Создание документов по шаблонам (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Комментарии

Если вы пользуетесь файлом с разных компов, на некоторых из которых надстройка отсутствует или сохранена по другому пути, - то такое может происходить.
Если на нескольких компьютерах работаете с файлом, - на всех сохраните надстройку по одному и тому же пути (например, в корень диска C:)

PS: для быстрого восстановления всех формул, есть специальная кнопка в меню «Дополнительно»

Не пойму, почему в формулах из надстройки временами появляется путь к самой надстройке, например: 'D:\Program Files\FillDocuments.xla'!ИОФамилия($J$4)

В итоге при следующем открытии получаю #ИМЯ? вместо формул. Приходится удалять гребаный путь.

Надстройка не работает (и не будет работать) на Mac
http://excelvba.ru/faq/system_requirements

Не работает на MS Office Excel 2011 для Mac :( Говорит
"Ошибка компиляции в скрытом модуле: mod_Functions"
и
"Ошибка компиляции в скрытом модуле: mod_About"\
подскажите что делать?

Здравствуйте, Gunslighter.

1. Чтобы в шаблонах Excel работала функция суммы, вместо формулы =СУММ(C8:C10)
используйте ФОРМУЛУ МАССИВА =СУММ(ЗНАЧЕН(C8:C10))
(формула массива вводится нажатием Ctrl + Shift + Enter)

2. Я в курсе про поля Word, — но мне проще было не упоминать про эту возможность,
т.к. там не всё так просто (полями Word пользуются в основном только спецы),
а у меня нет желания в рамках техподдержки писать всем хитрые формулы в Word
(да и вообще, для табличных данных, шаблоны Excel подходят куда лучше...)

Здравствуйте!

1. При формировании документов по шаблону Excel числа в ячеки вставляются как текст, функция СУММ не складывает эти значения. Как сделать так, чтобы формат числа сохранялся.

2. В описании надстройки есть указание, что "в шаблонах Excel, в отличие от Word, можно использовать формулы". Однако в Word тоже можно использовать формулы, только самые простые. Нужно просто проcтавить в шаблоне Word фигурные скобки с помощью ctrl+F9 а потом вписать формулу, например: {={Столбец1}+{Столбец2}}, после чего обновить, нажав F9 (будет синтаксическая ошибка), но при формировании документа программа сработает, и вставит числа, после чего нужно будет просто обновить поле еще раз. При этом в Excel'е в числах не должно быть пробелов, отделяющих разряды, а знак разделения десятичной части числа (точка или запятая) должен совпадать с word'овским

Здравствуйте.
Для начала, надо создать шаблон грамоты в формате Word.
А дальше, посмотреть видеоинструкцию в статье, настроить программу, - и через несколько минут, грамоты будут заполняться одним нажатием кнопки.

Добрый вечер! У меня возникла необходимость формировать бесконечное количество наградных документов (грамоты). Есть база данных об участниках мероприятий в таблице Excel. Возможен ли автоматический перенос текста из строк Excel в грамоты. Что для этого необходимо?

Хорошо. Спасибо.

Альберт, да, можно сделать такую программку под заказ.
Оформляйте заказ на сайте, прикрепляйте примеры таблиц с исходными данными, и подробно описывайте, что и как должно работать.

Галина, реализовать склонение в винительный падеж в планах есть, - но пока не могу сказать, когда займусь этим.

Доброго времени суток.
У меня такая задача стоит. У меня юридическая компания которая оказывает помощь заемщикам по спорам с банковскими учреждениями.
Имеется клиент у которого есть кредиты в нескольких банках (в среднем 15). Я должен два раза в месяц направлять письма в каждый банк клиента. И так на протяжении 10 месяцев. В итоге получается 20 писем. Шаблоны имеются. В них меняются ФИО клиента, адрес проживания клиента, номер и дата договора, сумма кредита, процентная ставка, номер расчетного счета, полное наименование банка, адрес банка,краткое наименование банка, ИНН банка, ОГРН банка.
Возможно ли сделать программу такую?

Игорь, здравствуйте.

Может быть добавите винительный падеж в надстройку. Часто есть потребность в нем.

Выделите ячейки в нескольких строках. Формирование происходит по количеству выделенных строк.

У меня появилась проблема.

