Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения
Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.
Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.
На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.
Особенности программы
- Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.). - Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
- Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
- Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
- Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
- Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
(вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.). - Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
(или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк) - Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.
С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.
Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе
Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе
Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:
- заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
- подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
- разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
- подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
- сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
- распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
- заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы
Комментарии
необходима небольшая доработка вашего макроса под свою специфику. Хотим купить, но один момент в нем не устраивает. Нужна помощь.
Игорь, как оказалось, больше 8220 знаков из одной ячейки не вставляет. Не знаю чем вызвано ограничение.
Игорь, а может добавить проверку на запущенный вордец и предлагать сохранить открытые документы и закрыть их, после чего продолжать работу надстройки. as variant
Джастин, да, может быть такое.
Дело даже не во временном файле, - моя программа не сможет заполнить шаблон, если он в этот момент открыт в Word.
Потому, один из условий корректной работы программы, является то, что ВСЕ шаблоны в момент запуска формирования документов, должны быть закрыты.
А то, что программа распознает как шаблоны временные файлы, - это да, есть такая проблема.
Уже исправил, в следующей версии программы такой проблемы не будет.
Но, как и прежде, программа не сможет заполнить шаблон, если он в данный момент открыт для редактирования.
Игорь, здравствуйте.
Давно заметил, что надстройка подвисает вместе с экселем, когда пытается открытый в ворде шаблон заполнить. Затык происходит именно в попытке заполнить временный скрытый файл, который образуется при открытии шаблона, ведь название у него как и у шаблона.
Отлично, мне это и нужно (вставка картинок из папки).
Подписываюсь на новые комментарии в этой ветке.
Здравствуйте, Дмитрий.
Сейчас программа подставляет только текстовые данные,
вставка картинок будет в следующих версиях программы
(причем, в следующей версии будет только вставка картинок из папки, если имя файла картинки записано в ячейке.
А возможность брать картинки прямо из ячеек будет в более поздних версиях)
Здравствуйте, Игорь!
Отличный сайт!
Ваш макрос не вставляет в шаблон Word ячейку с картинкой (Там где в ячейке картинка вставляется пустое поле).
В таком виде он мне бесполезен, так как я то же самое сделаю стандартными средствами MS Word:
Меню "Рассылки" -> "Выбрать получателей" -> "Использовать существующий список..." -> Тут я выбираю мой файл Excel и начинаю слияние...
Здравствуйте.
Тут много нюансов, - не увидев вашего файла, и не выслушав пояснения, что куда подставлять, - не могу ответить однозначно на вопрос, можно или нет это сделать.
Если исходный файл Excel - всегда один и тот же, - то можно ячейкам на других (дополнительных) листах присвоить имена (например, имя ИНН), а в шаблонах использовать код поля {=ИНН}
(со знаком =, т.к. это не название столбца, а имя ячейки)
Как-то так.
Подробнее, - только если по скайпу голосом
Здравствуйте!
Есть шаблон в word, есть файл excel с тремя листами внутри. Каждый лист excel содержит набор каких-либо полей, 10-12 в каждом листе. Конечный документ ворда должен включать в себя значения полей из РАЗНЫХ листов excel. Например, в одном листе excel есть данные по проекту, в частности, поле Наим_Заказчика с каким-то своим значением, именем заказчика. А данные по этому заказчику, его расчетный счет, инн, адрес и прочие данные, находятся на другом листе excel. Эти данные тоже нужно разместить в определенном месте конечного документа word. Как это реализовать? Программа лицензионная.
Заранее спасибо
А зачем писать такую программу, если вот она, есть готова, - скачивайте, настраивайте, и покупайте, если всё устроит.
Можно и под заказ «изобрести велосипед», - но оно намного дороже выйдет, чем купить готовое универсальное решение.
Здравствуйте!
Мне нужна программа для составления пакета документов, включающего в себя несколько почтовых форм (ф.119 "Уведомление о вручении" и ф. 107 "Опись вложения", обе формы имеются в формате электронной таблицы) и несколько текстовых документов, в которые будут подставляться сведения из файла электронной таблицы. Возьмётесь ли вы написать такую программу по моему заказу и по моим эскизам на платной основе?
С первым в принципе понятно, пасиб. Полноценный экспорт таблиц в ворд вообще сложен: если задать нужное форматирование еще как-то можно, то "главную строку повторять" и "разрешить перенос строк" приходится врукопашку назначать для каждой таблицы.
Опция «Работать по всем видимым листам» - давнее пожелание вашей надстройке, поскольку все шаблоны (если их много) заполнять с одного листа - долго (данные со всех шаблонов выстраиваются в одну километровую полоску и надстройка по часу прогоняет полоску в одном шаблоне), а работа в режимах выбора шаблонов перед формированием доков или заполнения одноименных с листом шаблонов - слишком много кликов и постоянное ожидание окончания формирования, чтобы запустить следующую порцию. Но опять же - это актуально при заполнении кучи разнородных документов, скорее всего никчему обычному офисному планктону.
Из востребованного функционала можно выделить автоматическое переключение настроек по условию (уже озвучивали ниже) и вставку картинок (давно планировали реализовать).
Раст, из вашего описания проблемы мало что понятно...
clearcontents затирает только значения, а программа берет UsedRange (используемый диапазон листа),
в который входят и ячейки (строки) с форматированием (без значений)
Используйте Clear для очистки листа, или каждый раз макросом заново создавайте лист по шаблону.
насчет опции «Работать по всем видимым листам» - не понял, что где заполнять надо
(и связано ли это с первой проблемой)
Позвоните в скайп, - попробую попочь.
