Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения
Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.
Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.
На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.
Особенности программы
- Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.). - Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
- Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
- Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
- Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
- Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
(вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.). - Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
(или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк) - Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.
С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.
Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе
Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе
Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:
- заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
- подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
- разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
- подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
- сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
- распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
- заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы
Комментарии
Ошибки в формулах типа #ИМЯ? при перемещении ексель файла и при открытии на другом компьютере, при нахождении надстройки по другому адресу, не восстанавливаются через ДОПОЛНИТЕЛЬНО.
Илья, при положении прогресс-бара на 2%, программа производит запуск приложения Microsoft Word
Если зависает на 2%, — проблема ясна, программе не удаётся запустить по каким-то причинам Word.
Такое бывает очень редко, — и проблема тут не в моей программе (т.к. на 99% компов подобная проблема не возникает)
Лечится проще всего переустановкой Office (если часто происходит подвисание), хотя, виноваты могут быть и компоненты Windows.
Я соберу немного статистики когда это происходит, было пока 2 зависания - происходит это во время запуска макроса показывает 2% прогресса.
Здравствуйте, Илья.
Подвисание происходит в момент заполнения документов, или при запуске надстройки?
Напишите мне в скайп, - я посмотрю на вашем компе, почему так происходит.
PS: Всегда есть возможность откатиться на прежнюю версию, если проблема не решится.
После обновления заметил, что плагин иногда так подвешивает Excel, что только убийством процесса или перезагрузкой компа лечится
Чтобы формулы не сбивались, - на всех компах надстройка должна быть сохранена по одному и тому же пути (например, в корне диска С)
Если формулы сбились, - можно нажатием одной кнопки их восстановить
(в настройках, на вкладке ДОПОЛНИТЕЛЬНО, включаем опцию «Показывать пункт «Дополнительно» в меню программы». Потом, в меню, жмём Дополнительно — Восстановить формулы)
Если excel файл скопировать или переместить в другое место, то в формулах появляется полный путь к надстройке FillDocuments.xla. Не дай бог на другом компьютере надстройка лежит по другому адресу - формулы побьются.
26 апреля 2015 г. в 20:34 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.4.0).
Изменения в новой версии программы:
Рекомендуем обновить программу до последней версии!
Взяли пару лицензий, спасибо, хороший и весьма полезный макрос. Сильно облегчил работу
Потом вы всегда сможете докупить дополнительные активации (из расчёта 300 руб за каждое дополнительное рабочее место)
Ну с такой поддержкой, и довольно качественным софтом - берем однозначно. Вот только, если мы сейчас возмем 2 лицензии - можно будет потом получить скидки на дополнительные?
Здравствуйте, Илья.
1) Копирование по двойному клику, - работает примерно на 80% компах.
На вашем компе, какая-то программа перехватывает буфер обмена, и повреждает данные.
Искать эту программу сложно. Проще копировать ячейки обычным способом, вручную дописывая фигурные скобки до и после.
2) это не баг. в настройках программы есть галочка, переключающая режимы «для всех строк» / «только для выделенных строк»
Вы, видимо, поставили галочку «Формировать по всем строкам», и забыли об этом.
Заметил следующие баги
-при двойном клике на заголовок, вставляемая информация представляет собой два квадратика (как будто нарушение кодировки)
-при генерации документов, генерируются документы на все строки, а не на только на выделенные
Горячей клавиши нет, — но вы можете попрообвать сами её назначить
(название макроса, который надо запускать, - CreateAllDocuments)
Но зачем это? Неужели сложно нажать одну кнопку на панели инструментов?
Прекрасно, а есть ли горячая клавиша которая запускает генерацию документов, вместо нажатия кнопки "Сформировать документы"?
Здравствуйте, Илья.
Таблиц с исходными данными может быть сколько угодно, - как в разных файлах Excel, так и в одной книге (на отдельных листах)
Можно настроить так, чтобы программа сама определяла, какой из 8 шаблонов использовать (для этого надо переменовать листы или шаблоны, и в настройках программы включить опцию «заполнять только те шаблоны, название которых содержится в имени листа исходной таблицы»)
Прекрасная программа. Можно ли иметь несколько разных баз данных Excel в одном файле(на разных листах) или в разных файлах с различными шаблонами для формирования разных шаблонов Word? Грубо говоря у меня есть 8 уникальных шаблонов, заполняемых из 8 различных источников данных(1 шаблон-1 источник данных). Возможно ли это с использованием данной программы?
