Создание документов по шаблонам (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Игорь, а почему настолько дольше получается с подстановкой в колонтитулы, где-то раз в 5?

Здравствуйте, Magbit.
Мой ник в скайпе: ExcelVBA.ru
он указан на странице "Контакты"

Звоните в скайп, разберемся

Здравствуйте, Игорь!
приобрел вашу программу, очень помогает в деле, отличная работа! Но есть один нюанс, с которым не получается разобраться. если файл ворд содержит таблицу (пытаюсь заполнить платежку с реквизитами для сбербанка) она подвисает и ничего не происходит. не знаю вашего скайпа, на сайте не нашел. это нужно очень срочно, а копировать вручную не вариант, данных очень много. прошу помочь с данной проблемой, пример исходной таблицы и платежки могу выслать, скажите куда. заранее благодарю!

Здравствуйте, Кристина
Такого быть не должно, если вы системное время назад или вперед не переводили, пытаясь обойти ограничение программы.
А если пытались таким образом обойти защиту программы, - увы, тестовый период заново не активировать. (просто на другом компе поэкспериментируйте, только уже без перевода системных часов)

Игорь, добрый день,
Я скачала программу, активировала демо-версию, которая должна была снять ограничения на 48 часов. Примерно через час, после перезапуска, выдается сообщение "Превышено время бесплатного использования программы"..

Я могу все же потестировать программу эти два дня?
Спасибо заранее.

Ну так позвоните в скайп (или на почту напишите), что за доработка требуется.
Что-нибудь придумаем...

необходима небольшая доработка вашего макроса под свою специфику. Хотим купить, но один момент в нем не устраивает. Нужна помощь.

Игорь, как оказалось, больше 8220 знаков из одной ячейки не вставляет. Не знаю чем вызвано ограничение.

Игорь, а может добавить проверку на запущенный вордец и предлагать сохранить открытые документы и закрыть их, после чего продолжать работу надстройки. as variant

Джастин, да, может быть такое.
Дело даже не во временном файле, - моя программа не сможет заполнить шаблон, если он в этот момент открыт в Word.
Потому, один из условий корректной работы программы, является то, что ВСЕ шаблоны в момент запуска формирования документов, должны быть закрыты.

А то, что программа распознает как шаблоны временные файлы, - это да, есть такая проблема.
Уже исправил, в следующей версии программы такой проблемы не будет.
Но, как и прежде, программа не сможет заполнить шаблон, если он в данный момент открыт для редактирования.

Игорь, здравствуйте.

Давно заметил, что надстройка подвисает вместе с экселем, когда пытается открытый в ворде шаблон заполнить. Затык происходит именно в попытке заполнить временный скрытый файл, который образуется при открытии шаблона, ведь название у него как и у шаблона.

Отлично, мне это и нужно (вставка картинок из папки).
Подписываюсь на новые комментарии в этой ветке.

Здравствуйте, Дмитрий.

Сейчас программа подставляет только текстовые данные,
вставка картинок будет в следующих версиях программы
(причем, в следующей версии будет только вставка картинок из папки, если имя файла картинки записано в ячейке.
А возможность брать картинки прямо из ячеек будет в более поздних версиях)

Здравствуйте, Игорь!
Отличный сайт!
Ваш макрос не вставляет в шаблон Word ячейку с картинкой (Там где в ячейке картинка вставляется пустое поле).

В таком виде он мне бесполезен, так как я то же самое сделаю стандартными средствами MS Word:
Меню "Рассылки" -> "Выбрать получателей" -> "Использовать существующий список..." -> Тут я выбираю мой файл Excel и начинаю слияние...

Здравствуйте.
Тут много нюансов, - не увидев вашего файла, и не выслушав пояснения, что куда подставлять, - не могу ответить однозначно на вопрос, можно или нет это сделать.

Если исходный файл Excel - всегда один и тот же, - то можно ячейкам на других (дополнительных) листах присвоить имена (например, имя ИНН), а в шаблонах использовать код поля {=ИНН}
(со знаком =, т.к. это не название столбца, а имя ячейки)

Как-то так.
Подробнее, - только если по скайпу голосом

Здравствуйте!
Есть шаблон в word, есть файл excel с тремя листами внутри. Каждый лист excel содержит набор каких-либо полей, 10-12 в каждом листе. Конечный документ ворда должен включать в себя значения полей из РАЗНЫХ листов excel. Например, в одном листе excel есть данные по проекту, в частности, поле Наим_Заказчика с каким-то своим значением, именем заказчика. А данные по этому заказчику, его расчетный счет, инн, адрес и прочие данные, находятся на другом листе excel. Эти данные тоже нужно разместить в определенном месте конечного документа word. Как это реализовать? Программа лицензионная.
Заранее спасибо

А зачем писать такую программу, если вот она, есть готова, - скачивайте, настраивайте, и покупайте, если всё устроит.

Можно и под заказ «изобрести велосипед», - но оно намного дороже выйдет, чем купить готовое универсальное решение.

Здравствуйте!
Мне нужна программа для составления пакета документов, включающего в себя несколько почтовых форм (ф.119 "Уведомление о вручении" и ф. 107 "Опись вложения", обе формы имеются в формате электронной таблицы) и несколько текстовых документов, в которые будут подставляться сведения из файла электронной таблицы. Возьмётесь ли вы написать такую программу по моему заказу и по моим эскизам на платной основе?

