Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Интересует, можем ли мы при помощи этого макроса формировать договора аренды. Есть 3 вида договоров аренды , есть арендаторы со всеми данными, а также программой будут пользоваться от 5 до 10 компов.
Также чтоб только один человек мог менять саму суть договора аренды , как-то закодировать сами договора чтоб доступ был у одного.

Добрый день, в понедельник постараюсь.

Здравствуйте, Александр
Позвоните мне в скайп, - разберемся, почему так происходит

Вот такое выдает в конце текстовой части, не вставляет сформированный файл в письмо
Файл D:\Для сайта\Документы\108970-Мухаев Артем Игоревич-Договор Эрудит не найден
Файл D:\Для сайта\Документы\108970-Мухаев Артем Игоревич-Квитанция плательщика не найден

По поводу вставки картинок в тело письма.
Когда сможете точно сказать в чем будет работать (только в аутлук, или в Бат тоже)?
Так понимаю, это как связано с форматом HTML и "текст". В Бат кстати сейчас вышла новая версия 6.1, возможно в ней через вызов из командной строки проще вставлять картинки.

Спасибо. за совет, так и сделаю.
Вот столкнулся еще с одним моментом, можно ли добавить склонение даты? При формировании, к примеру, доверенности, необходимо указывать срок действия документа прописью (к примеру: выдана третьеГО декабря такого то года) и такая необходимость появляется с другими документами.

Здравствуйте, Валерий
В программе нет такого функционала (надстройка предназначена для подстановки данных в шаблоны, а не для всевозможных преобразований текста)

PS: Желаемого результата можно добиться при помощи формулы в отдельном столбце исходной таблицы

Доброго времени суток!
Скажите, как настроить программу, что бы она сокращала фразы до аббревиатур, в частности я имею в виду сокращение форм собственности юридических лиц ООО ЗАО и т.д.

Пока нет времени на эту доработку (вставку картинок в письма)
Да и будет это работать, скорее всего, только в аутлуке.
По цене, - около 2 тр

Интересует, сколько стоит доработка программы, для вставки картинок в тело письма.
Уже несколько раз задавали этот вопрос, но ответа так и нет, это невозможно сделать или не в Ваших силах?

А вы поставьте в настройках программы галочку «Подставлять значения в колонтитулы и надписи», - и, о чудо, всё заработает.
По-умолчанию, опция отключена, - так как в этом режиме, подстановка занимает намного больше времени.

Здравствуйте. Надо запустить макрос после выгрузки данных документа в шаблон word из стороннего приложения. Т.е. когда уже документ свормирован, поля заполнены и пр. нужно запустить макрос. Он отформатирует поля (в данном случае цель - поля таблицы (таблица в ворд та ещё не задачка)).
Если назвать макрос AutoOpen(), то он отработает (проверяется запуском отладки и промотр значения счётчика) до того как все данные заполнят формуляр и форматирование не происходит. В данном случае макрос заменяет символ # на перенос строки в ячейках таблицы. Задержка и циклы не помагают. Private Sub и просто Sub тоже.
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = "#"
.Replacement.Text = "^p"
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With

Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
Спасибо.
С уважением.

Добрый день! Могу ли я вам заказать написать программу по заполнению 5 -ти документов с данных из таблицы Ехел. Сколько это будет стоить и сроки????

Скачал Вашу программу. Запустил, а данные в колонтитулах не изменятся. В основном тексте документа да, в колонтитулах нет.

Здравствуйте
Пока в этой программе такой возможности нет.
Без проблем могу добавить, в следующей версии.
Надо запускать макрос в Excel или в Word (если используется шаблон Word)?

Добрый день. Нашёл в сети пост ilushka:
“Здравствуйте, помогите пожалуйста в следующем вопросе: есть программа которая взаимодействует с вордом : формирует документ из вордовского шаблона и вставляет в него много всяких данных, проблема заключаеться в том как запустить макрос уже после того как документ сформирован? мне нужно скопировать определенные данные, которые будут появляться в доке уже после формирования...”
Ответа там нет. У меня похожая проблема. Как запустить макрос после выгрузки в word?
Советы: поставить Private Sub, Sub AutoExec() и пр. не помогли.
Макрос заменяет символ. Через Alt+F11 и запустить – всё прекрасно. Так как запустить после выгрузки?
С уважением.

Чтобы таблица вставилась без пустых строк, - указывайте не адрес диапазона ячеек, или «весь лист»,
а используйте именованный диапазон.
Имя диапазону можно задать слева от строки формул.

Также, можно сделать динамический именованных диапазон (задать имя в диспетчере имен, и эта формула всегда будет ссылаться только на заполненные строки)
В вашем случае, этот способ будет оптимальным. Тогда, в шаблон будут подставляться только заполненные строки

Здравствуйте.

С вставкой таблиц не всегда все гладко в случае с переменным количеством строк в таблице. При выделении всех заполненных ячеек часто захватываются лишнии пустые ячейки (обычно когда количество строк невелико). И уже в файле ворд приходится их удалять.
Полезен оказался бы автоподбор по ширине окна, чтоб не подгонять таблицу в екселе под шаблон ворд.

Картинки удобнее зацеплять из определенной папки по названиям, на мой взгляд.

"Я не специалист в этом вопросе, но могу попробовать сделать так, чтобы картинки из заданной папки можно было встраивать в HTML шаблон письма" Все таки интересует вопрос, сколько будет стоит доработка для вставки картинок из папки в тело письма?
Озвучьте стоимость и необходимые сроки?

Здравствуйте, Арсен.

Я пока сам плохо представляю, как реализовать эту возможность в программе,
чтобы и удобно всем было, и функционально, и настроек было по минимуму.

