Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения
Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.
Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.
На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.
Особенности программы
- Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.). - Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
- Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
- Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
- Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
- Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
(вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.). - Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
(или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк) - Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.
С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.
Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе
Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе
Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:
- заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
- подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
- разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
- подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
- сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
- распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
- заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы
Комментарии
Александр, вы про какой конкретно функционал говорите?
Нет подробного описания желаемого функционала - потому, не могу озвучить точную стоимость доработки
Если про обработку всех файлов их папки, - то можно вывести на панель инструментов дополнительную кнопку типа «Обработать все файлы в папке»,
стоимость такого варианта будет в районе 1000-1500 руб (отдельная надстройка, формирующая эту кнопку)
Да, то, что можно так сделать, понятно.
Скажите, а в принципе Вы можете добавить такой функционал? И если да, то на каких условиях?
Александр, сумму можно вычислять в исходной таблице Excel,
либо в шаблоне, если он формата Excel.
Запускать по очереди для нескольких документов - такой возможности нет, только если дополнительный макрос написать
Добрый день!
Скажите, можете ли Вы добавить функцию подстановки в шаблон значений, обработанных экселевской функцией: например, сумма диапазона ячеек в строке.
И можно ли программу запускать как сценарий к списку (или папке) xls-документов?
Включите опцию «выполнять подстановку в надписи и колонтитулы» в настройках программы
И все будет подставляться
(если что-то не получится - пишите в скайп, разберемся)
Добрый день! Подскажите, возможно ли заполнять с помощью этой программы колонки таблицы в колонтитуле документа ворд импортом из эксель?
Способ написания в них в {название столбца} результата не дает
С разных листов подставлять данные можно, но только из именованных ячеек:
http://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/FieldCodes
(см. Второй тип кодов полей)
Допустим у меня в файле эксель 4 вкладки, можно ли сделать так, чтоб надстройка подставлял в шаблон все имеющиеся в шаблоне поля из всех вкладок например фамилия в одной вкладке имя в другой, а отчество в третий в шаблоне есть поля имя фамилия отчество. и еще вопрос допустим у меня 4 фамилии написанные в столбец от ячейка А2 до А5 как их вставить в шаблон всех
Зачем повторные проходы?
В программе есть возможность вставки блоков текста из файлов Word
(опция включается в настройках на вкладке ДОПОЛНИТЕЛЬНО)
Игорь, почему бы не добавить возможность повторного прохода для сбора сложных конструкций. Допустим, вставляю ворд блок, в нём поля.
Можно конечно (если вы про подготовку шаблона)
Откройте шаблон, и замените в нём штатными средствами Word все «Иванов Андрей Петрович» на код поля {ФИО} (или как у вас там столбец называется с ФИО)
доброго вечера, а если у меня много документов например 100 разных документов, в одном и том же документе по 20 раз повторяется допустим ФИО которое нужно подставлять из экселя, можно ли как то через найти и заменить настроить все это ? а не кликать каждый раз?
Александр, письма формируются моментально
А насколько быстро они отправятся, - зависит от чего угодно, только не от моей программы.
Влиять может скорость интернета, размер письма (вложений), ограничение на отправку со стороны постового сервера (например, 2-3 письма быстро ушло, а остальные зависли в отправке, - это потому, что почтовый сервер не принимает их к отправке - защита от спама на стороне сервера)
Добрый день!
Подскажите с чем может быть связано падение скорости отправки сформированных писем.
Есть несколько типовых шаблонов, которые при создании идут на отправку почтой.
Один из них идет заметно медленнее - 2-3 письма в минуту, хотя там формируется всего один документ и набор полей для вставки меньше чем у альтернативной рассылки (там 2 документа и набор полей для вставки больше).
Может ли влиять количество строк в таблице на скорость отправки писем?
Или возможно влияет размер файла? Хотя данные разбиты на несколько листов.