С первым в принципе понятно, пасиб. Полноценный экспорт таблиц в ворд вообще сложен: если задать нужное форматирование еще как-то можно, то "главную строку повторять" и "разрешить перенос строк" приходится врукопашку назначать для каждой таблицы.
Опция «Работать по всем видимым листам» - давнее пожелание вашей надстройке, поскольку все шаблоны (если их много) заполнять с одного листа - долго (данные со всех шаблонов выстраиваются в одну километровую полоску и надстройка по часу прогоняет полоску в одном шаблоне), а работа в режимах выбора шаблонов перед формированием доков или заполнения одноименных с листом шаблонов - слишком много кликов и постоянное ожидание окончания формирования, чтобы запустить следующую порцию. Но опять же - это актуально при заполнении кучи разнородных документов, скорее всего никчему обычному офисному планктону.

Из востребованного функционала можно выделить автоматическое переключение настроек по условию (уже озвучивали ниже) и вставку картинок (давно планировали реализовать).

Раст, из вашего описания проблемы мало что понятно...

clearcontents затирает только значения, а программа берет UsedRange (используемый диапазон листа),
в который входят и ячейки (строки) с форматированием (без значений)
Используйте Clear для очистки листа, или каждый раз макросом заново создавайте лист по шаблону.

насчет опции «Работать по всем видимым листам» - не понял, что где заполнять надо
(и связано ли это с первой проблемой)
Позвоните в скайп, - попробую попочь.

При добавлении ссылки на таблицу (с переменным количеством строк в обе стороны) на другом листе с включенной галкой "Все заполненные ячейки" с какого-то момента начинают зацепляться пустые строки при многократном изменении таблицы в ходе заполнения документов. Помогает либо создание нового листа с той же таблицей, либо удаление строк таблицы. Ячейки затираются clearcontents перед новым заполнением таблицы. И все равно, нет нет да зацепит пустых ячеек.
Игорь, было б здоровски, если б в настройках надстройки, рядом с галкой "Использовать только те шаблоны, имена файлов которых содержатся в названии исходного листа Excel с данными", располагалась еще одна "Работать по всем видимым листам" (режим, когда надстройка самостоятельно пробегается по листам и заполняет соответствующие шаблоны).

пока пользуюсь бесплатной версией (в процессе покупки).
1. С Excel вкладка надстройки все время исчезает?
2. тестировала рассылку писем. сначала вкладывались файлы. А потом рассылку делает, но файлы (в моем случае PDF) не вкладывает.
Это какие-то ограничения бесплатной версии?

P.S. Как лучше всего оплатить с Украины?

Здравствуйте, Нина.
Когда вы программно (при помощи макроса) создаете экземпляр приложения Excel, - он запускается без всех подключенных надстроек.
Потому, надстройку в этом случае надо запускать тоже программно
(если известно, где расположен файл моей надстройки, - то это всего одна дополнительная строка кода)

В комментариях ниже уже обсуждался этот вопрос, - там есть пример кода для запуска, и пример изменения опций моей программы при помощи макроса)

При выгрузке и открытии Excel-файла из Ассess не добавляется Надстройка.

DoCmd.OutputTo acOutputQuery, "Для актов", "Excel97-Excel2003Workbook(*.xls)", "имя.xls" ...
...
xlApp.Workbooks.Open FileName:="имя.xls"

Спасибо огромное!! Очень полезное видео, все понятно!! Большая помощь в работе =)

Поседел, помыкался, но все таки разобрался и сделал. Спасибо за совет.

Так сделайте сами (это совсем просто) - на отдельном листе (например, скрытом) помещаете табличку из 2 столбцов (в первом - аббревиатура, во втором - её расшифровка)
И потом в своей таблице пишете формулу =ВПР() - она возьмёт аббревиатуру из соседней ячейки, найдет её в таблице на скрытом листе, и вернёт расшифровку

Именно!!! для исходной таблицы, как сейчас работает ФИО, но только в обратном порядке (в ячейку вводишь аббревиатуру, а получаешь - разворот аббревиатуры) хотя бы самые основные (ООО, ЗАО, ОАО, ИП) с которыми в большинстве случаев приходится иметь дело.

Здравствуйте, Валерий.
Сделать функцию-то можно, вот только непонятно, где (в каких случаях) она должна «разворачивать» аббревиатуры.
Не все же OOO в заполненном документе Word надо преобразовывать... а какие конкретно надо, - как программа поймёт?

Или вы хотите пользоваться этой функцией в исходной таблице Excel? (как сейчас работают функции для ФИО)

------
Юрий, если истек срок демо-версии, и необходимо её продлить, - обращайтесь в личку (почта, скайп или ICQ), сделаю.

Добрый день!
Возможно ли добавить функцию раскрытия аббревиатур организационно правовых форм (например забиваешь в ячейку "ООО" которая соответственно разворачивается в "Общество с ограниченной ответственностью", и т.д.) я думаю эта функция будет достаточно востребована многими пользователями программы, тем более что количество организационно правовых форм не велико и ограниченно.