Главная » Готовые решения

Создание документов по шаблонам (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Для загрузки надстройки FillDocuments воспользуйтесь кнопкой Скачать программу

Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус

Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов

Это полнофункциональная пробная (TRIAL) версия, у вас есть 7 дней,
в течение которых вы можете протестировать работу программы.

Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе

Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию

Лицензия (для постоянного использования) стоит 2500 рублей.

В эту стоимость входит активация на 2 компьютера (вы сможете пользоваться программой и на работе, и дома).
Если нужны будут дополнительные активации, их можно будет в любой момент приобрести по 700 рублей за каждый дополнительный компьютер.

Комментарии

Гость, 28 Мар 2017 - 07:35.#1

Игорь, от чего зависит скорость подстановки значений в шаблон? От длины шаблона походу нет. Сравниваю 2 шаблона: в обоих случаях включено "искать в шаблонах коды полей и заменять только найденные", выключена подстановка в колонтитулы, надписи и прочие внедрённые объекты.

Игорь (администратор сайта), 26 Мар 2017 - 16:04.#2

Здравствуйте, Сергей
Отправил в Dr.Web заявку по ложному срабатыванию. В прошлый раз они быстро ответили и исправили, надеюсь в этот раз тоже оперативно решат проблему.

UPD: через час они ответили

Ваш запрос был проанализирован. Это срабатывание является ложным. Ошибка была исправлена.

Быстро они реагируют, молодцы (аваст вот месяцами обещает и ничего не делает)

shemz, 26 Мар 2017 - 15:16.#3

Сегодня доктор Web опять начал ругаться на вирус в надстройке (W97 что то там)

Игорь (администратор сайта), 21 Мар 2017 - 20:15.#4

У них алгоритмы меняются, - где-то что-то исправят, и снова ложная сработка
По результатам virustotal, Касперский не имеет ничего против моих программ
Да и жалоб пока не поступало (когда год-два назад каспер заругался, мне сразу несколько пользователей написало,и я к ним обратился тоже, они исправили)

PS: Не обязательно писать в техподдержку им, можно просто добавить файл в список исключений антивируса.

Гость, 21 Мар 2017 - 19:47.#5

Текущий показатель выявления с сайта virustotal 13/55 по результатам проверки надстройки FillDocuments 2.4.7. Не так давно начал ругаться на файл и KIS 17, что уже доставляет неудобства. Ранее (год-два назад) обращался в поддержку KIS, и они добавляли надстройку в исключения очередной базы обновлений. В программе произошли какие-то кардинальные изменения? Если все в порядке и не только я испытываю эти проблемы, то вопрос с Kaspersky должен быть улажен, разумеется, разработчиком ПО.

Гость, 8 Мар 2017 - 00:39.#6

А откуда я могу знать о том, что к вам не обращались с подобным вопросом? Форума, на котором велось бы обсуждение программ у вас нет. сообщения о просьбах с сайта вы можете удалять. личную переписку по скайпу и почте естественно не покажете. может вы за одну и туже доработку у разных людей берете оплату?
Несколько лет назад приобрела программу Древо жизни, так там есть и форум, и отдельный сайт где люди обсуждают идеи и голосуют за них. Причем некоторые из них были мои, и заметьте реализованы "БЕСПЛАТНО".
Сделайте подобный банк идей, и посмотрите сколько и каких доработок нужно, количество людей за них проголосовавших. Только если для вас самое главное "платные доработки", ничего этого не будет.
Могли бы на 8 марта и подарок сделать.

Игорь (администратор сайта), 7 Мар 2017 - 23:51.#7

Недоработка? Отнюдь, я сделал всё так, как просили пользователи.
И тысячи пользователей, на протяжении последних 4 лет купивших программу, вполне всем довольны, и всё у них раскладывается по папкам как надо.
И тут вы, - неудобная программа, типа (хотя, достаточно все шаблоны в одну папку сложить, и проблема решена)
Если бы еще 1-2 пользователя мне о том же сказали, - безусловно, сделал бы, и бесплатно.
Впрочем, 2-4 года назад, когда программа активно развивалась, почти все доработки / улучшения были бесплатными.
Сейчас же программа, в том виде каком она есть, устраивает 99% пользователей. Все многочисленные просьбы пользователей удовлетворены.
Потому, в вашем случае доработка может быть только платная (потому что только вам это неудобно)

Гость, 7 Мар 2017 - 22:28.#8

Почитала комментарии, и через одно требуется платная доработка. Вам не кажется, что мягко говоря, не порядочно продавать продукт требующий платную доработку.
Я считаю, что данное формирование документов Ваша недоработка, которую Вы должны исправить. Если разработали программу формированием документов, то она должна раскладывать документы в папки во всех различных вариациях.

Игорь (администратор сайта), 7 Мар 2017 - 22:00.#9

Эту опцию не отключить.
Если в папке ШАБЛОНЫ присутствуют подпапки, - такая же структура папок сохраняется и в папке с созданными документами
Если готовы оплатить доработку программы - сделаю как вам надо, или просто уберите подпапки в шаблонах.

Гость, 7 Мар 2017 - 21:18.#10

Здравствуйте, Игорь!
У меня в папке Шаблоны формы документов разложены по подпапкам для моего удобства. при формировании документов, готовые документы также раскладываются по папкам с именами шаблонов, а не по папкам как я указала в настройках "формировать имена создаваемых файлов по маске". подскажите как отключить эту опцию?

