Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения
Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.
Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.
На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.
Особенности программы
- Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.). - Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
- Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
- Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
- Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
- Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
(вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.). - Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
(или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк) - Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.
С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.
Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе
Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе
Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:
- заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
- подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
- разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
- подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
- сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
- распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
- заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы
Комментарии
Что-то не так делаете)
Демо-версия (точнее, TRIAL версия) полнофункциональна.
Позвоните прямо сейчас мне в скайп, - подскажу, что изменить в настройках, чтобы всё заработало.
Ну или нажмите кнопку "Сброс всех настроек к значениям по-умолчанию" - может помочь.
PS: В настройках программы есть опция "Номер столбца с обязательными данными"
Если в этом столбце значения нет - такие строки обрабатываться не будут.
Причин может быть множество, - но, однозначно, проблема в настройках (где-то одну галочку снять, или номер столбца поменять, - и все заработает)
подскажите выделяю несколько строк чтобы сформировать документы, а формируется только по первой ? это изза демо версии или что то не так делаю ?
Дмитрий, функция отправки писем через Outlook будет, - но чуть позже
(несколько пользователей программу уже просили об этом, - но пока ещё эта опция не готова)
Следите за обновлениями.
Анна, видеоинcтрукция по дополнительным возможностям программы (отправка почты + режим Multirow)
появится примерно через месяц.
Если разобраться не можете, - позвоните мне в скайп, я вам покажу, как пользоваться этим режимом,
и отвечу на все ваши вопросы по программе.
А можно в
Программе заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word)
отправлять письма из OUTLOOK, или както это реализовать?
Замечательная программа, проста в использовании и существенно экономит время.
P.S.Очень хотелось бы видео по MultiRow.
Здравствуйте, Павел.
Моя программа будет работать и в английской версии Office, но интерфейс весь на русском
(надписи на форме настроек, кнопки на панели инструментов)
Делать многоязычную версию (как в программе вставки картинок) пока не планирую.
(можно сделать — под заказ, — но это обойдётся вам достаточно дорого)
Скажите, а у Вас англоязычная версия программы? Обязан работать с английскими версиями офиса, и русские версии надстроек не имею право устанавливать...
Уведомляю, что 19 апреля 2013 г. в 15:18 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.1.6 RC).
Изменения в новой версии программы:
Если вы создаёте по шаблону Excel несколько файлов, — то есть возможность собрать все листы в один файл Excel.
Например, если программа создала (заполнила) 3 файла Excel, то при включении данной опции, будет создан сводный файл,
содержащий все непустые листы из трёх заполненных файлов.
Данная возможность применяется только к файлам Excel в папке «ДОКУМЕНТЫ»
Внимание: функция несовместима с режимом вывода в ПДФ
(если вы создаете по шаблонам XLS файлы PDF, их уже не объединить)
Рекомендуем обновить программу до последней версии!
Уведомляю, что 12 апреля 2013 г. в 11:10 стало доступно обновление программы «FillDocuments» (версия 2.1.5).
Изменения в новой версии программы:
Инструкция по новым возможностям программы
Рекомендуем обновить программу до последней версии!
Не моей идеи, а вашей.
Я куда чаще вашего сталкиваюсь с заказами на программы для заполнения всяческих документов,
и могу сказать, что описанное вами не будет пользоваться большим спросом.
Знаете, почему такой программы нет нигде?
Всё просто - потому что она никому не нужна)
Если был бы достаточный спрос, - были бы и предложения.
Чтобы сделать универсальную программу такого плана, надо потратить несколько месяцев
(нет ведь четкого задания, надо предусмотреть все возможные варианты, коих множество)
И сколько народу потом купит эту «навороченную» версию, пусть даже за 5 т.р.?
2-3 человека в год? Так у меня потраченное время и за 10 лет не окупится....
Вы бы попытались спроектировать такую программу (где что угодно куда угодно можно было бы подставлять) - поняли бы всю сложность реализации.
Потому, можно считать вопрос закрытым, - пока разработка подобного не планируется.
Программа, со временем, будет получать новые функции (например, возможность брать исходные данные с нескольких листов, вставлять в Word целиком таблицы) - но не будет столько наворотов, сколько вам нужно.