Здравствуйте, Сергей
Неделю назад вы активировали новую версию, и всё должно было работать
Возможно, у вас на компе где-то осталась старая версия программы, и вы эту старую запустили уже после использования новой, - оттого и проблема.
Удалите все версии программы с компа, потом заново скачайте новую, - и всё будет работать.
Ссылка на скачивание новой версии:
http://excelvba.ru/updates/download.php?addin=FillDocuments
Была скачана версия 3.1.0. от 27.03.2017, но сегодня она "слетела" с указанием на то,что окончилось количество пробных запусков, после этого активировалась только до версии 2.4.7.9. Что-то можно сделать?
Александр, не помню, есть ли там в trial версии ограничение по количеству документов, а если есть - то какое.
В любом случае, для тестирования программы этого хватит
Благодарю за помощь.
Ещё вопрос сколько документов можно заполнить в бесплатной версии?
Александр, зачем вам какие-то сигналы...
Вот есть у вас в исходном файле столбец с названием, например, ФИО
Открываете шаблон, в любом месте пишете {ФИО}, сохраняете, — и пробуете
Всё проще некуда (думаю, дописать скопировать название столбца и фигурные скобки труда не составит)
Добрый день, подскажите в чём может быть загвоздка. Загрузил в шаблоны вродовский файл, открыл исходник с данными, выбираю в шаблоне место вставки исходников - прозвучал сигнал, но никаких кавычек и прочего небыло, при попытке сформировать файл - в документы выгружает файл один в один с шаблоном. Номера строк вроде правильные. Прошу помочь разобраться
перед запуском скачанного файла надстройки, необходимо выполнить следующее:
> найти скачанный файл надстройки в папке (обычно это папка «Загрузки»)
> щелкнуть правой кнопкой мыши на файле - Свойства - Разблокировать - ОК
> и только после этого запускать
у меня не появляется кнопка "надстройки", хотя скачала файл надстройки и включила макросы. что делать?
Сергей, вы используете старую версию программы (которая сейчас на сайте выложена)
Попробуйте новую скачать, по этой ссылке:
http://excelvba.ru/updates/download.php?addin=FillDocuments
(я насчет новой версии к ним обращался)
Или, возможно, они еще не добавили сделанное исправление в базы
Нет, доктор Wev продолжает сигналить о вирусе. Базы обновляются раз в полчаса.
Прикол в начинке Word - так он устроен, что при излишнем форматировании, после выполнения замен, Word медленнее отрисовывает результат
На одной замене (когда вручную выполняете замену) это не особо заметно (но заметно), а при множественных подстановках разница во времени ощутима.
Если хотите ускорить работу Word - напишите в Microsoft (или установите другую версию Office, или возьмите компьютер помощнее)
Сбросил стиль (очистил все форматирование) таблицы - стало быстро заполняться как и с текстом. В чём прикол?...
Используется встроенная в Word замена - все замены выполняются по очереди
Ускорить - вряд ли, такой вот Word неторопливый в заменах порой.
Как я уже говорил, для ускорения снимите галочку «подставлять в надписи и колонтитулы». Других способов ускорения замен предложить не могу.
Т.е. замену полей в таблице word никак не ускорить? (по сравнению с этими же полями, но когда они в тексте word)
Если включена опция «подставлять в надписи и колонтитулы» - макрос перебирает все разделы документа, коих может быть много, и в них все графические объекты.
Если структура шаблона сложная - это занимает немало времени (именно от количества графических объектов зависит время подстановки, независимо от того, выполняется подстановка в них или нет)
Потому, эту опцию («подставлять в надписи и колонтитулы») надо включать лишь в исключительных случаях, когда без неё никак, - а без этой опции всё быстро должно заполняться.
Заметил, что когда поля в таблице, заметно дольше заполняет, чем когда те же поля в тексте. Это нормальная история? Шаблон один и тот же. Замена в таблицах дольше проходит?