Игорь (администратор сайта), 6 Мар 2017 - 23:17.#11

Этот режим не реализован пока.

Тринеев, 6 Мар 2017 - 18:00.#12

Подскажите пожалуйста как в FillDocuments переключиться в режим Вертикальная таблица (поля в столбце)Кнопка не активна.

Игорь (администратор сайта), 5 Мар 2017 - 13:04.#13

Только в Excel под Windows
system requirements

Гость, 5 Мар 2017 - 12:56.#14

Не подскажете Ваша программа по заполнению документов будет работать в линуксе или только в офисе под виндовс?

Игорь (администратор сайта), 27 Фев 2017 - 05:51.#15

Попробуйте на новой версии программы, - там всё должно работать
Новую версию можно скачать по этой ссылке:
http://excelvba.ru/updates/download.php?addin=FillDocuments

Гость, 27 Фев 2017 - 02:54.#16

Есть косяк. Если в документе есть разрывы раздела или разрывы страниц(а может и вместе) то колонтитулы заполняются только до первого разрыва, а потом пусто. (Естественно все галочки стоят)

Игорь (администратор сайта), 23 Фев 2017 - 22:26.#17

Можете создать копию шаблона (с нескрытыми листами) - там и печататься будет, и ПДФ формироваться

но они так и остаются скрытыми

Ну а с чего им вдруг переставать быть скрытыми...
Это только если программу дорабатывать (доработка платная)

Гость, 23 Фев 2017 - 22:16.#18

Скрытые листы заполняет, но они так и остаются скрытыми и соответственно на печать ничего не отправляется и pdf файлы не создаются. Как эту проблему решить?

Игорь (администратор сайта), 23 Фев 2017 - 20:21.#19

Со скрытыми листами - должно получиться (программа заполняет все листы), попробуйте.
Защиты на заполняемых ячейках быть не должно (в программе нет опции снятия защиты листа перед заполнением)

Гость, 23 Фев 2017 - 16:57.#20

Добрый день, с Праздником Вас.
Подскажите пожалуйста, Ваша программа заполняет шаблоны эксель только по названию файла или по наименованию листа тоже может? еще интересует может ли заполнять скрытые (супер-скрытые) листы без пароля и защиты, с защитой и паролями понимаю будут проблемы. Хочу скрыть листы с данными и оставить один пустой лист. Есть необходимость убрать шаблоны от лишних глаз и шаловливых рук.

Игорь (администратор сайта), 20 Фев 2017 - 17:27.#21

Здравствуйте, Матвей.
В программе реализован вывод метки «отправлено» в заданный столбец
Достаточно дописать пару строк кода в ваш файл Excel - и справа будет добавляться метка времени
(макрос будет отлавливать добавление метки «отправлено», и справа в ячейку писать текущие дату и время)

Правой кнопкой на ярлыке листа, пункт «Исходный код»
В открывшееся окно редактора вставляем код:

Option Compare Text
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Target.Cells.Count = 1 Then If Target = "Отправлено" Then Target.Next = Now
End Sub

Гость, 20 Фев 2017 - 17:15.#22

Есть ли возможность в настройке заполнять отдельный столбец файла, по которому идёт рассылка данными, данными с временем отправки (создания) писем?
Это актуально, когда каждое письмо отправляется раз в минуту и иногда важно видеть в какое конкретно время оно было отправлено.

Гость, 19 Фев 2017 - 12:01.#23

а вы говорите, что данная функция не будет востребована, она уже частично реализована, но ее можно усовершенствовать. нужно просто копировать необходимые файлы в те папки, где создаются документы и уже из этих папок делать рассылку. мне например, прежде чем рассылать письма, необходимо проверить документы и подписать их электронно-цифровой подписью. а в этом случае рассылку нужно делать в ручную.

Игорь (администратор сайта), 19 Фев 2017 - 02:51.#24

Речь шла про эту опцию (при включенной опции «Выполнять рассылку писем» на первой вкладке настроек)

Гость, 19 Фев 2017 - 01:28.#25

будьте любезны, пояснить о каком письме и функционале идет речь и как им воспользоваться. как прикрепить файлы ПДФ к письму, создаваемому программой?

Игорь (администратор сайта), 17 Фев 2017 - 20:19.#26

Столбцы переименовать - конечно можете.
Если же нужно что-то, что эта надстройка не умеет, - оформляйте заказ на сайте, прикрепляйте примеры файлов, и подробно описывайте, что и как должно работать.

Гость, 17 Фев 2017 - 19:34.#27

А вообще было бы интересно создание полной надстройки для моей работы (грамоты). Куда и как можно сделать заказ для расчета стоимости? телефон есть?

Гость, 17 Фев 2017 - 19:23.#28

Добрый день, могу ли я адаптировать эту программу для своей работы. Переименовать столбцы? и т.д. требуется распечатка грамот с определенными заданными данными. Шаблоны естественно сделаем свои.

Гость, 17 Фев 2017 - 14:41.#29

>>Вот если бы надо было прикрепить эти файлы ПДФ к письму, создаваемому программой, - то можно было бы (такой функционал есть)
что-то не увидел такого функционала

Игорь (администратор сайта), 17 Фев 2017 - 13:40.#30

В программе нет такой возможности
Вот если бы надо было прикрепить эти файлы ПДФ к письму, создаваемому программой, - то можно было бы (такой функционал есть)
А просто копирование посторонних файлов я не делал (и не планирую)
В плане кода это несложно, - просто не думаю, что такой функционал будет востребован кем-либо, кроме вас.