Настройка рассылки писем

В этой инструкции описаны настройки рассылки писем, общие для всех способов отправки (Outlook, TheBAT!, сервис рассылки).

К общим настройкам рассылки относится:

  • настройка темы письма и текста письма
  • настройка прикрепляемых файлов (вложений к письму)
  • настройка получателей письма (основной получатель, копия, скрытая копия)

 

Для начала, открываем в Excel таблицу с исходными данными для рассылки.
В таблице может быть сколько угодно столбцов, но обязательно должен присутствовать столбец с адресами электронной почты
(если у вас нет такой таблицы, можете протестировать программу на примере этого файла Excel, скриншот которого приведён ниже)

исходная таблица Excel с адресами почты для рассылки писем

 

Теперь открываем настройки программы, нажав кнопку Настройки на панели инструментов, и начинаем настраивать рассылку.

1. На вкладке Основные настройки ставим галочку «Выполнять рассылку писем»
При этом, на форме настроек появится новая вкладка с названием «Письма», где можно будет задать все параметры создаваемых писем:

включение опции рассылки почты в программе заполнения документов

 

2. Пролистываем форму настроек немного вниз, и задаём тему, текст и адрес email получателя писем: 

рассылка почты - настройки темы и текста писем

Как видно на скриншоте, вы можете использовать поля из исходной таблицы как в качестве адреса получателя, так и в теме и тексте письма.

В поле «Получатель» необходимо сформировать корректный адрес электронной почты, на который будет отправлено письмо.

Адрес получателя можно ввести в полном и кратком формате:

  • {email адресата} — обычный адрес электронной почты (краткий формат)
    После подстановки значений из таблицы Excel, адрес будет иметь вид vasya@mail.ru
  • {Имя адресата} <{email адресата}> — полный формат адреса электронной почты (Имя Получателя <email>)
    После подстановки значений из таблицы Excel, адрес будет иметь вид  Василий Пупкин <vasya@mail.ru>

Вы можете использовать любой из этих 2 вариантов. Обычно используется второй вариант, т.к. люди лучше реагируют на письма, когда они адресованы лично им (а не просто на их адрес email)

Текст и тема письма могут быть произвольными.

В них тоже можно использовать коды полей (заголовки столбцов в фигурных скобках), а также любые другие поддерживаемые программой поля (например, код {%longdate%}  для вставки текущей даты)

 

Вложения (прикрепление файлов к письму)

Если необходимо прикреплять файлы к создаваемым письмам, пролистываем настройки еще немного вниз, и видим галочки для включения 2 режимов добавления вложений:

рассылка писем - добавление вложений в рассылаемые электронные письма

 

Первая опция - «Прикреплять к письму сформированные файлы» - позволяет нам присоединять документы, заполненные (созданные) нашей программой.

К примеру, если в папке «Шаблоны» у нас находится несколько файлов - образцов документов, а прикрепить к письму необходимо только один файл, - то можно воспользоваться текстовым полем для указания маски файла.

(если в папке «Шаблоны» находятся файлы с именами Анкета.doc, Купон участника.doc и Расчёт скидки.xls, то при маске *купон* к письмам будут прикреплены только файлы, созданные на базе шаблона Купон участника.doc)

 

Вторая опция - «Прикреплять к письму все файлы из заданной папки» - даёт нам возможность добавлять во вложение к письму неизменяемые («статические») файлы.

Количество «статических» файлов неограничено - сколько их будет в папке, столько и будет прикреплено к каждому письму.

Внимание: Если вы случайно укажете в качестве этой папки каталог с огромным количеством файлов, то почтовая программа может зависнуть (при попытке прикрепить сотни мегабайтов во вложение к письму)

PS: В поиске файлов, просматривается только верхний уровень заданной папки, - файлы из подпапок не прикрепляются к письмам)

 

Когда мы всё настроили (и не забыли нажать кнопку «Сохранить изменения»), можно запускать формирование документов.

Результат создания писем - на скриншоте:

автоматизированная рассылка почты - созданные письма в программе TheBAT

Комментарии

Это всё можно сделать
HTML должен начинаться с тегов html и body - тогда программа поймёт, что надо формировать письмо в HTML формате
Картинки вставляются тегом img (сама картинка должна быть размещена где-то на сайте, чтобы была ссылка на картинку для вставки в HTML код)

Игорь, добрый день!