Так будем по порядку.
Цена программы не важна если она будет хороша.
А заказывать под мой УНИКАЛЬНЫЙ случай конечно можно, но в том то и дело что я вам предлагаю сделать не уникальный а универсальный вариант.
Менять много не надо в программе. Если вам кажется что такого уровня разработка тянет на дополнительную оплату можно поступить разумно, я такое уже видел.
Вы просто выпускаете еще одну версию программы назвав ее скажем:
"Программа заполнения документов - Ultra"
Сделав ее цену не 1000 рублей а 2000
У людей будет выбор нужна им универсальность или нет, если нет 1000 если да 2000
В итоге каждый найдет себе что нужно и вы не будете в накладе.
Итак что надо к тому что есть прикрутить.
I. Думаю что еще на первой вкладке сделать выбор режимов работы
1. Работа по тому алгоритму что есть уже в вашей программе, тоесть
Заполнение форм документов на основе одного шаблона и документа Excel в котором хранится база данных заполняющая множество документов данными по строкам таблицы
2. Работа по алгоритму когда нужно заполнить так же множество документов на основе все того же одного шаблона, НО используя в качестве исходника не один документ с кучей строк базу данных а множество документов каждый из которых будет иметь в тех же местах РАЗНЫЕ данные (как пример из жизни это могут быть документы сформированные как промежутовный вариант в других программах которые умеют выводить свои данные в excel, таких программ множество)
2.1 Плюс к этому варианту можно добавить опцию с новым кодом в шаблоне по тому же типу что уже есть у вас {Название поля} но сделанный специально под заполнение табличных данных из исходного документа.
Ну согласитесь такая ситуация бывает ОЧЕНЬ часто! Например какая то программа выводит прайс в EXCEL а надо это выгнать в WORD по какой либо причине (скажем по той же кривой работе с нумерацией страниц в EXCEL, ye нельзя в нем настроить нормально нумерацию если это не колонтитул а прямо в тексте, да и таких причин может быть море)
Все так же идет как по вашей уже существующей схеме когда заполняются единичные данные в итоговом шаблоне кроме небольшой пимпочки, вывод плюс к ЭТОМУ еще таблицу, причем таблица может быть любая, привязаться к ней можно так же с помощью именованных диапазонов, или Форматирования как таблица в Excel, что еще лучше, если ты не в курсе какой будет итоговый размер таблицы.
3. Вариант 3 это совмещение и первого и второго, когда можно использовать и множество исходных документов и так же множественную базу в каждом из них.
Это уже в более сложных случаях. Плюс добавить возможность вставки в итоговый документ не только Заполняющихся таблиц из исходника, или данных по строкам из таблицы, но и УНИКАЛЬНЫЕ данные скажем с указанием в итоговом шаблоне конкретную сссылку на конкретную ячейку из исходника, типа такого: {Лист1:D16}
По такому принципу.
3.1. Открываем скажем все документы такого то типа (Маска файла на пример "Прайс(счетчик).xls) из папки такой то (можно добавить возможность поиска и в подпапках если их раскидали по подпапкам).
3.2. Выбираем шаблон в который мы будем впихивать наши данные (пример Прайсы.doc)
3.4. Настраиваем варианты заполнения из исходных данных
3.4.1. Данные как в вашем варианте по строкам таблицы
3.4.2. Данные для заполнения последовательно таблицы из исходника в итоговый шаблон
3.4.3. Данные из конкретных адресованных ячеек типа: {Лист1:D16}
3.3. Запускаем работу так как по сути все поля в шаблоне *.doc должны быть уже готовы.
По моему неплохая реализация вашей идеи?!
Повторяю программу можно сделать более СТАРШЕЙ по отношению к существующей выбрав для нее другую цену.
Я вам просто гарантирую что если вы сделаете за нее цену даже в 5 тысяч, от желающих на нее у вас отбоя не будет, потому что такого нет НИГДЕ, а НАДО ОЧЕНЬ!
В любом случае делать или нет ваше решение.
Я всего лишь даю идею.
Здравствуйте, Иван.
