Что такое Макрос

Макрос - это программа на языке VBA (Visual Basic for Applications), предназначенная для выполнения заданной последовательности команд (действий) в приложении.

Макросы VBA доступны в приложениях Office (Excel, Word, PowerPoint, Access и т.д.), и также в других программных пакетах (таких как OpenOffice, AutoCAD, SolidWorks, CorelDRAW, WordPerfect, ESRI ArcGIS и т.д.)

Для чего нужны макросы:

1. автоматизация повторяющихся действий

К примеру, изо дня в день вы выполняете одни и те же действия, связанные с обработкой документов, - открываете файлы, изменяете в них какой-то текст и оформление, вставляете свой логотип, после чего сохраняете и закрываете эти файлы.

И если вам однажды надоест выполнять монотонную работу, и вы пожелаете увеличить производительность труда в десятки рад, - то на помощь вам придут макросы.

Несколько строк кода - и файлы будут сами открываться, заполняться, сохраняться и т.д. и т.п.

Всё это будет происходить очень быстро (и, возможно, даже незаметно для пользователя) - а вам для выполнения многочасовой работы достаточно будет нажать одну кнопку, и подождать несколько секунд.

2. исключение ошибок пользователя, и облегчение работы с документами

К примеру, пользователь заполняет базу данных, где ему требуется вводить даты, номера телефонов, номер и серию паспорта, и т.п. данные, формат которых задан строго (например, номер паспорта должен состоять из 6 цифр). Чтобы облегчить ввод данных, и избежать вероятных ошибок при вводе, можно использовать макросы, которые будут проверять корректность ввода, и уведомлять об ошибках, не давая пользователю занести в документ неверные данные (пример такой программы).

При работе с графикой макросы особенно полезны - макрос выровняет нарисованные от руки графические объекты (или вставит картинки в документ), построит графики, и изменит форматирование фигур, расставив их в нужном порядке и месте в документе.

3. обработка информации из внешних источников, загрузка данных из интернета, рассылка писем

Вместо того, чтобы каждый раз при работе с документом не вводить изменяющуюся информацию, можно поручить эту работу макросу.

Он сам получит текущий курс валюты, загрузит котировки или другие данные из интернета, и вставит эти данные в нужное место документа.

Кроме того, макрос сформирует и разошлёт письма вашим заказчикам, либо отправит сформированный прайс на сайт по FTP.

4. ускорение и оптимизация расчётов в Excel

Как известно, при больших объёмах данных на листе, некоторые встроенные возможности Excel (сложные формулы, условное форматирование) начинают тормозить работу с документом (поскольку при любом изменении на листе происходит пересчёт формул, и перерисовка экрана)

Оптимизировать формулы не всегда удаётся, да и порой чрезмерное усложнение формул также нежелательно.

На помощь придут макросы Excel, которые будут выполнять обработку данных быстрее, и обновлять информацию только тогда, когда пользователю это действительно необходимо.

Тут помогут и пользовательские функции (UDF), которые позволят заметно упростить формулы, сделав их более гибкими по функциональности, и понятными для пользователя.

Возможности макросов, по сути, неограничены, - макрос может сделать всё то, что вы делаете вручную, причем намного быстрее и точнее.

Кроме того, макросы - это не просто набор инструкций в виде кода, а ещё и инструментарий для построения пользовательского интерфейса (формы ввода, диалоговые окна, дополнительные меню и панели инструментов)

Вывод:

Владея макросами даже на начальном уровне, можно значительно повысить эффективность своей работы с документами.

Если же вам понравится свою автоматизировать работу, и вы продолжите изучать макросы VBA, - то сможете увеличить производительность труда в своей организации в десятки раз
(ручных операций практически не останется - вам достаточно будет нажимать нужные кнопки, и контролировать работу программ, посматривая автоматически формируемые отчёты)