Спасибо за программу, пытаемся решить можем ли ее использовать в своей работе и столкнулись с вопросом, если в теле письма вставляю HTML код, например < b > текст < / b >, затем формирую письма для отправки из The Bat!, в исходящих нахожу письмо с текстом " < b > текст < / b > ", хотя ожидалось получить слово "текст" жирным шрифтом, т.е. теги печатаются как есть. Возможно ли сделать правильное форматирование HTML тегами, чтобы форматирование было, а теги не отправлялись в письме как текст? Еще вопрос, как добавить картинку (логотип компании) в текст письма? Решаем о покупке программы, поэтому хочу разобраться.

В шаблон формата ПДФ данные подставить нельзя. (файлы этого формата не предусматривают редактирование)
Сделайте аналогичный шаблон формата Word, - он заполнится, и преобразуется в ПДФ нужного вам вида.
А если просто ПДФ надо прикрепить к письму, без изменения, - то его надо не в шаблоны закидывать, а в другую папку (а в настройках отправки почты указать, что прикреплять все файлы из заданной папки)

Сможете ли Вы доработать программу, чтобы шаблоны можно были использовать и пдф формата?

А можно ли сделать шаблон в пдф формате? у меня пишет неподдерживаемый формат

Елена, да, возможно.
Если документы формируются в PDF формате, - в таком виде они и прикрепятся к письму.

Добрый день!
Подскажите, возможно ли формирование и отправка вложений в ПДФ формате?
Или тольк ворд, нтмл, тхт

В ворде - файл - Сохранить как - HTML
потом файл HTML открываете текстовым редактором типа Блокнота - там HTML код, его и копируете
но там будет грязный HTML - вместо 10 нужных строк с минимумом форматирования, там будут сотни строк

для создания письма в формате HTML используйте любой онлайн HTML редактор вместо WORD
Вот, например: https://html-online.com/editor/
Слева пишете текст и форматируете, а справа видите HTML код для вставки в настройки моей программы

тот же вопрос! Как в окно с текстом письма вставлять скопированное HTML содержимое из редакторов. Но при копировании из Word-а, например, вставляется только неформатированный текст. Как вставить форматированный шаблон письма в окошко?

Ответил на почту

В комментах вы пишите, что можно в окно с текстом письма вставлять скопированное HTML содержимое из редакторов. Но при копировании из Word-а, например, вставляется только неформатированный текст. Как вставить форматированный шаблон письма в окошко?

А можно ли без формирования документов сформировать письмо? Как понимаю, у вас формирование писем в качестве дополнения к формированию документов только.

Можно ли дать более подробную инструкцию как сделать массовую рассылку с прикреплением конкретных документов для каждого получателя?

Да, возможно.
Причём вложения могут как формироваться программой, так и браться готовые из папки.

Подскажите. Возможно ли сделать автоматическую рассылку писем с индивидуальным вложением для каждого адресата.Ежемесячно рассылаем счета за услуги.

Добрый день, случайно удалили вставку картинок по ссылкам, оплачивали, есть ли возможности скачать полную версию?

Такой опции нет, - но сделать несложно, если готовы оплатить доработку (500 руб)

Здравствуйте, Игорь. Можно ли прикладывать к письму статические файлы по разным маскам? К примеру, если я хочу к одному письму прикрепить и файлы по маске {Фамилия}, и файлы по маске {Организация}.

Возьмём тот, который задан как ящик по-умолчанию

Т.е. если в отлуке несколько ящиков, он первый возьмет?

Пока выбор почтового ящика для рассылки через Outlook не реализован.
Возможно, сделаю в следующих версиях.

Добрый день! Если в Outlook несколько почтовых ящиков, есть возможность выбирать из них?

В моей программе нет лимита, - она хоть миллион писем сформирует
Ограничения все - на уровне почтового сервера (mail.ru , gmail.com и подобных, - они могут принять вас за спамера)

Здравствуйте, а какой лимит отправки? На сколько адресов могу отправить?

