки программы.
Только Word, скажем так, - не самый лучший редактор HTML,
потому вместо нескольких строк «чистого» HTML вы получите сотни строк всякого мусора (лишних тегов, стилей, и прочего)

Вообще, верстка писем, нормально отображающихся во всех почтовых программах и веб-сервисах, - это весьма непростое занятие
(за такую верстку спецы деньги берут, ибо там много нюансов)

Сделать красивый шаблон письма без графики, - проще, достаточно взять хорошо оформленное письмо (из папки «спам», например), открыть его исходный текст, и скопировать в настройки моей программы все, что находится между тегами «html» и «/html» (включая эти теги)
Когда дело касается вставки графики, - тут уже сложнее. Я не специалист в этом вопросе, но могу попробовать сделать так, чтобы картинки из заданной папки можно было встраивать в HTML шаблон письма.
Эта доработка - достаточно непростая (надо много времени на тестирование), потому могу сделать только за дополнительную плату (недешево)
Если же надо вас устроит отправка писем без картинок (с форматированием, и прочими вещами), - то программа с этим вполне справляется.

PS: Можно картинки не встраивать в письмо, а выложить в общий доступ где-нибудь в интернете, и в шаблон письма вставлять ссылки на эти картинки. Это будет работать без доработки моей программы, - но, по-умолчанию, такие картинки отображаются не во всех почтовых программах.

А для создания красивого шаблона письма, вы можете использовать любой бесплатный онлайн-редактор HTML
(в одно поле вводите форматированный текст, как в Word, - а в соседнем поле получаете HTML-код)
Останется только встроить этот HTML в поле «Текст письма» в настройках моей программы, и подставить в этот HTML коды полей (типа {ФИО}) из исходного файла Excel.

Здравствуйте, Игорь! Заинтересовала программа, но не могу запуститься на своем макбуке:
ошибка компиляции в модуле mod_functions
ошибка компиляции в модуле mod_about

Можно что-нибудь сделать? Буду очень признателен Вам за помощь.

---- примечание администратора сайта -----
Ответил в Скайпе.

Повторюсь и здесь: ПРОГРАММА РАБОТАЕТ ТОЛЬКО ПОД WINDOWS
Если она нужна на маке, - используйте Parallels с Windows (всё будет работать)

Здравствуйте Игорь, меня заинтересовала Ваша программа, скачал демо версию, попробовал, все устраивает, кроме одного. Программа мне нужна в основном для автоматизации рассылки писем, но в Вашей программе насколько я понял не предусмотрено форматирование самого письма, которое будет видеть клиент в своей электронной почте. Может быть возможно вставить текст письма из Ворда? Или это невозможно? Мне также нужно чтобы в письме была вставлена моя подпись как графический объект, но это тоже невозможно? Поясните пожалуйста эти возможности Вашей программы.
Заранее благодарен, Григорий.

Здравствуйте, Петр.
Такой возможности в программе пока нет, но можно сделать.
Могу реализовать за дополнительную плату.

Как добавить адрес почты в качестве получателя копии письма, а не основного получателя?

Уведомляю, что 18 сентября 2013 г. в 02:36 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.1.9).

Изменения в новой версии программы:

+ папку со вложениями (при рассылке писем) теперь можно задавать в виде ссылки на столбец (ячейку) таблицы Excel
+ реализована подстановка значений в поля Word

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Здравствуйте, Петр

Такое можно реализовать, - но потребуется доработка программы.
Сложность доработки, - в зависимости от того, как названы файлы, и по какому принципу надо прикреплять вложения
(все файлы, содержащие в своем имени название фирмы, или только одно вложение)

Если готовы оплатить доработку (от 1000 рублей), - можно попробовать сделать.
Позвоните мне в скайп, - на словах расскажете, как что должно работать, - тогда смогу озвучить точную стоимость доработки.

Есть:
таблица со столбцами ФИО; адрес электронной почты; название организации (файл xls, 1 штука)
файл спецификации оборудования (файл xls, 20 разных, лежат в разных папках, но есть структура)
файл чертеж мебели (файл pdf, 10 разных лежат в одной папке)
файл план помещений (файл pdf, 20 разных, лежат в разных папках, но есть структура)
и другие файлы.

Задача:
Сформировать письма.
В каждую организацию необходимо отправить 10 писем.
Письма одному получателю, с разными темами, текстом письма и вложениями.
Письма необходимо сформировать не единовременно, а по мере готовности материалов.

