Главная » Готовые решения

Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Особенности программы

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Видеоинструкция

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Для загрузки надстройки FillDocuments воспользуйтесь кнопкой Скачать программу

Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус

Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов

Это полнофункциональная пробная (TRIAL) версия, у вас есть 5 дней,
в течение которых вы можете протестировать работу программы.

Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе

Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию

Лицензия (для постоянного использования) стоит 2100 рублей.

В эту стоимость входит активация на 2 компьютера (вы сможете пользоваться программой и на работе, и дома).
Если нужны будут дополнительные активации, их можно будет в любой момент приобрести по 600 рублей за каждый дополнительный компьютер.

  • 1038426 просмотров

Комментарии

Игорь (администратор сайта), 27 Июн 2016 - 20:54.#1

Насчет вируса, - техподдержка DrWeb уже ответила, признали ложное срабатывание, и сказали, что уже исправили всё.
Как ваш антивирус обновит свою базу, проблема исчезнет.

User, 26 Июн 2016 - 21:19.#2

на версию 2.4.7 стал реагировать DrWeb (WORM.Virus).

Александр, 24 Июн 2016 - 14:01.#3

Супер. Спасибо. Буду ждать.

Yurbas, 10 Июн 2016 - 20:28.#4

Так ячейки первой строки — это заголовки столбцов и одновременно названия полей для Wordа. В них не нужно формулы вставлять.

Константин, 10 Июн 2016 - 19:52.#5

Здравствуйте.

Есть ячейка с названием: ФАМИЛИЯ ИМЯ ОТЧЕСТВО (предположим (G1)). Ввожу данные ФИО в строку G2.В строке H1 включаю функцию =Родительный (G1), применяю к нижним строчкам. При вставке названия ячейки Н1 в шаблон Ворд и последующей замене файлов получаю результат в виде "{ФАМИЛИИ ИМИ ОТЧЕСТВОА}" без замены, но данные из иных строк подставляются нормально.
Помогите разобраться в проблеме.

Игорь (администратор сайта), 8 Июн 2016 - 15:52.#6

Александр, в следующей версии (на новом движке) будет возможность переключения между несколькими наборами настроек.
Вы просто сделаете несколько наборов настроек (идентичных всем, кроме полей текста и темы письма - где будут разные шаблоны писем),
и сможете выбирать нужный вариант из выпадающего списка на панели инструментов.

Александр, 8 Июн 2016 - 14:21.#7

Отличная надстройка - много проблем решила.
В процессе эксплуатации появилось небольшое пожелание - если вдруг решите доработать:
Очень бы хотелось получить возможность формировать текст и тему рассылаемых писем по шаблону, аналогично генерируемым файлам - указал путь к шаблону - программа самостоятельно создала письмо.
На текущий момент приходится идти в папку с шаблонами, открывать шаблон письма, копировать все это в поля, сами поля мелковаты. В принципе все работает, претензий нет, но если бы можно было бы просто выбрать шаблон письма - было бы совсем круто - облегчили бы жизнь.

Игорь (администратор сайта), 31 Май 2016 - 18:00.#8

Ответил в ICQ.
Не надо одновременно писать вопрос в личку, и в комменты на сайте, - выберите что-то одно.

rieper.tobi, 31 Май 2016 - 17:20.#9

Здравствуйте, купил программу, работает замечательно.
однако сейчас возникла проблема, что есть в папке шаблоны, нажимаю сформировать документ - в конце выходит сообщение, якобы все успешно и сохранено в папке, куда я сохраняю создаваемые документы...
Но, там ничего нет. из 11 ти выделенных строк делается только первая, и отображается в папке с готовыми документами. остальные 10, несмотря на надпись что обработано 11 строк и создано 11 файлов, почему то отсутствуют...

Igor, 23 Май 2016 - 21:55.#10

Игорь! Огромное спасибо! Это то, что нужно!

Игорь (администратор сайта), 23 Май 2016 - 19:01.#11

Игорь, прочитайте инструкцию по вставке картинок в шаблоны Word
http://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/InsertImages

вставленная картинка будет автоматически масштабирована (пропорционально уменьшена) до ширины надписи

т.е. в шаблон надо вставить в нужное место объект НАДПИСЬ нужного размера
подробнее - в инструкции по ссылке

Igor, 23 Май 2016 - 18:20.#12

Добрый день! Надстройку использую давно, всё просто супер! Возникла идея: в создаваемый Word-документ (договор с работником) вставить картинку (фотографию того самого работника). В исходной таблице могу сформировать путь к конкретной картинке (файлы фотографий имеют унифицированные названия). Как правильно вставить картинку определённого размера в определённое место в документе?

Игорь (администратор сайта), 21 Май 2016 - 16:55.#13

ответил вам на почту

Гость, 21 Май 2016 - 15:09.#14

скажите как быть. покупал у вас надстройку на три компьютера все работало замечательно . на одном компе переустановили винду надстройка на нем не активируется. как быть?

