Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Заполнение документов Word данными из таблицы Excel

Надстройка FillDocuments предназначена для формирования (подготовки) документов по шаблонам, с заполнением созданных файлов данными из текущей книги Excel, с возможностью отправки писем.

В качестве шаблонов могут выступать следующие типы файлов:

  • шаблоны и документы Word (расширения DOC, DOCX, DOCM, DOT, DOTX, DOTM)
  • шаблоны и книги Excel (расширения XLS, XLSX, XLSM, XLSB, XLT, XLTX, XLTM)
  • текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.)

В качестве исходных данных для заполнения, используется открытый в Excel файл (с таблицей, содержащей строку заголовка)

Количество шаблонов документов не ограничено (хотя в программе предусмотрен вывод предупреждения, если количество используемых шаблонов превышает 50 - поскольку время формирования документов напрямую зависит от количества файлов)

Рассылка писем выполняется средствами почтовых программ TheBAT! или Outlook, или через сервис массовой рассылки.

 

Разобраться в назначении, и способах использования программы FillDocuments, вам поможет видеоинструкция,
в которой я рассказываю об основном назначении программы, и показываю, как она работает:

Дополнительные инструкции можно найти в справке по программе

В каких случаях вам может пригодиться эта надстройка:

  • если у вас в таблице Excel хранится список контрагентов (с их реквизитами), и вы хотите нажатием одной кнопки формировать договоры, акты или коммерческие предложения для каждого из них
  • если в вашей таблице Excel хранятся паспортные данные сотрудников, и вам необходимо быстро сформировать по шаблону приказы или прочие документы в формате Word, заполнив созданные документы данными сотрудников
  • подготовить письма, уведомления, грамоты в формате PDF или Word, заполнив созданные файлы информацией с листа Excel
  • и т.д. и т.п. - надстройку можно применять для создания любых документов на основе данных из Excel

 

Надстройка FillDocuments очень удобна для быстрого создания договоров и приказов, заполнения актов и инструкций, печати писем и соглашений, заполнения путевых листов и извещений, распечатки протоколов и соглашений, подстановки данных в шаблоны заявлений и доверенностей, и любой другой работы по созданию однотипных документов Word и Excel.

 

Эта программа поможет тем, кто ищет, где скачать программу конструктор договоров, скачать программу договоров бесплатно, скачать программу составления договоров, скачать программу заполнения договоров и актов, скачать конструктор договоров, скачать программу для заполнения доверенности, программу создания приказов, программу для составления приказов, и т.п.

Кроме того, в прикреплённых шаблонах вы найдёте образцы договоров купли-продажи, образец договора услуг, командировочное удостоверение, и прочие документы Word, которые можно заполнить при помощи этой программы.

 

Комментарии

Здравствуйте.
Сделать-то можно, но... либо потеряется универсальность программы, либо надо столько настроек всяких добавлять (что куда должно подставляться), что я потом сам в этом не разберусь (а что уж говорить о пользователях, большинству из которых надо всё как можно проще)

На все случаи жизни программу не сделать (ну или она стоить будет во много раз дороже)
Я вас понимаю - хочется получить практически нахаляву (всего за 1000 рублей) универсальную программу, которая будет проделывать множество операций по формированию сложных документов.
Увы, так не бывает... если нужна сложная многофункциональная программа, её надо делать под заказ, — и тогда да, все будет заполняться нажатием одной кнопки.
А в вашем случае, когда итоговые документы достаточно сложные по структуре, потому разрабатывать универсальную программу под это дело экономически невыгодно.

Большинству пользователей вполне достаточно имеющегося функционала (за доработками очень редко кто обращается),
так что усложнять программу не вижу смысла.