Пример письма №1:
Email: petrovpp@firma1.ru
Текст письма: Здравствуйте, Петр Петрович. Спецификация оборудования во вложении. Прошу ознакомиться.
Вложение: спецификация firma1.xls
Путь вложения: c:\xxx\firma1\спецификация\firma1.xls

Пример письма №2:
Email: ivanovii@firma2.ru
Текст письма: Здравствуйте, Иван Иванович. Спецификация оборудования во вложении. Прошу ознакомиться.
Вложение: спецификация firma2.xls
Путь вложения: c:\xxx\firma2\спецификация\firma2.xls

Пример письма №3:
Email: semenovss@firma3.ru
Текст письма: Здравствуйте, Семен Семенович. План помещений во вложении. Прошу согласовать.
Вложение: план помещений firma3.pdf
Путь вложения: c:\xxx\firma3\план помещений\план помещений firma3.pdf

Пример письма №4:
Email: sidorovss@firma4.ru
Текст письма: Здравствуйте, Сидор Сидорович. Чертеж мебели во вложении. Прошу ознакомиться.
Вложение: чертеж мебели.pdf
Путь вложения: c:\xxx\чертеж мебели\чертеж мебели.pdf

Программа может формировать письма таким образом?

Здравствуйте, Андрей.
Да, такая возможность есть в программе.
Надо только в настройках программы поставить галочку «Выбирать шаблоны», - и при нажатии кнопки «Сформировать документы» будет появляться такое диалоговое окно:

выбор шаблонов для заполнения

Добрый день.
Подскажите, есть ли возможность выбирать, какой шаблон будет использоваться в данный момент при нажатии кнопки "Сформировать отчет"?

Если шаблон в формате Word, - в нем дата должна отображаться в точности как в исходной таблице.
Если шаблон в формате Excel, - ну так назначьте нужный (аналогичный) формат ячейке, куда попадает дата.

добрый день!
в исходном файле excel разные фолрматы ячеек (дата, деньги, текст и т.д.)
я например воожу дату 08/08, нашимаю enter. формат ячеек такой: 08 августа 2013 г.
как сделать, чтобы в шаблоне дата отображалась так же: 08 августа 2013 г.?
у меня в заполненном шаблоне отображается дата как: 08.08.2013

Здравствуйте, Андрей
Если в папке ШАБЛОНЫ не будет ни одного файла, и в настройках программы включена опция рассылки писем, - то только рассылка и будет работать при нажатии кнопки СФОРМИРОВАТЬ ДОКУМЕНТЫ

Игорь, здравствуйте.
Подскажите, а как можно делать только рассылку, без заполнения документов?

Здравствуйте, Владимир.
Исправить, конечно, можно, - но я специально так сделал (каждое слово - с заглавной буквы),
ибо функции склонения «заточены» под фамилии.

Можете применить такую формулу:
=СТРОЧН("Текст в ПроизволЬНОм РеГиСтРе")
(результат: "текст в произвольном регистре")
Т.е. заменить формулу =РОДИТЕЛЬНЫЙ(A1) на =СТРОЧН(РОДИТЕЛЬНЫЙ(A1))

Подскажите пожалуйста, если использую Родительный падеж, то слов пишется с большой буквы, а мне нужно с маленькой :) решаемо?

Надписи в колонтитулах не обрабатываются.

так, все поняла. лотус не поддерживает.
аутлук мне обещают до конца года.
в связи с этим вопрос, если помечтать об аутлуке.
задача такая:
отправить письмо пете и ване.
есть таблица со строками петя и ваня
e-mail пети и вани находятся в одном из столбцов той же таблице
фамилия петров (для пети)и иванов (для вани)находится также в одном из столбцов. фамилия, это ключевое)
Еще есть 2 или 3 колонки, в которых перечислены адреса людей, которым желательно бы стоять в копии. для Пети -- аня, глаша и даша, для Вани -- катя и маша.
осатльные столбцы участвуют в заполнении шаблона ворд и сохраняются как Петров1.pdf Иванов1.pdf или Петров1.doc Иванов1.doc
еще есть отдельная папка на рабочем столе, в которой лежат документы в том числе Петров.pdf и Иванов.pdf
в идеале было бы круто, елси бы письмо выглядело так:
от: меня
кому: Петрову(из колонки e-mail пети)
копия: аня, глаша и даша (из 1,2,3 колонок)
тема: тра-ля-ля (с возможностью сохранить по умелчанию или отредакировать) Петров(из колонки Фамилия)
тело письма:
тра-ля-ля-ля-ля-ля-ля (с возможностью сохранить по умелчанию или отредакировать)
приложение
Петров1.pdf (файл сформированный надстройкой)
Петров.pdf (файл из отдельной папки на рабочем столе)

the end

настройка это позволяет?

