Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Владимир, подобных проблем быть не должно.

Обратитесь ко мне с Скайп или ICQ, попробуем решить проблему
(установите программу TeamViewer - я подключусь к вашему компьютеру, и посмотрю, в чем причина. По переписке это сложно диагностировать)

при первом запуске была панель. А теперь ее нет , и что делать , как запустить ее. Макросы включены.

Сейчас в программе такая возможность отсутствует.
Да и зачем усложнять задачу - всё делается намного проще:
1) при помощи несложного макроса, создаётся копия листа, где строки с одинаковыми адресами объединены
(при объединении строк, ФИО соединяются в одну ячейку через запятую)
2) потом вы пользуетесь программой для формирования документов Word, в штатном режиме.

Если готовы приобрести лицензию на программу, высылайте мне на почту:

1) свой файл Excel
2) шаблон Word с подставленными полями типа {ФИО}
3) пример заполненного шаблона для адреса с несколькими ФИО

и я помогу вам с макросом объединения строк
(исходные данные затронуты не будут - макрос будет создавать копию листа)

Здравствуйте, скажите пожалуйста сможет ли программа сформировать Word документы на рассылку по следующему принципу: файл эксель содержит: 1 столбец адрес, 2 столбец ФИО. причем если адрес один и тот же, то формируется один word-файл, в котором перечислены все ФИО с этим адресом. ?

Евгений, в последней версии программы, чтобы узнать стоимость, достаточно на форме «О программе» щелкнуть по ссответствующей ссылке.

По ценам - все написано здесь: http://excelvba.ru/buy/program?name=FillDocuments

Сколько стоит эта программа на один компьютер? Ответ можно на эл.адрес..

Уведомляю, что 6 октября 2012 г. в 13:38 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 1.1.5).

Изменения в новой версии программы:

+ добавлена возможность подстановки в шаблоны значений произвольных ячеек
Для этого присваиваем ячейке ЛЮБОЕ имя, а в шаблон подставляем адрес этой ячейки, - например, {=B4}

+ добавлена возможность автоматически формировать документы по всем строкам таблицы

+ добавлена возможность задать главный столбец (по которому определяется, строка пустая, или нет)

+ добавлена возможность выводить на печать нужное количество копий (количество копий можно брать из значения заданного столбца)

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Уведомляю, что 3 октября 2012 г. в 00:17 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 1.1.5 RC2).

Изменения в новой версии программы:

+ добавлена возможность подстановки в шаблоны значений из именованных диапазонов книги Excel.
Например, если в исходной книге Excel, на любом из листов, есть именованная ячейка с именем «дата», то для вставки этого значения в шаблоны используйте код {=дата} (обратите внимание - перед именем диапазона вставляем знак =)

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Евгений, лицензию для вас активировал.

В последней на сегодняшний день версии программы (1.1.5 RC от 28.09.2012) реализована возможность подстановки даты и времени в имя создаваемых файлов.

Доступны новые коды: (с примерами текста, который будет подставлен в имя файла)

Код: {%date%}   значение: 2012-09-28
Код: {%shortdate%}  значение: 120928
Код: {%longdate%}   значение: 28 сентября 2012
Код: {%time%}   значение: 18-20-33
Код: {%shorttime%}  значение: 182033
Код: {%datetime%}   значение: 2012-09-28 18-20-33
Код: {%shortdatetime%}  значение: 120928-182033
Код: {%longdatetime%}   значение: 28 сентября 2012 18-20-33

Напоминаю, что задать маску имени создаваемый файлов можно на вкладке «Создание файлов» в настройках программы

Можно использовать как один, так и несколько кодов, например,
{ФИО} {%datetime%}.{%ext%}
{%date%} - {%filename%}.{%ext%}

и т.д.

Большое спасибо!
Возможность внесения времени в название файла очень поможет.
Заявка на лиценцию на 4 компьютера отправлена.

Здравствуйте, Евгений.

Проблема решается очень просто - настройкой имён создаваемых файлов.
В имя создаваемого файла можно подставлять значения из столбцов обрабатываемой таблицы Excel
(например, использовать маску {НазваниеСтолбца} - {%filename%}.{%ext%}),
или номер строки таблицы Excel
(это сделано по-умолчанию, используется маска имени файла {%str%} - {%filename%}.{%ext%})

Если этого недостаточно, могу добавить поле с текущей датой и временем, чтобы при указании маски  {%time%} - {%filename%}.{%ext%}
создавался файл с именем типа 20120927-213419-шаблон.doc (время указывается с точностью до секунды, поэтому повторяющихся имен файлов не будет)

Вы ещё не приобретали лицензию на надстройку (судя по вашему email) - если приобретёте, обязательно что-нибудь придумаем.