Шаблон письма можете сделать в любом онлайн HTML редакторе (а потом скопировать результат в настройки программы)
Тогда все будет как вам надо, - разноцветное, со ссылками и с картинками (картинки должны в интернете быть доступны)

Добрый день! Возможно ли использовать шаблон письма? или сделать редактирование с помощью HTML или визуального редактора...
Сейчас письма достаточно убогие - ни выделения жирным, ни цветов, ни ссылок, ни картинок.

Если самостоятельно решить проблему не получится, - пишите в скайп, вместе разберёмся.

Сделал все как описано. Шаблоны формируются, но в папке исходящие не появляются письма. Печаль.

Да вроде больше никто не жаловался на подообное
Вручную Аутлук нормально запускается? Паролей никаких там на открытие нет?

Попробуйте на другом компе, - всё должно работать

Подскажите, пожалуйста, почему не удается рассылка с Outlook? Пишет, что не удалось запустить.

Такой возможности в программе нет.
Можно написать отдельный макрос, приводящий таблицу в нужный вид для последующего использования моей программой

Скажите пожалуйста, если в столбце с email адресами, один и тот же адрес будет повторяться (например 3 раза) и к каждому письму нужно будет прикрепить по два файла, возможно ли настроить плагин так, что бы отправилось одно письмо с 6 файлами? То есть сделать фильтрацию по email?
Заранее спасибо.

При рассылке средствами программы Outlook, - да, можно.

Паузу между отправками можно ставить?

Такой опции в программе нет, - но можно попробовать сделать под заказ (от 1000 руб за доработку), если отправляете через Outlook
(насчет отправки через TheBAT, - не знаю, получится там сделать такое или нет)

Добрый день! Можно ли в этой программе отправить письмо с уведомлением о получении. Как это сделать?

Оба ваших вопроса лучше задать на форуме по TheBAT - если нужна рассылка с заданными количеством писем в час, это надо какой-то плагин искать для бата (не уверен, что такой есть, — искал как-то, не нашёл),
а по импорту контактов в TheBAT - вообще ничего не могу сказать (ни разу не сталкивался, но наверное есть такая возможность, если из Excel сохранить список контактов в текстовый / CSV файл)

Возможно ли настроить the bat чтобы он делал рассылку таким образом,чтобы отправлялось автоматически скажем по 10 писем в час по очереди адресатам из адресной книги.и можно ли из файла эксель импортировать контакты в бат?спасибо!

Да, можно
Например, задав маску прикрепляемого файла типа *_{ФИО}_*.*

А есть ли возможность к каждому адресату прикрепить отдельное, конкретнодля него приготовленное вложение, ориентируясь по маске?

Если вы разместите своё фото где-нибудь на интернет-ресурсе (например, на своем сайте),
- то все легко сделать, сформировав HTML шаблон письма (туда можно будет вставить тег img со ссылкой на ваше фото, и прочие данные в качестве подписи)
А цеплять шаблоны писем TheBAT программа пока не умеет (весьма непросто это реализовать)

Добрый день.

Купил платный вариант вашей программы.
Использую еe для формирования писем рассылки, совместно с The Bat.

Все работает просто прекрасно.
Письма формируются и отправляются.

Единственное с чем не могу справиться - это подпись в письме.
Мне хотелось бы в конце письма иметь мою фотографию и контактые данные.

Сейчас я либо могу настроить подобную подпись в настройках The Bat, но FillDocuments игнорирует эту подпись и сформированные им письма ее не включают.

Либо могу сделать текст подписи в настройках FillDocuments, но тогда у меня не получается вставить туда свою фотографию и подпись получается без фотографии.

Я что то не правильно делаю?
Можно ли как то сделать что бы письмо формировалось FillDocuments, и при этом включало мою фотографию в подписи.

Спасибо за ваше мнение по этому вопросу.

А это вопрос уже к вашему почтовому серверу, - видимо, там ограничение есть на количество отправляемых писем (защита от спама есть на большинстве популярных почтовых серверов)
Задача моей программы, - сформировать письма и дать команду на отправку. А отправятся письма, или нет, от моей надстройки уже никак не зависит.
Формируйте письма без отправки, и потом отправляйте их вручную небольшими порциями.

Подскажите. Все сделал, здорово работает, но THE BAT, из 400 писем отправил около 160 и остановился. Почему?