(в отдельной папке файлы петров и иванов лежат вместе. их названия содержат данные ключевой колонкой Фамилия, тема письма тоже соджержат фамилию
документы формируемые надстройкой тоже можно было бы обозвать, чтоб содержали фамилию)
в общем, я не поняла, можно ли создать письма, которые также заполняются из таблицы в подскажите, пож-та..
и еще: насмотря на то, что я через вкладку письма -- программа the bat и без указания пути к приложению пыталась отправить письмо из лотуса -- было окно "сообщение успешно отправлено". оно не отправилолсь естественно) по крайней мере точно не получено)
оооо!! еще если бы можно было выбирать подтверждение получения, доставки, важность и т.д. -- вообще круть)

Отправка писем возможна через почтовые клиенты Outlook или TheBAT
Для каждого получателя будет сформировано своё письмо, со своими вложениями
(которые также можно сформировать программой в формате XLS, DOC, PDF)

Имя файла - да, можно задать, из какого столбца брать (можно и из нескольких столбцов сформировать)
Подробнее - здесь: http://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/FilenamesMask

добрый день!
подскажите пож-та по рассылке писем.. предусмотрена только почтовка bat?
и если у меня, например 50 писем с 50 разными адресами для каждого пиьсма.... надстройка не позволяет отравлять 1 письмо на 1 адрес автоматически? и приложений соответственно тоже 50 разных)
и.... при формировании и сохранении документов при импторте из экселя в ворд.. можно выбрать из какой колонки брать название документа? а то у меня автоматически сорраняется с номерами строк из экселя, а мне это не очень удобно.

Спасибо большое за отличную программу!!!

Добрый день!
супер-прога! я в восторге!! все получилось!! сколько можно пользроваться ей бесплатно и сколько-куда потом платить?

Проверил, работает, но не полностью! "Надписи" расположенные в колонтитулах так и не обрабатываются!
Еще заметил особенность, если во время работы Вашего макроса запустить word, это приводит к зависанию excel.

Здравствуйте, Александр.
Проверил, - действительно всё так, как вы говорите.
Внёс исправления в программу (версия 2.1.9 RC от 30.07.2013)

Чтобы подстановка значений выполнялась и в надписи в шаблонах Word, - надо в настройках программы поставить галочку
«Подставлять значения в колонтитулы и надписи»

PS: Для Excel пока подобного не сделал, - там всё сложнее, ибо встроенный поиск, в отличие от Word, не умеет искать в графических объектах

К сожалению в ворде тоже не работает. Вот пример необрабатываемого элемента: http://yadi.sk/d/Bj--IXpl7MHzZ

Здравствуйте, Александр.
Да, замену текста в надписях реализовать можно
(в Word, насколько я знаю, все заменяется, - не работает подобная замена только в шаблонах Excel)

Проблема в том, что эти замены будут выполняться долго (придётся программе перебирать все фигуры в книге, проверяя у каждой текст),
и, что очень неприятно, будет слетать форматирование отдельных фрагментов текста в надписи
(например, если первое слово в надписи выделено жирным, и последняя строка выполнена другим шрифтом,
то после замены весь текст надписи получит одно и то же форматирование)

Как бы можно попробовать и этот момент обойти (с потерей форматирования), - но код получится сложный, поэтому готов реализовать только за дополнительную плату.

Макрос не обрабатывает поля внутри "надписи". Вставить -> Фигуры -> Надпись.
Это можно реализовать?

Уведомляю, что 15 июля 2013 г. в 05:36 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.1.8).

Изменения в новой версии программы:

+ добавлена возможность рассылки писем через почтовую программу Outlook
+ доработан механизм подстановки таблиц Excel в создаваемые документы

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
          __             _     _     _   
___ / /_ _ __ | |_ | |_ | |_
/ __| | '_ \ | '_ \ | __| | __| | __|
| (__ | (_) | | | | | | |_ | |_ | |_
\___| \___/ |_| |_| \__| \__| \__|
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.