 

Здравствуйте!
Очень полезная программа. Один момент только волнует. Если невзначай нажал на кнопку сформировать документы, находясь в другой ячейке, то ранее созданный файл из данных этой ячейки перезаписывается. Нельзя ли как-то решить этот вопрос: чтобы система спрашивала "Перезаписать?" или сохраняла с именем "шаблон"_2 или что-либо еще? Посоветуйте, пожалуйста.
С уважением,

Уведомляю, что 26 сентября 2012 г. в 18:41 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 1.1.4).

Изменения в новой версии программы:

+ реализован режим заполнения документов для случая, когда исходные данные для постановки в шаблон расположены в нескольких строках таблицы Excel
Подробнее о режиме MULTIROW

- устранена ошибка (блокировка программы) при проверке лицензии, если используется ISA Server Firewall

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Надя, для начала надо научиться выключать Caps Lock, - а после этого уже можно учиться остальным полезным вещам.

Я ХОЧУ НАУЧИТЬСЯ ЗАПОЛНЯТЬ НА КОМПЬЮТЕРЕ ДОКУМЕНТЫ

Поправляюсь, когда сам создаю, то работает, а вот хочу в одном уже созданном файле сделать - ничего не получается.

Здравствуйте!

Скачал попробовать Вашу надстройку. Получается распечатывать только из Ваших примеров. Когда сам создаю таблицу с заголовком ничего не работает.

вот уже прошло месяц с момента моей просьбы к Вам помочь мне- от Вас ни слуху ни духу....Так все-таки можно с помощью Вашей надстройки подставлять данные в Visio? на счет вознаграждения - не вопрос, как говорится.

Спасибо за оперативный ответ. Использую Firefox. Теперь все получилось! Спасибо!

Gulak, такая проблема может быть в некоторых браузерах при их некорректной настройке.

Варианты решения:
1) использовать другой, нормальный браузер (Opera, Firefox, Chrome)
2) щелкнуть правой кнопкой по ссылке на файл, и в контекстном меню выбрать пункт типа «Сохранить ссылку как...» или «Сохранить по ссылке как...» или «Сохранить объект как...»

Здравствуйте! не могу скачать! при нажатии на ссылку скачивания открывается новая вкладка с набором всевозможных символов!!! что мне делать?

Здравствуйте, у меня следующий вопрос. Существует исходная таблица Excel и шаблон в Word. При формировании документа на основании таблицы, надстройка создает ровно столько документов Word, сколько было выделено строк перед формированием. А вот есть ли у Вашей надстройки возможность формирования одного документа, с множеством ранее выделенных строк? Т.е. речь идет о формировании списка на основе табличных данных одного документа. Если такая возможность имеется, то подскажите пож. как эту опцию можно использовать?

отправил ВАм файл visio + файл excel,ответа не последовало...
Так всетаки Вы можете мне помочь или как:):)? ответа жду дня 3 уже.

Уведомляю, что 30 августа 2012 г. в 15:09 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 1.1.4 RC).

Изменения в новой версии программы:

+ реализована поддержка подпапок в папке «ШАБЛОНЫ». Теперь, если файлы шаблонов расположены в ветвистой структуре подпапок, при формировании файлов структура папок будет сохранена

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Огромное спасибо за Ваш труд и за возможность использовать Демо. Мне программа понадобилась пока один раз, но очень помогла.

Уведомляю, что 26 августа 2012 г. в 00:51 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 1.1.3).

Изменения в новой версии программы:

- устранена проблема с подвисанием программы при запуске (при проверке обновлений), и скачивании тестовых файлов с сервера, из-за проблем с доступом в интернет (или из-за блокировки программы антивирусом или файрволом)

Рекомендуем обновить программу до последней версии!

Евгений, ошибка в программе устранена (проблема проявлялась при подстановке очень длинного текста в шаблоны Word)
Обновите программу до версии 1.1.2 - всё будет работать правильно.

Таблицу и шаблон на почту выслал.

Евгений, а вы какой версией программы пользуетесь?
Такая проблема была, но давно исправлена (несколько версий назад)
Если используете старую версию - обновите программу,
если новую - отправьте мне на почту ваш исходный файл Excel и заполняемый шаблон Word, я протестирую на ваших файлах.

Здравствуйте! Программа некорректно работает, если текст в ячейке длинный. Это можно как-нибудь устранить?

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
  _   _    ___        _   _      ____   ____  
| \ | | / _ \ __| | | |_ / ___| | _ \
| \| | | | | | / _` | | __| | | _ | |_) |
| |\ | | |_| | | (_| | | |_ | |_| | | _ <
|_| \_| \__\_\ \__,_| \__| \____| |_| \_\
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.