Перейти в ранее открытое окно проводника, - можно, но весьма сложно в реализации (потому, вряд ли буду такое делать)
Если напрягают открывающиеся каждый раз папки, - просто отключите эту опцию в настройках программы.
У программы есть функция открытия папки с файлами после формирования документов. Разве нельзя перейти в уже открытое окно, зачем по сто раз открывать одну и ту же папку?
Спасибо, Игорь, как раз разный путь и использование на разных компах.
Может сделать проверку и автовосстановление формул в будущих версиях..Не каждый сообразит в чем дело.
Если вы пользуетесь файлом с разных компов, на некоторых из которых надстройка отсутствует или сохранена по другому пути, - то такое может происходить.
Если на нескольких компьютерах работаете с файлом, - на всех сохраните надстройку по одному и тому же пути (например, в корень диска C:)
PS: для быстрого восстановления всех формул, есть специальная кнопка в меню «Дополнительно»
Не пойму, почему в формулах из надстройки временами появляется путь к самой надстройке, например: 'D:\Program Files\FillDocuments.xla'!ИОФамилия($J$4)
В итоге при следующем открытии получаю #ИМЯ? вместо формул. Приходится удалять гребаный путь.
Надстройка не работает (и не будет работать) на Mac
http://excelvba.ru/faq/system_requirements
Не работает на MS Office Excel 2011 для Mac :( Говорит
"Ошибка компиляции в скрытом модуле: mod_Functions"
и
"Ошибка компиляции в скрытом модуле: mod_About"\
подскажите что делать?
Здравствуйте, Gunslighter.
1. Чтобы в шаблонах Excel работала функция суммы, вместо формулы =СУММ(C8:C10)
используйте ФОРМУЛУ МАССИВА =СУММ(ЗНАЧЕН(C8:C10))
(формула массива вводится нажатием Ctrl + Shift + Enter)
2. Я в курсе про поля Word, — но мне проще было не упоминать про эту возможность,
т.к. там не всё так просто (полями Word пользуются в основном только спецы),
а у меня нет желания в рамках техподдержки писать всем хитрые формулы в Word
(да и вообще, для табличных данных, шаблоны Excel подходят куда лучше...)
Здравствуйте!
1. При формировании документов по шаблону Excel числа в ячеки вставляются как текст, функция СУММ не складывает эти значения. Как сделать так, чтобы формат числа сохранялся.
2. В описании надстройки есть указание, что "в шаблонах Excel, в отличие от Word, можно использовать формулы". Однако в Word тоже можно использовать формулы, только самые простые. Нужно просто проcтавить в шаблоне Word фигурные скобки с помощью ctrl+F9 а потом вписать формулу, например: {={Столбец1}+{Столбец2}}, после чего обновить, нажав F9 (будет синтаксическая ошибка), но при формировании документа программа сработает, и вставит числа, после чего нужно будет просто обновить поле еще раз. При этом в Excel'е в числах не должно быть пробелов, отделяющих разряды, а знак разделения десятичной части числа (точка или запятая) должен совпадать с word'овским
Здравствуйте.
Для начала, надо создать шаблон грамоты в формате Word.
А дальше, посмотреть видеоинструкцию в статье, настроить программу, - и через несколько минут, грамоты будут заполняться одним нажатием кнопки.
Добрый вечер! У меня возникла необходимость формировать бесконечное количество наградных документов (грамоты). Есть база данных об участниках мероприятий в таблице Excel. Возможен ли автоматический перенос текста из строк Excel в грамоты. Что для этого необходимо?
Хорошо. Спасибо.
Альберт, да, можно сделать такую программку под заказ.
Оформляйте заказ на сайте, прикрепляйте примеры таблиц с исходными данными, и подробно описывайте, что и как должно работать.
Галина, реализовать склонение в винительный падеж в планах есть, - но пока не могу сказать, когда займусь этим.