При добавлении ссылки на таблицу (с переменным количеством строк в обе стороны) на другом листе с включенной галкой "Все заполненные ячейки" с какого-то момента начинают зацепляться пустые строки при многократном изменении таблицы в ходе заполнения документов. Помогает либо создание нового листа с той же таблицей, либо удаление строк таблицы. Ячейки затираются clearcontents перед новым заполнением таблицы. И все равно, нет нет да зацепит пустых ячеек.
Игорь, было б здоровски, если б в настройках надстройки, рядом с галкой "Использовать только те шаблоны, имена файлов которых содержатся в названии исходного листа Excel с данными", располагалась еще одна "Работать по всем видимым листам" (режим, когда надстройка самостоятельно пробегается по листам и заполняет соответствующие шаблоны).
пока пользуюсь бесплатной версией (в процессе покупки).
1. С Excel вкладка надстройки все время исчезает?
2. тестировала рассылку писем. сначала вкладывались файлы. А потом рассылку делает, но файлы (в моем случае PDF) не вкладывает.
Это какие-то ограничения бесплатной версии?
P.S. Как лучше всего оплатить с Украины?
Здравствуйте, Нина.
Когда вы программно (при помощи макроса) создаете экземпляр приложения Excel, - он запускается без всех подключенных надстроек.
Потому, надстройку в этом случае надо запускать тоже программно
(если известно, где расположен файл моей надстройки, - то это всего одна дополнительная строка кода)
В комментариях ниже уже обсуждался этот вопрос, - там есть пример кода для запуска, и пример изменения опций моей программы при помощи макроса)
При выгрузке и открытии Excel-файла из Ассess не добавляется Надстройка.
DoCmd.OutputTo acOutputQuery, "Для актов", "Excel97-Excel2003Workbook(*.xls)", "имя.xls" ...
...
xlApp.Workbooks.Open FileName:="имя.xls"
Спасибо огромное!! Очень полезное видео, все понятно!! Большая помощь в работе =)
Поседел, помыкался, но все таки разобрался и сделал. Спасибо за совет.
Так сделайте сами (это совсем просто) - на отдельном листе (например, скрытом) помещаете табличку из 2 столбцов (в первом - аббревиатура, во втором - её расшифровка)
И потом в своей таблице пишете формулу =ВПР() - она возьмёт аббревиатуру из соседней ячейки, найдет её в таблице на скрытом листе, и вернёт расшифровку
Именно!!! для исходной таблицы, как сейчас работает ФИО, но только в обратном порядке (в ячейку вводишь аббревиатуру, а получаешь - разворот аббревиатуры) хотя бы самые основные (ООО, ЗАО, ОАО, ИП) с которыми в большинстве случаев приходится иметь дело.
Здравствуйте, Валерий.
Сделать функцию-то можно, вот только непонятно, где (в каких случаях) она должна «разворачивать» аббревиатуры.
Не все же OOO в заполненном документе Word надо преобразовывать... а какие конкретно надо, - как программа поймёт?
Или вы хотите пользоваться этой функцией в исходной таблице Excel? (как сейчас работают функции для ФИО)
------
Юрий, если истек срок демо-версии, и необходимо её продлить, - обращайтесь в личку (почта, скайп или ICQ), сделаю.
Добрый день!
Возможно ли добавить функцию раскрытия аббревиатур организационно правовых форм (например забиваешь в ячейку "ООО" которая соответственно разворачивается в "Общество с ограниченной ответственностью", и т.д.) я думаю эта функция будет достаточно востребована многими пользователями программы, тем более что количество организационно правовых форм не велико и ограниченно.
К сожалению, истек срок запусков, а демо на 48 часов не работает. Код компьютера FillDocuments, номер s2503829772. Может, есть возможность на 24-48 часов открыть?
Здравствуйте, Юрий
Всё, что вы описали, программа умеет делать.
Если у вас не получается, - позвоните в скайп, подскажу, что как сделать.
Заранее подготовьте: шаблон договора с печатью, исходную таблицу Excel с данными по договорам
Чтобы я смог вам помочь: http://ExcelVBA.ru/help
PS: Ну а лучше посмотрите видеоинструкцию, - и сами во всем быстро разберетесь.
Здравствуйте! Покупал у Вас программу переноса строк из одной таблицы в другую. Мне она понравилась, в работе помогает. Сейчас нужна другая программа, которая заполняла бы договора по определенной таблицы. Нашел у Вас FillDocuments_v2219 - и вроде она по смыслу подходит, но у меня ничего не получается. Помогите пожалуйста. Там нужно чтобы подставлялись в договор Ворд такие переменные как дата, имя от которого составляется договор, имя, с кем составляется договор, из реквизитов- телефон, адрес, email. Желательно, чтобы в формируемом документе в конце стояла картинка печати. А сам файл имел бы имя [client-data-email] C удовольствием купил бы у вас такую программу.
Софья, не надо переживать. Уже все активировал.
Я сейчас в отпуске (до 12 февраля), потому появляюсь в интернете только раз в сутки (чтобы активировать лицензии), - потому возможны задержки с активацией до 24 часов.
Добрый день, мне срочно нужны 2 доп. лицензии на Filldocuments. Оплатила вчера днем через Сбербанк онлайн, писала в аську. Активация до сих пор не работает, начинаю нервничать)
Такое возможно, - но готового макроса нет (его надо делать под конкретную структуру документа Word)
Слишком разные файлы Word, чтобы можно было сделать универсальное решение...
Оформляйте заказ, прикрепляйте примеры файлов, и подробно описывайте, что и как должно работать, - посмотрим, что можно сделать.
Отправить комментарий