У меня в базе эксель есть такие столбцы

Компания
Должность
ФИО
Фамилия
Имя
Отчество

Но отчество не всегда есть.
Когда я нажимаю сформировать файл, то он формирует только 1 файл по первой строке.

Так уже после закрытия документа выполнится. А надо до закрытия.

Если вы создадите в файле Excel макрос с именем FillDone - он запустится автоматически

Игорь, пригодилась бы возможность после замены всех полей в файле перед закрытием файла выполнить какой-нибудь сторонний макрос. Допустим таблицы отформатировать в вордовском файле.

Для шаблонов Excel - режим Multirow реализован давно:
http://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/MultiRow/Group

Не реализовано только для текстовых файлов (txt)
Стоимость доработки, - около 1000 руб.

Скажите цена вопроса какова за доработку, и еще возможно ли тоже и в *.xls

Здравствуйте
Это возможно реализовать в программе, - но я не делал, поскольку спроса на подобную функцию нет (за несколько лет никто не просил для txt такое сделать).
Если готовы оплатить доработку, - могу заняться.

Доброго времени! Скажите, в режиме Multirow формируется в (*.doc) в несколько строк без проблем.Мне необходимо что бы в (*.txt) тоже формировалось так же построчно. Это возможно, если да, то как то будет реализовано? Спасибо.

ОГРОМНОЕ СПАСИБО ВАМ!!!!! У меня все получилось, все легко и просто оказалось:)

1. В программе есть импорт-экспорт настроек в файлы.
Не очень удобно для быстрого переключения - но пока только это.
Позже сделаю выпадающий список на панели инструментов, для переключения между наборами настроек

2. Можно на выходе получать файл Excel, — но для этого и шаблон должен быть в формате Excel
Но вывод - только в отдельный файл (в исходную таблицу вывод никак не осуществить).
Сформированные по шаблонам файлы Excel можно объединить в один файл (есть такая опция в настройках, на вкладке ДОПОЛНИТЕЛЬНО)

3. Нет, доступ к исходному коду закрыт и после покупки. Там сложный код (из-за универсальности), в котором я сам порой путаюсь (т.к. давно делал)
Даже если вы получите доступ к коду - вряд ли вы сможете там что-то исправить.
В любом случае, вам проще сформировать документ штатными средствами программы, а потом запустить макрос, который доделает то, что вам необходимо (например, переместит лист из созданного файла в исходный файл Excel)
Кстати: если вы назовёте макрос FillDone — то он выполнится автоматически, после формирования документов.

Здравствуйте.

1. Если у меня несколько шаблонов с разными вариациями по отправке, то.
Я поработал в одном - открываю другой, а все настройки по отправки email, прикреплению файлов и т.п. - прежние.
Можно создать и сохранить некие профили настроек под разные шаблоны?

2. Можно ли выходной файл получать не в ворде, а, например, в том же Екселе. Или даже в том же файле, создавая еще один лист. БД -> шаблон -> сформированный бланк на новом листе.

3. Дурацкий вопрос. Вообще, покупка лицензии дает доступ к коду? Чтобы может быть какой-то нюанс подправить под себя.

Да, только если шаблон формата Excel
Если шаблон формата Word - там формулы не работают, потому просклонять фамилию надо в исходной таблице Excel (формулой), и для подстановки использовать уже результат склонения.

Здравствуйте. Скажите макрос предусматривает автоматическое склонение фамилий в шаблон?

Xamid, моя надстройка не переносит данные из одного файла Word в другой.
Если же вы будете вносить данные не напрямую в файлы Word, а в базу данных в виде файла Excel, - то заполнить все 3 файла Word можно будет нажатием одной кнопки

Вы имеете ввиду, что заполняете первый файл Word из Excel? Тогда этот вопрос сюда.

Если же вы хотите просто, заполняя первый документ Word, автоматически заполнять и другие два документа, то это не для этой надстройки вопрос.

Добрый день!
Подскажите пож.:
Есть три документа в файле word ,данные которые вносятся в первый файл есть и в других двух документах.
Как сделать так ,чтобы строки которые заполняю в первом документе автоматически заполнялись в двух других файлах с идентичными строками?
Т.к.в двух других файлах имеются строки с информацией которую я ввожу в первом файле.

Здравствуйте, Георгий.
В программе нет такой возможности (брать картинку с листа исходной таблицы)