Например, картинки могут браться с листа исходной таблицы, или же в ячейках может храниться путь к картинке.
Вариантов вставки тоже много (мало ли в какую часть документа Word пользователь захочет вставить картинку...),
а с размерами - вообще все сложно (задавать размеры? или коэффициент масштабирования? или как-то ещё?
А ведь для разных картинок (из разных строк исходной таблицы) эти настройки могут различаться...

Вы, - третий, кто просит эту доработку, - так что, рано или поздно, я сделаю это в программе.
Но в каком виде это будет, - пока не могу сказать.
Предлагайте варианты)

PS: Вставку таблиц я уже реализовал - там в ячейке указывается путь к файлу Excel, имя листа, адрес диапазона ячеек, и режим вставки.
Выбор всего этого производится через специальное диалоговое окно.
Теперь надо изобрести что-то аналогичное для картинок.

По стоимости доработки, - от 1500 рублей (работы много очень)
Заняться смогу не раньше 10 января.

Добрый день. Позвольте узнать, сколько стоила (стоит) доработка программы по подстановке картинок из Excel в Word ? Я бы сам оплатил. Уж больно необходимый функционал...
Также у меня есть вопросы касаемо формата картинок, их размера при вставке на нужную страничку в Ворде.

В комментариях уже задавался этот вопрос, поищите, я там подробно отвечал.
Если письмо в формате HTML, и картинка доступна по ссылке в интернете, - то да.

Здравствуйте. Существует ли возможность, вставлять в тело письма "изображения" при использовании функции рассылки писем?

Благодарю за идею, как то не подумал что можно так сделать)
Использовал шаблон с расширением .txt, а потом уже сторонней программой менял расширение.

Так поддержка текстовых файлов есть же в программе - ничего добавлять не надо

в папку ШАБЛОНЫ закиньте файл, дописав после расширения .txt
например, файл шаблон.cfg.txt

потом настройте маску создаваемых файлов:
http://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/FilenamesMask
вместо маски {%filename%}.{%ext%}
напишите {%filename%}

и расширение txt - {%ext%} будет обрезано при создании файла по шаблону.
На выходе получите заполненный файл с именем шаблон.cfg

Да, они открываются блокнотом и другими тестовыми процессами, сможете добавить поддержку таких файлов?

А что это за файлы такие? Текстовые? (Блокнотом открываются?)
Если текстовые - тогда моя программа сможет с ними работать,
только шаблон надо будет переименовать, добавив расширение txt
(а на выходе можно настроить, чтобы файлы получались с расширением .cfg)

Здравствуйте. Возможно ли добавить в программу возможность работать с расширением файлов .cfg ?

3 декабря 2013 г. в 08:32 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.2.1).

Изменения в новой версии программы:

+ реализована отправка писем с задержкой, при рассылке через Outlook
(можно задать паузу между письмами, в секундах)
+ при рассылке, программа автоматически помечает строки, для которых письма отправлены
(опция на вкладке "Дополнительно")
- исправлена ошибка копирования ячейки заголовка таблицы при двойном щелчке
(на некоторых компьютерах, в буфере обмена появлялись квадратики в фигурных скобках)
- исправлена ошибка в функции Пропись_РублиКопейки_сЧислами

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Здравствуйте, Нина.

Панель инструментов формировать не обязательно, - она автоматом создаётся, если надстройка запущена.
Если панели инструментов нет, - значит, что-то не запустилось.

Вот пример программного управления моей надстройкой (из другого макроса):

Sub ПримерУправленияПрограммой()
    On Error Resume Next: Err.Clear
    AddinPath$ = "c:\addins\FillDocuments.xla"
 
    ' проверяем, запущена ли надстройка, пытаясь вызвать произвольный макрос из неё
    Mask$ = Application.Run("OUTPUT_MASK")
 
    If Err.Number = 1004 Then        ' макрос не выполнен - FillDocuments не запущена
        Workbooks.Open AddinPath$        ' пробуем открыть (запустить) надстройку
        Err.Clear: Mask$ = Application.Run("OUTPUT_MASK")        ' снова проверяем
        If Err.Number = 1004 Then
            ' надстройка не запустилась, или какая-то другая проблема
            MsgBox "Формирование документов невозможно", vbCritical, _
                   "Нет подключения к надстройке FillDocuments": Exit Sub
        End If
    End If
 
    ' теперь программа запущена и готова к использованию.

    ' меняем настройки (если надо)
    ' Все настройки программы сохранены в реестре по пути
    ' HKEY_CURRENT_USER \ Software \ VB and VBA Program Settings \ FillDocuments \ Settings
    AddinName$ = "FillDocuments"
 
    ' папка для создаваемых файлов
    SaveSetting AddinName$, "Settings", "TextBox_OutputFolder", "c:\результат\"
    ' папка с шаблонами
    SaveSetting AddinName$, "Settings", "TextBox_TemplatesFolder", "d:\шаблоны документов\"
    ' автоматическое закрытие прогресс-бара после заполнения документов
    SaveSetting AddinName$, "Settings", "CheckBox_CloseProgressBar", True
    ' (по аналогии, можно изменить любые другие настройки)

    ' запускаем основной макрос (равносильно нажатию кнопки на панели инструментов)
    Application.Run "CreateAllDocuments"
End Sub

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
          _   _____   _   ____    ___ 
__ _ | | |___ / | | | __ ) |_ _|
/ _` | | | |_ \ | | | _ \ | |
| (_| | | | ___) | | | | |_) | | |
\__, | |_| |____/ |_| |____/ |___|
|___/
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.