Программа неплохая...
Но она по сути работает с частным случаем, когда за основу вывода данных отвечает сформированный документ в EXCEL где по строкам накиданы данные которые мы по шаблону в Word заполним для кучи документов, это не плохо.
Но чаще всего в жизни другая ситуация когда надо выполнить и Это первое условие, и второе, когда в каждом новом документе надо заполнить некую базу данных для КАЖДОГО итогового документа.
Меня это все интересует потому что я работаю с базами данных в MAPINFO по сути формирую документы типа Межевых планов, Карта планов и т.п.
Что мне там нужно: Для каждого объекта и надо создать итоговый документ где вполне подойдут данные из общего на все эти объекты документа с базой данных где можно вписать:
1.Наименование объекта
2. Срок аренды
3. Площадь
и.т.д.
НО! Еще в итоговый скажем Word документ для каждого из этих объектов надо вставить и Каталоги координат, которые я с легкостью и вывожу в Каждый отдельный для каждого объекта документ Excel. И этот каталог координат всегда разный, и по составу данных (цифры) и по количеству строк, так как координат у каждого объекта разное количество.
Вопрос такой, можно ли в Этой программе на данном этапе организовать в итоговый документ вывод не только Данных из таблицы с повторяющимися сведениями, но и для каждого нового документа из каждого исходного документа данные с автоматическим заполнением вниз по таблице данных?
Или Возможно ли это добавить в программу, мне кажется это не таким уж и сложным, по сути в тело программы надо будет добавить еще одну вкладку в которой в качестве источника указывать папку с МНОЖЕСТВОМ готовых шаблонов (Файлы Excel с уже готовыми данными + Таблицами координат или еще чем угодно) и чтобы он для каждого из этих шаблонов-заготовок создал на выходе по одному документу на основе шаблона Word где построчно заполнил изменяющиеся данные по объектам + вывел табличные данные так же для каждого объекта?
В результате программа стала бы э... Из за такого не очень в плане юзабилити эпохального изменения (всего + одна вкладка настроек) очень функциональной, и я бы даже сказал неубиваемой в плане нужности для всех.

Не встречался ещё с подобным... сотни людей пользуются программой, и ни у кого не было подобного.
Половина какого текста нечитаема? Можете выслать скриншот мне на почту?
Вы под Windows запускаете программу?

Ну а проще всего будет, если вы не позвоните в Скайп, — тогда мы разберемся с проблемой немедленно.

Здравствуйте!
Пытаюсь попробовать использовать демо версию, возникает проблема. Во-первых с кодировкой, половина текста программы выходит непонятными символами - нечитабельно. Во-вторых, не создаются атвтоматически папки ШАболоны и Документы. Соответственно программма не выполняется. Очень бы хотелось разобраться в этом и попытаться использовать вашу программу.

А что это за «формат INC» такой? Для чего он, какими программами открывается?
И что в нем надо заполнять?

Добрый день, подскажите, а эта надстройка работает с таким форматом как "inc", спасибо!!!

Напрямую коды полей вставить в формулы не получится.

Но есть простое решение, описанное здесь:
http://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/SeparateLetters
(вставляем код поля в любую пустую ячейку, а формулами подтягиваем данные уже из этой «невидимой» ячейки)

Здраствуйте. Скачал пробную верию программы, разбираюсь. Появился вопрос можно ли в заполняемые поля встороить функции, например ЕСЛИ, ТДАТА итд. или ячейки будут заполняться только данными из основной таблицы без изменений?
Если есть такая возможность, то как выглядит запись? У меня выскакивают ошибки.

Такую программу искал уже давно, находил много но в чем-либо они мне не подходили. Эта программка как-будто под меня сделана - сделана так как я себе это и представлял.
Автору большое спасибо.

Программа идеально справляется со своими задачи и очень помогает, когда имеешь дело с большим объёмом заполняемых документов. Большое спасибо автору!

Да всё можно автоматизировать, вот только есть 2 проблемы:

  1. не уверен, что описываемый вами вариант получится сделать универсальным
  2. не хочется излишне усложнять программу
    (подавляющему большинству пользователей программы вполне достаточно имеющегося функционала)

В программе не так много всяких настроек - и то некоторые пользователи путаются.

А если ещё кучу настроек добавить (что с какого листа заполнять, в каком порядке, с каких строк) - так я потом сам не разберусь, как все это работает)

Хотя, возможно, я не совсем правильно понял, что вам требуется.
Можете написать мне на почту, прикрепив примеры файлов (шаблоны + исходный файл), и ПОДРОБНО описав последовательность своих действий (только не так как сейчас, - а по действиям, например: открываю лист такой-то, выделяю такие-то строки, нажимаю кнопку «Сформировать документы», выбираю такие-то шаблоны, дожидаюсь формирования документов, перехожу на лист такой-то, и т.д. и т.п.)
Возможно, в этом случае я вам посоветую, как упростить процесс заполнения документов без доработки программы.

PS: Можно, например, написать простейший макрос, который будет управлять моей программой, — переключать листы, выделять строки, выбирать шаблоны, запускать формирование документов, и т.д.
Написание такого макроса рассматривается как доработка (будет платным), — но позволит вам автоматизировать процесс полностью.

Оба варианта крайне полезны и удобны. Я вот о чем: в первом по активному листу заполняются определенные шаблоны, ждешь пока заполняются, далее вручную переходим на другой лист, заполняем ряд шаблонов, бьющихся по названию и тд. Во втором вручную выбираешь нужные шаблоны и ждешь заполнения по выделенным данным, далее выделяешь данные для других шаблонов, ждешь заполнения и тд. Заполнить требуется все шаблоны поочередно. Можно ли автоматизировать переход от одной выборки данных и шаблонов для них к другой? Извините, возможно слишком много хочу... свести заполнение до одного клика...