Пока программа такого не позволяет.
Есть, конечно, режим подстановки данных из нескольких выделенных строк, - но это предварительно надо строки выделять вручную.
А если таблица большая, то это придется долго искать (фильтровать) строки, и несколько раз запускать формирование документов.
Дорабатывать программу в этом плане пока не собираюсь (хотя ко мне уже обращались с похожей просьбой).
Дело в том, что я не совсем понимаю, как сделать эту опцию универсальной (слишком много всяких разных вариантов подставновки, если выделена не одна строка, а, например, три)
Потому, в подобных случаях, я пишу дополнительный макрос (или предлагаю человеку самому его написать), который в цикле проходит по всем строкам таблицы,
отображает строки блоками (по совпадению заданных столбцов), и запускает формирование документов.
Кстати, из произвольного макроса очень легко программно нажать кнопку «Сформировать документы» — достаточно добавить одну строку:
Call CreateAllDocuments
Можно также сделать дополнительный макрос, создающий на временном листе табличку из 1 строки, с шапкой и данными из ваших 2-3 строк, с последующим запуском CreateAllDocuments, — результат будет тот же.
По анонимному комментарию, насчёт обработки данных из MAPINFO:
если вы готовы заплатить за программу 50 т.р., — так в чем тогда проблема?
Зачем вам универсальные решения типа этой программы? Можно же просто заказать мне разработку программы под ваши нужды.
И будет у вас программа, идеально подходящая для ваших задач.
Зачем встраивать весь этот функционал (нужный только вам) в общедоступную программу?
(я постоянно общаюсь с покупателями этой программы, и вижу, для каких целей они её используют, — большинству хватило бы и половины её возможностей)
Конечно надо, но ведь не в сторону заметного усложнения?
Самые лучшие программы — это простые и интуитивно понятные.
Знаете встроенную в Windows программу Notepad (Блокнот)? Вот почему бы в ней не сделать поддержку сотни текстовых форматов, добавить возможности из Word, форматирование, и т.д.? Думаете, Майкрософту это не под силу? )
Нет же, дело в другом, — программа Notepad сделана под определённые задачи, и почти все ей пользовались (я - в том числе. использую 10% возможностей Блокнота. Мне вполне хватает)
Кому надо больше возможностей - покупают Notepad++
Зачем? Усложнять программу, повышая её стоимость для всех пользователей?
Моё мнение - наоборот, не повышать цену, и упрощать интерфейс.
Вот в этом плане я сейчас и работаю - меньше кнопок, подсказки и видеоинструкции.
Добрый день! Безумно нужна подобная программа, вопрос с доработкой или настройкой.
В массиве данных случается что 2 или 3 строки равны ( по одному или двум показателям) и должны распологаться в одном Wordовском документе - как можно это сделать!?
нет вы меня не понимаете как раз )
Мне не нужна универсальная программа за 1000 рублей, вообще ее конечная стоимость не важна ни в одном месте. Хоть 50 тысяч.
Просто я не расписал более предметно Как я вижу изменения, на самом деле Даже внешне и в части кода изменений будет СОВСЕМ не много.
Не надо добавлять кучу настроек, я подумав могу вам расписать что конкретно и куда добавится, даже вкладку можно не создавать новую а всего лишь добавить две или три строки в первую основную.
Реализация таких вещей есть уже во множестве программ, но так как программы в роде вашей нет, то ЭТО и надо в нее добавить, будет действительно Мощьная программа по возможностям а нагрузки на вас как на программиста будет не так много.
А цена что... Цену можно добавить пропорционально затраченным усилиям.
Просто в данный момент программа ОЧЕНЬ узкоспециальна, толкьо для заполнения форм по базе данных, а можно сделать то же + Заполнение данных в этих формах.
Программу же надо куда то развивать? Вот вам и путь.
Здравствуйте.
Сделать-то можно, но... либо потеряется универсальность программы, либо надо столько настроек всяких добавлять (что куда должно подставляться), что я потом сам в этом не разберусь (а что уж говорить о пользователях, большинству из которых надо всё как можно проще)
На все случаи жизни программу не сделать (ну или она стоить будет во много раз дороже)
Я вас понимаю - хочется получить практически нахаляву (всего за 1000 рублей) универсальную программу, которая будет проделывать множество операций по формированию сложных документов.