Игорь (администратор сайта), 19 Май 2016 - 18:15.#15

По проверке наличия файлов в папке, - сделать можно, но ваш вопрос не имеет отношения к программе, описанной в статье

Как вариант, - можете использовать эту надстройку
http://excelvba.ru/programmes/RenameFiles
Она перекинет все совпавшие ПДФ файлы в другую папку, - какие останутся, - тех, значит, в списке в Excel нет.

Если надо макрос, который в таблице Excel пометит строки, для которых есть файлы ПДФ, - можем написать макрос такой под заказ

Гость, 19 Май 2016 - 17:49.#16

Добрый день подскажите как можно выстро сравнить наличие PDF документов с листом в Excel.Название вокументрв в папке и в excel идентично.

У меня 4000 документов и сравнивать до одному занимает много времени.

FillDocumentчик, 14 Апр 2016 - 16:54.#17

Очень жду, когда наконец то сделаете настройки выпадающим списком.
Предлагал еще в 2015 году (Игорь (ExcelVBA.ru) (20:16:34 20/11/2015)> 3. НЕплохо бы выпадающий список сохраненных профилей.
Тем более я не один в этом желании, судя по предыдущему посту.
Это было бы на порядок удобнее, чем постоянно импортировать и экспортировать пачку разных настроек, заточенных под отдельные документы.

Валентина, 13 Апр 2016 - 15:28.#18

Большое спасибо за оперативный ответ!
Будем с нетерпением ждать обновления)

Игорь (администратор сайта), 13 Апр 2016 - 15:16.#19

Здравствуйте, Валентина.
Да, в одной из следующих версий (когда переведу программу на новый движок) такая возможность будет.
Планирую сделать в течение этого месяца.

Валентина, 13 Апр 2016 - 15:04.#20

Есть ли в планах создание в FillDocuments похожей опции, как и в надстройке Parser, а именно
чтобы можно было сохранять настройки надстройки для различных документов и прям на панели надстроек выбирать из выпадающего списка, какие настройки в этот раз я хочу использовать? Например, в разных документах у меня меняются настройки "Исходная таблица" с номерами заполненных столбцов и строк, меняются настройки сохранения файлов, а каждый раз заново менять это в параметрах неудобно.

Игорь (администратор сайта), 4 Апр 2016 - 19:06.#21

Насчёт сложных ФИО, - только если отдельный макрос писать (ради 1-2 случаев из 1000 - не вижу смысла)
Когда ФИО состоит из 4 и более слов, - макрос считает, что первое слово - это фамилия, последнее - это отчество,
а всё что между ними - имя (т.к. имя куда чаще состоит из нескольких слов, чем фамилия)

Гость, 4 Апр 2016 - 15:19.#22

Игорь, так выделение из фио сложной фамилии (через пробел пишется) нерешаемая задача?

Игорь (администратор сайта), 28 Мар 2016 - 19:12.#23

Возможности настраивать двустороннюю печать в моей надстройке нет (как и в большинстве других программ, умеющих печатать)
Это настраивается в свойствах принтера.

rieper.tobi, 28 Мар 2016 - 19:10.#24

гм... только вот мне не пришел ответ. Напишите здесь, если не составит труда.

rieper.tobi, 28 Мар 2016 - 19:01.#25

а можно ли, используя функцию автоматической печати, задавать настройку этой самой печати? например, нужно чтобы печать происходила с двух сторон. надстройка filldocuments.
Заранее спасибо

Игорь (администратор сайта), 26 Мар 2016 - 16:33.#26

Ответил вам на почту.
Не надо писать коммент на сайте, если ранее обратились ко мне через почту или скайп.

Гость, 26 Мар 2016 - 15:15.#27

я у Вас купил лицензию на использование программы FillDocuments пользовался где то год по необходимости пришлось пару раз переустановить систему после этого программа запрашивает вновь регистрацию и пишет новый индикатор компьютера. Помогите как быть?

Игорь (администратор сайта), 25 Мар 2016 - 18:01.#28

Зравствуйте
в формат Word - нет возможности всё в один файл вывести
Можно вывести в отдельные файлы Excel - а потом объединить все в один файл (на разные листы)

Гость, 25 Мар 2016 - 16:14.#29

Можно ли генерировать файлы в один .docx или .pdf постранично?

Yurbas, 19 Мар 2016 - 09:47.#30

Так отчество нужно добавить: по нему только и можно пол определить, чтобы окончание правильно у фамилии поставить.

Отправить комментарий

Содержание этого поля является приватным и не предназначено к показу.
CAPTCHA
Подтвердите, пожалуйста, что вы - человек:
  _   _  __     __  _      __  __             _ 
 | \ | | \ \   / / | |__   \ \/ /   ___      | |
 |  \| |  \ \ / /  | '_ \   \  /   / _ \  _  | |
 | |\  |   \ V /   | | | |  /  \  |  __/ | |_| |
 |_| \_|    \_/    |_| |_| /_/\_\  \___|  \___/
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.