Такая возможность уже реализована, причем в 2 вариантах:

1) можно заполнять только те шаблоны, название которых присутствует в имени листа
(например, называем лист «Договор + Акт» - и программа будет использовать только 2 шаблона для заполнения, с названиями «Договор» и «Акт»)

Для этого надо поставить галочку в настройках на вкладке «Дополнительно»

настройки программы заполнения документов Word из Excel

 

PS: По опции (галочка «Использовать только те шаблоны, имена файлов которых содержатся в названии исходного листа Excel с данными») поясню на примере.

Если у вас в папке «ШАБЛОНЫ» находятся файлы с именами Акт.doc, Приказ.xls, Договор.doc, Распоряжение.doc, то при установке этой галочки, и названии исходного листа с данными «Таблица для актов и договоров», документы будут формироваться только по двум шаблонам из четырёх доступных: Акт.doc и Договор.doc

 

2) При нажатии кнопки «Сформировать документы», можно выбирать в диалоговом окне,
какие шаблоны заполнять.

Этот режим включается галочкой на вкладке «Основные настройки»:

выбор шаблонов документов, которые будут использоваться программой

Здравствуйте.
Не планируете ли добавить возможность работы надстройки по определенным (по нескольким) листам (или по всем сразу)? Допустим много шаблонов с разным количество заменяемых данных (все заменяемые данные в одной строке активного листа, их много, собраны со всех шаблонов), то прогонять все шаблоны скопом затратно по времени. Так бы можно было на каждый шаблон завести отдельный лист и ускорить заполнение определенных шаблонов (избежать перебора всех заменяемых данных по всех шаблонам). Только заполнение то происходит с активного листа, а если их много - вручную переход на новый лист и запуск надстройки.

Благодарим за разработку программы, в использовании проста, а в работе экономит массу времени. Однажды купив, мы сэкономили не только на времени менеджеров, но соответственно, и на оплате сверхурочных...

Здравствуйте, Илья.

В том виде, в каком программа есть сейчас, это не поддерживается.
Чтобы доработать программу под ваш вариант - требуется значительная переделка, и много лишних настроек, — так что это не вариант.

Обычно, в таких случаях, я советую написать простенький макрос, который создаст временный дополнительный лист с нужными данными (строка заголовка + строка с данными), и запустит формирование документов.
(потом этот временный лист можно автоматически удалить)
Это позволит обойтись без доработки программы, — и всё будет работать как вам надо.

Здравствуйте! Существует ли возможность заполнения документа данными, находящимися в двух разных файлах. Благодарю.

Здравствуйте, Виктория.
В заголовке статьи, под ссылкой на скачивание, имеется поле "Условия использования, информация о стоимости".
Щелкните по ссылке, - и отобразится вся необходимая вам информация.

Нашла эту вашу программу практически случайно -это что-то! сказать, что я вам благодарна - ничего не сказать! сегодня опробовала - отличная штука! Подскажите, пожалуйста, программа демо? какое время можно пользоваться бесплатно? или она просто бесплатна?

Здравствуйте, Андрей.
Ну сделайте скриншот экрана после отправки - интернет-банк выдаёт там какое-то подобие квитанции.
Или же сделайте перевод не на 1500 рублей, а, например, на 1498 или 1503 рубля (+- немного),
и сообщите мне время и точную сумму перевода.

Правда, в этом случае, если квитанции\скриншота не будет, придется дождаться, пока деньги поступят на счёт.
В случае в Яндекс.Деньгами, это обычно происходит моментально, — так что проблем не будет.

ВНИМАНИЕ: Если отправлять деньги на карту Сбербанка (самого ужасного банка в России), ОБЯЗАТЕЛЬНО нужна квитанция
(там часто деньги не доходят - возвращаются плательщику, и мне не видно никакой информации о платеже, кроме даты и суммы)
Со всеми другими банками и способами оплаты - таких проблем нет.

Добрый вечер! Хочу приобрети FillDocuments на 4 компьютера и оплатить Visa Яндекс Деньги через интернет банк, но квитков у меня не будет. Что отправить Вам в подтверждение перевода? номер транзакции или что? Спасибо!

Андрей, напишите мне в личку (ICQ, скайп, почта), при каких обстоятельствах выскочила ошибка.
У меня программа не выдаёт никаких ошибок на тестовых файлах.
Или вы не про «тестовые», а про «текстовые» файлы?

Отправьте мне на почту свои файлы (исходную таблицу Excel, используемые шаблоны) - я проверю, и, если ошибка в моей программе, сразу её устраню.