Увы, так не бывает... если нужна сложная многофункциональная программа, её надо делать под заказ, — и тогда да, все будет заполняться нажатием одной кнопки.
А в вашем случае, когда итоговые документы достаточно сложные по структуре, потому разрабатывать универсальную программу под это дело экономически невыгодно.
Большинству пользователей вполне достаточно имеющегося функционала (за доработками очень редко кто обращается),
так что усложнять программу не вижу смысла.
Программа неплохая...
Но она по сути работает с частным случаем, когда за основу вывода данных отвечает сформированный документ в EXCEL где по строкам накиданы данные которые мы по шаблону в Word заполним для кучи документов, это не плохо.
Но чаще всего в жизни другая ситуация когда надо выполнить и Это первое условие, и второе, когда в каждом новом документе надо заполнить некую базу данных для КАЖДОГО итогового документа.
Меня это все интересует потому что я работаю с базами данных в MAPINFO по сути формирую документы типа Межевых планов, Карта планов и т.п.
Что мне там нужно: Для каждого объекта и надо создать итоговый документ где вполне подойдут данные из общего на все эти объекты документа с базой данных где можно вписать:
1.Наименование объекта
2. Срок аренды
3. Площадь
и.т.д.
НО! Еще в итоговый скажем Word документ для каждого из этих объектов надо вставить и Каталоги координат, которые я с легкостью и вывожу в Каждый отдельный для каждого объекта документ Excel. И этот каталог координат всегда разный, и по составу данных (цифры) и по количеству строк, так как координат у каждого объекта разное количество.
Вопрос такой, можно ли в Этой программе на данном этапе организовать в итоговый документ вывод не только Данных из таблицы с повторяющимися сведениями, но и для каждого нового документа из каждого исходного документа данные с автоматическим заполнением вниз по таблице данных?
Или Возможно ли это добавить в программу, мне кажется это не таким уж и сложным, по сути в тело программы надо будет добавить еще одну вкладку в которой в качестве источника указывать папку с МНОЖЕСТВОМ готовых шаблонов (Файлы Excel с уже готовыми данными + Таблицами координат или еще чем угодно) и чтобы он для каждого из этих шаблонов-заготовок создал на выходе по одному документу на основе шаблона Word где построчно заполнил изменяющиеся данные по объектам + вывел табличные данные так же для каждого объекта?
В результате программа стала бы э... Из за такого не очень в плане юзабилити эпохального изменения (всего + одна вкладка настроек) очень функциональной, и я бы даже сказал неубиваемой в плане нужности для всех.
Не встречался ещё с подобным... сотни людей пользуются программой, и ни у кого не было подобного.
Половина какого текста нечитаема? Можете выслать скриншот мне на почту?
Вы под Windows запускаете программу?
Ну а проще всего будет, если вы не позвоните в Скайп, — тогда мы разберемся с проблемой немедленно.
Здравствуйте!
Пытаюсь попробовать использовать демо версию, возникает проблема. Во-первых с кодировкой, половина текста программы выходит непонятными символами - нечитабельно. Во-вторых, не создаются атвтоматически папки ШАболоны и Документы. Соответственно программма не выполняется. Очень бы хотелось разобраться в этом и попытаться использовать вашу программу.
А что это за «формат INC» такой? Для чего он, какими программами открывается?
И что в нем надо заполнять?
Добрый день, подскажите, а эта надстройка работает с таким форматом как "inc", спасибо!!!
Напрямую коды полей вставить в формулы не получится.
Но есть простое решение, описанное здесь:
http://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/SeparateLetters
(вставляем код поля в любую пустую ячейку, а формулами подтягиваем данные уже из этой «невидимой» ячейки)
Здраствуйте. Скачал пробную верию программы, разбираюсь. Появился вопрос можно ли в заполняемые поля встороить функции, например ЕСЛИ, ТДАТА итд. или ячейки будут заполняться только данными из основной таблицы без изменений?
