Программа заполнения документов Word данными из Excel

Автоматизированная рассылка почты (писем со вложениями)

В этой статье рассказывается, как использовать программу заполнения документов по шаблонам для организации массовой рассылки электронной почты.

 

Представим себе, что у нас в Excel есть таблица с адресами почты и прочей информацией,
и наша цель - разослать каждому человеку из списка по письму.

исходная таблица Excel с адресами почты для рассылки писем

Причем, надо разослать не одинаковые письма (мы же не спамеры какие-то), а персонифицированные (текст писем будет различаться).

Кроме того, к каждому письму надо прикрепить несколько файлов - часть из этих файлов «статичная» (файлы одни и те же, для всех писем), а другая часть - это документы Word, Excel или PDF, содержащие информацию из нашей таблицы Excel (в каждом документе - свои данные).

Подстановка таблиц Excel в шаблоны Word

Программа заполнения документов позволяет вставлять в шаблоны Word не только значения из ячеек выделенной строки,
но и целые таблицы, которые могут храниться на другом листе (или в другом файле Excel).

 

Что для этого нужно:

 

1. Включаем в настройках программы опцию вставки таблиц:

 

Дополнительные функции (склонение по падежам, инициалы из ФИО, число и дата прописью)

В этой статье приведен полный список пользовательских функций (UDF), доступных при использовании программы заполнения документов по шаблонам.

 

В надстройке присутствуют 2 основных типа пользовательских функций:

  • сумма прописью (выводит число словами), дата прописью (аналогично, для даты и времени)
  • функции для обработки фамилий и должностей (склонение в родительном и дательном падеже, обрезка ФИО до инициалов)

 

Вставка изображений в создаваемые документы Word

В этой статье описывается, как вставить различные изображения (например, печати и подписи) в создаваемые документы Word,

Создание нескольких таблиц Excel по шаблону из сводной таблицы

В статье рассказывается, как выполнить создание файлов Excel по шаблону (с помощью программы заполнения документов),
если исходные данные для файлов находятся в одной таблице Excel.

 

Основной режим использования программы заполнения документов — это заполнение файлов (по шаблонам),
когда для КАЖДОЙ строки исходной таблицы создаётся отдельный файл

(или несколько файлов, в зависимости от количества шаблонов).

Мы сейчас рассмотрим второй вариант использования программы (точнее, её режима «Multirow»),
когда в шаблоны Excel подставляются данные сразу из нескольких строк,
причем группировку строк для подстановки в каждый шаблон выполняет сама программа.

Использование маски имени файла при создании документов по шаблонам

При создании файлов по шаблонам программой заполнения документов,
можно настроить, какие имена будут получать создаваемые файлы.

 

Для этого, в настройках программы имеется поле «Маска для имен создаваемых файлов»:

ввод маски имени создаваемых файлов

При настройке маски, мы можем использовать все доступные коды полей,
а также 2 специальных поля: {%filename%} и {%ext%},
которые обозначают имя файла и расширение файла соответственно.

Заполнение сложных форм, документов, и заявлений (по одной букве в ячейке)

В статье рассказывается, как настроить подстановку данных в документы сложной структуры
(где каждая буква - в отдельной клетке), при помощи программы заполнения документов.

 

Выглядят заполняемые документы примерно так: (щелкните на картинке для увеличения)

Заявление на регистрацию ККМ

 

Инструкция по использованию (настройке) программы заполнения документов

В этой статье описано, как пользоваться программой заполнения документов.

 

Для начала - видеоинструкция, в которой я рассказываю о назначении программы, и показываю, как она работает:

 

Доступные коды полей для подстановки в шаблоны

Коды полей - это специальные метки в шаблонах документов,
на место которых подставляются данные из таблицы Excel при работе с программой заполнения документов.

 

Например, если нам надо в документе (или письме) получить текст «Уважаемый Петров Иван Скотиныч!»,
а в исходной таблице у нас есть столбец с заголовком ФИО,
мы в шаблоне документа пишем: «Уважаемый {ФИО}!»