Да, Вы правы.
С Вашего позволения ещё один вопрос.
При создании тестовых файлов программа на все поля выдала ошибку: Object variable or With block variable not set
Файл не создан. Что это может быть?
Спасибо.

Здравствуйте, Андрей.
Программа в том виде, в каком она сейчас есть, такой возможности не предоставляет.
Можно, конечно, доработать программу, — но, я думаю, это негативно скажется на её универсальности.

В таких случаях, я обычно делаю простенький макрос, который по нажатию кнопки собирает все данные на отдельном (третьем) листе Excel, и запускает макрос формирования документов.
После выполнения макроса третий лист может автоматически удаляться.
Во всяком случае, такое решение будет проще, чем вносить изменения в универсальную программу (придумывать кучу новых настроек, и т.д.)

Здравствуйте. Можно ли сформировать документ по данным с двух листов одной книги Excel. 1 лист с данными о физ. лице, 2 лист с данными об арендованном автомобиле.
Спасибо.

Разнести ФИО (как и любые другие данные) по символам в разные ячейки - очень легко.
Недавно в надстройке появилась возможность заметно упростить процесс настройки таких шаблонов.

Как воспользоваться функцией разделения слова на буквы - написано здесь:
http://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/SeparateLetters

Если сами не разберетесь - звоните по Скайпу, я вам продемонстрирую, как этим пользоваться.

В шаблоне word есть ячейки, куда должны вписывать ФИО. То есть каждая буква в отдельную ячейку. Допустим, в excel у меня есть столбец ФИО. Как мне с помощью надстройки обратится к первому символу {ФИО}, второму, третьему и т.д.?
Как это можно сделать?

Это уже не «косяк» - скорее всего, в настройках программы на компе с Office XP, стоит галочка
«Формировать документы по ВСЕМ строкам (а не только по выделенным)»

См. скриншот:

настройки программы заполнения документов Word из Excel

Office 2013 - версия 2.13 работает отлично, в Office XP - опять косяк: выделяю одну строку, документы формируются по всем строкам. Понимаю, что это от древности, но сделать ничего не могу, админу наплевать, что я работаю в Office XP, он менять ничего не хочет и мне не дает, все своими админскими привилегиями позакрывал.

Наиль, вы не первый, кто обращается с вопросом насчет подстановки #### в документы, если ширина столбца недостаточная.

Несколько месяцев назад я обсуждал с пользователями программы, что же, всё-таки, подставлять в документы Word, — ТЕКСТ ячеек или ЗНАЧЕНИЯ ячеек.
И мы пришли к выводу, что в большинстве случаев надо подставлять именно ТЕКСТ ячейки

 

Дело в том, что моя программа может подставить в шаблоны либо ТЕКСТ ячеек, либо ЗНАЧЕНИЯ ячеек.

Подставлять ЗНАЧЕНИЯ — не вариант (см. ниже, почему), подставлять ТЕКСТ — сталкиваемся с проблемами при столбцах с недостаточной шириной.


Что же делать?

  • проблема с подстановкой ЗНАЧЕНИЙ из скрытых столбцов решена — 
    обновите программу до версии 2.1.4 RC (стала доступна час назад)

  • проблема с шириной столбцов (отображением ###) легко решается — 
    достаточно выделить такой столбец, и в свойствах ячеек
    поставить галочку «Автоподбор ширины»
    (см. скриншот. Пусть текст в ячейках будет мелким - зато программа будет корректно работать.)


Для понимания, чем отличается текст от значения, расскажу на примере:

Если мы введем в какую-либо ячейку дату, например, формулу =4/11,
назначим ячейке процентный формат с 0 знаков после запятой.

Excel отобразит ячейку в таком виде: 36%
Если же мы поменяем формат ячейки - то результат в ячейке может выглядеть, например, так: 0,36
Если уменьшить ширину столбца, — то отображаться будут решетки ###, и именно эти решетки будут текстом ячейки.

Вот всё это, что вы ВИДИТЕ в ячейке, — это ТЕКСТ ячейки (36% или 0,36 или ###)

 

А каково же ЗНАЧЕНИЕ ячейки, спросите вы? А вот оно: 0,363636363636364

Именно в таком виде Excel хранит данные (значение) в ячейке, а вот отображать их может по-разному (видимый текст ячейки)

Как вы понимаете, такое значение ячейки мало подходит для подстановки в документы, — куда уместнее там будет текст ячейки в виде 36%

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
  _   _           ___           _  __        __
| \ | | _ __ / _ \ _ __ / | \ \ / /
| \| | | '__| | (_) | | '__| | | \ \ /\ / /
| |\ | | | \__, | | | | | \ V V /
|_| \_| |_| /_/ |_| |_| \_/\_/
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.