Если есть такая возможность, то как выглядит запись? У меня выскакивают ошибки.
Такую программу искал уже давно, находил много но в чем-либо они мне не подходили. Эта программка как-будто под меня сделана - сделана так как я себе это и представлял.
Автору большое спасибо.
Программа идеально справляется со своими задачи и очень помогает, когда имеешь дело с большим объёмом заполняемых документов. Большое спасибо автору!
Да всё можно автоматизировать, вот только есть 2 проблемы:
(подавляющему большинству пользователей программы вполне достаточно имеющегося функционала)
В программе не так много всяких настроек - и то некоторые пользователи путаются.
А если ещё кучу настроек добавить (что с какого листа заполнять, в каком порядке, с каких строк) - так я потом сам не разберусь, как все это работает)
Хотя, возможно, я не совсем правильно понял, что вам требуется.
Можете написать мне на почту, прикрепив примеры файлов (шаблоны + исходный файл), и ПОДРОБНО описав последовательность своих действий (только не так как сейчас, - а по действиям, например: открываю лист такой-то, выделяю такие-то строки, нажимаю кнопку «Сформировать документы», выбираю такие-то шаблоны, дожидаюсь формирования документов, перехожу на лист такой-то, и т.д. и т.п.)
Возможно, в этом случае я вам посоветую, как упростить процесс заполнения документов без доработки программы.
PS: Можно, например, написать простейший макрос, который будет управлять моей программой, — переключать листы, выделять строки, выбирать шаблоны, запускать формирование документов, и т.д.
Написание такого макроса рассматривается как доработка (будет платным), — но позволит вам автоматизировать процесс полностью.
Оба варианта крайне полезны и удобны. Я вот о чем: в первом по активному листу заполняются определенные шаблоны, ждешь пока заполняются, далее вручную переходим на другой лист, заполняем ряд шаблонов, бьющихся по названию и тд. Во втором вручную выбираешь нужные шаблоны и ждешь заполнения по выделенным данным, далее выделяешь данные для других шаблонов, ждешь заполнения и тд. Заполнить требуется все шаблоны поочередно. Можно ли автоматизировать переход от одной выборки данных и шаблонов для них к другой? Извините, возможно слишком много хочу... свести заполнение до одного клика...
Такая возможность уже реализована, причем в 2 вариантах:
1) можно заполнять только те шаблоны, название которых присутствует в имени листа
(например, называем лист «Договор + Акт» - и программа будет использовать только 2 шаблона для заполнения, с названиями «Договор» и «Акт»)
Для этого надо поставить галочку в настройках на вкладке «Дополнительно»
2) При нажатии кнопки «Сформировать документы», можно выбирать в диалоговом окне,
какие шаблоны заполнять.
Этот режим включается галочкой на вкладке «Основные настройки»:
Здравствуйте.
Не планируете ли добавить возможность работы надстройки по определенным (по нескольким) листам (или по всем сразу)? Допустим много шаблонов с разным количество заменяемых данных (все заменяемые данные в одной строке активного листа, их много, собраны со всех шаблонов), то прогонять все шаблоны скопом затратно по времени. Так бы можно было на каждый шаблон завести отдельный лист и ускорить заполнение определенных шаблонов (избежать перебора всех заменяемых данных по всех шаблонам). Только заполнение то происходит с активного листа, а если их много - вручную переход на новый лист и запуск надстройки.
Благодарим за разработку программы, в использовании проста, а в работе экономит массу времени. Однажды купив, мы сэкономили не только на времени менеджеров, но соответственно, и на оплате сверхурочных...
Здравствуйте, Илья.
В том виде, в каком программа есть сейчас, это не поддерживается.
Чтобы доработать программу под ваш вариант - требуется значительная переделка, и много лишних настроек, — так что это не вариант.
Обычно, в таких случаях, я советую написать простенький макрос, который создаст временный дополнительный лист с нужными данными (строка заголовка + строка с данными), и запустит формирование документов.
(потом этот временный лист можно автоматически удалить)
Это позволит обойтись без доработки программы, — и всё будет работать как вам надо.
Отправить комментарий